Проверка кадровой работы. Проверяем документацию кадрового подразделения Образец справки проверки ведения кадровых документов

Мне предстоит повышение – перевод в отдел кадров в филиале нашей организации. Я немного нервничаю – дело ответственное, хочется избежать возможных ошибок и осложнений. Начать работу на новом месте я планирую с проведения проверки кадрового делопроизводства. Подскажите, пожалуйста, как это правильно сделать.

Прежде чем разбирать «секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его будете проводить.

Как правило в подобных вашей ситуациях проверка кадрового делопроизводства нужна для того, чтобы определить, соответствует ли кадровая работа в филиале требованиям трудового законодательства и локальных нормативных актов компании. Цель такой проверки – устранение возможных рисков компании, связанных с ошибками при оформлении кадровой документации. Поэтому ваше желание начать работу именно с внутреннего аудита правильное.

Чтобы иметь правовое основание для внесения исправлений, корректировки недочетов в кадровых документах, которые могут быть выявлены в ходе проверки, необходимо придать ей официальный статус. Поэтому последовательность действий при проверке будет следующей:

Этап 1. Издание приказа

В нем необходимо указать:

• цели и задачи проверочного мероприятия;
• членов комиссии. В ее состав могут войти специалисты компании, обладающие знаниями в области трудового права и делопроизводства;
• срок проведения проверки и период, за который она будет осуществляться;
• срок представления отчета (акта) по полученным результатам.

Наша справка

Сверка документов – сравнение, сравнивание, пунктировка, рекапитуляция, отождествление, сличение, сопоставление, проверка документов

Этап 2. Ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц, в том числе руководителя филиала

Этап 3. Проведение сверки документов

Следующим этапом проверки может стать сверка документов (того, что есть, с тем, что должно быть в наличии), которая проводится для восстановления в дальнейшем всех необходимых кадровых документов.

Помочь в этом может локальный нормативный акт, регламентирующий кадровый документооборот в филиале компании.

Таким нормативным актом могут быть Положение или Инструкция по кадровому делопроизводству в компании либо общая Инструкция по делопроизводству, включающая раздел по кадровому делопроизводству, в том числе в филиале. Это не обязательный документ, но его наличие регламентирует порядок ведения кадрового делопроизводства в филиале компании.

В филиале должен быть в наличии полный комплект обязательной кадровой документации. К нему относятся:

1. Локальные нормативные акты.

В каждом филиале должны быть следующие локальные нормативные акты:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных;
• положение об оплате труда;
• положение о стимулирующих надбавках;
• положение о командировках;
• инструкции по охране труда.

При этом некоторые из них могут быть утверждены в целом для компании. В этом случае они будут распространяться и на филиалы. В таком случае в филиале должны быть в наличии надлежащим образом заверенные копии этих документов. Применительно к штатному расписанию – присланная из головного офиса заверенная выписка из штатного расписания компании, относящаяся к деятельности филиала.

Имейте в виду

Заверить копии локальных актов, утвержденных в целом по организации может кадровик компании. Полномочия на это могут быть зафиксированы в его должностной инструкции, трудовом договоре и (или) приказе.

2. Штатное расписание.

3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

4. График отпусков.

5. Приказы по основной деятельности (о приеме на работу руководителя филиала, об утверждении штатного расписания и др.).

6. Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора, направлении в командировку, поощрении работника).

7. Табель учета рабочего времени.

8. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

9. Журналы учета:

• прохождения инструктажа по охране труда и технике безопасности;
• мероприятий по контролю.

Кроме того, сверке подлежат также документы, которые являются обязательными для организации при определенных условиях, перечисленные в таблице .

Этап 4. Проверка содержания кадровой документации

Итак, после того как будет определено, какие документы в отделе кадров пока отсутствуют, но должны появиться, какие следует доработать и какие можно оставить без изменения, важно обратить внимание на качество документов, а именно на правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и юридическую грамотность. Подробное рассмотрение требований к каждому документу – тема не для одной статьи, в этом материале мы остановимся лишь на некоторых моментах, о которых, к сожалению, кадровики чаще всего забывают.

1. Полномочия руководителя

За руководителем филиала должны быть документально закреплены полномочия по приему и увольнению работников. Это может быть отражено в трудовом договоре и (или) доверенности.

Если такие полномочия не закреплены надлежащим образом, то действия руководителя филиала по приему и увольнению сотрудников филиала могут быть признаны незаконными.

2. Порядок ведения трудовых книжек

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

При ревизии трудовых книжек необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов.

Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в несгораемом сейфе.

3. Личные карточки

В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работников, свидетельствующие о том, что они ознакомлены с этими записями.

4. Журналы регистрации

Важный момент кадровой проверки – ревизия журналов регистрации. Все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.

К обязательным журналам отдела кадров относятся:

1. журнал регистрации приказов по личному составу (согласно перечню, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
2. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
3. журнал учета проверок.

Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.

Наша справка

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплате, должны быть утверждены руководителем компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики, т. е. в филиале должны использоваться формы первичных учетных документов, утвержденных руководителем компании.

Кроме того, отдел кадров может использовать и другие журналы регистрации. Например, журналы регистрации:

• трудовых договоров;
• личных карточек;
• отпусков;
• направления в командировки;
• учета листков нетрудоспособности;
• выдачи справок;
• проверок состояния воинского учета;
• прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и пр.

Допустимо использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы таких документов, но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован и заверен руководителем организации.

Конкретный перечень журналов регистрации, которые ведутся в отделе кадров филиала, должен быть приведен в разделе «Номенклатура дел компании», содержащем список дел и журналов учета, в том числе в филиале.

Этот этап наиболее продолжительный по времени. Так как проверке, как правило, подлежит большой массив документов, мы рекомендуем ее результаты свести в таблицу (фрагмент) :

Этап 5. Оформление акта (отчета) по результатам проверки

Акт (отчет) по результатам проверки может быть составлен в произвольной форме в виде документа, содержащего описательную часть, выводы и рекомендации (пример 2) , а также таблицу выявленных в ходе проверки проблем и нарушений и рекомендации по их устранению с указанием ответственных лиц и сроков, оформленную в виде приложения к акту (отчету).

Кроме того, в акт (отчет) по результатам проверки могут быть включены:

• анализ наличия кадровых документов согласно трудовому законодательству;
• анализ соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
• оценка содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
• анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
• анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства;
• ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения;
• оценка рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или штрафным санкциям со стороны проверяющих органов;
• рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве;
• рекомендации по расстановке приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.

Пример 2. Акт по результатам проверки кадрового делопроизводства в филиале компании (фрагмент)

Резюме

Если вы решили провести внутренний аудит кадровых документов, легализуйте это мероприятие, проверьте документы на наличие, а затем на ошибки. В результате – акт.

Дмитрищук Светлана (Руководитель отдела по кадровому администрированию)

Проводится в организациях в основном с целью проверить соответствие кадровой документации требованиям законодательства и внутренним регламентам, при выявлении нарушений - определить риски, принять решение об их устранении в целях избегания материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров.
Однако, перед аудитором могут быть поставлены и другие цели, например: подготовиться к проверке контрольно - надзорных органов, выявить проблемные зоны при ведении кадрового учета и делопроизводства, наметить пути их ликвидации и оптимизировать систему кадрового учета и делопроизводства, определить отношение кадровых специалистов к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства с целью принятия определенных мер и прочие.
Возможно использовать как сплошной метод - анализ всей кадровой (иногда и сопутствующей) документации, документов учета, так и выборочный метод - анализ части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Возможно совмещение методов по различным группам документов.

Для проведения аудита необходимо запросить основные документы и информацию:

1. Трудовые книжки работников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности.
3. Личные карточки.
4. Распорядительные документы (приказы по личному составу, отпускам и пр.)
5. График отпусков.
6. Журналы регистрации приказов.
7. Личные дела.
8. Штатное расписание, приказы о его утверждении, внесении изменений.
9. Локальные нормативные акты, коллективный договор, действующие в организации.
10. Список работников, актуальный на дату проверки со следующими пояснениями
- работников по основному месту работы,
- по совместительству
Работающих:
- неполное рабочее время,
- по срочному трудовому договору,
- несовершеннолетних,
- имеющих группу инвалидности,
- женщин, имеющих детей до 3 лет,
- работающих по графику,
- привлекаемых к работе в ночное время,
- работающих на условиях совмещения должностей.

11. От бухгалтерии должны быть запрошены расчетно-платежные ведомости за проверяемый период.
12. Табели учета рабочего времени за проверяемый период.
13. Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации. Приказ об утверждении формы расчетного листка.
14. Информация о наличии профсоюзной организации работников, либо наличии представительного органа работников.
15. Информацию о действующих в данном субъекте РФ региональных трехсторонних соглашений, отраслевых соглашений.
Этапы проведения кадрового аудита.
1. Определение ответственного за кадровое делопроизводство, определение имеющихся
полномочий (должностная инструкция), ознакомление с ней работника.
2. Проверка наличия, соответствия требованиям законодательства и внутренним
регламентам организации, процедуры принятия и утверждения действующих локальных нормативных актов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (обращаем внимание на регламентацию режима работы - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), табелями и графиками работы, сроки выплаты заработной платы - в сравнении с расчетными ведомостями и платежными поручениями о выплате зарплаты, перечень должностей с ненормированным днем, разъездным характером работы).
Проверяем ознакомление с ними работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Локальный нормативный акт об оплате труда (премировании)
(обращаем внимание на указание в Положении всех имеющихся в организации систем оплаты: по окладу, по часовой ставке - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), штатным расписанием, расчетной ведомостью, а также всех видов, проводимых выплат (надбавок, доплат, премий, оплаты за работу в выходные дни, оплата ночного времени - в сравнении с табелями и графиками), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Положение о защите персональных данных (обращаем внимание на перечень лиц, допущенных к работе с персональными данными - в сравнении со штатным расписанием, наличие подписанных с ними соглашений о неразглашении, наличие шаблона согласия работников, подписанные согласия работников), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Должностные инструкции, соответствие их наименованиям должностям в штатном расписании, проверка обозначенных в них квалификационных требований фактическому образованию и опыту работы работников (по копиям документов в личном деле, сведениям в личной карточке), ознакомление под роспись работников, отметка о выдаче на руки экземпляра.
- График отпусков. (Обращаем внимание на дату утверждения) Проверка соответствия графику фактического порядка предоставления отпусков. Оформление переноса отпусков и внесения соответствующих изменений в график.
- Штатное расписание, приказы на его утверждение и внесение изменений.

3. Трудовой договор с руководителем организации, соответствие условий договора (в том числе его срока) учредительным документам организации.

4. Проверка трудовых договоров (соглашений об изменении условий трудового договора) на соответствие требованиям законодательства, установленным правилами внутреннего трудового распорядка режимам работы - в сравнении с табелями и графиками, определенной оплаты - в сравнении с расчетной ведомостью, наличия условия об особом характере работы.
Проверка договоров совместителей.
Правильность оформления срочных трудовых договоров (формулировка о сроке, проверка оснований срочности)

5. Проверка оформления приказов по личному составу:
- соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
- правильность порядка заполнения, основания,

- ознакомление работников с приказами,
- приказы о приеме и переводе (соответствие условиям трудового договора, соглашения об изменении условий трудового договора, записям в трудовой книжке, личной карточке).

6. Проверка документов по установлению неполного рабочего времени (приказ, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении с табелями и расчетной ведомостью).

7. Проверка документов по привлечению к работе в выходной день и сверхурочной работе (письменные согласия работников, приказы, в сравнении с табелями и расчетной ведомостью). Обратить внимание на наличие уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время и работе в выходной день и получение от них подписи об ознакомлении - для инвалидов, несовершеннолетних, женщин, имеющих детей до 3 лет. При необходимости - получения необходимого согласия первичной профсоюзной организации.

8. Проверка документов по изменению должностного оклада, установлению или изменению надбавки, выплаты премий, иных выплат (приказ, трудовой договор, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении со штатным расписанием, локальным нормативным актом об оплате труда (премировании) и расчетной ведомостью).

9. Проверка процедуры расторжения (прекращения) трудовых договоров (обратить внимание на формулировку причин увольнения в приказе, наличие необходимых уведомлений, соблюдение сроков, согласовании с профсоюзной организацией - в необходимых случаях, заполнение личных карточек, оформление выдачи трудовых книжек, в случае невыдачи - подтверждение факта отправки письма работнику в тот же день, ознакомление с приказами, в случае не ознакомления - составления соответствующей записи в приказе и акта).
10. Проверка оформления отпусков:
соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
-правильность порядка заполнения, основания,
- регистрация в соответствии с требованиями, установленными в организации,
- уведомление работника о начале отпуска,
- соответствие графику отпусков
- оформление переноса, продления отпуска (обратить внимание на отметку в
графике отпусков),
- отметки в личной карточке (период, даты, название отпуска)
11. Проверка формирования приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации. Хранение приказов в зависимости от сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N2 558
12. Проверка соблюдения порядка командирования работников.
13. Порядок учета рабочего времени:
- проверка заполнения табеля учета рабочего времени,
- наличие графиков работы за учетный период (в соответствии с ПВТР, условиями трудовых договоров), подписи работников, дата ознакомления не менее, чем за месяц до введения в действие.

14. Порядок ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек:
- наличие приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, факта ознакомление с ним работника под роспись,
- сверка количества трудовых книжек актуальному списку работников (по
основному месту работы),
- регистрация трудовых книжек и вкладышей к ним в Книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним (в сравнении с датами приема на работу),
- проверка трудовых книжек на их соответствие законодательно утвержденной форме, а также формы бланка книжки (вкладыша) в зависимости от даты выдачи (после даты заполнения на титульном листе январь 2004 - обязательно новый бланк),
- своевременное внесение необходимых записей (в сравнении с личными
карточками и соответствующими приказами);
- хранение трудовых книжек (должны храниться в несгораемом сейфе),
- книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним (обращаем
внимание на соответствие утвержденной форме, нумерацию страниц, прошивку, гриф заверения - подпись и печать, опломбирование, наличие отметок уволенных сотрудников (дата, подпись), правильное оформление изменений фамилий работников
(зачеркнуто и написано кем и на основании чего), сверка количества трудовых книжек количеству зарегистрированных трудовых книжек работающих по основному месту на дату проверки.
15. Проверка правильности и своевременности заполнения личных карточек, внесения всех необходимых данных. Обращаем внимание на внесение информации об образовании там, где работнику необходима определенная квалификация, сведения о переводах (в сравнении с приказами и трудовыми книжками), предоставлении отпусков (в сравнении с приказами об отпусках).
16. Оформление договоров о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности в соответствии с законодательством.
17. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий (соблюдение сроков, факта истребования письменного объяснения у работника о причинах совершения дисциплинарного проступка, факта ознакомления работника с приказом, наличия необходимых актов).
18. Документы по оформлению дополнительной работы (совмещение, исполнение
обязанностей отсутствующего работника, и пр.) в сравнении с расчетной ведомостью.
19. Проверка расчета компенсации за неиспользованный отпуск (удержания) при увольнении.
20. При необходимости - проверка документов по оформлению трудовых отношений с работниками - иностранными гражданами.

По результату составляется аудиторский отчет с указанием всех выявленных нарушений, с указанием реквизитов документов, содержащих соответствующие нарушения, со ссылками на нормативные правовые акты, которые были нарушены.
Отчет должен содержать оценку рисков, возникающих при указанных нарушениях законодательных норм, а также рекомендации для руководителя и других должностных лиц организации.

Журнал "Справочник кадровика" №2, 2014 (полная версия)

В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных.

Проверке подверглись следующие кадровые документы:

— трудовые договоры с работниками;

— дополнительные соглашения к трудовым договорам;

— трудовые книжки работников;

— личные карточки работников (форма Т-2);

— приказы о приеме на работу (форма Т-1);

— приказы о переводе (формы Т-5);

— приказы на увольнение (форма Т-8;

— иные приказы по личному составу;

— локальные нормативные акты организации.

По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства:

1. В организации не ведется:

— книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет;

— книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка;

— книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности;

— книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда;

— книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных;

— книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;

2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.

3. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник).

4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.

5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.

6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная.

7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.

8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований.

9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.

10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников.

11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные:

— номер и дата трудового договора;

— изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда);

— подписи ознакомления работников с внесенными изменениями;

13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).

14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.

15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись

Кадровый аудит Ц это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса Ц аудит кадрового делопроизводства. Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит . Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
• при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
• при смене руководства организации;
• при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения понятия аудит кадрового делопроизводства в организации.

I. Определение пакета необходимых документов

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек Ц статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка Ц статьей 189, графика отпусков Ц статьей 123.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Документы, которые могут стать обязательными

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки , выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации , адаптации и т. д.).

II. Проведение сверки документов

Таблица сверки документов

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие.

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

• издать новую редакцию ПВТР;
• создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта .

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР.

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

III. Проверка кадровой документации

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов Ц наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении , а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

IV. Кадровый аудит и оформление отчетов

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры Ц аудит кадрового делопроизводства . В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт .

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)

Приказ N 68 о проведении кадрового аудита
Для минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема и увольнения на работу" с 20.08.2012 по 24.08.2012.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита начальника юридического отдела Ларину А.С.

- инспектора отдела кадров Моисееву О.Д.;
- бухгалтера Антонову Р.Э.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 31.08.2012.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Субботина Г.Н.

Директор Петров /И.П. Петров/

С приказом ознакомлены:

Заместитель директора Субботин Г.Н. 14.08.2012, Субботин
Начальник юридического отдела Ларина А.С. 14.08.2012, Ларина
Инспектор отдела кадров Моисеева О.Д. 14.08.2012, Моисеева
Бухгалтер Антонова Р.Э. 14.08.2012, Антонова

Источник - "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, № 10

Приказ о проведении кадрового аудита для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации (образец заполнения)

Приказ N 31 о проведении кадрового аудита
Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема на работу" с 27 февраля по 5 марта 2012 г.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора Закрашного Р.Д.
3. Включить в состав комиссии:
- юрисконсульта Брунина В.Л.;
- инспектора отдела кадров Морозову О.Ю.;
- бухгалтера по заработной плате Комарову Ю.С.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 14.03.2012.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора Закрашного Р.Д.

Директор Васин /П.В. Васин/

С приказом ознакомлены:
Закрашный Р.Д. 15.02.2012, Закрашный
Брунин В.Л. 15.02.2012, Брунин
Морозова О.Ю. 15.02.2012, Морозова
Комарова Ю.С. 15.02.2012, Комарова

Источник - "Отдел кадров коммерческой организации", 2012, № 3

Четвертый арбитражный апелляционный суд в составе:

председательствующего судьи Никифорюк Е.О.,

судей Ломако Н.В., Басаева Д.В.,

при ведении протокола судебного заседания секретарем судебного заседания

Соломиной А.В., рассмотрев в открытом судебном заседании апелляционную жалобу

Государственного учреждения – Иркутского регионального отделения Фонда

социального страхования Российской Федерации (Филиал №13) на решение

17457/2018 по заявлению Акционерного общества «Ваш Личный Банк» в лице

конкурсного управляющего Государственной корпорации «Агентство по страхованию

вкладов» (ОГРН 1063800023572, ИНН 3818021045, место нахождения: 666780,

Иркутская область, город Усть-Кут, улица Кирова, 85 А) к Государственному

учреждению – Иркутскому региональному отделению Фонда социального страхования

Российской Федерации (Филиал №13) (ОГРН 1023801012905; место нахождения: г.

Иркутск, ул. Тимирязева, 35) о признании недействительными постановлений №62нс

от 27.02.2018 и №183нс от 15.06.2018 о взыскании страховых взносов, пеней и штрафов

за счет имущества страхователя юридического лица или индивидуального

предпринимателя,

(суд первой инстанции – Козлова И.В.),

при участии в судебном заседании:

от заявителя: не явился, извещен;

от заинтересованного лица: не явился, извещен;

Установил:

Акционерное общество «Ваш Личный Банк» в лице конкурсного управляющего

Государственной корпорации «Агентство по страхованию вкладов» (далее – заявитель,

общество, ВЛБАНК (АО) обратилось в Арбитражный суд Иркутской области с

заявлением к Государственному учреждению – Иркутскому региональному отделению

Фонда социального страхования Российской Федерации (Филиал №13) (далее

заинтересованное лицо, учреждение, Фонд) о признании недействительными

постановлений №62нс от 27.02.2018 и №183нс от 15.06.2018 о взыскании страховых

взносов, пеней и штрафов за счет имущества страхователя юридического лица или

индивидуального предпринимателя.

Решением Арбитражного суда Иркутской области заявленные требования

удовлетворены. Постановления Государственного учреждения – Иркутское

региональное отделение Фонда социального страхования Российской Федерации о

взыскании страховых взносов, пеней и штрафов за счет имущества страхователя –

юридического лица или индивидуального предпринимателя № 62нс от 27.02.2018 и №

183нс от 15.06.2018 признаны незаконными, как несоответствующие Федеральному

обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и

профессиональных заболеваний" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) страхователем

является юридическое лицо любой организационно-правовой формы (в том числе

иностранная организация, осуществляющая свою деятельность на территории

Российской Федерации и нанимающая граждан Российской Федерации) либо

физическое лицо, нанимающее лиц, подлежащих обязательному социальному

страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

страхователь обязан в установленном порядке и в определенный исполнительным

органом Фонда социального страхования РФ срок начислять и перечислять

страховщику страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных

случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Фонд социального

страхования РФ.

Контроль, за деятельностью страхователя по начислению и уплате страховых

взносов, в соответствии с подпунктом 8 пункта 2 статьи 18 Федерального закона N 125-

ФЗ возложен на Фонд социального страхования Российской Федерации и его

исполнительные органы.