Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». Переводим кадровый документооборот в «цифру»

Минэкономразвития России разработало законопроект, предусматривающий возможность использования электронной цифровой подписи в кадровых документах. Авторы поправок в Трудовой кодекс рассчитывают, что предложенные изменения позволят оптимизировать процедуры ознакомления работников с принимаемыми локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Документы, используемые в трудовых отношениях, могут быть составлены не только на бумаге, но и в виде электронных документов, подписанных с использованием электронной подписи, а ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя работник может не под собственноручную, а электронную подпись. Такие правила предлагается внести в Трудовой кодекс РФ законопроектом «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)» (далее - Законопроект). В настоящее время текст Законопроекта размещен на портале regulation.gov.ru для общественного обсуждения, которое продлится до 25 мая (ID проекта 02/04/03-16/00046833).

Разработчики в пояснительной записке к Законопроекту отмечают, что многие компании уже используют информационные системы не только для пересылки внутренних документов, но и при обмене электронными счетами-фактурами, валютными документами в электронном виде и др. Поэтому предполагается, что перевод кадровых документов в электронный вид не потребует закупки дополнительных технических средств (в том числе электронных подписей). Речь идет о подписях, которыми пользуются должностные лица работодателя, а не работники. Впрочем, Законопроект не содержит императивного указания работодателю оплатить для работников электронные подписи. Более того, в пояснительной записке сказано, что работодатели, желающие инвестировать в проекты, связанные с использованием информационных технологий, могут это сделать (но не должны).

Подписывать документы онлайн имеют право не только «дистанционщики»

По мнению Минэкономразвития, в современных экономичес­ких условиях важное значение приобретает работа над уменьшением затрат, которые не связаны с основными средствами производства. Особенно это актуально для компаний, которые работают в нескольких субъектах РФ и вынуждены содержать кад­ровую службу в каждом филиале (представительстве). Сокращение затрат возможно за счет оптимизации работы персонала, осуществляющего оформление документов на бумаге, отказа от аренды дополнительных помещений, в которых осуществляется хранение кадровых документов, сокращения расходов на канцелярские товары, закупку специальных шкафов и т.п. Согласно экспертным данным расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, а доля кадровых докумен­тов в общем документообороте - 50%.

По мнению Минэкономразвития, возможность подписания электронных документов поможет улучшить эти показатели. За счет возможности одновременно ознакомить всех работников с принятым локальным нормативным актом, ознакомление с которым в силу закона является обязательным (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), при этом не затрачивая время на личную встречу или пересылку документов, сделает работу кадровой службы намного эффективнее. В компаниях с высокой ротацией кадров, где час­то из-за нарушения сроков встречается практика подписания документов «задним числом», электронный документооборот поможет проводить ознакомление в рамках закона.

Такой порядок также позволит работникам в удобное время ознакомиться с большим объемом документов, а работники, получившие электронную подпись для подписания кадровых документов, смогут использовать ее также при получении государственных услуг в элект­ронном виде.

Заметим, что в настоящий момент Трудовой кодекс допус­кает электронный документо­оборот между работником и работодателем только в случае, если речь идет о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Соответствующие поправки были внесены в Кодекс три года назад (Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ).

По мнению Минэкономразвития России, такая ситуация ущемляет права работников, которые трудятся в стандартном режиме, и поэтому необходимо предусмотреть в законе возможность обмена элект­ронными документами и для «обычных» трудовых отношений.

Электронную подпись разрешат использовать, но далеко не всегда

Законопроектом предлагается дополнить ТК РФ новой нормой - ст. 8.1, которая уравняет в статусе бумажные документы с собственноручной подписью уполномоченного лица или работника и электронные документы с подписью элект­ронной, признав и те, и другие документами в письменной форме.

Сама возможность и порядок использования элект­ронной подписи, случаи признания электронных документов, подписанных элект­ронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях и порядок отказа работника от использования электронной подписи будут установлены локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Использовать электронную подпись можно будет при соблюдении трех условий:

работодатель принял локальный нормативный акт, указанный выше;

работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись (в данном случае имеется в виду только личное ознакомление с документом на бумажном ­носителе);

работодатель принял организационно-технические меры для использования элект­ронной подписи (в частности, установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной ­подписью).

Работник в свою очередь ­может и не согласиться на использование электронной ­подписи. Особенно это касается тех сотрудников, работа которых не связана с компьютером. В таком случае сотрудник вправе подать письменное заявление о неприменении элект­ронной подписи в трудовых отношениях с данным ­работником.

Если иное не установлено ТК РФ, другими нормативными правовыми актами, при взаимодействии сторон трудовых отношений поправками в ТК РФ допускается использование электронной подписи. В то же время в Законопроекте содержится перечень документов (причем довольно внушительный), при оформлении которых не допускается использование электронной подпи­си работника. В частности, к таким документам относятся:

связанные с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора;

• связанные с материальной и дисциплинарной ответственностью работника;

договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

• коллективный договор; приказ об отстранении от работы; заявления, являющиеся основанием для предоставления отпусков по беременнос­ти и родам, уходу за ребенком, предоставления дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
• документы, сопровождаю­щие процедуру сокращения численности (штата) (предупреждение, предложение вакансий и иные документы);
• заявление работника об оформлении ему трудовой книжки и др.

В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики являются одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Не обделяет ее вниманием и государство: в 2017 году была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика".

Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Как должно выглядеть будущее кадрового документооборота?

Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь возможность подписывать любые кадровые документы в электронном виде из любой точки мира с любого устройства. Бумажные документы и "живые" подписи на них должны постепенно выйти из делового оборота. При этом, разумеется, должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц, подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.

Почему это важно?

Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя очевидны:

Экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);

Повышение мобильности сотрудников - документы можно подписывать с ноутбука или смартфона из любой точки мира;

Ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;

Упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов;

Повышение прозрачности кадрового документооборота;

Улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;

Экономия офисного/архивного пространства для хранения документов;

Снижение затрат на бумагу и забота об экологии;

Снижение риска подделки документов (при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи);

Обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;

Гарантия более оперативного представления документов контролирующим органам.

Что делается на государственном уровне?

Для внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя Минтруд России уже запустил соответствующий эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Крупные российские работодатели выступили участниками эксперимента: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком", ООО "Яндекс".

Эксперимент должен помочь:

Протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

Оценить затраты на внедрение и полученный эффект;

Выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.

Законодательные изменения планируются не ранее IV квартала 2018 года.

План проведения эксперимента Минтруда

Первый этап

Подготовка проектов и утверждение локальных нормативных актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, которые содержат процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;

Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента.

Второй этап

Подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);

Уточнение локальных нормативных актов для проведения эксперимента (при необходимости).

Третий этап

Реализация эксперимента в выбранных компаниях;

Подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента, анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность.

Четвертый этап

Общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Виды работы с кадровыми документами, включенные в эксперимент:

Заключение трудовых договоров;

Оформление служебных командировок;

Оформление отпусков;

Извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;

На первый взгляд может показаться, что использование электронной подписи при оформлении и дальнейшем регулировании трудовых отношений должно существенно снизить трудозатраты работников кадровых служб. Однако так ли это на самом деле, и какие особенности надо учитывать специалистам, разъясняет эксперт по трудовому праву Александр Южалин.

В современном мире немало технических возможностей, позволяющих упростить работу в различных областях деятельности компании. Одна из них - возможность использовать электронную подпись при ведении документооборота компании (в частности, кадрового документооборота).

Правила использования электронной подписи определяет Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон №63 -ФЗ). Так, согласно статье 5 данного закона, электронная подпись разделяется на:

• простую электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись;
• усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом .

К такой подписи нет специальных требований, и по сравнению с остальными видами электронных подписей она действительно признается самой простой.

Для усиленных подписей (квалифицированной и неквалифицированной) пдействуют более строгие правила. По закону, такая подпись:

1) должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) должна создаваться с использованием средств электронной подписи.

Между квалифицированной и неквалифицированной подписями есть единственное, но принципиально важное различие:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате.

То есть, подлинность такой подписи признается в том случае, если авторство ее подтверждается официальным документом (электронным или бумажным), выданным аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти.

Соответственно от того, какую подпись намерен использовать работодатель, зависит сложность процедуры ее получения, а также стоимость такой процедуры.

Остановимся подробнее на возможности в принципе использовать такую подпись как альтернативу собственноручной подписи.

Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, заверенного электронной подписью . Следовательно, первичные учетные документы могут заверяться электронной подписью.

Кроме того, проставлять электронную подпись можно во всех случаях, не запрещенных законодательством.

Важно учитывать, что электронный документ, заверенный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью, когда такая возможность предусмотрена федеральными законами или же соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, между работником и работодателем).

Соответственно, в большинстве случаев работодателю необходимо заключить с работниками соответствующее соглашение, где указать все необходимые условия использования простой или неквалифицированной электронной подписи.

Например, к обязательным условиям можно отнести (ст.9 Закона №63 -ФЗ):

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Кроме того, можно согласовать и другие условия: перечень документов, при подписании которых используется такая подпись; дополнительные требования к электронному документу и прочее.

Итак, делаем вывод: когда отсутствует необходимость ставить именно «живую» подпись, стороны трудовых отношений могут подтвердить взаимные обязательства электронной подписью.

Однако остается вопрос, на каких кадровых документах категорически запрещается проставлять такую подпись?

Когда речь идет о трудовых отношениях, надо учитывать, что многие регуляторные акты, содержащие нормы трудового права, требуют использовать только бумажные носители.

Так, Трудовой кодекс РФ, предусматривает жесткие требования к оформлению целого ряда кадровых документов.

Трудовой договор

• согласно статье 61, ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.
• в соответствии с частью первой статьи 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Дополнительные соглашения к трудовому договору

• согласно части третьей статьи 57 и статьи 72 ТК РФ, дополнительные соглашения к трудовому договору должны быть заключены в письменной форме.

Перевод на другую работу

• допускается только с письменного согласия работника (статья 72.1 Трудового кодекса РФ)

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу

• объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
• по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Кроме того, в соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ работодатель до заключения трудового договора обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором .

Таким образом, если в законе сказано, что те или иные документы составляются в письменной форме и подписываются работниками, то необходима именно «живая подпись».

Унифицированные формы документов

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В большинстве перечисленных в нем документов предусмотрен раздел «личная подпись работника ». То есть, если работодатель составляет кадровые документы по образцам, утвержденным вышеуказанным Постановлением, работник должен подписывать их собственноручно.

Впрочем, стоит отметить, что большая часть данных унифицированных форм на сегодняшний день не обязательна к применению. Это означает, что работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичной учетной документации, утвердив их приказом организации по основной деятельности.

При этом важно учесть, что новые формы должны отвечать требованиям, которые предъявляет статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, если разработанные формы локальных документов не будут предусматривать обязательной собственноручной подписи работника, а также если использование электронной подписи не противоречит требованиям законодательства РФ, работники могут ознакомиться с ними под электронную подпись.

Дистанционная работа

Как правило, удаленные сотрудники и работодатели обмениваются электронными документами через интернет. И вот тогда действительно возникает острая потребность в электронной подписи.

Трудовой кодекс допускает ознакомление работников с кадровыми документами под электронную подпись только при использовании дистанционного труда. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами может осуществляться путем обмена электронными документами с лицами, заключающего трудовой договор о дистанционной работе (абзац 5 статьи 312.2 ТК РФ).

Но внимание ! Хотя закон и разрешает заключить трудовой договор с удаленным сотрудником в электронной форме, работодатель все равно должен закрепить правоотношения на бумажном носителе! В течение 3 дней с даты фактического оформления трудовых отношений необходимо направить дистанционному работнику по почте (заказным письмом с уведомлением) составленный надлежащим образом бумажный вариант трудового договора и проследить, чтобы работник непременно вернул в компанию второй экземпляр, заверенный его собственноручной подписью.

И еще один важный нюанс. Трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование электронной подписи при подписании и (или) ознакомлении с кадровыми документами. Тем не менее, в некоторых случаях данный вариант невозможен по техническим причинам.

Потенциальные сотрудники должны ознакомиться с локальными нормативными актами до подписания трудового договора, то есть прежде чем будут официально приняты на работу в компанию. Получается, что для того, чтобы ознакомить кандидата на должность с внутренними документами, работодателю уже необходимо сделать для него электронную подпись.

Архивное хранение

Кроме того, все очень непросто с соблюдением архивного законодательства. У локальных нормативных актов, приказов по личному составу и основной деятельности есть определенные сроки хранения. Соответственно данные документы должны быть изготовлены на бумаге и иметь оригинальные подписи.

Учитывая требования законодательства РФ, принимая во внимание возможные риски при использовании электронной подписи, в частности при ознакомлении работников с локальными нормативными актами, сделаем итоговые выводы.

1. Если законом предусмотрена обязанность составить документ в письменном виде, или ознакомить работника с документом под роспись, необходимо использовать именно собственноручную подпись работника.
2. Логично, что в прочих случаях и случаях, прямо предусмотренных законодательством (например, при дистанционной работе), можно заверять документы электронной подписью.

Безусловно, электронный документооборот позволяет значительно снизить трудовые и временные затраты, необходимые для оформления бумажных документов. Но, к сожалению, пока мы не можем полностью отказаться от канцелярской системы. Ведь поспешная замена всех локальных нормативных актов на электронные вместо ожидаемой выгоды может обернуться серьезными неприятностями и послужить основанием для привлечения к административной ответственности.

Южалин Александр, консультант в группе компаний Валентины Митрофановой, ведущий специалист в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Можно ли использовать ЭЦП Работодателя и Работника в оформлении Кадровых документов (Приказы о приеме, отпуска, Трудовые договоры, ДС, ознакомление с ЛНД Работодателя, ПВТР и тд)Спасибо.

Ответ

Нюансы документооборота организации: допустимо ли законодательно использование ЭЦП в кадровых документах предприятия - читайте в статье.

Вопрос: Будут ли действительными документы (кадровые и по ОТ) подписанные руководителем ЭЦП и распечатанные на бумаге.

Ответ: Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. То есть законодательство позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). В тоже время в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников. Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и другие (список таких документов см в таблице ниже). Таким образом, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. В таких документам должны быть «живые» подписи сотрудника и уполномоченного лица. В остальных кадровых документах (например, в табеле учета рабочего времени), может стоять ЭЦП уполномоченного лица (руководителя).

Отвечает Александр Сорокин,

рекомендации ».

Обоснование

Ситуация: Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде без оформления на бумажном носителе

Можно, но только если он будет заверен электронной цифровой подписью.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации ().

Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. Об этом сказано в Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1 .

Особенности работы с электронными документами

С какими сотрудниками можно заключать трудовой договор по Интернету?

С дистанционными работниками.

Допустимо ли оформлять в электронной форме авансовый отчет по командировке?

Да, допустимо.

Сколько лет хранить кадровые документы в электронном виде?

Столько же, сколько и бумажные.

Поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе дали возможность оформлять трудовые отношения через Интернет. Чтобы идти в ногу со временем, организации стремятся освоить электронный документооборот. Сложность в том, что многие кадровики не доверяют виртуальным документам. Насколько обоснованна такая осторожность? Каковы требования к кадровым документам в электронном виде? Какие из них обязательно должны быть продублированы на бумаге?

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
- основываться на нормах действующего законодательства;
- создавать документы в пределах своей компетенции;
- соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение - случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

Исправляем ошибку

Как получить усиленную квалифицированную подпись В разделе «Трудовые споры»

вы найдете судебное решение о том, что трудовые отношения могут быть подтверждены содержанием электронной переписки, которая велась в процессе приема на работу (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Усиленная квалифицированная подпись позволяет определить сотрудника, подписавшего документ, а также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан (ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы оформить усиленную квалифицированную подпись, организации и работники должны обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона № 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов (ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ). Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (информационное письмо ФСФР России от 6 июня 2013 г. № 13-ДП-10/21117).

Сколько и как хранить виртуальные кадровые документы

Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов. При этом никаких специальных способов хранения электронных документов закон не предусматривает. Компании могут их хранить на компьютере, флешке, диске, на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи: «Документ подписан электронно-цифровой подписью. Отпечаток № ».

Совет

Организация вправе не создавать собственный архив, а передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Важно обеспечить такой режим хранения, который исключает:
- утрату, уничтожение или искажение информации. Например, проводить перезапись документов на новые носители по мере устаревания прежних и др. (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов);
- несанкционированный доступ к персональным данным. Например, назначить сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности личных данных в информационной системе и др. (п. 13-16 Требований, утвержденных постановлением Правительством РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119).

Сроки хранения бумажных и электронных типовых архивных документов одинаковы. Они установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Запомните главное

Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и др.

Есть некое противоречие между Законом об электронной подписи и Трудовым кодексом. Формально документ с электронной квалифицированной подписью приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Однако в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников.

На сегодняшний день трудовое законодательство не предоставляет работодателю условий, при которых все кадровые документы могли бы храниться только в электронном виде. Исключение - документы, связанные с трудовыми отношениями дистанционных работников.

Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Правила работы архивов)

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в