એકીકૃત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો દોરવાની પ્રક્રિયા. દસ્તાવેજો જાતે અને યાંત્રિક રીતે ભરવામાં આવે છે

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગવ્યક્તિગત વ્યવહારોની નોંધણીની પ્રણાલીગત ધારણાના પ્રારંભિક તબક્કાનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે જે સંસ્થામાં બનતી આર્થિક પ્રક્રિયાઓ અને ઘટનાઓને લાક્ષણિકતા આપે છે. તેના ઉદ્દેશ્યો છે: સામગ્રી સંસાધનોની પ્રાપ્તિ, સંપાદન અને વપરાશ, ઉત્પાદન ખર્ચ, અર્ધ-તૈયાર ઉત્પાદનોની હિલચાલ અને પ્રોગ્રેસ બેલેન્સમાં કામ, ઉત્પાદનના ઉત્પાદનનું પ્રમાણ, તેના શિપમેન્ટ અને વેચાણ, સપ્લાયર્સ, ખરીદદારો, ગ્રાહકો, બેંકો, નાણાકીય સત્તાવાળાઓ સાથે સમાધાન. , સ્થાપકો, વગેરે.

આર્થિક પ્રક્રિયાઓ અને ઘટનાઓ વિશેની પ્રારંભિક માહિતી પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે.

પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજ- આ વ્યવસાયિક વ્યવહારનું લેખિત પ્રમાણપત્ર છે જેમાં કાનૂની બળ છે અને તેને વધુ સમજૂતી અથવા વિગતની જરૂર નથી.

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજમાં હોવું આવશ્યક છે:

• નામ - વ્યવસાયિક વ્યવહારની નાણાકીય અને આર્થિક સામગ્રી. એક દસ્તાવેજ કે જેમાં નામ નથી, તેમજ અસ્પષ્ટ, વાંચવા માટે મુશ્કેલ નામ ધરાવતા દસ્તાવેજમાં કાનૂની બળ હશે નહીં;
• નામ, અને કેટલાક કિસ્સાઓમાં આ વ્યવસાય વ્યવહારમાં ભાગ લેતા પક્ષકારો (કાનૂની સંસ્થાઓ અને વ્યક્તિઓ)ના સરનામા અને બેંક ખાતા. એક પ્રાથમિક દસ્તાવેજ કે જેમાં બિઝનેસ ટ્રાન્ઝેક્શન માટે ઓછામાં ઓછા એક પક્ષકારોનું નામ અને અનુરૂપ વિશેષતાઓ ન હોય તે તેની સરનામું ગુમાવે છે અને તેને ચલાવી શકાતો નથી;
• સંકલનની તારીખ. જો તારીખ ગેરહાજર હોય અથવા અસ્પષ્ટ હોય, તો દસ્તાવેજ સમયસર તેની સરનામું ગુમાવે છે. હકીકતમાં, આવા દસ્તાવેજમાં કોઈ કાનૂની બળ નથી;
• વ્યવસાયિક વ્યવહારની સામગ્રી (દસ્તાવેજની વસ્તુ), દસ્તાવેજના નામથી પરિણમે છે જેમાં તે સામાન્ય સ્વરૂપમાં દેખાય છે;
• વ્યાપાર વ્યવહારના મીટર. દસ્તાવેજમાં મીટરની ગેરહાજરી તેને એકાઉન્ટિંગ અને સેટલમેન્ટ બેઝથી વંચિત કરે છે;
• જવાબદાર વ્યક્તિઓની સહીઓ - સંસ્થાના ડિરેક્ટર અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ.

દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ કર્મચારીઓ દ્વારા સ્પષ્ટપણે અને સુવાચ્ય રીતે શાહી અથવા બૉલપોઇન્ટ પેનથી, ટાઇપરાઇટર પર અથવા કોમ્પ્યુટર ટેક્નોલોજીનો ઉપયોગ કરીને જાતે લખીને ભરવામાં આવે છે.

એક નિયમ તરીકે, આંતરવિભાગીય પ્રકૃતિના બ્લેન્ક્સના સ્વરૂપમાં પ્રમાણભૂત સ્વરૂપોનો ઉપયોગ દસ્તાવેજો માટે થાય છે. આમાં ઓર્ડર, ઇન્વૉઇસ, ઇન્વૉઇસ, કૂપન્સ, સ્ટેટમેન્ટ વગેરેના સ્વરૂપોનો સમાવેશ થાય છે. વ્યવહારના સમયે પ્રાથમિક દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા જોઈએ અને જો ઉદ્દેશ્ય કારણોસર આ અશક્ય હોય, તો તે પૂર્ણ થયા પછી તરત જ.

જો ઓન-ફાર્મ એકાઉન્ટ્સમાં ભૂલ થાય છે, તો તમે નકારાત્મક અથવા રિવર્સલ એન્ટ્રી પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરી શકો છો. આ કિસ્સામાં, ભૂલભરેલી એન્ટ્રી લાલ શાહી અથવા પ્રમાણભૂત રંગો (વાદળી, કાળો) માં પુનરાવર્તિત થાય છે અને લંબચોરસ ફ્રેમમાં બંધ કરવામાં આવે છે.

લાલ રંગ અથવા લંબચોરસ ફ્રેમ ભૂલભરેલી એન્ટ્રીને રદ કરશે, ત્યારબાદ સાચી એન્ટ્રી કરવામાં આવશે. ક્રોસિંગ આઉટ અને વધુ સુધારણા દ્વારા એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સમાં ભૂલો સુધારવી શક્ય છે (ભૂલભરી એન્ટ્રી એક લીટી સાથે ક્રોસ આઉટ કરવામાં આવે છે અને તેના હેઠળ એક સાચી એન્ટ્રી કરવામાં આવે છે જે સુધારણાની તારીખ અને એકાઉન્ટન્ટની સહી દર્શાવે છે; જો જરૂરી હોય તો, પ્રમાણપત્ર સુધારણાની જરૂરિયાત અને ભૂલનું કારણ જણાવતા દોરવામાં આવે છે).

રોકડ અને બેંકિંગ દસ્તાવેજોમાં કોઈ સુધારા, ભૂંસી નાખવા અથવા ડાઘ ન હોવા જોઈએ.

કોઈપણ દસ્તાવેજ સાથે કામ કરતી વખતે, એકાઉન્ટન્ટ સત્તાવાર દસ્તાવેજોમાં સમાવિષ્ટ કેટલાક સિદ્ધાંતો અને પદ્ધતિસરના પાયા પર આધાર રાખે છે.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આધારે, એન્ટ્રીઓ એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર, કાર્ડ્સ, સ્ટેટમેન્ટ્સ, જર્નલ્સ તેમજ ડિસ્ક, ફ્લોપી ડિસ્ક અને અન્ય માધ્યમોમાં કરવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો બાહ્ય અને આંતરિક હોઈ શકે છે

બાહ્ય દસ્તાવેજોબહારથી સંસ્થામાં આવો - સરકારી સંસ્થાઓ, ઉચ્ચ સંસ્થાઓ, બેંકો, કર નિરીક્ષકો, સ્થાપકો, સપ્લાયર્સ, ખરીદદારો વગેરે પાસેથી, તેઓ પ્રમાણભૂત સ્વરૂપો અનુસાર સંકલિત કરવામાં આવે છે. આવા દસ્તાવેજોના ઉદાહરણોમાં પેમેન્ટ રિક્વેસ્ટ-ઓર્ડર, પેમેન્ટ રિક્વેસ્ટ, સપ્લાયર ઇન્વૉઇસ વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

આંતરિક દસ્તાવેજોસંસ્થા દ્વારા સીધા સંકલિત.

• વહીવટી
• exculpatory (કાર્યકારી);
• સંયુક્ત;
• એકાઉન્ટિંગ નોંધણી.

વહીવટી- આ એવા દસ્તાવેજો છે જેમાં ઓર્ડર, ઉત્પાદન અંગેની સૂચનાઓ, અમુક વ્યવસાયિક કામગીરીનું પ્રદર્શન હોય છે. આમાં સંસ્થાના વડાના આદેશો અને તેમના દ્વારા વ્યવસાયિક વ્યવહારો કરવા માટે અધિકૃત વ્યક્તિઓનો સમાવેશ થાય છે.

દોષમુક્ત(એક્ઝિક્યુટિવ) દસ્તાવેજો વ્યવસાયિક વ્યવહારોની હકીકતને પ્રમાણિત કરે છે. આમાં રસીદ ઓર્ડર, સામગ્રી સ્વીકૃતિ કૃત્યોનો સમાવેશ થાય છે; સ્થિર અસ્કયામતોની સ્વીકૃતિ અને નિકાલની ક્રિયાઓ; કામદારો પાસેથી ઉત્પાદિત ઉત્પાદનોની સ્વીકૃતિ અંગેના દસ્તાવેજો, વગેરે.

સંયુક્તદસ્તાવેજો વહીવટી અને એક્ઝિક્યુટિવ બંને છે. આમાં ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ રોકડ ઓર્ડર, સંસ્થાના કર્મચારીઓને વેતનની ચુકવણી માટેના પગારપત્રક નિવેદનો, જવાબદાર વ્યક્તિઓના અગાઉથી અહેવાલો વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોતે કિસ્સામાં સંકલિત કરવામાં આવે છે જ્યારે વ્યવસાયિક વ્યવહારોના રેકોર્ડ્સ માટે કોઈ પ્રમાણભૂત દસ્તાવેજો ન હોય, તેમજ સહાયક અને વહીવટી દસ્તાવેજોનો સારાંશ અને પ્રક્રિયા કરતી વખતે. આ પ્રમાણપત્રો, વિતરણ પત્રકો વગેરે છે.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો પણ એક-વખત અને સંચિતમાં વિભાજિત થાય છે. દરેક વ્યવસાય વ્યવહારને પૂર્ણ કરતી વખતે એક વખતના પ્રાથમિક દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. એક્યુમ્યુલેશન ડોક્યુમેન્ટ્સનું સંકલન ચોક્કસ સમયગાળા દરમિયાન એકરૂપ વ્યાપારી વ્યવહારોના ક્રમિક સંચય દરમિયાન કરવામાં આવે છે. સમયગાળાના અંતે, આ દસ્તાવેજો અનુરૂપ સૂચકાંકો માટેના પરિણામોની ગણતરી કરે છે. સંચિત દસ્તાવેજોના ઉદાહરણો બે-અઠવાડિયા, માસિક વર્ક ઓર્ડર, સંસ્થાના વેરહાઉસમાંથી સામગ્રીના પ્રકાશન માટેના લિમિટ કાર્ડ્સ વગેરે છે.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોને પ્રાથમિક અને સારાંશમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે

સ્ત્રોત દસ્તાવેજોવ્યવસાયિક વ્યવહાર સમયે સંકલિત. આવા દસ્તાવેજોનું ઉદાહરણ સંસ્થાના વેરહાઉસમાંથી વર્કશોપમાં સામગ્રીના પ્રકાશન માટેના ઇન્વૉઇસેસ છે.

સારાંશ દસ્તાવેજોપ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આધારે સંકલિત, ઉદાહરણ તરીકે, પગારપત્રક નિવેદનો.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં ડેટા રેકોર્ડ કરવાની ક્ષણે, એકાઉન્ટિંગ માહિતી દેખાય છે જે આપમેળે રેકોર્ડ થતી નથી. પ્રાથમિક દસ્તાવેજો બનાવતા પહેલા તેની તમામ માત્રાત્મક અને ગુણાત્મક લાક્ષણિકતાઓ તાર્કિક, અંકગણિત અને કાનૂની નિયંત્રણને આધીન છે. પ્રાથમિક હિસાબ જાળવવામાં સામેલ કર્મચારીઓ અને મેનેજમેન્ટ સેવાઓના કર્મચારીઓ બંને દ્વારા આવા નિયંત્રણ હાથ ધરવામાં આવે છે.

ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ રોકડ ઓર્ડર્સ, પેરોલ સ્ટેટમેન્ટ્સ, પેમેન્ટ ઓર્ડર્સ અને માંગણીઓ અને અન્ય બેંકિંગ દસ્તાવેજો પર સહી કરીને, સંસ્થાના વડા દરેક વ્યવસાયિક વ્યવહારનું સંપૂર્ણ વિશ્લેષણ કરે છે.

• પ્રાથમિક દસ્તાવેજો દોરતા પહેલા પ્રારંભિક કાર્ય;
• પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની તૈયારી;
• પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની મંજૂરી;
• પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની તૈયારી અને પ્રક્રિયામાં એકાઉન્ટિંગ વિભાગનું કાર્ય.

એકાઉન્ટિંગ માહિતીના સંગ્રહમાં સંસ્થાની વિવિધ સેવાઓના યોગ્ય કાર્યનો સમાવેશ થાય છે. આ તબક્કો એકાઉન્ટિંગની ઉચ્ચતમ સ્તરની વિશ્લેષણાત્મકતા અને કાર્યક્ષમતા દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે.

એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયાનો બીજો તબક્કો એ એકાઉન્ટિંગ માહિતીની પ્રક્રિયા છે. તે એકાઉન્ટિંગ માહિતી મેળવવા માટે કાર્યાત્મક સંચાલન સેવાઓના કર્મચારીઓની સીધી ભાગીદારીનો સમાવેશ કરે છે. આમ, જ્યારે પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આધારે ઇન્વેન્ટરી આઇટમ્સ માટે એકાઉન્ટિંગ કરવામાં આવે છે, ત્યારે સામગ્રીના વેરહાઉસ કાર્ડ્સમાં ડેટાના જૂથ અને સારાંશ માટે જોગવાઈ કરવામાં આવે છે. દર મહિને, કાર્ડ્સ અને પુસ્તકોમાંથી ડેટા ભૌતિક સંપત્તિની હિલચાલના અહેવાલોમાં સ્થાનાંતરિત થાય છે. નિયત સમયે, વેરહાઉસ મેનેજરો અને વિભાગના વડાઓ આ અહેવાલો સંસ્થાના એકાઉન્ટિંગ વિભાગને સબમિટ કરે છે.

મેનેજરો ડેટા પ્રોસેસિંગમાં પણ ભાગ લે છે. આમ, વિવિધ વ્યવસ્થાપન સેવાઓના કર્મચારીઓની મદદથી, અછત અને નુકસાનના ગુનેગારોને ઓળખવામાં આવે છે.

અંકગણિત ગણતરીઓ તપાસ્યા પછી, અમલમાં મૂકાયેલા વ્યવસાયિક વ્યવહારોની કાયદેસરતા અને યોગ્યતા, એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની નોંધણી કરવામાં આવે છે, અને પછી તેમના ડેટાનું આર્થિક જૂથીકરણ એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં રેકોર્ડ કરીને સિન્થેટિક અને વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સની સિસ્ટમમાં હાથ ધરવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર એ ચોક્કસ સ્વરૂપના કોષ્ટકોની ગણતરી છે, જે મિલકત પરના ડેટાના આર્થિક જૂથ અને તેની રચનાના સ્ત્રોતો અનુસાર બનાવવામાં આવે છે. તેઓ વ્યવસાયિક વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે સેવા આપે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર, તેમની રચનાના આધારે, કાલક્રમિક અને વ્યવસ્થિતમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે. કાલક્રમિક રજિસ્ટરમાં, વ્યવસાયિક વ્યવહારો તેમની પૂર્ણતાના ક્રમમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે. વ્યવસ્થિત એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર સ્થાપિત લાક્ષણિકતાઓ અનુસાર જૂથ વ્યવસાયિક વ્યવહારો માટે સેવા આપે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર ખાતાવહી, કાર્ડ, સ્ટેટમેન્ટ, જર્નલ્સ તેમજ કોમ્પ્યુટર મીડિયાના રૂપમાં જાળવવામાં આવે છે.

સિન્થેટીક એકાઉન્ટિંગ વ્યવસ્થિત રજિસ્ટરમાં હાથ ધરવામાં આવે છે, અને વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ વિશ્લેષણાત્મક રજિસ્ટરમાં હાથ ધરવામાં આવે છે. રજીસ્ટરમાં એન્ટ્રીઓ મેન્યુઅલી અને કોમ્પ્યુટર ટેકનોલોજીનો ઉપયોગ કરીને કરવામાં આવે છે.

રજિસ્ટરમાં વિગતોની સંપૂર્ણતા અને સ્થાન તેનું સ્વરૂપ નક્કી કરે છે, જે ધ્યાનમાં લેવામાં આવતી વસ્તુઓની લાક્ષણિકતાઓ, રજિસ્ટરનો હેતુ અને એકાઉન્ટિંગ નોંધણીની પદ્ધતિઓ પર આધાર રાખે છે. એકાઉન્ટિંગ નોંધણી એ એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારોના રેકોર્ડિંગનો સંદર્ભ આપે છે.

હિસાબી પુસ્તકોમાં, બધા પૃષ્ઠો ક્રમાંકિત અને બંધાયેલા છે. નંબર છેલ્લા પૃષ્ઠ પર દર્શાવેલ છે અને અધિકૃત વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષર દ્વારા પ્રમાણિત છે. કેટલાક પુસ્તકોમાં, ઉદાહરણ તરીકે, રોકડ પુસ્તકોમાં, પૃષ્ઠો માત્ર ક્રમાંકિત નથી, પણ સૂતળીથી બંધાયેલા છે અને મીણની સીલથી સીલ પણ છે. પુસ્તકમાં ખાતાઓની માત્રાના આધારે, ચોક્કસ ખાતા માટે એક અથવા વધુ પૃષ્ઠો ફાળવવામાં આવે છે. હિસાબી પુસ્તકોનો ઉપયોગ કૃત્રિમ અને વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ માટે થાય છે.

કાર્ડ્સ જાડા કાગળ અથવા છૂટક કાર્ડબોર્ડમાંથી એકસાથે બાંધ્યા વિના બનાવવામાં આવે છે. તેઓ ફાઇલિંગ કેબિનેટ તરીકે ઓળખાતા વિશિષ્ટ બોક્સમાં સંગ્રહિત થાય છે. કાર્ડ્સ એક વર્ષ માટે ખોલવામાં આવે છે અને તેમની સલામતી પર નિયંત્રણ સુનિશ્ચિત કરવા માટે ખાસ રજિસ્ટરમાં નોંધવામાં આવે છે.

શીટ્સ કાર્ડ્સથી અલગ પડે છે કારણ કે તે ઓછા ગાઢ કાગળમાંથી બનાવવામાં આવે છે અને તેનું ફોર્મેટ મોટું હોય છે. તેઓ રજિસ્ટ્રાર તરીકે ઓળખાતા વિશેષ ફોલ્ડર્સમાં સંગ્રહિત થાય છે. નિવેદનો, નિયમ તરીકે, એક મહિના અથવા એક ક્વાર્ટર માટે ખોલવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં એન્ટ્રીઓ સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત, સ્પષ્ટ અને સુવાચ્ય હોવી જોઈએ. એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારની નોંધણી કર્યા પછી, યોગ્ય પોસ્ટિંગની અનુગામી ચકાસણીની સુવિધા માટે પ્રાથમિક દસ્તાવેજ પર યોગ્ય ચિહ્ન બનાવવામાં આવે છે. મહિનાના અંતે, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરના દરેક પૃષ્ઠ માટે પરિણામોનો સારાંશ આપવામાં આવે છે. ટર્નઓવર શીટ્સનું સંકલન કરીને પદ્ધતિસરના અને વિશ્લેષણાત્મક રજિસ્ટરના અંતિમ રેકોર્ડની ચકાસણી કરવી આવશ્યક છે.

વાર્ષિક અહેવાલની મંજૂરી પછી, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર જૂથબદ્ધ, બંધાયેલા અને સંસ્થાના વર્તમાન આર્કાઇવમાં જમા કરવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં ભૂલભરેલી એન્ટ્રીઓને સુધારવા માટેની પદ્ધતિઓ

અસ્તિત્વમાં છે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં ભૂલભરેલી એન્ટ્રીઓને સુધારવાની ત્રણ રીતો: પ્રૂફરીડિંગ, વધારાની એન્ટ્રી, રિવર્સલ.

સુધારાત્મક પદ્ધતિજો બેલેન્સ શીટ તૈયાર કરવામાં આવે તે પહેલાં ભૂલો શોધી કાઢવામાં આવી હોય અથવા તે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં એકાઉન્ટ્સના પત્રવ્યવહારને અસર કર્યા વિના આવી હોય તો જ લાગુ કરી શકાય છે. આ પદ્ધતિમાં યોગ્ય કલમ સાથે યોગ્ય લખાણ અથવા રકમની બાજુમાં અથવા ઉપરના ખોટા લખાણ, સંખ્યા, રકમ અને શિલાલેખને પાતળી રેખા વડે ક્રોસ આઉટ કરવાનો સમાવેશ થાય છે.

ઉદાહરણ તરીકે, જો 100 રુબેલ્સને બદલે. જો 200 રુબેલ્સ પ્રતિબિંબિત થાય છે, તો 200 રુબેલ્સને પાર કરવા જોઈએ. અને ટોચ પર "100 રુબેલ્સ" લખો, અને બાજુ પર સૂચવે છે: "200 રુબેલ્સ ક્રોસ આઉટ અને 100 રુબેલ્સ ટોચ પર લખેલા, સુધારેલ વિશ્વાસ (તારીખ, હસ્તાક્ષર)."

નાણાકીય દસ્તાવેજો પર કોઈ સુધારા અથવા બ્લૉટની મંજૂરી નથી, તેમાં પણ ઉલ્લેખિત, ખાસ કરીને સંખ્યામાં.

વધારાની એન્ટ્રીઓએવા કિસ્સાઓમાં કરવામાં આવે છે જ્યાં વ્યવસાયિક વ્યવહારની રકમને ભૂલથી ઓછો અંદાજવામાં આવ્યો હોય. ઉદાહરણ તરીકે, સપ્લાયર ચાલુ ખાતામાંથી 150 રુબેલ્સ ટ્રાન્સફર કરે છે. આ વ્યવસાય વ્યવહાર એકાઉન્ટ્સના સાચા પત્રવ્યવહારમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે, પરંતુ તેની રકમ 100 રુબેલ્સ સુધી ઓછી આંકવામાં આવે છે. નીચેની એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રી કરવામાં આવી હતી: "સપ્લાયર્સ સાથે સેટલમેન્ટ્સ" એકાઉન્ટમાં ડેબિટ, "કરન્ટ એકાઉન્ટ" એકાઉન્ટમાં ક્રેડિટ - 100 રુબેલ્સ.

પરંતુ ત્યારથી સપ્લાયર્સે 150 રુબેલ્સને સ્થાનાંતરિત કરવું જોઈએ, પછી 50 રુબેલ્સની ગુમ થયેલ રકમ. વધારાની એન્ટ્રીઓ કરવી જરૂરી છે: "સપ્લાયર્સ સાથે સેટલમેન્ટ્સ" એકાઉન્ટમાં ડેબિટ, "કરન્ટ એકાઉન્ટ" એકાઉન્ટમાં ક્રેડિટ - 50 રુબેલ્સ.

વધારાની પોસ્ટિંગ વર્તમાન અથવા આગામી મહિનામાં કરવામાં આવે છે. આ ભૂલ સુધારણા નિયમ બે કિસ્સાઓમાં લાગુ કરવામાં આવે છે: જો પ્રાથમિક દસ્તાવેજનો ડેટા એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં અલગ લાઇનમાં નોંધાયેલ ન હોય અને જ્યારે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારની ભૂલથી અલ્પોક્તિ કરાયેલ રકમ પ્રતિબિંબિત થાય.

રિવર્સલ પદ્ધતિએ છે કે ખોટી એન્ટ્રી, મુખ્યત્વે ડિજિટલ, નેગેટિવ નંબર દ્વારા દૂર કરવામાં આવે છે, એટલે કે ખોટો પત્રવ્યવહાર અને રકમ લાલ શાહીમાં પુનરાવર્તિત થાય છે. તે જ સમયે, સામાન્ય શાહીનો ઉપયોગ કરીને સાચી એન્ટ્રી કરવામાં આવે છે. જ્યારે એકાઉન્ટ્સ ખોટી રીતે પોસ્ટ કરવામાં આવે છે અથવા જ્યારે અતિશયોક્તિપૂર્ણ રકમ રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે ત્યારે રિવર્સલ થાય છે.

કામગીરીના પરિણામોનો સારાંશ આપતી વખતે, લાલ શાહીમાં બનેલી એન્ટ્રીઓ બાદ કરવામાં આવે છે.

અમે સિન્થેટિક અને વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર વિશે વાત કરી. આ સામગ્રીમાં અમે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરની સૂચિ પ્રદાન કરીએ છીએ.

એકાઉન્ટિંગ રજીસ્ટર

ચાલો યાદ કરીએ કે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર એ એક પ્રકાર છે જે એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકૃત પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં સમાવિષ્ટ માહિતીની નોંધણી, વ્યવસ્થિતકરણ અને સંચય માટે બનાવાયેલ છે (ડિસેમ્બર 6, 2011 ના ફેડરલ લોની કલમ 10 નંબર 402-FZ). એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર માત્ર એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ પરની માહિતીના સારાંશ પ્રતિબિંબ માટેનો આધાર નથી. એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરનો ઉપયોગ નાણાકીય નિવેદનો તૈયાર કરવા માટે થાય છે.

તેમના હેતુ અનુસાર, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરને કાલક્રમિક અને વ્યવસ્થિત રજિસ્ટરમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે, અને સિન્થેટિક રજિસ્ટર અને વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં માહિતીના સામાન્યીકરણની ડિગ્રી અનુસાર. ઉદાહરણ તરીકે, કાલક્રમથી વિપરીત, વ્યવસ્થિત એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર ચોક્કસ સમયગાળા માટે એકાઉન્ટિંગ ઑબ્જેક્ટ્સ વિશેની માહિતીનો સારાંશ આપવા માટે રચાયેલ છે, સિન્થેટિક એકાઉન્ટ્સના સંદર્ભમાં ટર્નઓવર અને બેલેન્સ પર સારાંશ ડેટા રજૂ કરે છે.

ચાલો ઉદાહરણ સાથે બતાવીએ કે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર શું છે. બેલેન્સ શીટ તૈયાર કરતી વખતે એકાઉન્ટન્ટ્સ દ્વારા વ્યાપકપણે ઉપયોગમાં લેવાતા સૌથી સામાન્ય સિન્થેટિક એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર પૈકીનું એક બેલેન્સ શીટ છે. આ રજિસ્ટરમાં, ચોક્કસ સમયગાળા માટે, દરેક સિન્થેટિક એકાઉન્ટ માટે, સમયગાળાની શરૂઆતમાં બેલેન્સ, સમયગાળા માટે ટર્નઓવર અને સમયગાળાના અંતે બેલેન્સ વિશે માહિતી પ્રદાન કરવામાં આવે છે. સ્વાભાવિક રીતે, બેલેન્સ અને ટર્નઓવર પરની માહિતી સંબંધિત ખાતાઓના ડેબિટ અને ક્રેડિટ દ્વારા અલગથી રજૂ કરવામાં આવે છે:

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરની રચના

એકાઉન્ટિંગ કાયદો સંસ્થાઓને સ્વતંત્ર રીતે ફોર્મ્સ અને એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરના પ્રકારો વિકસાવવાનો અધિકાર આપે છે (ભાગ 5, ડિસેમ્બર 6, 2011 ના ફેડરલ લૉ નંબર 402-એફઝેડની કલમ 10).

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર જાળવવાના મુદ્દાઓ પણ સંસ્થાના વિવેકબુદ્ધિ પર છોડી દેવામાં આવે છે. આમ, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર કાગળ પર અથવા ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે હસ્તાક્ષરિત ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજના સ્વરૂપમાં જાળવી શકાય છે (ભાગ 6, ડિસેમ્બર 6, 2011 નંબર 402-એફઝેડના ફેડરલ લૉની કલમ 10). સંસ્થા પોતે જ પસંદગી કરે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરની સૂચિ ફરજિયાત વિભાગ છે. નિવેદનો સાથે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરના પ્રકારોનો ઉપયોગ કરી શકાય છે, ખાસ કરીને, નીચેના (યુએસએસઆરના નાણા મંત્રાલયનો પત્ર તારીખ 03/08/1960 નંબર 63, રશિયન ફેડરેશનના નાણા મંત્રાલયનો આદેશ તારીખ 10/31 /2000 નંબર 94n):

વિશિષ્ટ એકાઉન્ટિંગ પ્રોગ્રામ્સમાં એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સ જાળવી રાખતી વખતે, એકાઉન્ટિંગ નીતિ પ્રદાન કરી શકે છે કે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં અને કાગળ પર વિશેષ સ્વરૂપોમાં જાળવવામાં આવે છે, જે પ્રોગ્રામ દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવેલા રજિસ્ટર પર આધારિત છે. આવા રજિસ્ટર, કાગળના સ્વરૂપમાં અથવા કમ્પ્યુટર પર (ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે) જનરેટ થાય છે, તે જનરલ લેજર, બેલેન્સ શીટ હોઈ શકે છે.

જ્યારે આપણે જરૂરિયાતો વિકસાવીએ છીએ, ત્યારે અમે સામાન્ય રીતે તેને અમુક પ્રકારના એકંદરમાં જોડીએ છીએ. હવે, જો કે, આ એકંદર જરૂરિયાતો વ્યવસ્થાપન પ્રણાલીઓના ઉપયોગને કારણે વધુ અસ્પષ્ટ છે, જ્યાં તે ફક્ત ડેટાબેઝમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે, જેના કારણે સ્તરો અને જરૂરિયાતોના પ્રકારો દ્વારા વિભાજન ક્યારેક અસ્પષ્ટ થઈ જાય છે. પરંતુ તેમ છતાં, બધા વિશ્લેષકો સારાંશ જરૂરિયાતો દસ્તાવેજોનો સામનો કરી રહ્યા છે. ચાલો આ દસ્તાવેજો સંબંધિત મૂળભૂત ખ્યાલો જોઈએ.

જો તમને યાદ હોય તો, જરૂરિયાતોના વર્ગીકરણ સાથેના ચિત્રમાં, જે મેં વિગર્સની પુસ્તકમાંથી લીધેલ છે, દરેક સ્તરે દસ્તાવેજોના નામ હતા જેમાં આ આવશ્યકતાઓ એકત્રિત કરવી જોઈએ. વ્યવસાયિક જરૂરિયાતોના સ્તરે, તે પ્રોજેક્ટ (વિઝન) ની છબી અને સીમાઓ વિશેનો દસ્તાવેજ હતો, વપરાશકર્તા સ્તરે, તે વપરાશકર્તાની આવશ્યકતાઓનું સ્પષ્ટીકરણ હતું (પુસ્તકની અગાઉની આવૃત્તિઓમાં ઉપયોગના કેસોની સ્પષ્ટીકરણ હતી, કારણ કે તે સમયે આવશ્યકતાઓનું વર્ણન કરવાની આ પદ્ધતિ વ્યાપક હતી), અને સૌથી નીચલા સ્તરે કહેવાતા સોફ્ટવેર જરૂરિયાત સ્પષ્ટીકરણ (SRS) છે.

સારાંશ દસ્તાવેજો માટે આ એકદમ જાણીતા નામો છે. માત્ર એટલા માટે જ નહીં કે વિજર્સનું પુસ્તક વ્યાપકપણે વિતરિત થયું છે, પણ કારણ કે તે લખતી વખતે વર્તમાન અનુભવ પર આધાર રાખતો હતો. આવી સંસ્થા છે, IEEE (ઇન્સ્ટીટ્યુટ ઓફ ઇલેક્ટ્રીકલ અને ઇલેક્ટ્રોનિક્સ એન્જીનીયર્સ), તે તેના પોતાના દસ્તાવેજોનો સમૂહ આપે છે જે સોફ્ટવેર ઉત્પાદનો બનાવવાની પ્રક્રિયામાં વિકસાવવા જોઈએ, અને સોફ્ટવેર આવશ્યકતા સ્પષ્ટીકરણ (SRS) નો પણ ત્યાં ઉલ્લેખ છે. તેના માટે એક IEEE 830 સ્ટાન્ડર્ડ છે, જે કદાચ ઘણા વિશ્લેષકો માટે પણ જાણીતું છે, જે હજુ પણ સક્રિય રીતે ઉપયોગમાં લેવાય છે.

સોવિયત યુનિયનનો GOST અભિગમ છે, જે હવે રશિયામાં અને યુએસએસઆરમાંથી બાકી રહેલા દેશોમાં વ્યાપક છે. આ પરિભાષા તમારા બધાને ખબર છે અને ખાસ કરીને, અહીં એક તકનીકી સ્પષ્ટીકરણ છે. અહીં ખ્યાલના વિકાસનો તબક્કો પ્રકાશિત કરવામાં આવ્યો છે અને તકનીકી વિશિષ્ટતાઓના વિકાસનો તબક્કો છે. આ બે શબ્દો - દ્રષ્ટિ અને સ્પષ્ટીકરણ - જ્યારે આપણે સારાંશ જરૂરિયાતો દસ્તાવેજો વિશે વાત કરીએ છીએ ત્યારે સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા શબ્દો છે.

અને રેશનલ યુનિફાઇડ પ્રોસેસ (RUP) પણ છે. સોફ્ટવેર ડેવલપમેન્ટની એક ખૂબ જ સામાન્ય પદ્ધતિ, જેના પર દસ વર્ષ પહેલાં ઘણી તાલીમો હાથ ધરવામાં આવી હતી. ત્યાં પણ, વિજર્સે જે પરિભાષાનો ઉપયોગ કર્યો હતો તેનો ઉપયોગ કરવામાં આવ્યો હતો: અહીં આપણે ફરીથી “વિઝન” શબ્દ જોઈએ છીએ, અહીં ઉપયોગના કિસ્સાઓ (ઉપયોગના કિસ્સાઓ) ની સમાન સ્પષ્ટીકરણ છે, અને અહીં SRS છે.

એટલે કે, અમે ફરી એકવાર પુનરાવર્તન કરીએ છીએ, નીચેના દસ્તાવેજો છે: ખ્યાલ અથવા દ્રષ્ટિ, વપરાશકર્તાની આવશ્યકતાઓની સ્પષ્ટીકરણ, તકનીકી સ્પષ્ટીકરણો અને SRS. સારાંશ જરૂરિયાત દસ્તાવેજો માટે આ સૌથી સામાન્ય રીતે ઉપયોગમાં લેવાતા નામો છે. પરંતુ આવા ઘણા ધોરણો હોવાને કારણે, કેટલીકવાર આ દસ્તાવેજોની પાછળ શું છે તે અંગે થોડી મૂંઝવણ ઊભી થાય છે.

શરતોમાં મૂંઝવણમાં ન આવે તે માટે, ચાલો વિવિધ અભિગમોમાં તેમના તફાવતોની તપાસ કરીએ.

વિજર્સ અનુસાર, વિઝન એ પ્રોજેક્ટની સીમાઓ અને છબી વિશેનો દસ્તાવેજ છે જેમાં ઉત્પાદન માટેની વ્યવસાયિક આવશ્યકતાઓ શામેલ છે. છબીનું વર્ણન તમામ રસ ધરાવતા પક્ષોને ઉત્પાદનના હેતુને સામાન્ય રીતે સમજવાની મંજૂરી આપે છે. અથવા, બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, વિઝનમાં ઉત્પાદનની છબી શામેલ છે જે તમામ પ્રોજેક્ટ સહભાગીઓ અને અન્ય હિસ્સેદારો દ્વારા શેર કરવી જોઈએ. આ અર્થમાં, વિઝન દસ્તાવેજ વ્યવસાયિક જરૂરિયાતોના ભંડાર તરીકે મહત્વપૂર્ણ છે, જે આપણે કહ્યું તેમ, ખાસ કરીને ઇન્ટરનેટ પ્રોજેક્ટ્સમાં મહત્વપૂર્ણ છે. વિઝન દસ્તાવેજ તમને તે બધાને એક જગ્યાએ એકત્રિત કરવાની મંજૂરી આપે છે, અને આ તે જ ખ્યાલ છે જેનું પાલન કરવું આવશ્યક છે, અને જો આપણે બદલાઈએ, તો આપણે તે સભાનપણે કરવું જોઈએ.

ઠીક છે, વધુમાં, પ્રોજેક્ટની સીમાઓ પણ ત્યાં નક્કી કરવામાં આવે છે - એક નિયમ તરીકે, પ્રથમ સંસ્કરણ માટે. એટલે કે, જ્યારે આપણે કોઈ નવું ઉત્પાદન બનાવીએ છીએ, ત્યારે આપણે તેના ખ્યાલનું વર્ણન કરીએ છીએ, તે સમજીએ છીએ કે પહેલા શું કરવાની જરૂર છે અને શું એટલું મહત્વનું નથી અથવા આપણે શું અમલમાં મૂકી શકતા નથી. અને તેથી, આ પ્રથમ ઉચ્ચ-સ્તરની પ્રાથમિકતા પણ આ ખ્યાલમાં સમાવવામાં આવેલ છે. ઘણીવાર ખ્યાલમાં ફક્ત લક્ષણોની સૂચિ સાથેનો વિભાગ શામેલ હોય છે જે પ્રથમ સંસ્કરણમાં અમલમાં મૂકવો જોઈએ.

જો આપણે અમારા ધોરણો (GOST) ને અનુસરીએ, તો પછી GOST 34 મુજબ ખ્યાલ એ સંપૂર્ણપણે અલગ દસ્તાવેજ છે. આ ખરેખર સંશોધન કાર્યનું પરિણામ છે. તમારે સમજવું જ જોઇએ કે GOST સોવિયેત સમયમાં, હજુ પણ ખૂબ મોટી મશીનોના યુગમાં વિકસાવવામાં આવી હતી. તે સમયે કોઈ ઈન્ટરનેટ વિશે કોઈ વાત ન હતી, અને વ્યક્તિગત કમ્પ્યુટર્સ કોઈ પ્રકારની પરીકથા જેવું લાગતું હતું. અને તેથી, કેટલીક નવી સિસ્ટમ વિકસાવવા માટે, તેના બદલે બોજારૂપ અને ખર્ચાળ પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવ્યો હતો. અને કન્સેપ્ટ એ સ્વયંસંચાલિત સિસ્ટમ માટે ઘણા વિકલ્પો રજૂ કરવાનો હતો જે આપણે બનાવી શકીએ. તે ખૂબ જ ઉચ્ચ-સ્તરની વ્યાપારી જરૂરિયાતો રજૂ કરે છે જે વિજર્સ વિઝન પરિભાષા સાથે બિલકુલ ઓવરલેપ થતી નથી. આ સમજવું આવશ્યક છે: જો તમારે GOSTs અનુસાર કામ કરવું હોય, તો GOST કન્સેપ્ટ અને વિઝન સંપૂર્ણપણે અલગ દસ્તાવેજો છે. એટલે કે, GOST મુજબની વિભાવનાએ પસંદગી માટે સિસ્ટમ બનાવવા માટે વિવિધ વિકલ્પો રજૂ કરવા જોઈએ, અને તેનો ઉપયોગ નિર્ણય લેવા માટે પણ થઈ શકે છે કે ઉત્પાદન વિકસિત કરવામાં આવશે નહીં. આ તે તબક્કો છે જે પ્રોજેક્ટની શરૂઆત પહેલાં થાય છે.

આખી દુનિયામાં જેને વિઝન કહેવાય છે તેને આપણે “કન્સેપ્ટ” શબ્દ દ્વારા સમજીશું. એટલે કે, વીજર્સ અને મોટાભાગના અન્ય ધોરણો દ્વારા વ્યાખ્યાયિત કરાયેલ પ્રોજેક્ટની છબી અને સીમાઓ વિશેનો દસ્તાવેજ.

તકનીકી વિશિષ્ટતાઓ SRS સ્પષ્ટીકરણ સાથે કેટલી હદ સુધી પાલન કરે છે તે અંગે ઘણીવાર વિસંગતતાઓ પણ હોય છે. અહીં મેં IEEE 830 સ્ટાન્ડર્ડ અનુસાર SRS જરૂરીયાતો સ્પષ્ટીકરણો આપ્યા છે, જેની આપણે પહેલાથી જ ચર્ચા કરી છે, તેમાં સમાવિષ્ટ હોવું જોઈએ. સ્પષ્ટીકરણે સૉફ્ટવેર માટેની બધી આવશ્યકતાઓને યોગ્ય રીતે વ્યાખ્યાયિત કરવી જોઈએ, ડિઝાઇન અથવા અમલીકરણ વિગતોનું વર્ણન કરવું જોઈએ નહીં, અને સૉફ્ટવેર પર વધારાના નિયંત્રણો લાદવા જોઈએ. મુદ્દો એ છે કે સ્પષ્ટીકરણ, એક તરફ, ઉત્પાદન માટેની તમામ આવશ્યકતાઓ અને તેના સંપૂર્ણ મોડેલનું પર્યાપ્ત વિગતમાં વર્ણન કરે છે. બીજી બાજુ, તે એવી રીતે લખવું જોઈએ કે આપણે, ઉદાહરણ તરીકે, શરૂઆતથી ઉત્પાદનને ફરીથી બનાવવા માટે આવા સ્પષ્ટીકરણનો ઉપયોગ કરી શકીએ.

તે વિધેયોના સ્તર પર લખાયેલ છે કે જે ઉત્પાદનને અમલમાં મૂકવું આવશ્યક છે. તે ચોક્કસ અલ્ગોરિધમ્સનું વર્ણન કરી શકે છે, એટલે કે, તે એકદમ નીચા-સ્તરના દસ્તાવેજ છે. પરંતુ તે જ સમયે, સમાન સ્પષ્ટીકરણનો ઉપયોગ કરીને, ઉદાહરણ તરીકે, અમે એક એપ્લિકેશનને કન્સોલ સંસ્કરણમાં અને બીજી ગ્રાફિકલ ઇન્ટરફેસ સાથે વિકસાવી શકીએ છીએ. અને શબ્દરચના એવી હોવી જોઈએ કે તે ઉત્પાદન બનાવવાની રીતને પ્રભાવિત ન કરે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે સ્પષ્ટીકરણમાં "વપરાશકર્તા બટન દબાવશે" જેવું કંઈક લખી શકતા નથી કારણ કે બટન એ ચોક્કસ ઈન્ટરફેસનું એક તત્વ છે.

તકનીકી કાર્ય. મેં તેનું વર્ણન ફરીથી GOST 34 પરથી લીધું છે. સામાન્ય રીતે, શબ્દસમૂહ "તકનીકી સ્પષ્ટીકરણ" પોતે જ રશિયન ભાષાનો શબ્દ છે જે GOST પરથી આવ્યો છે.

પ્રથમ, તે સામાન્ય માહિતી, સિસ્ટમ બનાવવાના હેતુ અને લક્ષ્યો અને ઓટોમેશન ઑબ્જેક્ટની લાક્ષણિકતાઓને સૂચિબદ્ધ કરે છે. પ્રથમ ત્રણ મુદ્દા વાસ્તવમાં ઉચ્ચ-સ્તરની વ્યવસાયિક આવશ્યકતાઓ છે જે સામાન્ય રીતે ખ્યાલ અથવા વિઝનમાં સમાવિષ્ટ હોય છે. એટલે કે, સિસ્ટમ બનાવવાનો હેતુ અને ધ્યેયો અને જે સિસ્ટમ બનાવવામાં આવી રહી છે તેની સામાન્ય માહિતી.

પછી "સિસ્ટમ આવશ્યકતાઓ" વિભાગ છે. તે તકનીકી વિશિષ્ટતાઓનો મુખ્ય ભાગ બનાવે છે, પરંતુ જો આપણે ધોરણ વાંચીએ, તો આપણે સમજીએ છીએ કે અમે હજી પણ વ્યવસાયની આવશ્યકતાઓ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, જે ખૂબ ઉચ્ચ-સ્તરની પણ છે.

સિસ્ટમ માટેની વાસ્તવિક આવશ્યકતાઓ ઉપરાંત, GOST અનુસાર તકનીકી લાક્ષણિકતાઓમાં પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના ઘટકો પણ શામેલ છે. એટલે કે, સિસ્ટમ બનાવવા માટે કાર્યની રચના અને સામગ્રી, નિયંત્રણ અને સ્વીકૃતિ માટેની પ્રક્રિયા, સિસ્ટમને કમિશનિંગ માટે તૈયાર કરવા માટે કાર્યની રચના અને સામગ્રી.

અને તકનીકી વિશિષ્ટતાઓમાં દસ્તાવેજોની આવશ્યકતાઓ અને વિકાસ સ્ત્રોતોનું વર્ણન પણ શામેલ છે.

વાસ્તવમાં, આવશ્યકતાઓમાં નીચેના મુદ્દાઓ શામેલ છે: સામાન્ય માહિતી, સિસ્ટમ બનાવવાના હેતુ અને લક્ષ્યો, ઓટોમેશન ઑબ્જેક્ટની લાક્ષણિકતાઓ, સિસ્ટમ આવશ્યકતાઓ અને દસ્તાવેજીકરણ આવશ્યકતાઓ. અને બાકીના મુદ્દાઓ હવે ઉત્પાદનનું જ વર્ણન કરતા નથી (તે કેવું દેખાવું જોઈએ અને તે શા માટે બનાવવામાં આવ્યું છે), પરંતુ તે કેવી રીતે બનાવવામાં આવશે તેનું વર્ણન કરો, એટલે કે તેના વિકાસ માટે જરૂરી કેટલાક તબક્કાઓ.

આ રીતે તકનીકી સ્પષ્ટીકરણ આવશ્યકતા સ્પષ્ટીકરણોથી અલગ પડે છે. જો આપણે GOST પરિભાષામાં "તકનીકી સ્પષ્ટીકરણ" શબ્દનો ઉપયોગ કરીએ છીએ, તો આપણે સમજવું જોઈએ કે આ વ્યવસાયની આવશ્યકતાઓ ધરાવતો દસ્તાવેજ છે, પરંતુ, વધુમાં, ઉત્પાદન વિકાસ માટે કેટલીક કરારની જવાબદારીઓ ધરાવે છે. સામાન્ય રીતે, સંદર્ભની શરતો ઉત્પાદન વિકાસ કરાર સાથે જોડાયેલ હોય છે.

વિશ્લેષકો તરીકે, તમારે એ સમજવાની જરૂર છે કે તકનીકી વિશિષ્ટતાઓ અને SRS એ એક જ વસ્તુ નથી. જો કે ઘણી વાર હું સંદર્ભથી જોઉં છું અને સમજું છું કે આ જ હેતુ છે.

રાજ્ય અથવા મ્યુનિસિપલ ઓર્ડર માટે ઉત્પાદનો વિકસાવતી વખતે GOST નો ઉપયોગ સામાન્ય રીતે થાય છે. સ્ટાન્ડર્ડની આવશ્યકતા છે જેથી ગ્રાહક સિસ્ટમની ગુણવત્તાની કેટલીક ગેરંટીની અપેક્ષા રાખી શકે. પરંતુ જો તમે સ્ટાન્ડર્ડના કડક પાલનથી બંધાયેલા નથી, તો ઘણી વાર તકનીકી સ્પષ્ટીકરણને દસ્તાવેજ તરીકે સમજવામાં આવે છે જેમાં વાસ્તવમાં આવશ્યકતાઓ જ શામેલ હોય છે. અને પ્રોજેક્ટના સંચાલન સાથે સંબંધિત દસ્તાવેજો સામાન્ય રીતે અન્ય દસ્તાવેજોના સ્વરૂપમાં કરવામાં આવે છે.

આ ચિત્રમાં મેં લગભગ બતાવ્યું છે કે આ સારાંશની આવશ્યકતાઓના દસ્તાવેજો આપણે જે જરૂરિયાતો વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ તેના સ્તરો માટે ક્યાં છે.

ખ્યાલ અથવા દ્રષ્ટિ. તે મુખ્યત્વે વ્યવસાયિક આવશ્યકતાઓના સ્તરે આવેલું છે અને વપરાશકર્તાની જરૂરિયાતોને સહેજ સ્પર્શે છે - મુખ્ય વપરાશકર્તાઓને સૂચિબદ્ધ કરવાના સંદર્ભમાં, ઉત્પાદન સાથે કામ કરવા માટેના મુખ્ય દૃશ્યો, પરંતુ વિગતોમાં ગયા વિના.

તકનીકી સ્પષ્ટીકરણમાં મુખ્યત્વે વ્યવસાયિક આવશ્યકતાઓ પણ શામેલ છે, પરંતુ તેમાં વધુ વિગતવાર વપરાશકર્તા જરૂરિયાતો હોઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો આપણે જરૂરિયાતો વિકસાવવાની આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરીએ તો અમે કામના નિવેદનમાં ઉપયોગના કેસોની સૂચિનો સમાવેશ કરી શકીએ છીએ. આ અર્થમાં, તકનીકી સ્પષ્ટીકરણ વપરાશકર્તાની આવશ્યકતાઓના ભાગને આવરી લેશે. પરંતુ ઉપયોગના કેસોનું સ્પષ્ટીકરણ, એટલે કે, સિસ્ટમ સાથે વપરાશકર્તાની ક્રિયાપ્રતિક્રિયા માટેની વિશિષ્ટ પ્રક્રિયાઓનું વર્ણન, સામાન્ય રીતે અન્ય દસ્તાવેજના સ્વરૂપમાં કરવામાં આવે છે, કારણ કે તેને કરારનો ભાગ બનાવવો ઘણીવાર અશક્ય છે, કારણ કે ઇન્ટરફેસ ટેકનિકલ વિશિષ્ટતાઓ મંજૂર થાય તે સમયે ફક્ત વ્યાખ્યાયિત નથી.

વપરાશકર્તાની આવશ્યકતા સ્પષ્ટીકરણ, જેમ કે નામ સૂચવે છે, તે બીજા સ્તરને આવરી લે છે, તમે તેને વિકસાવવા માટે ઉપયોગમાં લો છો તે પદ્ધતિઓ અનુસાર. તે અમે વિકસાવી રહ્યાં છીએ તે વપરાશકર્તા જરૂરિયાતોના સંદર્ભ માટે વ્યવસાયની આવશ્યકતાઓને થોડો સ્પર્શ કરે છે. અને તે થોડું નીચે જઈ શકે છે, અમલીકરણ આવશ્યકતાઓના સ્તર સુધી, વપરાશકર્તા ઈન્ટરફેસ - વિશિષ્ટ સ્ક્રીનો, તેમનો ક્રમ, વગેરેનું વર્ણન કરવા માટે.

SRS. આ સ્પષ્ટીકરણનો હેતુ તમામ સ્તરોને આવરી લેવાનો છે, પરંતુ સામાન્ય રીતે તે ખ્યાલ ઉપરાંત આવે છે. એટલે કે, અમે વ્યવસાયની આવશ્યકતાઓને આવરી લેવા માટે વિઝનમાં ખ્યાલ વિકસાવીએ છીએ, અને અમે SRSમાં બાકીની બધી બાબતોનો સમાવેશ કરીએ છીએ.

આ રીતે આ સારાંશ દસ્તાવેજોમાં સમાવિષ્ટ જરૂરિયાતો સામાન્ય રીતે સ્તરો અનુસાર વિતરિત કરવામાં આવે છે. અને આ કોર્સમાં આપણે આ વિભાગને વળગી રહીશું. જો આપણે તકનીકી વિશિષ્ટતાઓ વિશે વાત કરીએ, તો અમે સમજીશું કે અમે વ્યવસાયની જરૂરિયાતોની નજીક છીએ. જો આપણે SRS વિશે વાત કરીએ, તો અમે સમજીએ છીએ કે અમે પહેલેથી જ પૂરતી વિગત અને સંપૂર્ણતામાં બનાવવામાં આવી રહેલા ઉત્પાદનનું વર્ણન કરી રહ્યા છીએ.

સંસ્થા દ્વારા કરવામાં આવતા તમામ વ્યવસાયિક વ્યવહારો પ્રાથમિક દસ્તાવેજો સાથે દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવે છે.

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકારવામાં આવે છે જો કે તે દસ્તાવેજના એકીકૃત સ્વરૂપમાં પૂરી પાડવામાં આવેલ તમામ વિગતોને પ્રતિબિંબિત કરે છે, અને જો દસ્તાવેજ સંસ્થાના વડા અથવા તેમના દ્વારા અધિકૃત વ્યક્તિ દ્વારા સહી થયેલ હોય.

જો દસ્તાવેજમાં સંસ્થાના વડા અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ અથવા તેમના દ્વારા અધિકૃત વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષરો હોય (સૂચના નં. 157n ની કલમ 8).

નોંધ કરો કે ફેડરલ લૉ નંબર 402-FZ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના એકીકૃત સ્વરૂપોના ફરજિયાત ઉપયોગ માટે પ્રદાન કરતું નથી. જો કે, રશિયાના નાણા મંત્રાલયના આદેશ N 173n એ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના એકીકૃત સ્વરૂપોની સૂચિ અને બજેટરી અને સ્વાયત્ત સંસ્થાઓ સહિત જાહેર ક્ષેત્રની સંસ્થાઓ દ્વારા તેમના ઉપયોગ માટેની પ્રક્રિયાને મંજૂરી આપી છે (ફેડરલ લૉ N 402 ના કલમ 9 નો ભાગ 4- FZ).

સંસ્થાઓને પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના આધારે, રશિયાના નાણા મંત્રાલય દ્વારા નિર્ધારિત રીતે મંજૂર કરાયેલા ફોર્મમાં એકત્રિત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો બનાવવાનો અધિકાર છે. એકીકૃત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજના મંજૂર સ્વરૂપની ગેરહાજરીમાં, સંસ્થાને તેની એકાઉન્ટિંગ નીતિની રચનાના ભાગ રૂપે, ફરજિયાત વિગતોની રચના માટેની આવશ્યકતાઓને ધ્યાનમાં લેતા, એકીકૃત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના સ્વરૂપોને મંજૂરી આપવાનો અધિકાર છે.

અસ્કયામતો, જવાબદારીઓ અને વ્યવસાયિક વ્યવહારો વિશેની એકાઉન્ટિંગ માહિતીમાં પ્રતિબિંબની સંપૂર્ણતાની ખાતરી કરવા માટે, સંસ્થાને એકીકૃત દસ્તાવેજ ફોર્મના આધારે બનાવેલા પ્રાથમિક (એકત્રિત) એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજમાં વધારાની વિગતો (ડેટા) શામેલ કરવાનો અધિકાર છે.

આ ઉપરાંત, સંસ્થાને સ્વતંત્ર રીતે પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો વિકસાવવાનો અધિકાર છે જે એકીકૃત સ્વરૂપોના આલ્બમ્સમાં પૂરા પાડવામાં આવતા નથી, અને તેને તેની એકાઉન્ટિંગ નીતિઓમાં મંજૂર કરે છે.

દસ્તાવેજો, જેનાં સ્વરૂપો એકીકૃત નથી, અંદાજપત્રીય (સ્વાયત્ત) સંસ્થાના વડા દ્વારા એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સ જાળવવા માટે ચાર્જ કરાયેલા અધિકારીની દરખાસ્ત પર મંજૂર કરવામાં આવે છે, અને તેમાં નીચેની ફરજિયાત વિગતો હોવી આવશ્યક છે (ફેડરલ લૉના કલમ 9 નો ભાગ 2) N 402-FZ, ફકરો 2 p 7 સૂચનાઓ નંબર 157n):

દસ્તાવેજનું શીર્ષક;

દસ્તાવેજની તૈયારીની તારીખ;

એકાઉન્ટિંગ એન્ટિટીનું નામ જેના વતી દસ્તાવેજ તૈયાર કરવામાં આવ્યો હતો, તેમજ તેના ઓળખ કોડ્સ;

આર્થિક જીવનની હકીકતના કુદરતી અથવા નાણાકીય માપનનું મૂલ્ય, માપનના એકમો સૂચવે છે;

વ્યક્તિ (વ્યક્તિઓ) ની સ્થિતિનું નામ કે જેણે વ્યવહાર, કામગીરી પૂર્ણ કરી છે અને તેના અમલીકરણની ચોકસાઈ માટે જવાબદાર છે, અથવા ઘટનાના અમલની ચોકસાઈ માટે જવાબદાર વ્યક્તિ (વ્યક્તિઓ) ની સ્થિતિનું નામ;

દર્શાવેલ વ્યક્તિઓના અંગત હસ્તાક્ષરો અને તેમની ટ્રાન્સક્રિપ્ટ (છેલ્લું નામ અને આદ્યાક્ષરો અથવા તેમની ઓળખ માટે જરૂરી અન્ય વિગતો દર્શાવે છે).

પ્રાથમિક અને સારાંશ એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો કાગળ પર અથવા ઇલેક્ટ્રોનિક ડિજિટલ હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરીને ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજના સ્વરૂપમાં સંકલિત કરવામાં આવે છે. જે સંસ્થાએ ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ જનરેટ કર્યો છે, તે વ્યવસાયિક વ્યવહારોમાં અન્ય સહભાગીઓની લેખિત વિનંતી પર, તેમજ કાયદા અનુસાર નિયંત્રણનો ઉપયોગ કરતા અધિકારીઓની વિનંતી પર, તેના પોતાના ખર્ચે, કાગળ પર આવા દસ્તાવેજોની નકલો બનાવવા માટે બંધાયેલ છે. રશિયન ફેડરેશન, કોર્ટ અને ફરિયાદીની કચેરી (કલમ

7 સૂચનાઓ નંબર 157n).

ધ્યાન આપો! રોકડ અને પતાવટ દસ્તાવેજો, નાણાકીય રોકાણોના દસ્તાવેજો, લોન કરાર, મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ અથવા તેના દ્વારા અધિકૃત વ્યક્તિની સહી વિના ક્રેડિટ કરાર અમલ અને એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકારવામાં આવતા નથી. ચોક્કસ દસ્તાવેજો કે જેમાં ચીફ એકાઉન્ટન્ટ અથવા તેના દ્વારા અધિકૃત વ્યક્તિની સહી નથી, સંસ્થાના વડા અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ વચ્ચે અમુક વ્યવસાયિક વ્યવહારોના અમલીકરણ અંગે મતભેદના કિસ્સામાં, અમલ માટે સ્વીકારવામાં આવે છે અને એકાઉન્ટિંગમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે. સંસ્થાના વડા (તેમના દ્વારા અધિકૃત વ્યક્તિ) ના લેખિત આદેશ સાથે, જે રશિયન ફેડરેશનના કાયદા દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવેલ જવાબદારીને વહન કરે છે (ફકરો 3, સૂચના નંબર 157n નો ફકરો 8).

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ વ્યવસાયિક વ્યવહારના સમયે તૈયાર કરવામાં આવે છે, અને જો આ શક્ય ન હોય તો, વ્યવહાર પૂર્ણ થયા પછી તરત જ.

જ્યારે કોઈ સંસ્થા રોકડ રજિસ્ટરનો ઉપયોગ કરીને માલસામાન, ઉત્પાદનો, કાર્યો અને સેવાઓનું વેચાણ કરે છે, ત્યારે સંસ્થાને દિવસમાં ઓછામાં ઓછા એક વખત રોકડ રસીદોના આધારે પ્રાથમિક (એકત્રિત) એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ તૈયાર કરવાનો અધિકાર છે - પૂર્ણ થયા પછી.

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું સમયસર અને ઉચ્ચ-ગુણવત્તાનું અમલીકરણ, એકાઉન્ટિંગમાં પ્રતિબિંબિત કરવા માટે સ્થાપિત સમયમર્યાદામાં તેમનું સ્થાનાંતરણ, તેમજ તેમાં સમાવિષ્ટ ડેટાની વિશ્વસનીયતા એ વ્યક્તિઓ દ્વારા સુનિશ્ચિત કરવામાં આવે છે જેમણે આ દસ્તાવેજોનું સંકલન અને હસ્તાક્ષર કર્યા છે.

જો પ્રાથમિક દસ્તાવેજો ગુમ અથવા નાશ પામ્યા હોવાનું જણાય છે, તો સંસ્થાના વડા, સૂચના નં. 157n ના ફકરા 16 અનુસાર, ઘટનાના કારણોની તપાસ કરવા માટે એક કમિશનની નિમણૂક કરવા આદેશ દ્વારા આવશ્યક છે. કમિશનના કાર્યના પરિણામો સંસ્થાના વડા દ્વારા મંજૂર કરાયેલા અધિનિયમમાં દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવે છે. જો જરૂરી હોય તો, તપાસ સત્તાવાળાઓ, સુરક્ષા અને રાજ્યના અગ્નિ દેખરેખના પ્રતિનિધિઓને કમિશનના કાર્યમાં ભાગ લેવા માટે આમંત્રિત કરવામાં આવે છે. આ અધિનિયમ અન્ય વ્યવહારો માટે જર્નલના ફોલ્ડરમાં (કેસ) દાખલ કરવામાં આવે છે.

સંસ્થાની હિસાબી નીતિઓમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજો અને એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરો ખોવાઈ જવાની અથવા નાશ પામવાની ઘટનામાં અધિકારીઓ માટે કાર્યવાહી કરવાની પ્રક્રિયા નક્કી કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે, નીચે મુજબ:

“જો કોઈ સંસ્થાના એકાઉન્ટિંગ વિભાગ અથવા માળખાકીય એકમમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજો ગુમ અથવા નાશ પામ્યા હોય, તો સંસ્થાના કર્મચારીઓએ તરત જ યુનિટના વડા અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટને જાણ કરવી જોઈએ.

એકમના વડા, મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ, દસ્તાવેજોના નુકસાન અથવા વિનાશની શોધના એક કલાક પછી, સંસ્થાના વડાને આની જાણ કરો. સંજોગોના સંક્ષિપ્ત નિવેદન સાથેની ઘટનાના અહેવાલની લેખિતમાં એક કાર્યકારી દિવસમાં એક અહેવાલમાં પુષ્ટિ કરવામાં આવે છે.

આવી ઘટનાના કારણોની તપાસ સંસ્થાના વડાના આદેશ દ્વારા મંજૂર કરાયેલ સમયમર્યાદામાં કમિશન દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે."

સંસ્થાઓની પ્રવૃત્તિઓ દરમિયાન કરવામાં આવતા વ્યવસાયિક વ્યવહારો સામગ્રીમાં વૈવિધ્યસભર હોય છે. આ વ્યવસાય વ્યવહારોના દસ્તાવેજીકરણ માટે ઉપયોગમાં લેવાતા દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો અને સામગ્રીઓમાં તફાવત નક્કી કરે છે. દસ્તાવેજોમાં તફાવતો તેમના અમલીકરણની પદ્ધતિઓ અને એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયામાં અનુગામી પ્રક્રિયાને કારણે પણ થાય છે.

એકાઉન્ટિંગમાં દસ્તાવેજોની યોગ્ય તૈયારી અને ઉપયોગ તેમના વર્ગીકરણ દ્વારા કરવામાં આવે છે.

હેઠળ દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણચોક્કસ લાક્ષણિકતાઓ અનુસાર તેમના જૂથને સમજો (કોષ્ટક 5.2).

કોષ્ટક 5.2 - એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો માટે વર્ગીકરણ યોજના

કોષ્ટકનો અંત 5.2

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોને નીચેના માપદંડો અનુસાર વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે:

1) તેના ઇચ્છિત હેતુ માટે;

2) સંકલન સ્થળ;

3) માહિતીના સામાન્યીકરણની ડિગ્રી;

4) કામગીરીને આવરી લેવાની પદ્ધતિ.

હેતુથીદસ્તાવેજોને વહીવટી, એક્ઝિક્યુટિવ (એક્સ્યુપેટરી), સંયુક્ત, એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો અને નિયમનકારી દસ્તાવેજોમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

વહીવટી દસ્તાવેજો માટેઆમાં ચોક્કસ વ્યવસાયિક કામગીરી કરવા માટે અધિકૃત વ્યક્તિઓના લેખિત આદેશોનો સમાવેશ થાય છે: ઓર્ડર, સૂચનાઓ, કામ પરથી નોકરી પર રાખવા અને બરતરફ કરવા અંગેની નોંધો, વેકેશન પર, વગેરે. તેમનો મુખ્ય હેતુ મેનેજમેન્ટ કર્મચારીઓ પાસેથી સીધા વહીવટકર્તાઓને સૂચનાઓ પ્રસારિત કરવાનો છે. આ દસ્તાવેજોમાં હજી સુધી વ્યવહારોના તથ્યોની પુષ્ટિ નથી, તેથી તેઓ પોતે એકાઉન્ટિંગમાં વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરવાના આધાર તરીકે સેવા આપી શકતા નથી.

એક્ઝિક્યુટિવ (એક્સ્યુપેટરી) દસ્તાવેજોવ્યવહારોની હકીકતને પ્રમાણિત કરો, તેમની પૂર્ણતાની પુષ્ટિ કરો અને વ્યવહારના સમયે સંકલિત કરવામાં આવે છે. આમાં વિવિધ પેરોલ સ્ટેટમેન્ટ, અધિનિયમો, ઇન્વૉઇસ, પ્રાપ્ત સામગ્રી માટે રસીદ ઑર્ડર, ઇન્વૉઇસેસ, વેચાયેલા ઉત્પાદનો માટેની ચુકવણી વિનંતીઓ વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

મોટેભાગે વ્યવહારમાં વપરાય છે સંયુક્ત દસ્તાવેજો,જે વહીવટી અને દોષારોપણની લાક્ષણિકતાઓને જોડે છે. તેમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારો કરવા માટેની સૂચનાઓ શામેલ છે અને તેમના અમલીકરણની હકીકતને પ્રમાણિત કરે છે. આવા દસ્તાવેજોમાં ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ રોકડ ઓર્ડર, સામગ્રીના પ્રકાશન માટેની આવશ્યકતાઓ અને ઇન્વૉઇસ, ચાલુ ખાતામાં રોકડ જમા કરાવવાની જાહેરાત, વર્ક ઓર્ડર વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

તેથી, ઉદાહરણ તરીકે, સામગ્રીના પ્રકાશન માટેની વિનંતીમાં વિનંતી કરાયેલ સામગ્રીની માત્રા અને "વિનંતી" અને "મંજૂર" લાઇન પરના વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષરો જ નહીં, પણ જારી કરાયેલ સામગ્રીનો વાસ્તવિક જથ્થો અને વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષરો પણ શામેલ છે. "જારી" અને "પ્રાપ્ત" રેખાઓ. સમાન સંયુક્ત દસ્તાવેજ એ પીસવર્ક માટેનો વર્ક ઓર્ડર છે, જે માત્ર સોંપાયેલ કાર્ય અને તેના વોલ્યુમને જ નહીં, પણ સંબંધિત હસ્તાક્ષરો અને સૂચકાંકો સાથે કાર્યના વાસ્તવિક અમલને પણ સૂચવે છે.

દસ્તાવેજો અલગ જૂથના છે એકાઉન્ટિંગ અથવા એકાઉન્ટિંગ નોંધણી (સંયુક્ત).

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો તે દસ્તાવેજો છે જે એકાઉન્ટિંગ વિભાગ દ્વારા એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સની તૈયારી માટે બનાવવામાં આવે છે. તેઓ અગાઉ એક્ઝિક્યુટ કરેલા દસ્તાવેજોના આધારે એકાઉન્ટિંગમાં સંકલિત કરવામાં આવે છે અને એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવા માટે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રીઝને પ્રતિબિંબિત કરવાનો હેતુ છે. આ દસ્તાવેજોમાં વ્યવસાયિક વ્યવહાર કરવા માટેનો ઓર્ડર નથી અને તેની પૂર્ણતાની હકીકતની કોઈ પુષ્ટિ નથી. દા.ત.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોમાં એકાઉન્ટિંગ પ્રમાણપત્રો પણ શામેલ છે. તે એવા કેસોમાં સંકલિત કરવામાં આવે છે જ્યાં એક ખાતામાંથી બીજા ખાતામાં રકમ ટ્રાન્સફર કરવી, ખાતું બંધ કરવું, એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સમાં થયેલી ભૂલોને સુધારવી વગેરે જરૂરી હોય. આની જરૂરિયાત ઘણી વાર ઊભી થાય છે, અને તેથી એકાઉન્ટિંગ પ્રેક્ટિસમાં આ પ્રકારના પ્રમાણપત્રો ખૂબ સામાન્ય છે.

સંકલન સ્થળ દ્વારાદસ્તાવેજોને આંતરિક અને બાહ્યમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

આંતરિક દસ્તાવેજોએન્ટરપ્રાઇઝ (સંસ્થા, સંસ્થા) પર દોરવામાં આવે છે જ્યાં વ્યવસાય વ્યવહાર (રસીદ રોકડ ઓર્ડર) થયો હતો (પૂર્ણ). આ દસ્તાવેજો સંસ્થાની બહાર જતા નથી.

બાહ્ય દસ્તાવેજોઅન્ય સંસ્થાઓ (બહાર) માંથી આવે છે અને તેઓ સાહસો વચ્ચે કરવામાં આવતા વ્યવહારોને ઔપચારિક બનાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, વેચાયેલા ઉત્પાદનો, ઇન્વૉઇસેસ, કાઉન્ટરપાર્ટીઓના ઇન્વૉઇસેસ માટે નાણાં ટ્રાન્સફર કરવા માટેની ચુકવણી વિનંતી. વ્યવસાયિક વ્યવહારોના પરિણામે, અમુક આંતરિક દસ્તાવેજો બાહ્ય બની જાય છે, ઉદાહરણ તરીકે, રોકડ ચેક, ચુકવણી ઓર્ડર. આંતરિક દસ્તાવેજો ભરતી વખતે, ફક્ત જરૂરી વિગતો સૂચવવા માટે તે પૂરતું છે, અને બાહ્ય દસ્તાવેજો દોરતી વખતે, વ્યવસાય વ્યવહારનું વર્ણન પૂર્ણ કરવા માટે વધારાના દસ્તાવેજની વિગતો ઉમેરવી જરૂરી છે.

માહિતીના સામાન્યીકરણની ડિગ્રી અનુસારપ્રાથમિક અને સારાંશ દસ્તાવેજો છે.

સ્ત્રોત દસ્તાવેજોવ્યક્તિગત વ્યવસાયિક વ્યવહારોની હકીકતને પ્રતિબિંબિત કરે છે અને તેમની પૂર્ણતા સમયે સંકલિત કરવામાં આવે છે. તેઓ પ્રથમ ઔપચારિક પુરાવા છે કે આ ઓપરેશન્સ ખરેખર કરવામાં આવ્યા છે. પ્રાથમિક દસ્તાવેજનું ઉદાહરણ રસીદ ઓર્ડર છે. જ્યારે સામગ્રી વેરહાઉસ પર આવે છે ત્યારે તે દોરવામાં આવે છે અને સૂચવે છે કે સ્ટોરકીપરે તેને પ્રાપ્ત કરવા માટે આપેલા આદેશને પૂર્ણ કર્યો છે.

એકીકૃતઆ પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આધારે સંકલિત દસ્તાવેજો છે. તેઓ એવા વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરે છે જે અગાઉ સંબંધિત પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવ્યા હતા. એકીકૃત દસ્તાવેજોમાં એડવાન્સ રિપોર્ટનો સમાવેશ થાય છે, જે પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આધારે ભરવામાં આવે છે, જે જવાબદાર વ્યક્તિ દ્વારા કરવામાં આવેલા તમામ ખર્ચ, પેરોલ સ્ટેટમેન્ટ અથવા તૈયાર ઉત્પાદનોના નિવેદનો, વિવિધ આંતરિક અહેવાલો (ઉદાહરણ તરીકે, સામગ્રીની હિલચાલ અંગેનો અહેવાલ) દર્શાવે છે. વેરહાઉસમાં અસ્કયામતો) વગેરે. આ તમામ દસ્તાવેજોમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં સમાવિષ્ટ તે ઉપરાંત વધારાના ડેટા જરૂરી છે જે તેમના સંકલન માટેના આધાર તરીકે સેવા આપે છે.

એકીકૃત દસ્તાવેજો, પ્રથમ, પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાંથી ડેટાને જોડવા અને એકીકૃત સૂચકાંકો મેળવવા માટે અને બીજું, એકાઉન્ટિંગ વ્યવહારો વિશે વધારાની માહિતી મેળવવા અને આ વ્યવહારોને નવા સંદર્ભમાં પ્રતિબિંબિત કરવા માટે પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાંથી ડેટાને જૂથ બનાવવા માટે સેવા આપે છે. પરિણામે, સારાંશ દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ મૂળ પ્રાથમિક વ્યવહાર ડેટા પર પ્રક્રિયા કરવાના સાધન તરીકે થાય છે.

કામગીરીના કવરેજની પદ્ધતિ દ્વારાદસ્તાવેજોને એક-વખત અને સંચિતમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

એક સમય માટેઆમાં એવા દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે જે, નિયમ તરીકે, એક વ્યવસાયિક વ્યવહારને પ્રતિબિંબિત કરે છે. આ દસ્તાવેજોની એક વિશિષ્ટ વિશેષતા એ છે કે તૈયારી કર્યા પછી તરત જ તેઓ એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં સ્થાનાંતરિત થાય છે અને એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રીઓના આધાર તરીકે સેવા આપી શકે છે. આવા દસ્તાવેજોના ઉદાહરણો દાવા, રોકડ ઓર્ડર, રોકડ રસીદો, ઇન્વૉઇસ વગેરે છે.

સંચિત અથવા ફરીથી વાપરી શકાય તેવા પ્રાથમિક દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ પુનરાવર્તિત સજાતીય કામગીરીને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે થાય છે જે ફક્ત તારીખ અને માત્રાત્મક સૂચકાંકોમાં અલગ પડે છે. વ્યવહારો પરના આ ચલ ડેટા દસ્તાવેજમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે કારણ કે તે સહભાગીઓના હસ્તાક્ષરો દ્વારા અથવા અન્ય સ્થાપિત રીતે હાથ ધરવામાં આવે છે અને તેની પુષ્ટિ થાય છે. દસ્તાવેજનો અંતિમ અમલ અને એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં તેનું સ્થાનાંતરણ નિયત સમયે કરવામાં આવે છે, પરંતુ, નિયમ પ્રમાણે, મહિનાના અંત પછી નહીં.

આવા દસ્તાવેજો લિમિટ કાર્ડ અથવા સામગ્રીના પ્રકાશન માટેની યાદીઓ, ભાગોના બેચ પર પ્રક્રિયા કરવા અને તેના પર વેતનની ગણતરી કરવા માટેના રૂટ કાર્ડ્સ, ઉત્પાદન એકાઉન્ટિંગ શીટ્સ, વગેરે છે. સંચિત દસ્તાવેજો પ્રક્રિયા વ્યવહારો પર સમય અને કાગળ બચાવે છે, પરંતુ તેમની પ્રક્રિયા કરતી વખતે સમય મર્યાદિત કરે છે. અંતિમ મહિનામાં, અને માહિતીનું જૂથ (વિભાજન) કરવાનું પણ મુશ્કેલ બનાવે છે.

ઉલ્લેખિત ઉપરાંત, દસ્તાવેજોને જૂથબદ્ધ કરવા માટે ઘણા બધા વર્ગીકરણ માપદંડો છે.

સામગ્રી માધ્યમના પ્રકાર દ્વારા માહિતીદસ્તાવેજો પરંપરાગત (કાગળ) અને મશીન (તકનીકી) માં વહેંચાયેલા છે. મશીન સ્ટોરેજ મીડિયા, પ્રોસેસિંગ અને રેકોર્ડિંગ ડેટાના પ્રચંડ ફાયદાઓ સાથે, ઘણા ગેરફાયદા પણ ધરાવે છે, ઉદાહરણ તરીકે, તેમના દ્રશ્ય જોવા અને ડીકોડિંગ માટે, વિશિષ્ટ પ્રદર્શન ઉપકરણો, સ્વચાલિત પ્રિન્ટીંગ ઉપકરણો, સેન્સર, વગેરેની જરૂર છે. ત્યાં કોઈ વિશ્વસનીય નથી. માહિતીની પુષ્ટિ કરવાની રીતો જેમ કે પ્રિન્ટિંગ અને હસ્તાક્ષર વ્યક્તિઓ, ખાસ કાગળ પર બનાવેલા ફોર્મના સ્વરૂપમાં રક્ષણની પદ્ધતિઓ, સુરક્ષિત સંગ્રહ વગેરે. જો કે, આ માધ્યમો અને આધુનિક કોમ્પ્યુટીંગ ટેક્નોલોજીને કારણે, એકાઉન્ટિંગમાં હાલમાં ખરેખર ક્રાંતિકારી ક્રાંતિ થઈ રહી છે. અને માનવ પ્રવૃત્તિના અન્ય ક્ષેત્રો, અને એકાઉન્ટિંગમાં એકાઉન્ટિંગમાં, "પેપરલેસ એકાઉન્ટિંગનો યુગ" આવી રહ્યો છે.

ઉપયોગની ડિગ્રી દ્વારા ટેકનિશિયન જાતે ભરેલા, મશીનથી ભરેલા અને આપમેળે પ્રાપ્ત થયેલા દસ્તાવેજો વચ્ચે તફાવત કરે છે.

દસ્તાવેજીકરણ એ એકાઉન્ટિંગનો આધાર છે, તેથી, વ્યવસાયિક વ્યવહારોને રેકોર્ડ કરવાની સમયસરતા અને સચોટતા, મેનેજમેન્ટના નિર્ણયોને અનુગામી અપનાવવા અને છેવટે, સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓના પરિણામો પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ કેવી રીતે ગોઠવવામાં આવે છે અને એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની ગુણવત્તા પર આધાર રાખે છે.

પ્રાથમિક હિસાબી અને હિસાબી દસ્તાવેજોમાં સુધારો કરવાની રીતો છે:

1) દસ્તાવેજો અને તેમના સામગ્રી માધ્યમોનું એકીકરણ, એટલે કે. રાષ્ટ્રીય અર્થતંત્રના વિવિધ ક્ષેત્રો (ઉદાહરણ તરીકે, રોકડ ઓર્ડર, બેંક દસ્તાવેજો, વગેરે) માટે દસ્તાવેજો અને તેમના વાહકોના સ્વરૂપોની એકીકૃત રચનાની રચના;

2) દસ્તાવેજોનું માનકીકરણ, એટલે કે. સમાન પ્રકારના દસ્તાવેજો માટે સામગ્રી મીડિયાના સમાન પ્રમાણભૂત કદની રચના;

3) પ્રાથમિક ડેટાનું સ્વચાલિત સંપાદન;

4) પેપર ટેક્નિકલ મીડિયા, ટર્મિનલ્સ, વિડિયો રેકોર્ડિંગ્સને બદલે વ્યાપક ઉપયોગ;

5) દસ્તાવેજોની સંખ્યા ઘટાડવી જે મેનેજમેન્ટ માટે ઉપયોગી ડેટા પ્રદાન કરતા નથી;

6) ઉત્પાદન સૂચકાંકોમાંથી દસ્તાવેજોની મુક્તિ;

7) કાયમી વિગતો પાછી ખેંચી લેવી અને ડેટાબેઝ (DB) અને વિતરિત ડેટાબેઝ (RDB) નો ઉપયોગ;

8) નિયંત્રણ અને વિશ્લેષણ માટે જરૂરી સૂચકાંકોનો પરિચય.