1. મૂળ દસ્તાવેજો તમારે બેંકને તમામ દસ્તાવેજોના મૂળ પ્રદાન કરવા આવશ્યક છે. તેમને બેંકમાં રાખવાની જરૂર નથી, પરંતુ દરેક નકલ પર મૂળ (મેટિમ લેમાકોર) ને અનુરૂપ સ્ટેમ્પ અને કર્મચારીની સહી હોવી આવશ્યક છે. પછી જ કર્મચારી સ્ટેમ્પ અને સહી કરશે

7.1.1. દસ્તાવેજોની રજૂઆત 8 ઓગસ્ટ, 2001 ના ફેડરલ કાયદાના આર્ટિકલ 22.3 માં વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓના સમાપ્તિની રાજ્ય નોંધણી માટેની પ્રક્રિયા નં. 129-એફઝેડ “રાજ્ય નોંધણી પર કાનૂની સંસ્થાઓઅને વ્યક્તિગત સાહસિકો" (ત્યારબાદ -

ફેડરલ એજન્સી ફોર એજ્યુકેશન

બૈકલ સ્ટેટ યુનિવર્સિટીઅર્થશાસ્ત્ર અને કાયદો

એકાઉન્ટિંગ અને ઓડિટીંગ વિભાગ

કોર્સ વર્ક

શિસ્ત: "એકાઉન્ટિંગ"

હિસાબી દસ્તાવેજોનો અર્થ અને વર્ગીકરણ

વહીવટકર્તા:

Ptushko T.V.

ઇર્કુત્સ્ક, 2013

પરિચય

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો માટેની સામાન્ય આવશ્યકતાઓ

હિસાબી દસ્તાવેજોનો અર્થ અને વર્ગીકરણ

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના 1 પ્રકાર

2 હિસાબી દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણ

3 એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનો અર્થ

નિષ્કર્ષ

વપરાયેલ સંદર્ભોની સૂચિ

પરિચય

કોઈપણ સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓ ચોક્કસ રીતે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરતા દસ્તાવેજોના સમૂહ દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે. દસ્તાવેજનો મુખ્ય હેતુ એ માહિતીને રેકોર્ડ કરવાની જરૂરિયાત છે જે સાહસોમાં એકાઉન્ટિંગ કાર્ય કરે છે.

એન્ટરપ્રાઇઝમાં એકાઉન્ટિંગમાં સામેલ માળખાકીય એકમો પૈકી એક એકાઉન્ટિંગ છે. આ માળખાકીય એકમના મહત્વ માટે એકાઉન્ટિંગ વિભાગની સંસ્થા અને પ્રવૃત્તિઓમાં સતત સુધારો, તેના કર્મચારીઓની સુધારણા અને આર્થિક માહિતીની પ્રક્રિયા કરવા માટે અદ્યતન માહિતી તકનીકોનો પરિચય જરૂરી છે.

એકાઉન્ટિંગમાં, દસ્તાવેજો પર પ્રક્રિયા કરવામાં આવે છે, ફાઇલોમાં વ્યવસ્થિત કરવામાં આવે છે, સંગ્રહિત થાય છે, કામ અને નિરીક્ષણ માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે અને પછી, સ્થાપિત સમયમર્યાદા પછી, તેઓ કાયમી સંગ્રહ માટે નાશ પામે છે અથવા સ્થાનાંતરિત થાય છે.

વર્તમાન નિયમો અનુસાર એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની યોગ્ય તૈયારી અને અમલ એ એકાઉન્ટિંગ કર્મચારીઓની જવાબદારીઓમાંની એક છે. એકાઉન્ટિંગમાં કાયદાકીય, નિયમનકારી અને પદ્ધતિસરના દસ્તાવેજોનું સંપૂર્ણ પેકેજ હોવું આવશ્યક છે જે દસ્તાવેજીકરણ એકાઉન્ટિંગના મુદ્દાઓને પ્રતિબિંબિત કરે છે.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણ તમને કેસોના નામકરણને યોગ્ય રીતે ઘડવામાં અને ત્યારબાદ ઓપરેશનલ, નિયંત્રણ અને વિશ્લેષણાત્મક હેતુઓ માટે એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો અને દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી આપે છે.

IN કોર્સ વર્કએકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના અર્થ અને વર્ગીકરણને ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે.

1. એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો માટેની આવશ્યકતાઓ

એકાઉન્ટિંગનો હેતુ મિલકત, એન્ટરપ્રાઇઝની જવાબદારીઓ અને તેમની હિલચાલ વિશેની માહિતીના સંગ્રહ, નોંધણી અને સંશ્લેષણને સુવ્યવસ્થિત કરવાનો છે, તમામ વ્યવસાયિક વ્યવહારોના સતત, સતત દસ્તાવેજી એકાઉન્ટિંગ દ્વારા.

એકાઉન્ટિંગમાંના તમામ દસ્તાવેજોએ કાનૂની આવશ્યકતાઓનું પાલન કરવું આવશ્યક છે. એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો માટેની મૂળભૂત આવશ્યકતાઓ ફેડરલ લૉ નંબર 129 ફેડરલ લૉ "એકાઉન્ટિંગ પર", "એકાઉન્ટિંગ અને રિપોર્ટિંગ પરના નિયમો" અને અન્ય દસ્તાવેજોમાં નિર્ધારિત છે.

મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટની આગેવાની હેઠળના એકાઉન્ટિંગ કર્મચારીઓ વર્તમાન નિયમો અનુસાર દસ્તાવેજોની યોગ્ય તૈયારી અને અમલ માટે તેમજ કાયદાકીય અધિનિયમો દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવેલ સમય મર્યાદામાં એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની સલામતી માટે જવાબદાર છે.

એકાઉન્ટિંગની ગુણવત્તા દસ્તાવેજોની યોગ્ય અને સમયસર તૈયારી તેમજ તેમના યોગ્ય સંગ્રહ પર આધારિત છે.

દસ્તાવેજ એ વ્યવસાયિક વ્યવહારના વાસ્તવિક અમલીકરણ અને તેને હાથ ધરવાના અધિકારનો લેખિત પુરાવો છે. એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજોનો એક પ્રકાર છે. મેનેજમેન્ટ પ્રવૃત્તિઓમાં, ખાસ કરીને એકાઉન્ટિંગમાં, દસ્તાવેજોનું કાનૂની બળ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે તેઓ તેમાં રહેલી માહિતીને સાબિત કરવાના માર્ગ તરીકે સેવા આપે છે અને કાયદાની અભિવ્યક્તિના એક સ્વરૂપનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે.

દસ્તાવેજોમાં શરૂઆતમાં કાનૂની કાર્ય હોઈ શકે છે, અને જો તેનો ઉપયોગ કોર્ટ અને અન્ય સંસ્થાઓમાં પુરાવા તરીકે કરવામાં આવે તો તેને કાનૂની કાર્ય પણ આપવામાં આવી શકે છે.

દસ્તાવેજનો ટેક્સ્ટ સ્પષ્ટ અને ચોક્કસ હોવો જોઈએ. તે હંમેશા યાદ રાખવું જોઈએ કે દસ્તાવેજોએ વર્તમાન કાયદાનું પાલન કરવું જોઈએ, તેથી, જો જરૂરી હોય તો, દસ્તાવેજો કાયદા અને નિયમો સાથે ચકાસવા જોઈએ. નિર્ણયો, ઓર્ડર્સ અને અન્ય વહીવટી દસ્તાવેજો તૈયાર કરતી વખતે આને ધ્યાનમાં લેવું ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ છે. દસ્તાવેજોમાં ફક્ત ચકાસાયેલ અને વિશ્વસનીય તથ્યોનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ.

એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સનું સંચાલન અને એકાઉન્ટિંગ પ્રવૃત્તિઓના દસ્તાવેજીકરણ ઓફિસ વર્ક દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે.

તમામ વ્યવસાયિક વ્યવહારો સહાયક દસ્તાવેજો - પ્રાથમિક દસ્તાવેજો સાથે દસ્તાવેજીકૃત હોવા જોઈએ. માં એકાઉન્ટિંગની વિશિષ્ટ વિશેષતા એકીકૃત સિસ્ટમએકાઉન્ટિંગ અવલોકન કવરેજમાં સતત, સમયસર સતત, નોંધણીમાં દસ્તાવેજી અને માપનમાં સામાન્યીકરણ, ધ્યાનમાં લેવામાં આવેલી વસ્તુઓ અને પ્રક્રિયાઓનું પ્રતિબિંબ છે.

21 નવેમ્બર, 1996 નો ફેડરલ કાયદો નંબર 129-FZ "એકાઉન્ટિંગ પર" પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો પ્રદાન કરે છે જે એકાઉન્ટિંગ કર્મચારીઓ દ્વારા એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકારી શકાય છે. પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આ આલ્બમ્સમાં જે દસ્તાવેજો માટેનું ફોર્મ પ્રદાન કરવામાં આવ્યું નથી તેમાં નીચેની ફરજિયાત વિગતો હોવી આવશ્યક છે:

દસ્તાવેજનું શીર્ષક;

દસ્તાવેજ તૈયાર કરવાની તારીખ;

કંપનીનું નામ;

ભૌતિક અને નાણાકીય દ્રષ્ટિએ વ્યવસાયિક વ્યવહારોને માપવા;

વ્યવસાયિક વ્યવહારના અમલ માટે જવાબદાર વ્યક્તિઓના હોદ્દાઓના નામ અને તેના અમલની શુદ્ધતા;

આ વ્યક્તિઓની વ્યક્તિગત સહીઓ.

એકાઉન્ટિંગ રેગ્યુલેશન્સ આ સૂચિને વધુ બે વિગતો સાથે પૂરક બનાવે છે - ફોર્મ કોડ અને જવાબદાર વ્યક્તિની સહીનું ટ્રાન્સક્રિપ્ટ. પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજોના એકીકૃત સ્વરૂપોના આલ્બમમાં પૂરી પાડવામાં આવેલ તમામ વિગતોની ઉપલબ્ધતા અને તેમની પૂર્ણતાની ચોકસાઈને નિયંત્રિત કરવી જરૂરી છે.

પ્રાથમિક અને એકીકૃત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો કાગળ અને કમ્પ્યુટર મીડિયા પર સંકલિત કરી શકાય છે. કમ્પ્યુટર સ્ટોરેજ મીડિયા પર દસ્તાવેજોનો અમલ કરતી વખતે, સંસ્થા તેના પોતાના ખર્ચે, વ્યવસાયિક વ્યવહારોમાં અન્ય સહભાગીઓ માટે, તેમજ કાયદા અનુસાર નિયંત્રણનો ઉપયોગ કરતા અધિકારીઓની વિનંતી પર, કાગળ પર આવા દસ્તાવેજોની નકલો બનાવવા માટે બંધાયેલી છે. રશિયન ફેડરેશન, કોર્ટ અને ફરિયાદીની ઑફિસ (21 નવેમ્બર, 1996 નંબર 129-એફઝેડ, તારીખ 28 માર્ચ, 2002 નંબર 32-એફઝેડના સુધારા મુજબ ફેડરલ લૉ "ઑન એકાઉન્ટિંગ" ની કલમ 9).

માહિતીની ઍક્સેસની સરળતા તેની રચનાની વિશિષ્ટતાઓ અને શરૂઆતથી જ એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના યોગ્ય અને ઉચ્ચ-ગુણવત્તાના અમલ દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે.

કોઈપણ મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજ નીચેની આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરે છે:

નિયત ફોર્મમાં દોરવામાં આવે છે, અને કેટલાક કિસ્સાઓમાં ધોરણોનું પાલન કરે છે;

યોગ્ય સક્ષમ અધિકારી અથવા કાયદા અથવા સંબંધિત નિર્દેશ દ્વારા આમ કરવા માટે અધિકૃત અધિકારીઓ દ્વારા જારી કરાયેલ;

કાયદાના નિયમોનું પાલન કરીને પ્રકાશિત કરવામાં આવે અને તેનો વિરોધાભાસ ન કરે.

કાર્યના મુખ્ય પ્રકારો કે જે ઑફિસના કામમાં દસ્તાવેજોની સાચી સંસ્થાને સુનિશ્ચિત કરે છે તે કેસોના નામકરણ અને કેસોની રચનાનું સંકલન છે.

"સ્ટેટ ડોક્યુમેન્ટેશન મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ" ની જરૂરિયાતો અનુસાર, કેસોની પ્રક્રિયા અને રાજ્ય સંગ્રહ માટે તેમની પસંદગી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ વર્ષના અંતે નિયમિતપણે હાથ ધરવામાં આવશ્યક છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં પ્રવેશો કાળજીપૂર્વક ચકાસાયેલ દસ્તાવેજો પર આધારિત છે, તેથી જ્યારે તેમના સૂચકાંકોનો ઉપયોગ એન્ટરપ્રાઇઝની આર્થિક પ્રવૃત્તિઓનું વિશ્લેષણ કરવા માટે કરવામાં આવે છે, જ્યારે ભંડોળની સ્થિતિનું નિરીક્ષણ કરવામાં આવે છે અને જ્યારે તેના કાર્યના પરિણામોની ઓળખ કરવામાં આવે છે ત્યારે રજિસ્ટર પોતાને પુરાવારૂપ બળ પ્રાપ્ત કરે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારોનું યોગ્ય પ્રતિબિંબ તે વ્યક્તિઓ દ્વારા સુનિશ્ચિત કરવામાં આવે છે જેમણે તેમને સંકલિત કર્યા છે અને સહી કરી છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર સ્ટોર કરતી વખતે, તેઓ અનધિકૃત સુધારાઓથી સુરક્ષિત હોવા જોઈએ. એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં ભૂલની સુધારણા વાજબી હોવી જોઈએ અને જે વ્યક્તિએ કરેક્શન કર્યું છે તેની સહી દ્વારા પુષ્ટિ કરવી જોઈએ, જે સુધારણાની તારીખ દર્શાવે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર અને આંતરિક એકાઉન્ટિંગ રિપોર્ટ્સમાં સમાવિષ્ટ માહિતીની ઍક્સેસ ધરાવતી વ્યક્તિઓએ વ્યાપારી અને રાજ્ય રહસ્યો જાળવવા માટે જરૂરી છે. તેની જાહેરાત માટે તેઓ રશિયન ફેડરેશનના કાયદા દ્વારા સ્થાપિત જવાબદારી સહન કરે છે.

2. હિસાબી દસ્તાવેજોનો અર્થ અને વર્ગીકરણ

.1 એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના પ્રકાર

પ્રમાણભૂત દસ્તાવેજીકરણને "સ્થાપિત નિયમો અનુસાર વિવિધ મીડિયા પર માહિતી રેકોર્ડિંગ" તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરે છે. દસ્તાવેજીકરણનું પરિણામ એ દસ્તાવેજ છે - વિગતો સાથે મૂર્ત માધ્યમ પર રેકોર્ડ કરેલી માહિતી જે તેને ઓળખવાની મંજૂરી આપે છે.

એકાઉન્ટિંગ એ એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સના સંપૂર્ણ દસ્તાવેજીકરણ અને પુરાવા છે. એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો સમયસર અને વિશ્વસનીય રીતે તૈયાર કરવા આવશ્યક છે. ઇનકમિંગ, આઉટગોઇંગ અને આંતરિક દસ્તાવેજો છે. એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સનું સંચાલન અને એકાઉન્ટિંગ પ્રવૃત્તિઓના દસ્તાવેજીકરણ ઓફિસ વર્ક દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે.

ઓફિસ વર્ક માટેના નિયમનકારી માળખામાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

રશિયન ફેડરેશનના પ્રમુખના હુકમનામા અને આદેશો, ફેડરલ સ્તરે પૂર્વશાળાના શિક્ષણના મુદ્દાઓનું નિયમન કરતા રશિયન ફેડરેશનની સરકારના હુકમનામું અને આદેશો;

સામાન્ય ઉદ્યોગ અને વિભાગીય પ્રકૃતિના પૂર્વશાળાના શિક્ષણના મુદ્દાઓ પર ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ સત્તાવાળાઓ (મંત્રાલયો, સમિતિઓ, સેવાઓ, એજન્સીઓ, વગેરે) ના નિયમનકારી કાનૂની કૃત્યો;

રશિયન ફેડરેશનની ઘટક સંસ્થાઓ અને તેમની પ્રાદેશિક સંસ્થાઓના પ્રતિનિધિ અને એક્ઝિક્યુટિવ સત્તાવાળાઓના નિયમનકારી કાનૂની કૃત્યો, સ્થાનિક પ્રકૃતિની પૂર્વશાળા શૈક્ષણિક સંસ્થાઓના મુદ્દાઓનું નિયમન;

સાહસોના સંગઠનાત્મક અને વહીવટી દસ્તાવેજો;

મેનેજમેન્ટ માટે દસ્તાવેજીકરણ સપોર્ટની રાજ્ય સિસ્ટમ (GSDMOU);

પૂર્વશાળાના શિક્ષણના મુદ્દાઓ પર રાજ્ય ધોરણો;

એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ સિસ્ટમ્સ (યુડીએસ);

સ્ટેટ સિસ્ટમ ઑફ ડોક્યુમેન્ટેશન સપોર્ટ ફોર મેનેજમેન્ટ (GSDMOU) એ સિદ્ધાંતો અને નિયમોનો સમૂહ છે જે સ્થાપિત કરે છે. સમાન જરૂરિયાતોમેનેજમેન્ટ પ્રવૃત્તિઓનું દસ્તાવેજીકરણ કરવા અને અધિકારીઓમાં દસ્તાવેજો સાથે કાર્યનું આયોજન કરવા માટે સરકાર દ્વારા નિયંત્રિત, સાહસો, સંસ્થાઓ અને જાહેર સંસ્થાઓ પર. રાજ્ય શૈક્ષણિક સંસ્થામાં પૂર્વશાળાના શિક્ષણના મુદ્દાઓ પર મૂળભૂત જોગવાઈઓ તેમજ સંઘીય, ક્ષેત્રીય અને વિષય-વિશિષ્ટ પદ્ધતિસરના દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે.

USD એ એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ પ્રણાલી છે, એકસમાન નિયમો અને આવશ્યકતાઓ અનુસાર બનાવવામાં આવેલ એકબીજા સાથે જોડાયેલા દસ્તાવેજોનો સમૂહ છે, જેમાં પ્રવૃત્તિના ચોક્કસ ક્ષેત્રમાં સંચાલન માટે જરૂરી માહિતી હોય છે.

રશિયન ફેડરેશનની સરકાર, રશિયન ફેડરેશનના નાણા મંત્રાલય, રશિયન ફેડરેશનની રાજ્ય કર સેવા, રશિયન ફેડરેશનની સેન્ટ્રલ બેંક, વગેરે દ્વારા તૈયાર કરાયેલા નિયમનકારી દસ્તાવેજોમાં એકાઉન્ટિંગ અને રિપોર્ટિંગના દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયાનું વિગતવાર વર્ણન કરવામાં આવ્યું છે. .

એકાઉન્ટિંગ પ્રવૃત્તિઓની પ્રક્રિયામાં, ઘણી આંતર-ઉદ્યોગ એકીકૃત દસ્તાવેજીકરણ પ્રણાલીઓના દસ્તાવેજો સાથે વ્યવહાર કરવો જરૂરી છે:

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણની સિસ્ટમ;

અંદાજપત્રીય સંસ્થાઓ અને સંસ્થાઓના નાણાકીય, પ્રાથમિક અને રિપોર્ટિંગ એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણની સિસ્ટમ;

પતાવટ અને નાણાકીય દસ્તાવેજીકરણની સિસ્ટમ;

સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજીકરણની સિસ્ટમ.

રશિયન ફેડરેશનની સરકાર, રશિયન ફેડરેશનના નાણા મંત્રાલય, રશિયન ફેડરેશનની રાજ્ય કર સેવા, રશિયન ફેડરેશનની સેન્ટ્રલ બેંક, વગેરે

એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ પર વ્યવસાયિક વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરતી વખતે, એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોએ કાનૂની આવશ્યકતાઓનું સંપૂર્ણ પાલન કરવું આવશ્યક છે.

માં કાર્યરત કોઈપણ વ્યવસાયિક એન્ટિટી માટે એકાઉન્ટિંગનું મુખ્ય કાર્ય બજાર સંબંધો, અસંખ્ય વપરાશકર્તાઓને ચોક્કસ આર્થિક માહિતી પ્રદાન કરવી છે જે મેનેજમેન્ટ નિર્ણયો લેવા માટે જરૂરી છે જે આર્થિક એન્ટિટીની નાણાકીય સ્થિતિ, તેના માલિકો (શેરહોલ્ડરો), એક્ઝિક્યુટિવ્સ (મેનેજરો) અને કર્મચારીઓની ભૌતિક સુખાકારીને નોંધપાત્ર રીતે પ્રભાવિત કરી શકે છે. રાજ્યના બજેટની આવકની રકમ તરીકે.

વ્યવસાયિક વ્યવહારોની વિવિધતા માટે વિવિધ સામગ્રી અને ફોર્મના એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો બનાવવાની જરૂર છે. બધા એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો નીચેના માપદંડો અનુસાર સજાતીય જૂથોમાં વહેંચાયેલા છે:

હેતુ દ્વારા:

વહીવટી

દોષિત

એકાઉન્ટિંગ નોંધણી;

સંયુક્ત;

સંકલન સમય દ્વારા:

પ્રાથમિક;

માહિતીના જથ્થા દ્વારા:

સંચિત;

સંકલન સ્થળ દ્વારા:

આંતરિક;

બંધારણ દ્વારા:

ટેબ્યુલર

પ્રશ્નાવલી;

સંયુક્ત

સ્ટોરેજ સમયગાળા અનુસાર, એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોને ચાર જૂથોમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે:

કાયમી સંગ્રહ;

અસ્થાયી સંગ્રહ (10 વર્ષથી વધુ);

અસ્થાયી સંગ્રહ (10 વર્ષ સુધી);

સંગ્રહ અવધિની સમાપ્તિને કારણે વિનાશને આધિન.

એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકૃત પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોમાં સમાવિષ્ટ માહિતીને વ્યવસ્થિત અને સંચિત કરવા માટે, એકીકૃત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું સંકલન કરવામાં આવે છે - આ એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર છે, જે, ઓટોમેશનની ડિગ્રીના આધારે, કાગળ અને કમ્પ્યુટર મીડિયા (ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપ) પર સંકલિત કરી શકાય છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરનો ઉપયોગ એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ અને નાણાકીય નિવેદનો પરની માહિતીને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે થાય છે.

દ્વારા દેખાવએકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર વિભાજિત કરવામાં આવે છે:

કાર્ડ્સ;

છૂટક શીટ્સ;

મશીન ડાયાગ્રામ (કોમ્પ્યુટર ટેકનોલોજીનો ઉપયોગ કરીને મેળવેલ);

મશીન મીડિયા.

વ્યવસાયિક વ્યવહારો કાલક્રમિક ક્રમમાં એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં પ્રતિબિંબિત થવું જોઈએ અને યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ અનુસાર જૂથબદ્ધ હોવું જોઈએ.

તેમાં કરવામાં આવેલી એન્ટ્રીઓના પ્રકારો અનુસાર, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર્સ આમાં વહેંચાયેલા છે:

કાલક્રમિક (નોંધણી લોગ);

વ્યવસ્થિત (ખાતાઓની સામાન્ય ખાતાવહી);

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં સમાવિષ્ટ માહિતીની વિગતના સ્તર અનુસાર, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરને આમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે:

કૃત્રિમ (ખાતાઓની સામાન્ય ખાતાવહી);

વિશ્લેષણાત્મક (કાર્ડ્સ);

સંયુક્ત (ઓર્ડર જર્નલ્સ).

પુસ્તકો ચોક્કસ ફોર્મેટ અને અક્ષરોની છૂટક શીટ્સ સાથે બંધાયેલા છે. તેમનો ઉપયોગ મર્યાદિત છે, કારણ કે તેમની જાળવણીનું કાર્ય ગણતરીના કામદારો વચ્ચે વિભાજિત કરી શકાતું નથી; તે એક વ્યક્તિ દ્વારા જાળવવું આવશ્યક છે, ઉદાહરણ કેશ બુક હશે. પુસ્તકો ક્રમાંકિત અને દોરીવાળા છે, અને છેલ્લા પૃષ્ઠ પર પૃષ્ઠોની સંખ્યા દર્શાવેલ છે, એન્ટરપ્રાઇઝના વડા અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ દ્વારા સહી થયેલ છે. પુસ્તકો દુરુપયોગ અથવા ચોરીના કિસ્સામાં વ્યક્તિગત શીટ્સને નવી સાથે બદલવાની શક્યતાને બાકાત રાખે છે. એન્ટરપ્રાઈઝ "સામાન્ય ખાતાવહી" નો ઉપયોગ કરે છે - આ સિન્થેટિક એકાઉન્ટિંગનું રજિસ્ટર છે અને "વેરહાઉસમાં સામગ્રી બેલેન્સનું પુસ્તક" - આ એક વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર છે જે ઓપરેશનલ વેરહાઉસ એકાઉન્ટિંગ ડેટા સાથે એકાઉન્ટિંગ ડેટાના સંબંધ માટે અને સલામતીની દેખરેખ માટે જરૂરી છે. મિલકત

કાર્ડ્સ સ્થિર અસ્કયામતો (ઇન્વેન્ટરી કાર્ડ્સ), તેમના સ્ટોરેજના સ્થાનો (મટીરિયલ્સ વેરહાઉસ કાર્ડ્સ) પરની સામગ્રીની અસ્કયામતોના વિશ્લેષણાત્મક હિસાબ માટે બનાવાયેલ છે. કાર્ડના આધારે, એકાઉન્ટિંગ વિભાગ નિશ્ચિત સંપત્તિની ફાઇલ કેબિનેટ બનાવે છે, અને ભૌતિક રીતે જવાબદાર વ્યક્તિઓ સામગ્રી, સ્પેરપાર્ટ્સ, ઓછી કિંમતની અને પહેરી શકાય તેવી વસ્તુઓ અને તૈયાર ઉત્પાદનોની ફાઇલ કેબિનેટ બનાવે છે.

ફ્રી શીટ્સ એ મોટા ફોર્મેટના એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર છે અને કાર્ડ્સના સંબંધમાં મોટી માત્રામાં માહિતી છે. તેઓ સિન્થેટિક અને વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ માટે બનાવાયેલ છે અને સંયુક્ત રજિસ્ટર તરીકે સેવા આપે છે. આમાં શામેલ છે: ઓર્ડર જર્નલ્સ, નિવેદનો, ટેબ્યુલાગ્રામ અને મશીનગ્રામ. આ એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરનો સૌથી સામાન્ય પ્રકાર છે.

યોગ્ય રીતે એક્ઝિક્યુટ કરાયેલા પ્રાથમિક દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ વિભાગ દ્વારા સ્વીકારવામાં આવે છે, જ્યાં અનુરૂપ એકાઉન્ટ્સ માટે વિશ્લેષણાત્મક અને સિન્થેટિક એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં એન્ટ્રીઓ માટે તેમની પ્રક્રિયા, તપાસ અને ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં પ્રાપ્ત દસ્તાવેજોની ચકાસણી એકાઉન્ટિંગ કાયદાઓ અને અન્ય નિયમનકારી દસ્તાવેજો અનુસાર હાથ ધરવામાં આવે છે. એકાઉન્ટિંગમાં દસ્તાવેજની ચકાસણી ત્રણ ક્ષેત્રોમાં કરવામાં આવે છે:

ફોર્મલ એ ફોર્મ મુજબ દસ્તાવેજોની શુદ્ધતા તપાસી રહી છે. એકાઉન્ટન્ટ નક્કી કરે છે કે બધી વિગતો સંપૂર્ણપણે અને યોગ્ય રીતે ભરેલી છે કે નહીં.

સબસ્ટન્ટિવ વેરિફિકેશન, જેમાં એકાઉન્ટન્ટ આ દસ્તાવેજ દ્વારા દસ્તાવેજીકૃત થયેલ વ્યવસાય વ્યવહારની કાયદેસરતા નક્કી કરે છે.

અંકગણિત એ અંકગણિત ગણતરીઓ અને ગણતરીઓની શુદ્ધતા, દસ્તાવેજના ડેટાના કરવેરા તપાસી રહ્યું છે. અંકગણિત ચકાસણી એકાઉન્ટિંગ વિભાગ દ્વારા સ્વીકૃત દસ્તાવેજોમાં કુલની ગણતરી, જથ્થાત્મક અને કિંમત સૂચકાંકોની ગણતરીની શુદ્ધતાને નિયંત્રિત કરે છે.

ચકાસાયેલ દસ્તાવેજો જૂથ અને કિંમતને આધીન છે. દસ્તાવેજોને જૂથબદ્ધ કરવાનો અર્થ છે તેમને ચોક્કસ માપદંડો અનુસાર વર્ગીકૃત કરવું. એકાઉન્ટિંગ સેવા અમલ માટે ખોટી રીતે અમલમાં મૂકાયેલા દસ્તાવેજોને સ્વીકારતી નથી અને તેમને સુધારણા માટે પરત કરે છે અથવા સંજોગોને સ્પષ્ટ કરવામાં વિલંબ કરે છે.

એકીકૃત બિઝનેસ એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ

2.2 એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણ

દરેક એન્ટરપ્રાઇઝના કાર્યાત્મક હેતુ અનુસાર એન્ટરપ્રાઇઝના એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણને આ પ્રમાણે વિભાજિત કરવામાં આવે છે સામાન્ય વર્ગીકરણએકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો નીચે મુજબ છે:

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણ;

એકાઉન્ટિંગના સંગઠનાત્મક અને કાનૂની દસ્તાવેજો;

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણની જાણ કરવી.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણમાં શામેલ છે:

સ્થિર અસ્કયામતોના એકાઉન્ટિંગ પર દસ્તાવેજીકરણ;

ઇન્વેન્ટરી એકાઉન્ટિંગ પર દસ્તાવેજીકરણ;

ઓછા મૂલ્ય અને ઘસારો અને આંસુ વસ્તુઓ માટે એકાઉન્ટિંગ માટે દસ્તાવેજીકરણ

વસ્તુઓ;

મજૂર અને વેતન એકાઉન્ટિંગ પર દસ્તાવેજીકરણ;

ભંડોળ, વિનિયોગ, ખર્ચના હિસાબ માટે દસ્તાવેજીકરણ;

વસાહતોના હિસાબ માટે દસ્તાવેજીકરણ;

એક્સ્ટ્રા બજેટરી ફંડ્સ માટે એકાઉન્ટિંગ પરના દસ્તાવેજો.

એકાઉન્ટિંગના સંગઠનાત્મક અને કાનૂની દસ્તાવેજોમાં શામેલ છે:

હિસાબનો ચાર્ટ;

એન્ટરપ્રાઇઝની એકાઉન્ટિંગ નીતિ પર દસ્તાવેજીકરણ;

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર (સામાન્ય ખાતાવહી, જર્નલ્સ,

વોરંટ, વગેરે);

એકાઉન્ટિંગ પ્રવૃત્તિઓના સંગઠન પર સૂચનાઓ;

એકાઉન્ટિંગ નિયમો;

એકાઉન્ટિંગના માળખાકીય વિભાગો પરના નિયમો;

જોબ વર્ણનોએકાઉન્ટિંગ કામદારો.

રિપોર્ટિંગ એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણમાં શામેલ છે:

બેલેન્સ શીટ્સ (વાર્ષિક, ત્રિમાસિક);

અહેવાલો (પ્રકાર દ્વારા) (વાર્ષિક, ત્રિમાસિક);

બેલેન્સ શીટ્સ અને રિપોર્ટ્સ માટે વિશ્લેષણાત્મક દસ્તાવેજો;

નિરીક્ષણો પર અહેવાલો (ઓડિટ);

કર અહેવાલો;

અહેવાલો પર પત્રવ્યવહાર;

ઇન્વેન્ટરી દસ્તાવેજો;

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના તમામ મુખ્ય જૂથોમાં અન્ય પ્રકારના એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે.

કેસોની સૂચિનું સંકલન કરતી વખતે એન્ટરપ્રાઇઝ એકાઉન્ટન્ટે મુખ્ય દસ્તાવેજ કે જેના પર આધાર રાખવો જોઈએ તે છે "સંસ્થાઓની પ્રવૃત્તિઓમાં જનરેટ કરાયેલ પ્રમાણભૂત મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજોની સૂચિ, જે સંગ્રહનો સમયગાળો દર્શાવે છે" (10/06/2000 ના રોજ રોસારખીવ દ્વારા મંજૂર). સૂચિમાં એવા દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે જે તમામ સાહસો માટે સામાન્ય મેનેજમેન્ટ કાર્યોનું દસ્તાવેજીકરણ કરતી વખતે જનરેટ થાય છે, જે તમામ સંસ્થાઓ દ્વારા તેમની પ્રવૃત્તિના ક્ષેત્ર, સ્કેલ અને માલિકીના સ્વરૂપને ધ્યાનમાં લીધા વિના કરવામાં આવે છે.

એન્ટરપ્રાઇઝના એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું સંચાલન કરવા માટે, પ્રવૃત્તિઓનો સમૂહ ગોઠવવો આવશ્યક છે, જેમાં આવરી લેવામાં આવે છે:

શેડ્યૂલ અનુસાર એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની હિલચાલ (ચળવળ) નું આયોજન;

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના અમલ પર નિયંત્રણ;

રાજ્ય અથવા વિભાગીય આર્કાઇવમાં આર્કાઇવલ સ્ટોરેજ માટે ટ્રાન્સફર માટે તેમની યોગ્ય તૈયારી સહિત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનો તાત્કાલિક સંગ્રહ;

આર્કાઇવમાં એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનો અનુગામી સંગ્રહ.

ઓપરેશનલ, નિયંત્રણ અને વિશ્લેષણાત્મક હેતુઓ માટે એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના અનુગામી ઉપયોગ માટે, તેમનું વર્ગીકરણ જરૂરી છે, જે કેસોના નામકરણની યોગ્ય રચના માટે પરવાનગી આપે છે.

કેસનું નામકરણ એ કેસ ટાઇટલની વ્યવસ્થિત સૂચિ છે જે સ્ટોરેજ અવધિ દર્શાવે છે, જે નિર્ધારિત રીતે દોરવામાં આવે છે. ફાઇલોની સૂચિમાં તકનીકી દસ્તાવેજો અને મુદ્રિત પ્રકાશનો સિવાય, એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિઓના પરિણામે જનરેટ થયેલા તમામ દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે.

એન્ટરપ્રાઇઝની બાબતોનું નામકરણ દસ્તાવેજો સાથે કાર્ય ગોઠવવા માટે જવાબદાર નિષ્ણાત દ્વારા વિકસાવવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો મંજૂર નામકરણ અનુસાર ફાઇલોના ભાગ રૂપે સંગ્રહિત હોવા જોઈએ.

દસ્તાવેજોના વર્તમાન સંગ્રહને ગોઠવવાની અસરકારકતા મોટાભાગે એન્ટરપ્રાઇઝની બાબતોના નામકરણને કેટલી સારી રીતે વિચારવામાં આવે છે તેના દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે. ફાઇલોનું નામકરણ એ સંસ્થામાં ખોલવામાં આવેલી ફાઇલોના નામોની વ્યવસ્થિત સૂચિ છે, જે તેમના સંગ્રહનો સમયગાળો દર્શાવે છે. કેસ, GOST R 51141-98 અનુસાર “ઓફિસ વર્ક અને આર્કાઇવિંગ. શરતો અને વ્યાખ્યાઓ” એ દસ્તાવેજોનો સંગ્રહ અથવા એક મુદ્દા અથવા એન્ટરપ્રાઇઝની પ્રવૃત્તિના ક્ષેત્ર સંબંધિત દસ્તાવેજ છે, જે એક અલગ ફોલ્ડરમાં મૂકવામાં આવે છે.

કેસોનું નામકરણ દસ્તાવેજોના શ્રેષ્ઠ વિતરણ અને કેસોની રચનાની ખાતરી કરવા માટે અને છેવટે તેમની સાથે દૈનિક કાર્યની પ્રક્રિયામાં અને તેમના અનુગામી સંગ્રહ દરમિયાન દસ્તાવેજોની અસરકારક શોધની ખાતરી કરવા માટે સંકલિત કરવામાં આવે છે.

સંસ્થાની બાબતોની સંકલિત સૂચિ અને માળખાકીય વિભાગોની બાબતોની સૂચિ વચ્ચે તફાવત કરવામાં આવે છે. કેસોના એકીકૃત નામકરણમાં માળખાકીય વિભાગોના કેસોના નામકરણનો સમાવેશ થાય છે.

ચોક્કસ કેટેગરીના સાહસો માટે દસ્તાવેજોના જૂથને એકીકૃત કરવા માટે, કેસોની અંદાજિત અને પ્રમાણભૂત નામકરણો છે. કેસોના માનક નામકરણ એ પદ્ધતિસરની સહાયક છે; તેના આધારે, સંસ્થા પોતાના માટે અને તેના વિભાગો માટે કેસોનું નામકરણ બનાવી શકે છે.

નાની સંસ્થાઓમાં કે જેમાં માળખાકીય વિભાગ નથી, એક નામકરણ સંકલિત કરવામાં આવે છે. જો કોઈ સંસ્થા રાજ્ય સંગ્રહ માટે દસ્તાવેજો સબમિટ કરે છે, તો રાજ્ય આર્કાઇવના નિષ્ણાત સમીક્ષા કમિશન (EPC) સાથે કેસોના નામકરણનું સંકલન જરૂરી છે.

કેસોની સૂચિ નિયત ફોર્મમાં તૈયાર કરવામાં આવી છે અને તેમાં આવી વિગતો શામેલ હોવી આવશ્યક છે: એન્ટરપ્રાઇઝનું નામ; દસ્તાવેજના પ્રકારનું નામ; તારીખ; અનુક્રમણિકા; સંકલન સ્થળ; મંજૂરી સ્ટેમ્પ; ટેક્સ્ટનું શીર્ષક; લખાણ સહી મંજૂરીની સ્ટેમ્પ (મંજૂરી).

એન્ટરપ્રાઇઝની ફાઇલોના નામકરણમાં સંદર્ભ કાર્ડ્સ અને દસ્તાવેજ લોગનો પણ સમાવેશ થાય છે.

કેસોના નામકરણની તૈયારી કરતી વખતે, દરેક વિભાગમાં અનામત કેસ નંબરો (ફ્રી સ્પેસ) છોડવી જરૂરી છે, જેનો ઉપયોગ ભવિષ્યમાં એવા કેસોના મથાળા દાખલ કરવા માટે થઈ શકે છે જે કેસના નામકરણમાં પૂરા પાડવામાં આવ્યા નથી, પરંતુ તે દરમિયાન રચાયેલા છે. કૅલેન્ડર વર્ષ.

કેલેન્ડર વર્ષના અંતે, કાયમી અને અસ્થાયી સ્ટોરેજ સમયગાળાને લગતા ખોલવામાં આવેલા કેસોની સંખ્યા વિશેના કેસોના નામકરણમાં અંતિમ રેકોર્ડ બનાવવામાં આવે છે.

બનાવેલ કેસોની સૂચિ નક્કી કરવા અને તેમાંથી દરેક માટે ચોક્કસ સ્ટોરેજ અવધિ સેટ કરવા માટે એન્ટરપ્રાઇઝ દસ્તાવેજોની સંપૂર્ણ શ્રેણીને વ્યવસ્થિત કરવી જરૂરી છે. એન્ટરપ્રાઇઝના તમામ દસ્તાવેજોના વ્યવસ્થિતકરણને એન્ટરપ્રાઇઝની બાબતોની સૂચિનું સંકલન કહેવામાં આવે છે.

કેસોના નામકરણનો ટેક્સ્ટ નીચેના ફોર્મના કોષ્ટકના રૂપમાં રજૂ કરવામાં આવ્યો છે:

કેસ ઇન્ડેક્સકેસ શીર્ષક એકમોની સંખ્યા. નોંધો 12345 ની સૂચિ અનુસાર ફાઇલ સંગ્રહ સમયગાળો અને લેખ નંબર

સંસ્થાઓ, સાહસો અને સંસ્થાઓની પ્રવૃત્તિઓના પરિણામે, દસ્તાવેજો બનાવવામાં આવે છે જે વિવિધ વૈજ્ઞાનિક અને વ્યવહારુ મહત્વ ધરાવે છે. દસ્તાવેજોના નોંધપાત્ર ભાગમાં એક સમયની પ્રકૃતિની માહિતી શામેલ છે. ઓપરેશનલ હેતુઓ માટે આ માહિતીનો ઉપયોગ કર્યા પછી, આ દસ્તાવેજો તેમનું મહત્વ ગુમાવે છે અને તેમનો આગળનો સંગ્રહ અવ્યવહારુ છે. અન્ય દસ્તાવેજો વર્ષો સુધી તેમનું મહત્વ જાળવી રાખે છે. પરંતુ વૈજ્ઞાનિક અને વ્યવહારુ હેતુઓ માટે મૂલ્યવાન માહિતી ધરાવતા દસ્તાવેજો છે. આવા દસ્તાવેજો કાયમી રાખવા જોઈએ.

આ સંદર્ભે, દસ્તાવેજો માટે અલગ-અલગ સ્ટોરેજ અવધિ નક્કી કરવામાં આવી છે. શેલ્ફ લાઇફ કામચલાઉ હોઈ શકે છે? 10 વર્ષ સુધી, કામચલાઉ? 10 વર્ષથી વધુ અને કાયમી. સ્થાયી અને અસ્થાયી (10 વર્ષથી વધુ) સ્ટોરેજના પૂર્ણ થયેલા કેસો બે વર્ષ માટે સંદર્ભ કાર્ય માટે માળખાકીય એકમોમાં રહે છે. પછી ફાઇલોને સંસ્થાના આર્કાઇવ્સને સોંપવામાં આવે છે અથવા માળખાકીય એકમમાં સંગ્રહિત કરવામાં આવે છે જેને યોગ્ય કાર્યો સોંપવામાં આવે છે.

દસ્તાવેજોની કિંમતની તપાસ? આ સ્વીકૃત માપદંડોના આધારે રાજ્ય સંગ્રહ અથવા સંગ્રહ સમયગાળાની સ્થાપના માટે દસ્તાવેજોની પસંદગી છે.

દસ્તાવેજોના ઉપયોગની શક્યતા અને સમયગાળો તેમાં રહેલી માહિતીના અર્થ દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે. પરીક્ષાનો હેતુ એ નક્કી કરવાનો છે કે કયા દસ્તાવેજો રાજ્ય, સમાજ, વિજ્ઞાન અને વ્યક્તિગત નાગરિકોને જરૂરી માહિતી પૂરી પાડી શકે છે.

શું દસ્તાવેજોના મૂલ્યની તપાસ યાદીઓના આધારે હાથ ધરવામાં આવે છે? દસ્તાવેજોના પ્રકારો અને શ્રેણીઓની વ્યવસ્થિત સૂચિઓ જેમાં તેમના સંગ્રહ સમયગાળા પર નિયમનકારી સૂચનાઓ છે. દસ્તાવેજોની સૂચિ વધારાના અભ્યાસ વિના સ્ટોરેજ અવધિ અથવા ઘણા મેનેજમેન્ટ દસ્તાવેજોના વિનાશની શક્યતા સ્થાપિત કરવાનું શક્ય બનાવે છે.

કેસોના નામકરણનું સંકલન કરતી વખતે, કેસોની રચના કરતી વખતે અને કેસોને દસ્તાવેજો સોંપવાની સાચીતા તપાસતી વખતે, તેમજ અનુગામી સ્ટોરેજ માટે કેસ તૈયાર કરતી વખતે અને વિનાશ માટેના કેસોની ફાળવણી કરતી વખતે ઑફિસના કામમાં મૂલ્યની તપાસ કરવામાં આવે છે.

દસ્તાવેજોના મૂલ્યની પરીક્ષાનું આયોજન અને સંચાલન કરવા, સંગ્રહ અને વિનાશ માટે તેમની પસંદગી, સંસ્થામાં કાયમી નિષ્ણાત કમિશન (EC) બનાવવામાં આવે છે. મંત્રાલયો અને વિભાગોમાં, કેન્દ્રીય સંસ્થાઓ જાહેર સંસ્થાઓસેન્ટ્રલ એક્સપર્ટ કમિશન (CEC) ની રચના રાજ્ય સંગ્રહ માટે દસ્તાવેજો પસંદ કરવા અને ટ્રાન્સફર કરવા તેમજ ગૌણ સંસ્થાઓને નિયંત્રિત કરવા અને પદ્ધતિસરની સહાય પૂરી પાડવા માટે કરવામાં આવી છે.

નિષ્ણાત કમિશનના કાર્યના પરિણામે, દસ્તાવેજોના ચાર જૂથો સાથે રચાય છે વિવિધ શરતોસંગ્રહ:

) રાજ્ય આર્કાઇવ્સમાં કાયમી સંગ્રહ;

) વિભાગીય આર્કાઇવમાં અસ્થાયી સંગ્રહ (10 વર્ષથી વધુ);

) અસ્થાયી સંગ્રહ (10 વર્ષ સુધી);

) સંગ્રહ અવધિની સમાપ્તિને કારણે વિનાશને પાત્ર છે.

.3 એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનો અર્થ

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનો મુખ્ય હેતુ માહિતી રેકોર્ડ કરવાની જરૂરિયાત છે. સંબંધિત માહિતી રેકોર્ડિંગ અલગ રસ્તાઓ, એટલે કે દસ્તાવેજોની રચના એ એન્ટરપ્રાઇઝના સંચાલન અને આર્થિક પ્રવૃત્તિઓના દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયા છે. માહિતી રેકોર્ડ કરીને, સાહસોમાં એકાઉન્ટિંગ કાર્ય કરવામાં આવે છે.

બજાર સંબંધોની પરિસ્થિતિઓમાં, એકાઉન્ટિંગને નીચેના મુખ્ય કાર્યોનો સામનો કરવો પડે છે:

સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓ અને તેની મિલકતની સ્થિતિ વિશે સંપૂર્ણ અને વિશ્વસનીય માહિતીની રચના, નાણાકીય નિવેદનોના આંતરિક વપરાશકર્તાઓ માટે જરૂરી છે? સંચાલકો, સ્થાપકો, સહભાગીઓ અને સંસ્થાની મિલકતના માલિકો, તેમજ બાહ્ય લોકો? રોકાણકારો, લેણદારો અને નાણાકીય નિવેદનોના અન્ય વપરાશકર્તાઓ.

રશિયન ફેડરેશનના કાયદાનું પાલન, મિલકત અને જવાબદારીઓની હાજરી અને હિલચાલ, મંજૂર ધોરણો, ધોરણો અને અંદાજો અનુસાર સામગ્રી, શ્રમ અને નાણાકીય સંસાધનોનો ઉપયોગ, એકાઉન્ટિંગ સ્ટેટમેન્ટના આંતરિક અને બાહ્ય વપરાશકર્તાઓ માટે જરૂરી માહિતી પ્રદાન કરવી.

સંસ્થાની આર્થિક પ્રવૃત્તિઓના નકારાત્મક પરિણામોને અટકાવવા અને તેની નાણાકીય સ્થિરતાને સુનિશ્ચિત કરવા માટે આંતરિક અનામતની ઓળખ કરવી.

દસ્તાવેજોનું કાનૂની બળ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે તેઓ તેમાં રહેલી માહિતીને સાબિત કરવાના માર્ગ તરીકે સેવા આપે છે અને કાયદાની અભિવ્યક્તિના એક સ્વરૂપનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે.

વર્તમાન પરિસ્થિતિઓમાં, એકાઉન્ટિંગ માહિતીના વપરાશકર્તાઓની સંખ્યા વિસ્તરી રહી છે, ખાસ કરીને બાહ્ય લોકો (રોકાણકારો, લેણદારો), જે બદલામાં, એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણ અને નાણાકીય નિવેદનોસંસ્થાઓને તેમની નાણાકીય અને મિલકતની સ્થિતિનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે સંસ્થાઓના પ્રદર્શન સૂચકાંકો પર વિશ્વસનીય અને વિશ્વસનીય માહિતીના સૌથી મહત્વપૂર્ણ સ્ત્રોતમાં.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો એ મિલકતની સલામતી, સાહસો દ્વારા કરવામાં આવતા વ્યવસાયિક વ્યવહારોની કાયદેસરતા અને યોગ્યતા પર દેખરેખ રાખવાનો આધાર છે. એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો ચોક્કસ સમયગાળા દરમિયાન વિવિધ હેતુઓ માટે જરૂરી માહિતીનો ઉપયોગ કરવાનું શક્ય બનાવે છે. બધા એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો રેકોર્ડિંગ અને જાળવણીને આધિન છે.

એકાઉન્ટિંગ ઑબ્જેક્ટ્સ છે:

એન્ટરપ્રાઇઝ મિલકત;

એન્ટરપ્રાઇઝની જવાબદારીઓ;

એન્ટરપ્રાઇઝ દ્વારા કરવામાં આવેલ વ્યવસાયિક વ્યવહારો.

સંસ્થામાં કરવામાં આવતા તમામ વ્યવસાયિક વ્યવહારોના સતત, સતત અને દસ્તાવેજી રેકોર્ડિંગ દ્વારા એકાઉન્ટિંગ હાથ ધરવામાં આવે છે. તમામ વ્યવસાયિક વ્યવહારો સહાયક દસ્તાવેજો સાથે દસ્તાવેજીકૃત હોવા જોઈએ, જે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો તરીકે સેવા આપે છે જેના આધારે એન્ટરપ્રાઇઝમાં એકાઉન્ટિંગ હાથ ધરવામાં આવે છે.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો વ્યવસાયિક વ્યવહારની હકીકતને રેકોર્ડ કરે છે; તેઓ તેમાં રહેલી માહિતીને સાબિત કરવાના માર્ગ તરીકે સેવા આપે છે અને કાયદાની અભિવ્યક્તિના એક સ્વરૂપનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે.

કેટલાક પ્રાથમિક દસ્તાવેજો અને એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરને તેમના સંકલન પછી ઘણા વર્ષો પછી એક્સેસ કરવું પડે છે (ઉદાહરણ તરીકે, ફોરેન્સિક એકાઉન્ટિંગ પરીક્ષા હાથ ધરતી વખતે, દસ્તાવેજીનું સંચાલન કરતી વખતે ટેક્સ ઓડિટઅથવા પુનરાવર્તન).

સંગ્રહિત દસ્તાવેજોના આધારે, એન્ટરપ્રાઇઝ આર્કાઇવ સંસ્થાઓ અથવા વ્યક્તિગત નાગરિકોની લેખિત વિનંતીઓ પર આર્કાઇવલ પ્રમાણપત્રો, નકલો અને દસ્તાવેજોમાંથી અર્ક રજૂ કરે છે.

નિષ્કર્ષ

કોર્સ વર્ક મુખ્ય એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો, તેમના હેતુ અને વર્ગીકરણની ઝાંખી પૂરી પાડે છે.

સમીક્ષા કરેલી સામગ્રીના આધારે, મેં નીચેના તારણો કાઢ્યા:

એન્ટરપ્રાઇઝના એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણને એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના સામાન્ય વર્ગીકરણ અનુસાર વિભાજિત કરવામાં આવે છે;

એન્ટરપ્રાઇઝમાં એકાઉન્ટિંગ બાબતોની સાચી રચના અને રેકોર્ડિંગ માટે, બાબતોનું નામકરણ સંકલિત કરવું આવશ્યક છે;

એકાઉન્ટિંગ આંતરિક અને બાહ્ય વપરાશકર્તાઓને માહિતી પ્રદાન કરવાની સમસ્યાને હલ કરે છે;

એન્ટરપ્રાઇઝની નાણાકીય અને મિલકતની સ્થિતિનું વિશ્વસનીય મૂલ્યાંકન પ્રદાન કરવા માટે એકાઉન્ટિંગ સંસ્થાઓના પ્રદર્શન સૂચકાંકોની ગણતરી અને વિશ્લેષણ પ્રદાન કરે છે;

યોગ્ય રીતે સંગઠિત એકાઉન્ટિંગ તમને એન્ટરપ્રાઇઝની આર્થિક પ્રવૃત્તિઓના નકારાત્મક પરિણામોને ટાળવા અને આંતર-આર્થિક અનામતોને ઓળખવા દે છે.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણ છે મહાન મહત્વદસ્તાવેજ પ્રવાહ સિસ્ટમમાં, કારણ કે સાહસોની વહીવટી અને આર્થિક પ્રવૃત્તિઓ માટે એકાઉન્ટિંગ સપોર્ટ વિવિધ હેતુઓ માટે મોટી સંખ્યામાં દસ્તાવેજો બનાવે છે.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણ આ વિવિધ દસ્તાવેજોમાં, જો જરૂરી હોય તો, તેમને ઍક્સેસ કરવા, કામમાં ઉપયોગ માટે કોઈપણ દસ્તાવેજ શોધવા અથવા બાહ્ય વપરાશકર્તાઓને માહિતી પ્રદાન કરવાની મંજૂરી આપે છે.

દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ તેમના વર્ગીકરણ વિના અશક્ય છે, જે કેસોના નામકરણની યોગ્ય રચના અને ઓપરેશનલ, નિયંત્રણ અને વિશ્લેષણાત્મક હેતુઓ માટે તેમના અનુગામી ઉપયોગને મંજૂરી આપે છે.

ગ્રંથસૂચિ

1.ફેડરલ લૉ તારીખ 21.1 1.96 નંબર 129-FZ “એકાઉન્ટિંગ પર”

.રશિયાના નાણા મંત્રાલયનો 22 જુલાઈ, 2003 ના રોજનો આદેશ નંબર 67n "સંસ્થાઓના નાણાકીય નિવેદનોના સ્વરૂપો પર"

.દસ્તાવેજો અને દસ્તાવેજોના પ્રવાહ પરના નિયમો મંજૂર. યુએસએસઆર ના નાણા મંત્રાલય 07.29.83 નંબર 105

."રશિયન ફેડરેશનમાં એકાઉન્ટિંગ અને નાણાકીય રિપોર્ટિંગ પરના નિયમો", મંજૂર. જુલાઈ 29, 1998 ના રશિયન ફેડરેશનના નાણા મંત્રાલયના આદેશ દ્વારા નંબર-34n

.5 સપ્ટેમ્બર, 2005 ના રોજ રશિયન ફેડરેશનની ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસનો પત્ર નંબર 02-1-07/81 "પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો સાથેના વ્યવસાયિક વ્યવહારોની પુષ્ટિ પર"

.બોર્ટનિક એન.એ., બોર્ટનિક એન.એન. નામું: ટ્યુટોરીયલ. એમ., 2008

.ઝુરાવલેવ વી.એન., પ્રાથમિક દસ્તાવેજો અને ટેક્સ એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર, એમ.: INFRA-M, 2006.

.ક્લિમોવા M.A., એકાઉન્ટિંગમાં ઓફિસ વર્ક. એમ.: 2004

.પંક્રાટોવા એન.એમ. એકાઉન્ટિંગ અને રિપોર્ટિંગમાં ભૂલો સુધારવી // નાણાકીય અને એકાઉન્ટિંગ પરામર્શ, 2005- નંબર 9, 26 પૃષ્ઠ.

.સમોઇલોવ આઇ.વી. એકાઉન્ટિંગમાં ઓળખવામાં આવેલી ભૂલો - સુધારવા અને ફેરફારો કરવાની પ્રક્રિયા // એકાઉન્ટન્ટ કન્સલ્ટન્ટ, 2004-નંબર 12, 52-57p.

.ઉત્કિના S.A. સામાન્ય ભૂલોએકાઉન્ટિંગ અને રિપોર્ટિંગમાં:

ઓળખ અને સુધારણા. વ્યવહારુ માર્ગદર્શિકા. એમ.: ઓમેગા - એલ, 2008.

.રોગોઝીન એમ.યુ. એકાઉન્ટિંગમાં ઓફિસ વર્ક અને દસ્તાવેજનો પ્રવાહ, રશિયન એકાઉન્ટન્ટ, 2006.

ટ્યુટરિંગ

વિષયનો અભ્યાસ કરવામાં મદદની જરૂર છે?

અમારા નિષ્ણાતો તમને રુચિ ધરાવતા વિષયો પર સલાહ આપશે અથવા ટ્યુટરિંગ સેવાઓ પ્રદાન કરશે.
તમારી અરજી સબમિટ કરોપરામર્શ મેળવવાની સંભાવના વિશે જાણવા માટે હમણાં જ વિષય સૂચવો.

સંસ્થાઓની પ્રવૃત્તિઓ દરમિયાન કરવામાં આવતા વ્યવસાયિક વ્યવહારો સામગ્રીમાં વૈવિધ્યસભર હોય છે. આ વ્યવસાય વ્યવહારોના દસ્તાવેજીકરણ માટે ઉપયોગમાં લેવાતા દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો અને સામગ્રીઓમાં તફાવત નક્કી કરે છે. દસ્તાવેજોમાં તફાવતો તેમના અમલીકરણની પદ્ધતિઓ અને એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયામાં અનુગામી પ્રક્રિયાને કારણે પણ થાય છે.

એકાઉન્ટિંગમાં દસ્તાવેજોની યોગ્ય તૈયારી અને ઉપયોગ તેમના વર્ગીકરણ દ્વારા કરવામાં આવે છે.

હેઠળ દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણચોક્કસ લાક્ષણિકતાઓ અનુસાર તેમના જૂથને સમજો (કોષ્ટક 5.2).

કોષ્ટક 5.2 - એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો માટે વર્ગીકરણ યોજના

કોષ્ટકનો અંત 5.2

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોને નીચેના માપદંડો અનુસાર વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે:

1) તેના ઇચ્છિત હેતુ માટે;

2) સંકલન સ્થળ;

3) માહિતીના સામાન્યીકરણની ડિગ્રી;

4) કામગીરીને આવરી લેવાની પદ્ધતિ.

હેતુથીદસ્તાવેજોને વહીવટી, એક્ઝિક્યુટિવ (એક્સ્યુપેટરી), સંયુક્ત, એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો અને નિયમનકારી દસ્તાવેજોમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

વહીવટી દસ્તાવેજો માટેઆમાં ચોક્કસ વ્યવસાયિક કામગીરી કરવા માટે અધિકૃત વ્યક્તિઓના લેખિત આદેશોનો સમાવેશ થાય છે: ઓર્ડર, સૂચનાઓ, કામ પરથી નોકરી પર રાખવા અને બરતરફ કરવા અંગેની નોંધો, વેકેશન પર, વગેરે. તેમનો મુખ્ય હેતુ મેનેજમેન્ટ કર્મચારીઓ પાસેથી સીધા વહીવટકર્તાઓને સૂચનાઓ પ્રસારિત કરવાનો છે. આ દસ્તાવેજોમાં હજી સુધી વ્યવહારોના તથ્યોની પુષ્ટિ નથી, તેથી તેઓ પોતે એકાઉન્ટિંગમાં વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરવાના આધાર તરીકે સેવા આપી શકતા નથી.

એક્ઝિક્યુટિવ (એક્સ્યુપેટરી) દસ્તાવેજોવ્યવહારોની હકીકતને પ્રમાણિત કરો, તેમની પૂર્ણતાની પુષ્ટિ કરો અને વ્યવહારના સમયે સંકલિત કરવામાં આવે છે. આમાં વિવિધ પેરોલ સ્ટેટમેન્ટ, અધિનિયમો, ઇન્વૉઇસ, પ્રાપ્ત સામગ્રી માટે રસીદ ઑર્ડર, ઇન્વૉઇસેસ, વેચાયેલા ઉત્પાદનો માટેની ચુકવણી વિનંતીઓ વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

મોટેભાગે વ્યવહારમાં વપરાય છે સંયુક્ત દસ્તાવેજો,જે વહીવટી અને દોષારોપણની લાક્ષણિકતાઓને જોડે છે. તેમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારો કરવા માટેની સૂચનાઓ શામેલ છે અને તેમના અમલીકરણની હકીકતને પ્રમાણિત કરે છે. આવા દસ્તાવેજોમાં ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ રોકડ ઓર્ડર, સામગ્રીના પ્રકાશન માટેની આવશ્યકતાઓ અને ઇન્વૉઇસ, ચાલુ ખાતામાં રોકડ જમા કરાવવાની જાહેરાત, વર્ક ઓર્ડર વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

તેથી, ઉદાહરણ તરીકે, સામગ્રીના પ્રકાશન માટેની વિનંતીમાં વિનંતી કરાયેલ સામગ્રીની માત્રા અને "વિનંતી" અને "મંજૂર" લાઇન પરના વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષરો જ નહીં, પણ જારી કરાયેલ સામગ્રીનો વાસ્તવિક જથ્થો અને વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષરો પણ શામેલ છે. "જારી" અને "પ્રાપ્ત" રેખાઓ. સમાન સંયુક્ત દસ્તાવેજ એ પીસવર્ક માટેનો વર્ક ઓર્ડર છે, જે માત્ર સોંપાયેલ કાર્ય અને તેના વોલ્યુમને જ નહીં, પણ સંબંધિત હસ્તાક્ષરો અને સૂચકાંકો સાથે કાર્યના વાસ્તવિક અમલને પણ સૂચવે છે.

દસ્તાવેજો અલગ જૂથના છે એકાઉન્ટિંગ અથવા એકાઉન્ટિંગ નોંધણી (સંયુક્ત).

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો તે દસ્તાવેજો છે જે એકાઉન્ટિંગ વિભાગ દ્વારા એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સની તૈયારી માટે બનાવવામાં આવે છે. તેઓ અગાઉ એક્ઝિક્યુટ કરેલા દસ્તાવેજોના આધારે એકાઉન્ટિંગમાં સંકલિત કરવામાં આવે છે અને એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવા માટે એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રીઝને પ્રતિબિંબિત કરવાનો હેતુ છે. આ દસ્તાવેજોમાં વ્યવસાયિક વ્યવહાર કરવા માટેનો ઓર્ડર નથી અને તેની પૂર્ણતાની હકીકતની કોઈ પુષ્ટિ નથી. દા.ત.

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોમાં એકાઉન્ટિંગ પ્રમાણપત્રો પણ શામેલ છે. તે એવા કેસોમાં સંકલિત કરવામાં આવે છે જ્યાં એક ખાતામાંથી બીજા ખાતામાં રકમ ટ્રાન્સફર કરવી, ખાતું બંધ કરવું, એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સમાં થયેલી ભૂલોને સુધારવી વગેરે જરૂરી હોય. આની જરૂરિયાત ઘણી વાર ઊભી થાય છે, અને તેથી એકાઉન્ટિંગ પ્રેક્ટિસમાં આ પ્રકારના પ્રમાણપત્રો ખૂબ સામાન્ય છે.

સંકલન સ્થળ દ્વારાદસ્તાવેજોને આંતરિક અને બાહ્યમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

આંતરિક દસ્તાવેજોએન્ટરપ્રાઇઝ (સંસ્થા, સંસ્થા) પર દોરવામાં આવે છે જ્યાં વ્યવસાય વ્યવહાર (રસીદ રોકડ ઓર્ડર) થયો હતો (પૂર્ણ). આ દસ્તાવેજો સંસ્થાની બહાર જતા નથી.

બાહ્ય દસ્તાવેજોઅન્ય સંસ્થાઓ (બહાર) માંથી આવે છે અને તેઓ સાહસો વચ્ચે કરવામાં આવતા વ્યવહારોને ઔપચારિક બનાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, વેચાયેલા ઉત્પાદનો, ઇન્વૉઇસેસ, કાઉન્ટરપાર્ટીઓના ઇન્વૉઇસેસ માટે નાણાં ટ્રાન્સફર કરવા માટેની ચુકવણી વિનંતી. વ્યવસાયિક વ્યવહારોના પરિણામે, અમુક આંતરિક દસ્તાવેજો બાહ્ય બની જાય છે, ઉદાહરણ તરીકે, રોકડ ચેક, ચુકવણી ઓર્ડર. આંતરિક દસ્તાવેજો ભરતી વખતે, ફક્ત જરૂરી વિગતો સૂચવવા માટે તે પૂરતું છે, અને બાહ્ય દસ્તાવેજો દોરતી વખતે, વ્યવસાય વ્યવહારનું વર્ણન પૂર્ણ કરવા માટે વધારાના દસ્તાવેજની વિગતો ઉમેરવી જરૂરી છે.

માહિતીના સામાન્યીકરણની ડિગ્રી અનુસારપ્રાથમિક અને સારાંશ દસ્તાવેજો છે.

સ્ત્રોત દસ્તાવેજોવ્યક્તિગત વ્યવસાયિક વ્યવહારોની હકીકતને પ્રતિબિંબિત કરે છે અને તેમની પૂર્ણતા સમયે સંકલિત કરવામાં આવે છે. તેઓ પ્રથમ ઔપચારિક પુરાવા છે કે આ ઓપરેશન્સ ખરેખર કરવામાં આવ્યા છે. પ્રાથમિક દસ્તાવેજનું ઉદાહરણ રસીદ ઓર્ડર છે. જ્યારે સામગ્રી વેરહાઉસ પર આવે છે ત્યારે તે દોરવામાં આવે છે અને સૂચવે છે કે સ્ટોરકીપરે તેને પ્રાપ્ત કરવા માટે આપેલા આદેશને પૂર્ણ કર્યો છે.

એકીકૃતઆ પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આધારે સંકલિત દસ્તાવેજો છે. તેઓ એવા વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરે છે જે અગાઉ સંબંધિત પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવ્યા હતા. એકીકૃત દસ્તાવેજોમાં એડવાન્સ રિપોર્ટનો સમાવેશ થાય છે, જે પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આધારે ભરવામાં આવે છે, જે જવાબદાર વ્યક્તિ દ્વારા કરવામાં આવેલા તમામ ખર્ચ, પેરોલ સ્ટેટમેન્ટ અથવા તૈયાર ઉત્પાદનોના નિવેદનો, વિવિધ આંતરિક અહેવાલો (ઉદાહરણ તરીકે, સામગ્રીની હિલચાલ અંગેનો અહેવાલ) દર્શાવે છે. વેરહાઉસમાં અસ્કયામતો) વગેરે. આ તમામ દસ્તાવેજોમાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં સમાવિષ્ટ તે ઉપરાંત વધારાના ડેટા જરૂરી છે જે તેમના સંકલન માટેના આધાર તરીકે સેવા આપે છે.

એકીકૃત દસ્તાવેજો, પ્રથમ, પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાંથી ડેટાને જોડવા અને એકીકૃત સૂચકાંકો મેળવવા માટે અને બીજું, એકાઉન્ટિંગ વ્યવહારો વિશે વધારાની માહિતી મેળવવા અને આ વ્યવહારોને નવા સંદર્ભમાં પ્રતિબિંબિત કરવા માટે પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાંથી ડેટાને જૂથ બનાવવા માટે સેવા આપે છે. પરિણામે, સારાંશ દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ મૂળ પ્રાથમિક વ્યવહાર ડેટા પર પ્રક્રિયા કરવાના સાધન તરીકે થાય છે.

કામગીરીના કવરેજની પદ્ધતિ દ્વારાદસ્તાવેજોને એક-વખત અને સંચિતમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

એક સમય માટેઆમાં એવા દસ્તાવેજોનો સમાવેશ થાય છે જે, નિયમ તરીકે, એક વ્યવસાયિક વ્યવહારને પ્રતિબિંબિત કરે છે. આ દસ્તાવેજોની એક વિશિષ્ટ વિશેષતા એ છે કે તૈયારી કર્યા પછી તરત જ તેઓ એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં સ્થાનાંતરિત થાય છે અને એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રીઓના આધાર તરીકે સેવા આપી શકે છે. આવા દસ્તાવેજોના ઉદાહરણો દાવા, રોકડ ઓર્ડર, રોકડ રસીદો, ઇન્વૉઇસ વગેરે છે.

સંચિત અથવા ફરીથી વાપરી શકાય તેવા પ્રાથમિક દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ પુનરાવર્તિત સજાતીય કામગીરીને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે થાય છે જે ફક્ત તારીખ અને માત્રાત્મક સૂચકાંકોમાં અલગ પડે છે. વ્યવહારો પરના આ ચલ ડેટા દસ્તાવેજમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે કારણ કે તે સહભાગીઓના હસ્તાક્ષરો દ્વારા અથવા અન્ય સ્થાપિત રીતે હાથ ધરવામાં આવે છે અને તેની પુષ્ટિ થાય છે. દસ્તાવેજનો અંતિમ અમલ અને એકાઉન્ટિંગ વિભાગમાં તેનું સ્થાનાંતરણ નિયત સમયે કરવામાં આવે છે, પરંતુ, નિયમ પ્રમાણે, મહિનાના અંત પછી નહીં.

આવા દસ્તાવેજો લિમિટ કાર્ડ અથવા સામગ્રીના પ્રકાશન માટેની યાદીઓ, ભાગોના બેચ પર પ્રક્રિયા કરવા અને તેના પર વેતનની ગણતરી કરવા માટેના રૂટ કાર્ડ્સ, ઉત્પાદન એકાઉન્ટિંગ શીટ્સ, વગેરે છે. સંચિત દસ્તાવેજો પ્રક્રિયા વ્યવહારો પર સમય અને કાગળ બચાવે છે, પરંતુ તેમની પ્રક્રિયા કરતી વખતે સમય મર્યાદિત કરે છે. અંતિમ મહિનામાં, અને માહિતીનું જૂથ (વિભાજન) કરવાનું પણ મુશ્કેલ બનાવે છે.

ઉલ્લેખિત ઉપરાંત, દસ્તાવેજોને જૂથબદ્ધ કરવા માટે ઘણા બધા વર્ગીકરણ માપદંડો છે.

સામગ્રી માધ્યમના પ્રકાર દ્વારા માહિતીદસ્તાવેજો પરંપરાગત (કાગળ) અને મશીન (તકનીકી) માં વહેંચાયેલા છે. મશીન સ્ટોરેજ મીડિયા, પ્રોસેસિંગ અને રેકોર્ડિંગ ડેટાના પ્રચંડ ફાયદાઓ સાથે, ઘણા ગેરફાયદા પણ ધરાવે છે, ઉદાહરણ તરીકે, તેમના દ્રશ્ય જોવા અને ડીકોડિંગ માટે, વિશિષ્ટ પ્રદર્શન ઉપકરણો, સ્વચાલિત પ્રિન્ટીંગ ઉપકરણો, સેન્સર, વગેરેની જરૂર છે. ત્યાં કોઈ વિશ્વસનીય નથી. માહિતીની પુષ્ટિ કરવાની રીતો જેમ કે પ્રિન્ટિંગ અને હસ્તાક્ષર વ્યક્તિઓ, ખાસ કાગળ પર બનાવેલા ફોર્મના સ્વરૂપમાં રક્ષણની પદ્ધતિઓ, સુરક્ષિત સંગ્રહ વગેરે. જો કે, આ માધ્યમો અને આધુનિક કોમ્પ્યુટીંગ ટેક્નોલોજીને કારણે, એકાઉન્ટિંગમાં હાલમાં ખરેખર ક્રાંતિકારી ક્રાંતિ થઈ રહી છે. અને માનવ પ્રવૃત્તિના અન્ય ક્ષેત્રો, અને એકાઉન્ટિંગમાં એકાઉન્ટિંગમાં, "પેપરલેસ એકાઉન્ટિંગનો યુગ" આવી રહ્યો છે.

ઉપયોગની ડિગ્રી દ્વારા ટેકનિશિયન જાતે ભરેલા, મશીનથી ભરેલા અને આપમેળે પ્રાપ્ત થયેલા દસ્તાવેજો વચ્ચે તફાવત કરે છે.

દસ્તાવેજીકરણ એ એકાઉન્ટિંગનો આધાર છે, તેથી, વ્યવસાયિક વ્યવહારોને રેકોર્ડ કરવાની સમયસરતા અને સચોટતા, મેનેજમેન્ટના નિર્ણયોને અનુગામી અપનાવવા અને છેવટે, સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓના પરિણામો પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ કેવી રીતે ગોઠવવામાં આવે છે અને એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની ગુણવત્તા પર આધાર રાખે છે.

પ્રાથમિક હિસાબી અને હિસાબી દસ્તાવેજોમાં સુધારો કરવાની રીતો છે:

1) દસ્તાવેજો અને તેમના સામગ્રી માધ્યમોનું એકીકરણ, એટલે કે. રાષ્ટ્રીય અર્થતંત્રના વિવિધ ક્ષેત્રો (ઉદાહરણ તરીકે, રોકડ ઓર્ડર, બેંક દસ્તાવેજો, વગેરે) માટે દસ્તાવેજો અને તેમના વાહકોના સ્વરૂપોની એકીકૃત રચનાની રચના;

2) દસ્તાવેજોનું માનકીકરણ, એટલે કે. સમાન પ્રકારના દસ્તાવેજો માટે સામગ્રી મીડિયાના સમાન પ્રમાણભૂત કદની રચના;

3) પ્રાથમિક ડેટાનું સ્વચાલિત સંપાદન;

4) પેપર ટેક્નિકલ મીડિયા, ટર્મિનલ્સ, વિડિયો રેકોર્ડિંગ્સને બદલે વ્યાપક ઉપયોગ;

5) દસ્તાવેજોની સંખ્યા ઘટાડવી જે મેનેજમેન્ટ માટે ઉપયોગી ડેટા પ્રદાન કરતા નથી;

6) ઉત્પાદન સૂચકાંકોમાંથી દસ્તાવેજોની મુક્તિ;

7) કાયમી વિગતો પાછી ખેંચી લેવી અને ડેટાબેઝ (DB) અને વિતરિત ડેટાબેઝ (RDB) નો ઉપયોગ;

8) નિયંત્રણ અને વિશ્લેષણ માટે જરૂરી સૂચકાંકોનો પરિચય.

એન્ટરપ્રાઇઝનું આયોજન થાય ત્યારથી તેના લિક્વિડેશન સુધી એકાઉન્ટિંગ સતત જાળવવામાં આવે છે. આર્થિક જીવનની તમામ હકીકતો તેમની કાયદેસરતા અને વિશ્વસનીયતાની પુષ્ટિ કરતા પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના આધારે એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સમાં સંપૂર્ણપણે અને સતત પ્રતિબિંબિત થાય છે. દસ્તાવેજો એ એકાઉન્ટિંગ માહિતીનો પ્રાથમિક સ્ત્રોત છે. જો ત્યાં કોઈ પ્રાથમિક દસ્તાવેજ નથી, તો ત્યાં કોઈ એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ નથી. જો ત્યાં એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રી છે, પરંતુ ત્યાં કોઈ પ્રાથમિક દસ્તાવેજ નથી, તો તેનો અર્થ એ કે એકાઉન્ટિંગમાં ગંભીર ભૂલ છે.

એકસાથે લેવામાં આવે છે, બધા દસ્તાવેજો રચાય છે દસ્તાવેજીકરણ.દસ્તાવેજીકરણ માત્ર તમામ પ્રકારના વ્યવસાયિક એકાઉન્ટિંગને જાળવવા માટેના આધાર તરીકે કામ કરે છે, પરંતુ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમના અન્ય કાર્યો માટે માહિતી આધાર તરીકે પણ કામ કરે છે: ઉત્પાદન, વેચાણ, ખર્ચ, નફાના આયોજિત (પ્રમાણભૂત) સૂચકાંકોની ગણતરી; સામગ્રી અને અન્ય સંસાધનોના ઉત્પાદન વપરાશનું રેશનિંગ, વગેરે. દસ્તાવેજોના આધારે, આર્થિક એન્ટિટીની નાણાકીય અને આર્થિક પ્રવૃત્તિઓનું ઓપરેશનલ આર્થિક અને નાણાકીય વિશ્લેષણ, વર્તમાન નિયંત્રણ, ઑડિટ અને ઑડિટની સિસ્ટમ્સ બનાવવામાં આવે છે. પૂરી પાડવામાં આવેલ અનુસાર માહિતી રેકોર્ડ કરવાની પ્રક્રિયા પ્રમાણભૂત સ્વરૂપોકહેવાય છે દસ્તાવેજીકરણ.

બધા એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોને નીચેના માપદંડો (ફિગ. 1.11) અનુસાર જૂથોમાં વિભાજિત કરી શકાય છે.

સ્ત્રોત દસ્તાવેજોઆર્થિક તથ્ય દર્શાવે છે. તેઓ આર્થિક અસ્તિત્વના આર્થિક જીવનના આર્થિક તથ્યોની એકાઉન્ટિંગ નોંધણીની શરૂઆત છે. દરેક પ્રાથમિક દસ્તાવેજનો હેતુ એક અલગ આર્થિક તથ્યનું દસ્તાવેજીકરણ કરવાનો છે: એન્ટરપ્રાઇઝના કેશ ડેસ્કમાંથી જારી કરાયેલા નાણાંની રકમ ખર્ચ રોકડ ઓર્ડર તરીકે ઔપચારિક છે; સામગ્રીના વેરહાઉસ દ્વારા સ્વીકૃતિ - રસીદ ઓર્ડર, વગેરે.

ચોખા. 1.11.

44. પ્રકરણ 1. નાણાકીય હિસાબની થિયરી

સારાંશ દસ્તાવેજોકેટલાક પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાંથી એકરૂપ માહિતીનો સારાંશ રજૂ કરે છે. એકાઉન્ટિંગમાં સારાંશ એ સામાન્યીકરણ (સંગ્રહ), ચોક્કસ ડેટા, સૂચકાંકો, માહિતીનું એક દસ્તાવેજમાં સંયોજન છે. ઉદાહરણ તરીકે: પ્રાથમિક રોકડ દસ્તાવેજોના આધારે સંકલિત કેશિયરનો અહેવાલ; ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ રોકડ ઓર્ડર. એકીકૃત દસ્તાવેજો ખાતાઓની સંખ્યામાં નોંધપાત્ર ઘટાડો પૂરો પાડે છે, જેનાથી એકાઉન્ટિંગ કાર્યની જટિલતાને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડે છે.

2. તેમના હેતુ મુજબ, દસ્તાવેજોને સહાયક દસ્તાવેજો, વહીવટી દસ્તાવેજો, એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો અને સંયુક્ત દસ્તાવેજોમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

સહાયક દસ્તાવેજઆર્થિક જીવનની હકીકતો અને તેમની નોંધણી કરવા માટે જવાબદાર વ્યક્તિઓ દ્વારા દોરવામાં અને હસ્તાક્ષર કરાયેલ. તેઓ આર્થિક તથ્યની પૂર્ણતાની પુષ્ટિ કરે છે, અને નાણાકીય રીતે જવાબદાર વ્યક્તિઓ માટે તેઓ કિંમતી ચીજવસ્તુઓ ખર્ચવા અથવા પ્રાપ્ત કરવા માટે વાજબી ગણાય છે. આમાં ઇનવોઇસ, રોકડ ઓર્ડર વગેરેનો સમાવેશ થાય છે. આ દસ્તાવેજોના આધારે, એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સમાં એન્ટ્રીઓ કરવામાં આવે છે.

વહીવટી દસ્તાવેજોએન્ટરપ્રાઇઝના સામાન્ય સંચાલન અને તેની આર્થિક પ્રવૃત્તિઓના મુદ્દાઓને પ્રતિબિંબિત કરે છે. તેઓ ચોક્કસ વ્યવસાયિક ક્રિયા કરવા માટેના ઓર્ડરનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે, ઉદાહરણ તરીકે, ભૌતિક સંપત્તિ પ્રાપ્ત કરવા માટે પાવર ઓફ એટર્ની, ચુકવણીનો ઓર્ડર, વગેરે. તેમાં આર્થિક જીવનની હકીકતની પુષ્ટિ નથી, અને તેઓ એકાઉન્ટિંગ માટેના આધાર તરીકે સેવા આપતા નથી. રેકોર્ડ

વહીવટી દસ્તાવેજો એન્ટરપ્રાઇઝના તમામ માળખાકીય વિભાગોના કર્મચારીઓ દ્વારા દોરવામાં આવે છે. એકાઉન્ટિંગ અને રિપોર્ટિંગના સંગઠન પરના દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ સેવાના કર્મચારીઓ દ્વારા સીધા જ ભરવામાં આવે છે. નાણાકીય અને પતાવટ કામગીરી પરના દસ્તાવેજો નાણાકીય વિભાગ અને એકાઉન્ટિંગ વિભાગના કર્મચારીઓ દ્વારા તૈયાર કરવામાં આવે છે; પુરવઠા અને વેચાણ પરના દસ્તાવેજો - વ્યાપારી સેવાઓના કર્મચારીઓ, તેમજ એકાઉન્ટિંગ કર્મચારીઓ (ઉદાહરણ તરીકે, સામગ્રીના પ્રકાશન માટેની આવશ્યકતા).

એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોએકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સને સારાંશ અને વ્યવસ્થિત કરવા અને એકાઉન્ટ્સના પત્રવ્યવહારને નિર્ધારિત કરવા માટે વહીવટી અને સહાયક દસ્તાવેજોના આધારે સંકલિત કરવામાં આવે છે. તેઓ વહીવટી અથવા સહાયક દસ્તાવેજો સાથે જોડાયેલા છે અને તેમનું કોઈ સ્વતંત્ર મહત્વ નથી. આ દસ્તાવેજો એવા કિસ્સામાં અલગથી ઉપયોગમાં લેવાય છે જ્યારે એકાઉન્ટન્ટ ઘસારાની ગણતરી, સામાજિક વીમા યોગદાન, ઓવરહેડ ખર્ચના વિતરણની ગણતરી વગેરે પર વર્તમાન સૂચનાઓના આધારે પ્રમાણપત્રો અને ગણતરીઓ દોરે છે.

સંયુક્ત દસ્તાવેજોવિવિધ પ્રકારના દસ્તાવેજોના સંયોજનનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે, ઉદાહરણ તરીકે, વહીવટી અને વાઉચર દસ્તાવેજો (ઉદાહરણ તરીકે, વેતનની ચુકવણી માટે પેરોલ શીટ), વાજબીપણું અને એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો (ઉદાહરણ તરીકે, ખર્ચ અહેવાલ), વહીવટી, વાઉચર અને એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો ( ઉદાહરણ તરીકે, ખર્ચનો રોકડ ઓર્ડર - તેમાં જારી કરવા માટેનો ઓર્ડર (મેનેજરની સહી), કેશિયર દ્વારા નાણાં ખર્ચવા માટેનું સમર્થન (નાણા મેળવનાર વ્યક્તિની સહી) અને અનુરૂપતાના સંકેતને જોડે છે. વ્યવહાર રેકોર્ડ કરવા માટેનું એકાઉન્ટ).

વ્યવહારમાં, એક નિયમ તરીકે, સંયુક્ત દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, જે તેમની એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયાને સરળ બનાવે છે, દસ્તાવેજોની સંખ્યા અને તેમની કિંમત ઘટાડે છે.

3. તૈયારીના સ્થળના આધારે, દસ્તાવેજોને આંતરિક અને બાહ્યમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

ઘરેલુંઆવી ફરજ (ઓર્ડર, સ્વીકૃતિ પ્રમાણપત્રો, રોકડ રસીદો અને ખર્ચ વગેરે) વસૂલવામાં આવતા અધિકારીઓ દ્વારા સીધા જ એન્ટરપ્રાઇઝ પર દોરવામાં આવે છે.

બાહ્ય- આ બહારથી એન્ટરપ્રાઇઝ દ્વારા પ્રાપ્ત દસ્તાવેજો છે: સરકારી સંસ્થાઓ, ઉચ્ચ સંસ્થાઓ, બેંકો, કર સત્તાવાળાઓ, સ્થાપકો, સપ્લાયર્સ, ખરીદદારો અને અન્ય બાહ્ય ઠેકેદારો પાસેથી. આ દસ્તાવેજોમાં પેમેન્ટ ઓર્ડર, ઇન્વૉઇસ, કલેક્શન ઑર્ડર્સ, સપ્લાયર ઇન્વૉઇસ, એક્ઝિક્યુશનની રિટ વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

4. વ્યવસાયિક તથ્યોના કવરેજના આધારે, દસ્તાવેજોને એક-વખત અને સંચિતમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

એક વારદસ્તાવેજોનો ઉપયોગ એક એફએચઝેડને ઔપચારિક બનાવવા માટે થાય છે (ઉદાહરણ તરીકે, સામગ્રી જારી કરવાની આવશ્યકતા, સ્વીકૃતિની ક્રિયા અને સ્થિર અસ્કયામતોનું ટ્રાન્સફર વગેરે).

સંચિતદસ્તાવેજોનો ઉપયોગ અનેક સજાતીય અને સમયાંતરે પુનરાવર્તિત નાણાકીય નિવેદનોને ઔપચારિક બનાવવા માટે કરવામાં આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે, એક સપ્તાહ, એક દાયકા, એક મહિના દરમિયાન (ઉદાહરણ તરીકે, એક મહિનાની અંદર વેરહાઉસથી વર્કશોપ સુધી સામગ્રીના બહુવિધ પ્રકાશનને પ્રતિબિંબિત કરતું મર્યાદા-રસીદ કાર્ડ). આવા દસ્તાવેજો માટેના એકાઉન્ટ્સ રિપોર્ટિંગ સમયગાળા (અઠવાડિયા, મહિનો) ના અંતે બનાવવામાં આવે છે, જે એકાઉન્ટ્સની સંખ્યા ઘટાડે છે.

5. તેમના વધેલા મૂલ્યના આધારે, દસ્તાવેજોને ફોર્મ, કડક રિપોર્ટિંગ દસ્તાવેજો અને સિક્યોરિટીઝમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

ફોર્મ- (ફ્રેન્ચમાંથી. યપ્સ- સફેદ, ખાલી) એકસમાન દસ્તાવેજ ફોર્મેટિંગ માટે આંશિક રીતે મુદ્રિત પ્રમાણભૂત ટેક્સ્ટ, કૉલમ અને તેથી વધુ સાથે કાગળની શીટ છે. અમુક કિસ્સાઓમાં, કાયદા દ્વારા અને આર્થિક એન્ટિટીના સંચાલન માટે પૂરા પાડવામાં આવેલ, ફોર્મ અને દસ્તાવેજોની કુલ સંખ્યામાંથી, તે યાદી કે જે, તેમના વધેલા મૂલ્યને કારણે, અન્ય લોકોથી અલગ કરવામાં આવે છે અને વિશેષ એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકારવામાં આવે છે - કડક રિપોર્ટિંગ ફોર્મ્સ . તે જ સમયે, તેમના સંગ્રહ અને ઉપયોગ માટેની પ્રક્રિયા વર્તમાન કાયદા અનુસાર વ્યવસાયિક એન્ટિટીના વહીવટ દ્વારા સ્થાપિત કરવામાં આવે છે.

દસ્તાવેજ સ્વરૂપો રોકડ રજિસ્ટર સાધનોનો ઉપયોગ કર્યા વિના વ્યક્તિઓ અને કાનૂની સંસ્થાઓ માટે સેવાઓ, કાર્ય, ઉત્પાદનો અને માલસામાન માટે ચુકવણીની પ્રક્રિયા કરવા માટે બનાવાયેલ છે, ખાસ કરીને રસીદ પુસ્તકો, એટર્ની પાવરના ફોર્મ્સ, પ્રમાણપત્રો, વર્ક બુક્સ અને તેમના માટેના દાખલ, ડિપ્લોમા, કૂપન્સ મૂલ્યવાન કાગળો, ફોર્મ્સ-બિલ, વગેરે. આ ફોર્મ વિશિષ્ટ નોંધણી પુસ્તકોમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે, દરેક આઇટમ માટે પ્રમાણભૂત ફોર્મ જર્નલ્સ તેમને સોંપેલ નંબરોના ચડતા ક્રમમાં, ફોર્મ પર છાપવામાં આવે છે.

સખત રિપોર્ટિંગ દસ્તાવેજોપ્રતિનિધિત્વ કરે છે ખાસ પ્રકારનાણાકીય દસ્તાવેજો તેમના સંપાદનની વાસ્તવિક કિંમત પર આકારણીમાં ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે અને રોકડ સાથે એન્ટરપ્રાઇઝના કેશ ડેસ્ક પર સંગ્રહિત થાય છે: હોલિડે હોમ્સ, સ્પોર્ટ્સ કેમ્પ્સ, સેનેટોરિયમ્સ, મનોરંજન કેન્દ્રો, વગેરેને ચૂકવેલ વાઉચર્સ, પોસ્ટેજ સ્ટેમ્પ્સ, સ્ટેટ ડ્યુટી સ્ટેમ્પ્સ, ટ્રાવેલ ડોક્યુમેન્ટ્સ, સંયુક્ત-સ્ટોક કંપની દ્વારા શેરધારકો પાસેથી તેમના અનુગામી પુનર્વેચાણ અથવા રદ કરવા માટે ખરીદેલા પોતાના શેર.

સિક્યોરિટીઝમિલકતના અધિકારો અને ચોક્કસ રકમ (ઉદાહરણ તરીકે, આવક મેળવવાનો અધિકાર) પ્રાપ્ત કરવાનો અધિકાર પ્રમાણિત કરતા મૂલ્યવાન અને માર્કેટેબલ દસ્તાવેજો છે, જેની રજૂઆત વિના આ અધિકારોનો ઉપયોગ કરી શકાતો નથી અથવા અન્ય વ્યક્તિને ટ્રાન્સફર કરી શકાતો નથી. મૂલ્યવાન દસ્તાવેજો બોન્ડ્સ, બિલ્સ ઑફ એક્સચેન્જ, ચેક, ડિપોઝિટના પ્રમાણપત્રો વગેરે દ્વારા રજૂ કરવામાં આવે છે.

કોમોડિટી સિક્યોરિટીઝ વાસ્તવિક અધિકારો સુરક્ષિત કરે છે, સામાન્ય રીતે માલિકીનો અધિકાર અથવા માલની પ્રતિજ્ઞાનો અધિકાર. લેડીંગના સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા બિલો સામાન્ય ઇન્વોઇસ અને વેરહાઉસ રસીદો છે.

સિક્યોરિટીઝ વચ્ચે એક વિશેષ સ્થાન દ્વારા કબજો લેવામાં આવ્યો છે સ્ટોક,જે સંયુક્ત-સ્ટોક કંપની દ્વારા નિર્દિષ્ટ પરિભ્રમણ સમયગાળા વિના જારી કરવામાં આવે છે, તે જ સમયે તે શેર મૂડીનું એકમ છે અને એન્ટરપ્રાઇઝની સંપત્તિના શેરધારકની માલિકીની પુષ્ટિ કરે છે, ઉપાર્જિત ડિવિડન્ડના સ્વરૂપમાં નફાના ભાગની રસીદ , સિક્યોરિટીઝ માર્કેટ પર વેચાણ અને મેનેજમેન્ટમાં ભાગીદારી.

હેઠળ દસ્તાવેજ પ્રવાહઆર્કાઇવમાં તેના ડિલિવરી સુધી દસ્તાવેજ બનાવવામાં આવે તે ક્ષણથી તેના આરંભકર્તાઓ અને વહીવટકર્તાઓ વચ્ચેની માહિતી સાંકળ દ્વારા દરેક દસ્તાવેજ પસાર કરવા માટે આર્થિક એન્ટિટી દ્વારા સ્થાપિત સત્તાવાર પ્રક્રિયાને સમજો - એન્ટરપ્રાઇઝનો એક વિભાગ અથવા દસ્તાવેજો સ્ટોર કરવા માટેની વિશેષ સંસ્થા. ખાસ નિયમો અનુસાર. કાયદાકીય પ્રતિબંધો હોવા છતાં, દરેક વ્યવસાય એકમ પ્રમોશન માટેની ચોક્કસ પ્રક્રિયા, તેમજ જનરેશન માટેની સમયમર્યાદા અને એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકૃતિ માટે દસ્તાવેજો સબમિટ કરે છે. આ પ્રક્રિયા ફોર્મમાં ઔપચારિક છે દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલ -માહિતીના તમામ તબક્કે દસ્તાવેજોની રચના અને અનુગામી પ્રક્રિયા માટે વિગતવાર શેડ્યૂલ. દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલ એક ઑબ્જેક્ટ છે એકાઉન્ટિંગ નીતિઅને એન્ટરપ્રાઇઝના વડા દ્વારા મંજૂર.

વ્યવસાયિક વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરતા પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાંથી ડેટા, કાયદેસરતા, યોગ્યતા, અંકગણિત ગણતરીઓની શુદ્ધતા અને એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકૃતિના દૃષ્ટિકોણથી તપાસ કર્યા પછી, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં સંચિત અને વ્યવસ્થિત કરવામાં આવે છે. ચોક્કસ સમયગાળા દરમિયાન થયેલા આર્થિક જીવનના તથ્યોના પરિણામો એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાંથી જૂથ સ્વરૂપમાં નાણાકીય નિવેદનોમાં સ્થાનાંતરિત થાય છે (ફિગ. 1.12).

ચોખા. 1.12.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર -આ ખાસ એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો છે જે રાજ્ય અને આર્થિક અસ્કયામતો અને તેમના સ્ત્રોતોની હિલચાલ પરના એકાઉન્ટિંગ ડેટાને રેકોર્ડ કરવા અને જૂથબદ્ધ કરવા માટે બનાવાયેલ છે, જેનો ઉપયોગ નાણાકીય નિવેદનોની તૈયારી માટે થાય છે. તેમની રચના અને સામગ્રીના સંદર્ભમાં, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર ખૂબ જ વૈવિધ્યસભર હોઈ શકે છે, પરંતુ તેમની પાસે સંખ્યાબંધ સામાન્ય લક્ષણો, જે મુજબ એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર્સ વર્ગીકૃત કરી શકાય છે (ફિગ. 1.13).

1. તેમના દેખાવ (અથવા ફોર્મ) ના આધારે, રજિસ્ટર કાગળ અને કાગળ રહિત (ઇલેક્ટ્રોનિક) માં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

પેપર રજીસ્ટરવિશિષ્ટ પુસ્તકો (સામયિકો), અલગ શીટ્સ અને કાર્ડ્સના સ્વરૂપમાં અસ્તિત્વમાં છે. આમાં કમ્પ્યુટર અને અન્ય કમ્પ્યુટર સાધનો પર એકાઉન્ટિંગ માહિતીની પ્રક્રિયાના પરિણામે મેળવેલા ઇલેક્ટ્રોનિક પ્રિન્ટઆઉટનો પણ સમાવેશ થવો જોઈએ.

કાર્ડ્સ લાંબા ગાળાના ઉપયોગ માટે બનાવાયેલ છે; તે પ્રિન્ટેડ ટેબલ સાથેના સ્વરૂપો છે. તેઓ જાડા કાગળ અથવા છૂટક કાર્ડબોર્ડથી બનેલા હોય છે અને એક સાથે જોડાયેલા નથી. તેઓ વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે, ચોક્કસ લાક્ષણિકતાઓ અનુસાર જૂથબદ્ધ, દરેક કૃત્રિમ ખાતામાં જાળવવામાં આવે છે અને વિશેષ રજિસ્ટરમાં નોંધાયેલ છે. નિવેદનોથી વિપરીત, કાર્ડનો ઉપયોગ સામાન્ય રીતે કામના મર્યાદિત ક્ષેત્રોમાં થાય છે, ઉદાહરણ તરીકે, સામગ્રીના વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ માટે વપરાય છે. તેઓ દ્રશ્ય, ઉપયોગમાં સરળ અને સૉર્ટ કરવા માટે સરળ છે.

ચોખા. 1.13.

શીટ્સ અલગ શીટ્સ અથવા શીટ્સ છે જે એકસાથે જોડવામાં આવે છે. શીટ્સનો ઉપયોગ એકાઉન્ટિંગ કાર્યના વિભાજનને સુનિશ્ચિત કરે છે, કારણ કે તેમની જાળવણી એકાઉન્ટિંગ કામદારોમાં વહેંચી શકાય છે, જે એકાઉન્ટિંગ કાર્યના તર્કસંગત વિતરણને કારણે એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવામાં મદદ કરે છે. તેઓ સામાન્ય રીતે એક મહિના અથવા એક ક્વાર્ટર માટે ખુલે છે. મફત શીટ્સ સિન્થેટિક અને વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ માટે બનાવાયેલ છે અને સંયુક્ત રજિસ્ટર તરીકે સેવા આપે છે. આ પ્રકારના એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં નિવેદનો, ઓર્ડર જર્નલ્સ, મેમોરિયલ ઓર્ડર્સ અને ડેવલપમેન્ટ કોષ્ટકોનો સમાવેશ થાય છે.

પુસ્તકો ચોક્કસ ફોર્મેટ અને અક્ષરોના એક બંધનમાં બંધાયેલી છૂટક શીટ્સ છે. પુસ્તકોનો ઉપયોગ મર્યાદિત છે, કારણ કે તેને જાળવવાનું કામ એકાઉન્ટિંગ કામદારો વચ્ચે વિભાજિત કરી શકાતું નથી અને માત્ર એક વ્યક્તિએ ચોક્કસ પુસ્તક (ઉદાહરણ તરીકે, રોકડ પુસ્તક) જાળવવું જોઈએ.

કેટલાક પુસ્તકોમાં, બધી શીટ્સને ક્રમાંકિત, ટાંકાવાળી હોય છે, જેના વિશે એક શિલાલેખ બનાવવામાં આવે છે, સીલ કરવામાં આવે છે અને મેનેજર અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે. આવા પુસ્તકોના ઉદાહરણો કેશ બુક અને સિક્યોરિટીઝ લેજર છે. પુસ્તકોનો ફાયદો એ છે કે તે દુરુપયોગ અને ચોરીના કિસ્સામાં વ્યક્તિગત શીટ્સને નવી સાથે બદલવાની શક્યતાને દૂર કરે છે, કારણ કે પુસ્તકના તમામ પૃષ્ઠો ક્રમાંકિત છે.

પેપરલેસ ધોરણે (ઈલેક્ટ્રોનિક) રજીસ્ટરમાં મેગ્નેટિક મીડિયા (રીલ-ટાઈપ મેગ્નેટિક ટેપ અથવા કેસેટ, ફ્લોપી અને હાર્ડ ડિસ્ક) અથવા ઓપ્ટિકલ (લેસર સીડી) પર બનેલા એકાઉન્ટિંગ કોષ્ટકોનો સમાવેશ થાય છે. વધુમાં, આમાં 1C પ્રોગ્રામ્સમાં કોમ્પ્યુટર એકાઉન્ટિંગ ટેક્નોલોજીનો સમાવેશ થાય છે: એકાઉન્ટિંગ, બેસ્ટ, વગેરે.

2. એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સની પ્રકૃતિના આધારે, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરને કાલક્રમિક, વ્યવસ્થિત અને સંયુક્તમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે.

કાલક્રમિક એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં, એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સને રિપોર્ટિંગ સમયગાળામાં વૈકલ્પિક તારીખોના ક્રમમાં ક્રમશઃ રાખવામાં આવે છે (ઉદાહરણ તરીકે, ગ્રાહકોને ઉત્પાદનોના શિપમેન્ટ (પ્રકાશન), કેશ ડેસ્ક પર ભંડોળની રસીદ, વગેરે). કાલક્રમિક રેકોર્ડમાં ધંધાકીય તથ્યોની તેમની ઘટનાના ક્રમ અને એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં નોંધણી (સ્થિર અસ્કયામતોની રસીદ, વર્તમાન મહિનાની તારીખો દ્વારા ભંડોળનો ખર્ચ વગેરે) નો સમાવેશ થાય છે.

વ્યવસ્થિત એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં, આર્થિક તથ્યોના જૂથને ચોક્કસ લાક્ષણિકતાઓ (ચોક્કસ એકાઉન્ટિંગ ઑબ્જેક્ટ્સ દ્વારા જૂથબદ્ધ) અનુસાર સજાતીય સામગ્રી અનુસાર ઔપચારિક કરવામાં આવે છે. આવા રજિસ્ટરના ઉદાહરણોમાં ઉત્પાદન વિભાગો અને સમગ્ર એન્ટરપ્રાઇઝ માટે ખર્ચ એકાઉન્ટિંગ શીટ, રોકડ પુસ્તક વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

વ્યવસ્થિત રેકોર્ડિંગ એ એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ (સ્થિર અસ્કયામતોની રસીદ, રોકડ વ્યવહારો, વગેરે) પર તેમની આર્થિક સામગ્રી અનુસાર આર્થિક તથ્યોની નોંધણીનો સંદર્ભ આપે છે.

સંયુક્ત રજિસ્ટરમાં, વ્યવસ્થિત અને કાલક્રમિક રેકોર્ડ્સ સંયુક્ત છે, એટલે કે. તે એકસાથે કાલક્રમિક જર્નલ અને એકાઉન્ટ્સ બંને ધરાવે છે જેના પર વ્યવસ્થિત રેકોર્ડ રાખવામાં આવે છે. તે જ સમયે, એકાઉન્ટિંગમાં વ્યવસાયિક તથ્યોને રેકોર્ડ કરવાના સ્વરૂપો તરીકે વ્યવસ્થિત અને કાલક્રમિક રેકોર્ડ્સ એક એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં જોડવામાં આવે છે.

3. સામાન્યીકરણની ડિગ્રી અનુસાર, રજિસ્ટર કૃત્રિમ અને વિશ્લેષણાત્મક હોઈ શકે છે.

કૃત્રિમ રજિસ્ટરમાં, ખર્ચ મીટરમાં પૂર્વ-જૂથબદ્ધ એકાઉન્ટિંગ માહિતીના આધારે કુલ ટોટલમાં એકાઉન્ટિંગ હાથ ધરવામાં આવે છે જે સમજૂતીત્મક ટેક્સ્ટ વિના અનુરૂપ એકાઉન્ટ્સ સૂચવે છે. ઉદાહરણ ઓર્ડર જર્નલ્સ, જનરલ લેજર વગેરે હોઈ શકે છે.

વિશ્લેષણાત્મક રજિસ્ટરમાં, દરેક દસ્તાવેજ માટે વ્યક્તિગત રીતે અથવા સમાન દસ્તાવેજોના જૂથો માટે સ્પષ્ટતા સાથે એન્ટ્રીઓ વિગતવાર કરવામાં આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ઇન્વેન્ટરીઝનું વિશ્લેષણાત્મક હિસાબ માત્રાત્મક અને ખર્ચ માપદંડો (સામગ્રી પ્રવાહ રેકોર્ડ શીટ, વગેરે) માં હાથ ધરવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં એન્ટ્રીઓ જાતે અથવા એકાઉન્ટિંગ પ્રોગ્રામ્સનો ઉપયોગ કરીને કરી શકાય છે. એકાઉન્ટ્સ સંખ્યાબંધ સુવિધાઓ દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે: દસ્તાવેજીકરણ, સમયસરતા, સંક્ષિપ્તતા, ચોકસાઈ, સ્પષ્ટતા. એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં એન્ટ્રીઓ ફક્ત એક્ઝિક્યુટેડ, વેરિફાઇડ અને મંજૂર દસ્તાવેજોના આધારે કરવામાં આવે છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં નોંધવામાં આવે તે પહેલાં, એકીકૃત દસ્તાવેજો વધારાની એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયાને આધિન હોય છે, જેમાં એ હકીકતનો સમાવેશ થાય છે કે, એકાઉન્ટ્સના પત્રવ્યવહાર અને વ્યક્તિગત પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની સામગ્રીના આધારે, સામાન્ય દસ્તાવેજો તૈયાર કરવામાં આવે છે. એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રીઓ(સામાન્ય રીતે જટિલ) એકંદરે સારાંશ દસ્તાવેજ અનુસાર, જે યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં સ્થાનાંતરિત થાય છે.

• 1) રજિસ્ટરમાં પ્રવેશની તારીખ;
• 2) દસ્તાવેજની સંખ્યા અને તારીખ જેના આધારે એન્ટ્રી કરવામાં આવી હતી;
• 3) રેકોર્ડની સામગ્રી માટે સમર્થન;
• 4) એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ અને વિશ્લેષણાત્મક એકાઉન્ટિંગ સ્થિતિના સ્વીકૃત કોડ્સ;
• 5) રકમ.

એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સમાં દસ્તાવેજોની સામગ્રી સાથે સંપૂર્ણ રીતે વ્યવસાયિક તથ્યો સૂચવવા જોઈએ અને તેમની અલગ સમજણ અથવા અર્થઘટનની શક્યતાને બાકાત રાખવી જોઈએ. તે જ સમયે, નંબરો અને ટેક્સ્ટ બંને સ્પષ્ટ અને સુવાચ્ય રીતે લખેલા હોવા જોઈએ જેથી તેઓ સરળતાથી અને યોગ્ય રીતે વાંચી શકાય.

સિન્થેટિક એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ માટેની ચોક્કસ તારીખો પર, સામાન્ય રીતે રિપોર્ટિંગ મહિનાના અંતે, રિપોર્ટિંગ સમયગાળા માટેના ટર્નઓવરની કુલ ગણતરી એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં કરવામાં આવે છે અને એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ પર બેલેન્સની ગણતરી કરવામાં આવે છે.

ટર્નઓવર બેલેન્સ શીટ્સ, નિયમ પ્રમાણે, બેલેન્સ અને ટર્નઓવર (કોષ્ટક 1.3) પરના એકાઉન્ટ ડેટાના આધારે રિપોર્ટિંગ સમયગાળાના અંતે સંકલિત કરવામાં આવે છે.

દરેક એકાઉન્ટને એક અલગ લાઇન સોંપવામાં આવે છે, જે આ એકાઉન્ટ માટે ઓપનિંગ બેલેન્સ, ટર્નઓવર અને એન્ડિંગ બેલેન્સ દર્શાવે છે.

કોષ્ટક 1.3

બેલેન્સ શીટનું માળખું

યોગ્ય હિસાબ સાથે, "કુલ" રેખામાં સમાન સરવાળાની ત્રણ જોડી હોવી જોઈએ.

• 1. ખાતાઓ પર ડેબિટ ઓપનિંગ બેલેન્સની કુલ ક્રેડિટ ઓપનિંગ બેલેન્સની સમાન હોવી જોઈએ.
• 2. ખાતાઓ પર કુલ ડેબિટ ટર્નઓવર ક્રેડિટ ટર્નઓવરના કુલ સમાન હોવું જોઈએ.
• 3. ડેબિટ બેલેન્સની કુલ સમાપ્તિ ક્રેડિટ બેલેન્સની કુલ સમાન હોવી જોઈએ.

પ્રથમ સમાનતા એ હકીકતને કારણે છે કે કુલ સિન્થેટિક ડેબિટ એકાઉન્ટ્સ રિપોર્ટિંગ સમયગાળાની શરૂઆતમાં એન્ટરપ્રાઇઝના તમામ ભંડોળનો સરવાળો દર્શાવે છે, અને કુલ ક્રેડિટ આ ભંડોળના સ્ત્રોતોનો સરવાળો દર્શાવે છે, એટલે કે. તેઓ રિપોર્ટિંગ સમયગાળાની શરૂઆતમાં એન્ટરપ્રાઇઝની બેલેન્સ શીટને પ્રતિબિંબિત કરે છે.

બીજી સમાનતા એકાઉન્ટ્સ પરના વ્યવહારોના ડબલ રેકોર્ડિંગની પદ્ધતિના ઉપયોગને કારણે છે, જેમાં દરેક વ્યવહાર વિવિધ ખાતાના ડેબિટ અને ક્રેડિટમાં સમાન રકમમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે.

ત્રીજી સમાનતા પ્રથમની જેમ જ સમજાવવામાં આવી છે, ફક્ત આ કિસ્સામાં બેલેન્સ રિપોર્ટિંગ સમયગાળાના અંતે સંતુલન દર્શાવે છે, અને પ્રથમ સમાનતાની જેમ શરૂઆતમાં નહીં. વધુમાં, ત્રીજી સમાનતા પ્રથમ બે એકસાથે શરતી છે.

આ લક્ષણ આ નિવેદનનું નિયંત્રણ મૂલ્ય નક્કી કરે છે. તેમાં આપેલા ડેટાનો ઉપયોગ કરીને, ડબલ એન્ટ્રી રિસેપ્શનના ઉલ્લંઘન સાથે સંકળાયેલ સંખ્યાબંધ ભૂલો મળી આવી છે:

• 1) એન્ટ્રી ડેબિટ બાજુ પર કરવામાં આવી હતી, પરંતુ એકાઉન્ટની ક્રેડિટ બાજુ પર અવગણવામાં આવી હતી;
• 2) ક્રેડિટ પર એન્ટ્રી કરવામાં આવી હતી, પરંતુ ડેબિટ પર અવગણવામાં આવી હતી;
• 3) એન્ટ્રીઓ ડેબિટ અને ક્રેડિટ માટે કરવામાં આવી હતી, પરંતુ એન્ટ્રીઓની રકમ અસમાન છે.

આ બધા કિસ્સાઓમાં બીજી સમાનતા રહેશે નહીં, અને તેથી

અને ત્રીજા. તમારે ભૂલ શોધવાની જરૂર છે. તમારે એકાઉન્ટ્સમાં ડબલ એન્ટ્રીની સાચીતા ચકાસીને તેને શોધવાની જરૂર છે.

પરંતુ એક અલગ પ્રકારની ભૂલો પણ શક્ય છે: વ્યવહાર બે વાર રેકોર્ડ કરવામાં આવ્યો છે અથવા બિલકુલ રેકોર્ડ કરવામાં આવ્યો નથી (ડેબિટ અને ક્રેડિટ બંનેમાં ચૂકી ગયો છે), પછી બીજી સમાનતાનું ઉલ્લંઘન થતું નથી, પરંતુ ટર્નઓવરની રકમ અતિશયોક્તિપૂર્ણ અથવા ઓછો અંદાજવામાં આવશે. આવી ભૂલોને ઓળખવા માટે, સિન્થેટિક એકાઉન્ટ્સ માટે ટર્નઓવર શીટના ટર્નઓવરની કુલ કાલક્રમિક રેકોર્ડ (નોંધણી જર્નલ) સાથે તપાસવામાં આવે છે.