Një analogji është porositja e një kopjeje të një letre. Dhjetë rregullat e korrespondencës së biznesit

Është e qartë se posta elektronike ka shumë përparësi dhe përdoret gjerësisht në procesin e kryerjes së aktiviteteve të biznesit.

Në këtë artikull unë propozoj të shqyrtojmë çështjen e vlefshmëria ligjore e korrespondencës elektronike si provë. Ne po flasim për korrespondencë të zakonshme të kryer nga shumica dërrmuese e njerëzve, pa përdorimin e një nënshkrimi elektronik dixhital ose analoge të tjera të një nënshkrimi të shkruar me dorë.

Shpesh, gjatë një bisede me drejtuesit për një çështje të caktuar, rezulton se ose marrëveshja është lidhur duke shkëmbyer dokumente me postë elektronike, ose e gjithë ose një pjesë e korrespondencës së rëndësishme juridike të palëve në marrëveshje është kryer nga e- postë. Për më tepër, drejtori është thjesht i bindur se do të vërtetojë lehtësisht se ka të drejtë duke iu referuar kësaj korrespondence dhe kësaj marrëveshjeje.

Shtrohet pyetja nëse kjo korrespondencë me email dëshmi e rrethanave të caktuara? Po nëse kundërshtari procedural deklaron se mund të sigurojë edhe korrespondencë që përmban informacione të kundërta, si t'i jepet korrespondencës një formë procedurale dhe fuqi ligjore?

Le të kalojmë nga e përgjithshme në atë specifike.

Rregullimi legjislativ në fushën e përdorimit të mjeteve teknike në përgatitjen e provave është qartësisht i pamjaftueshëm; nuk ekziston një aparat konceptual si i tillë; në rregullore të ndryshme, të njëjtat koncepte shpesh përkufizohen ndryshe.

Pa hyrë karakteristikat teknike puna e postës elektronike, duke ju lënë pa përkufizime të gjata të e-mail, rrjeteve të informacionit dhe telekomunikacionit dhe koncepteve të tjera, le të kalojmë drejtpërdrejt në provat në procesi i arbitrazhit, si të thuash, një teori e vogël.

Siç e dimë, provat në çështje janë informacione të marra në mënyrën e përcaktuar nga Kodi i Arbitrazhit të Federatës Ruse (në tekstin e mëtejmë Kodi i Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse) dhe ligje të tjera federale në lidhje me faktet, në bazë të të cilat gjykata e arbitrazhit konstaton praninë ose mungesën e rrethanave që justifikojnë kërkesat dhe kundërshtimet e personave pjesëmarrës në çështje, si dhe rrethana të tjera të rëndësishme për shqyrtimin e drejtë të çështjes. Provat e shkruara dhe materiale, shpjegimet e personave që marrin pjesë në çështje, mendimet e ekspertëve, konsultimet e specializuara, dëshmitë e dëshmitarëve, regjistrimet audio dhe video, dokumente dhe materiale të tjera lejohen si prova (neni 64 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse).

Nga ana tjetër, provat me shkrim përmbajnë informacion rreth rrethanave të rëndësishme për çështjen, kontratat, aktet, certifikatat, korrespondenca e biznesit dhe dokumentet e tjera të bëra në formën e një regjistrimi dixhital, grafik ose në një mënyrë tjetër që lejon vërtetësinë e dokumentit. themeluar.

Sipas Art. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, dokumentet e marra me faks, komunikim elektronik ose tjetër, përfshirë përdorimin e rrjetit të informacionit dhe telekomunikacionit "Internet", pranohen si provë me shkrim në rastet dhe në mënyrën e përcaktuar nga ky Kod, federale të tjera. ligje, akte të tjera ligjore ose marrëveshje ose të përcaktuara brenda kompetencave të saj nga Gjykata e Lartë e Arbitrazhit të Federatës Ruse.

Le të lëmë mënjanë mosmarrëveshjet teorike në fushën juridike nëse korrespondenca me email është e shkruar apo dëshmi fizike, pasi për rezultatin e kërkuar (njohja korrespondencën si provë në gjykatë) nuk ka shumë rëndësi.

Ne vijmë nga fakti se korrespondenca përmban informacione rreth rrethanave të rëndësishme për çështjen, pavarësisht se çfarë është - ose ndonjë mosmarrëveshje tjetër.

Siç e shohim, në mënyrë që të korrespondencë me email plotëson kriteret për prova me shkrim dhe është e pranueshme si provë me shkrim, ajo duhet të plotësojë, së paku, kushtet e mëposhtme:

Ai duhet të kryhet në një mënyrë që lejon vërtetimin e origjinalitetit të dokumentit;

Duhet të merret në përputhje me procedurën e përcaktuar me Kodin e Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, ligje të tjera federale, akte të tjera ligjore ose kontratë.

Këto kritere bëhen pengesë sa herë që i referoheni korrespondencë me email si dëshmi e rrethanave të caktuara.

Formalisht, përmbajtja e vërtetë e korrespondencës elektronike mund të përcaktohet duke e ekzaminuar atë në vendndodhjen e saj sipas rregullave të Artit. 78 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse (për shembull, gjykata mund t'i kërkojë personit përkatës të sigurojë akses në e-mail, të inspektojë një mesazh ose një skedar bashkëngjitur). Personalisht nuk kam hasur ndonjëherë në gjykata që e bëjnë këtë, megjithëse kam parë përfaqësues që nxitojnë të shohin gjyqtarin me laptop.

Për sa i përket “duhet të kryhet në një mënyrë që lejon vërtetimin e autenticitetit të dokumentit”:

Duket se pothuajse e vetmja mënyrë e mundshme“Rifikimi” i korrespondencës elektronike është shtypja e saj në një printer. Por gjykatat nuk janë të gatshme të pranojnë printime të tilla si provë, pasi gjasat e falsifikimit janë të larta.

Ju nuk mund të siguroni gjithçka, por analiza e praktikës gjyqësore ndihmon në zhvillimin e një sërë masash praktike për ta bërë korrespondencën elektronike "procedurale".

Bëni një akt që tregon datën dhe kohën e saktë të përgatitjes. Në akt, tregoni informacione për personin që ka kryer shfaqjen e korrespondencës në ekran dhe shtypjen e mëtejshme (emri i plotë, pozicioni), një person i tillë mund të jetë kreu i organizatës - palë në mosmarrëveshje, ofruesi, ose çdo person tjetër që ka lidhje me mosmarrëveshjen.

Gjithashtu në këtë akt duhet të jepni informacion për softuerin (tregimi i versionit të shfletuesit) dhe pajisjet kompjuterike të përdorura. Një akt që përmban informacionin e mësipërm, minimalisht e privon kundërshtarin tuaj procedural nga argumenti se nuk është e mundur të përcaktohet nga kush, kur dhe me çfarë përdorimi është shtypur korrespondenca. Të paktën, kur kundërshtoj përfshirjen e korrespondencës, gjithmonë i referohem pikërisht faktit që korrespondenca e paraqitur në gjykatë nuk plotëson kriteret e provës pikërisht sepse nuk është e qartë nga kush, kur dhe me çfarë përdorimi është prodhuar. .

Letrat që i drejtohen klientit tim dhe që nuk korrespondojnë me qëndrimin tim për rastin, gjithmonë “dërgohen në spam”, nuk i kam marrë kurrë.

Në vetë aktin, sigurohuni që të tregoni sekuencën e veprimeve të kryera kur shfaqni korrespondencën në ekran dhe shtypjen e mëtejshme. Për shembull, mund të merrni protokollin e inspektimit të provave me shkrim nga noteri.

Tani le të kthehemi te besueshmëria e korrespondencës me email.

Duket se nën besueshmërinë e në këtë rast duhet kuptuar bindja në vërtetësinë e korrespondencës. Pjesa 3 e Artit. 71 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse përcakton se provat njihen nga gjykata e arbitrazhit si të besueshme nëse, si rezultat i verifikimit dhe hulumtimit të saj, rezulton se informacioni i përfshirë në të është i vërtetë.

Si duhet të kryhet korrespondenca që të mos vihet në dyshim vërtetësia e saj?

Para së gjithash, duhet të jetë e qartë nga korrespondenca nga kush dhe kujt i është dërguar letra ose dokumenti. Duket se identifikimi i palëve në korrespondencë duhet të kujdeset paraprakisht duke përcaktuar adresat e emailit të palëve në kontratë, pasi mund të jetë shumë e vështirë të provohet se një adresë emaili i përket një personi ose organizate të caktuar (për regjistroni një llogari emaili, nuk keni nevojë të siguroni asnjë dokument identifikimi, ose dokument përbërës, regjistrimi është zakonisht anonim).

Siç vijon nga paragrafi 3 i Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, palët kanë të drejtë të përfshijnë në kontratë një kusht për procedurën e individualizimit të korrespondencës së tyre elektronike (dërgimi i mesazheve në adresat e postës elektronike të rënë dakord) për t'i dhënë asaj vetitë e besueshmërisë.

Vlen të theksohet se duke qenë se kjo metodë kërkon që palët të përdorin pikërisht ato adresa emaili që tregohen drejtpërdrejt në kontratë, gjë që rrallë bëhet në praktikë, kjo metodë e vendosjes së besueshmërisë së korrespondencës elektronike nuk është shumë e besueshme.

Për shembull, shikoni, për shembull, Rezolutën e Shërbimit Federal Antimonopol të Qarkut të Lindjes së Largët, datë 16 nëntor 2012 Nr. F03-5177/2012 (Argumenti i paditësit në lidhje me transferimin e kërkesave të kontestuara tek i pandehuri me email u refuzua sepse po të mos tregojë marrjen e tyre nga paditësi, por në të njëjtën kohë, materialet e çështjes nuk janë paraqitur prova të marrëveshjes ndërmjet palëve për përdorimin dokumente elektronike në punën e kërkesave).

Nëse është e pamundur të lidhni palët në kontratë dhe një adresë specifike, unë mund të rekomandoj vetëm t'i referoheni pikës 1 të Artit. 5 i Kodit Civil të Federatës Ruse, duke justifikuar përdorimin e postës elektronike në mungesë të një treguesi të duhur në një kontratë ose dokument tjetër dypalësh si një zakon biznesi, dhe gjithashtu tregon mungesën e kundërshtimeve nga kundërshtari procedural ndaj një të tillë shkëmbimin e informacionit.

Unë gjithashtu vërej se një person që kryen korrespondencë me email në emër të një personi tjetër (ose në interesat e tij) duhet të autorizohet për ta bërë këtë.

Dokumentet e hartuara në mënyrë jokonsistente, pa specifikat e duhura, ka shumë të ngjarë të refuzohen nga gjykata për arsye të pabesueshmërisë.

Sa i përket kushtit të dytë - "marrja e korrespondencës në mënyrën e përcaktuar me Kodin e Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, ligje të tjera federale, akte të tjera ligjore ose marrëveshje".

Nuk kam gjetur në legjislacionin aktual asnjë procedurë për marrjen e provave të tilla si korrespondenca elektronike. Duket se kjo korrespondencë nuk duhet të cenojë të drejtën kushtetuese për konfidencialitetin e korrespondencës.Vërtetimi i korrespondencës elektronike nga noteri

Ndonjëherë pjesëmarrësit në proces kërkojnë përfshirje korrespondencë elektronike e noterizuar.

Nuk do të përshkruaj se si rregullohet dhënia e provave nga noteri, të interesuarit mund ta gjejnë vetë; do të ndalemi shkurtimisht në çështjen e dhënies së provave nga noteri.

Ju lutemi vini re se nëse procedurat tashmë kanë filluar, është tepër vonë për të kontaktuar një noter. Po, e pranoj që gjykata mund t'i trajtojë me shumë besim dokumentet e vërtetuara nga noteri. Por nuk ka një kërkesë të tillë në ligj, dhe rrjedhimisht nuk është e nevojshme të zbatohet për të.

Dëshiroj të tërheq vëmendjen tuaj në pikat e mëposhtme:

Besueshmëria e korrespondencës elektronike në këtë rast është e kufizuar në rastet kur nuk mohohet pronësia e adresave të emailit nga palët;

Noteri është i detyruar të njoftojë palët dhe të interesuarit për kohën dhe vendin e dhënies së provës. Nëse noteri nuk e bën këtë dhe gjykata nuk vendos çështje urgjente, atëherë ekziston mundësia që protokollit për shqyrtimin e provave fizike (email) t'i hiqet prova.

Noteri nuk jep prova për një çështje që është duke u proceduar nga një gjykatë ose organ administrativ në momentin kur palët e interesuara kontaktojnë noterin.

Si përfundim, le të bëjmë disa përfundime:

Nëse korrespondenca me email përbën provë me shkrim, përcaktohet çdo herë sipas gjykimit të gjykatës.

Duke pasur parasysh rregullimin e pamjaftueshëm legjislativ të çështjes së përdorimit të korrespondencës elektronike në transaksionet ekonomike, nuk mund të flitet për forcën e paracaktuar të korrespondencës si provë.

Duke pasur parasysh që gjykata i vlerëson provat sipas bindjes së saj të brendshme, bazuar në një ekzaminim gjithëpërfshirës, ​​të plotë, objektiv dhe të drejtpërdrejtë të provave të disponueshme në këtë çështje (klauzola 1 e nenit 71 të Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse), nuk mund të tha se korrespondenca do të pranohet nga gjykata si provë, dhe edhe nëse është, atëherë nuk është e mundur të parashikohet se çfarë vlerësimi do t'i japë gjykata një korrespondence të tillë.

Prandaj, një pozicion i bazuar vetëm në korrespondencë elektronike është jashtëzakonisht i dobët.

Nuk mund të thuhet se gjykatat janë të shkëlqyera në pranimin e korrespondencës elektronike si provë, megjithëse ka raste të një qëndrimi të favorshëm ndaj këtij lloji të provave si një mënyrë moderne, e përshtatshme, e besueshme dhe e përhapur e transmetimit të informacionit (shih Vendimin e Gjykatës së Nëntë të Arbitrazhit Gjykata e Apelit datë 27 prill 2006 në çështjen nr.A40-20963/2005).

Në përgjithësi, në luftë të gjitha mjetet janë të mira dhe të gjitha mundësitë duhen shfrytëzuar në maksimum.

Shpresoj se ky artikull do të jetë i dobishëm për ju në punën tuaj.

Nëse ju pëlqeu ky artikull, regjistrohuni në buletinin dhe lini komentet tuaja.

Shikoni një intervistë me një ekspert që vërteton korrespondencën elektronike

Urimet më të mira,
Avokati Mugin Alexander S.

Kjo nuk është hera e parë që i drejtohem burimit tuaj për çështje aktuale dhe gjithmonë gjej "kokërr" praktike, pa "ujë". Faleminderit shumë.

Faleminderit për artikullin!
Vetëm në praktikë, ai "theu" protokollin e noterit, i cili ishte hartuar në kohën e procedimit në gjykatën e arbitrazhit.
Lidhur me këqyrjen e korrespondencës në gjykatë. Unë mendoj se gjyqtarët duhet të inspektojnë. Por pala tjetër duhet të sigurojë tashmë prova për të vërtetuar kundërshtimet e saj.
Nga rruga, në lidhje me korrespondencën. Nëse korrespondenca është kryer përmes kutive postare, atëherë si pjesë e kontrollit para-hetues, oficerët e policisë mund të dërgojnë pyetje se çfarë IP është përdorur për të hyrë në kutinë postare dhe kush e zotëronte këtë IP në momentin e hyrjes. Si opsion për prova të mëtejshme në gjykatë.

Unë kisha një vendim gjykate ku prova kryesore e faktit - shkelje e konsiderueshme e afateve për përfundimin e punës - ishte korrespondenca në Skype, gjykata ndërpreu kontratën për ofrimin e shërbimeve dhe urdhëroi kontraktorin të kthente paratë, bazuar pikërisht në korrespondenca elektronike e përfaqësuesve të palëve... paralajmërimi i vetëm është se në seancën gjyqësore përfaqësuesi i kontraktorit nuk e mohoi që kjo korrespondencë kishte ndodhur

• Ditën e mirë, Natalia!
  Kjo konfirmon edhe një herë që nuk duhet të neglizhoni prova të tilla si korrespondenca me postë elektronike, përfshirë edhe përmes Skype.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Aleksandër,

Pyetja nuk ka të bëjë me postën elektronike, por me një paketë të caktuar softuerike të Klientit, e cila është e detyrueshme për përgatitjen e certifikatave të përfundimit të punës. Qasja në PC bëhet përmes internetit. Si mund të përfshihet si provë në gjykatë?

• Mirembrema
  
  Për të qenë i sinqertë, nuk e kuptova fare pyetjen. A është e mundur që disi të kopjoni ose printoni "paketën e softuerit" në një medium të prekshëm? Nëse po, atëherë përfshijeni atë, duke e dokumentuar me protokollin përkatës.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Mirembrema
Unë do t'ju kërkoja të komentoni situatën kur një palë në mosmarrëveshje dëshiron të përjashtojë nga kontrata klauzolën për transferimin e informacionit të rëndësishëm ligjor. Por ne nuk po flasim për arbitrazh, por për një mosmarrëveshje midis bankës dhe klientit të bankës (unë).
Banka bllokoi llogaritë e mia duke iu referuar 115-FZ dhe më njoftoi me email (mesazhi përfundoi në spam dhe unë u njoha me përmbajtjen e tij më vonë në degë pasi u përballa me bllokimin e llogarisë). Në marrëveshjen bankare të llogarisë (marrëveshja e anëtarësimit, e publikuar në faqen e internetit për të gjithë klientët e bankës) ekziston një klauzolë:
Ju lutem më dërgoni dokumente në adresën e specifikuar (po flasim për e-mail)…. Kam aftësitë teknike dhe të tjera për të marrë dhe familjarizuar dokumentet....; Banka nuk mban përgjegjësi për humbjet... nëse dokumentet dhe informacionet e tjera nuk merren nga unë

Si rregull, shërbimi për ofrimin e adresave të postës elektronike ofrohet nga palë të treta. A është e mundur të sfidohet, të themi, pika "Unë kam aftësitë teknike dhe të tjera për të marrë dhe njohur dokumente" në Rospotrebnadzor (siç e kuptoj unë, ky autoritet mbikëqyrës mund ta detyrojë në mënyrë administrative bankën të heqë klauzolat e paligjshme të kontratës) , meqenëse unë si klient i shërbimit postar nuk kontrolloj aftësitë teknike dhe për mendimin tim kjo pikë është e diskutueshme kur bëhet fjalë për individët- klientë të shumtë të bankave. Dhe më vonë, kur shkoni në gjykatë për veprimet e bllokimit të paligjshëm të bankës, kërkoni nga Rospotrebnadzor të marrë pjesë në gjykatë si palë e tretë (siç shkruajnë zakonisht: në interes të një numri të pakufizuar personash) - natyrisht, nëse ankesa në Rospotrebnadzor konsiderohet pozitivisht.

• Mirembrema
  Sigurisht, ju mund të sfidoni ose një klauzolë të veçantë ose të gjithë kontratën në tërësi. Por nuk është e mundur të vlerësohet perspektiva pa studiuar dokumentet. Përveç kësaj, për të qenë i sinqertë, nuk e kuptoj se çfarë është problemi juaj duke marrë parasysh se si do ta zgjidhni atë.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

  • Shkurtimisht: Kërkesa (pranimi) për t'u bashkuar me marrëveshjen e shërbimit bankar (më falni, ju mashtrova - klauzola e mësipërme nuk është një marrëveshje, por një fragment nga kjo deklaratë) përmban klauzolën e lartpërmendur.

    Kohët e fundit kam dërguar email. Mora një kërkesë me email për informacion me një lidhje në 115-FZ, letra shkoi në spam dhe nuk iu përgjigja sepse nuk e pashë. Unë kam një shumë mbresëlënëse parash të ngecur në llogaritë e mia - gjithçka është rregulluar deri më tani, por në të ardhmen do të doja të mbroja veten nga surpriza të tilla. Në të njëjtën kohë, një përfaqësues i bankës (monitorimi financiar), në përgjigje të kundërshtimeve të mia për pezullimin e operacioneve, shprehu idenë se më ishte dërguar një njoftim me email. Tani pyes veten se sa janë të ligjshme përfshirje të tilla në kontrata. Për më tepër, nëse situata do të dilte ndryshe, dhe më duhej të mbroja interesat e mia në gjykatë, a mund t'i kërkoja gjyqtarit ta konsideronte këtë pikë të parëndësishme, duke shkelur të drejtat e mia - për momentin jam i zënë duke menduar se si ta justifikoj këtë.

Mirëdita, kam këtë situatë. Ish-burri është shtetas i Kazakistanit, punon në Rusi, i dha përmbaruesit (në Kazakistan) një certifikatë pagash prej 8,400 rubla, nga të cilat ai më paguan alimentacionin në shumën prej 2,100 rubla (25%). Fëmija është gjithashtu shtetas i Kazakistanit, por jeton nën një leje qëndrimi të përkohshme të përkohshme në Rusi me mua, alimentacion ish-burri e dërgon në kartën time. A mund të ngre një padi për pagesën e alimentacionit në një shumë fikse dhe në cilin vend do të më duhet të paraqes kërkesën, sepse: 1) ai merr rrogë në rubla dhe jo në tenge, 2) ai e përkeqësoi jetën e fëmijës (më parë kur ai ka punuar në Kazakistan, alimentacioni ishte 6000 rubla). Dhe a do të shërbejë si provë për përmbaruesin korrespondenca e tij në rrjetet sociale? rrjetet me miqtë? Unë kam një fjalëkalim për kutinë e tij postare, ku ai korrespondon me miqtë. Ku ai diskuton të tijën çdo muaj pagat në shumën prej 32,000 + kompensim udhëtimi në shumën prej 5,000 rubla. Ju lutem më tregoni çfarë të bëj. Faleminderit.

• Mirembrema
  Ju mund të paraqisni një kërkesë për pagesën e alimentacionit në një shumë fikse në vendin tuaj të banimit.
  Sa i përket provave për përmbaruesin, nuk e kuptoj pse vendose t'i vërtetosh diçka përmbaruesit.
  Nuk është e mundur të sugjeroni ndonjë gjë specifike si pjesë e përgjigjes ndaj komentit tuaj - ka pak ato hyrëse.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Kjo është e sigurt: në luftë është si në luftë. Korrespondenca elektronike futet kudo në organet qeveritare për pranimin e kërkesave të qytetarëve.Nëse dikush përfiton nga kjo ofertë dhe dërgon një apel në kutinë e emailit, atëherë menjëherë në ditën e dytë ose të tretë kërkon konfirmimin e regjistrimit të ankesës. Tani kam një situatë të tillë që nuk kam kërkuar konfirmim dhe tani jam përpjekur të apeloj për mosveprimin e paligjshëm. Autoriteti luan si budalla dhe e mohon marrjen, megjithëse ankesa është dërguar siç duhet dhe ka konfirmim se një adresues tjetër, të cilit i është dërguar një kopje me të njëjtën letër, ka marrë ankesën. Gjykata shqyrtoi skanimin e postës në seancë, identifikoi adresuesit, etj., nuk bëri pyetje për mosbesueshmërinë dhe refuzoi të kontrollonte kutinë postare në seancën gjyqësore dhe më vonë, pas përfundimit të seancës, deklaroi në vendimin e saj. se skanimi nuk ishte i qartë për gjykatën dhe nuk mund të shërbente si provë.

Faleminderit shumë për këtë artikull! Nuk duket të ketë ndonjë specifikë, por mendimet paraqiten dhe paraqiten me dinjitet, d.m.th. ka diçka për të menduar.
Faleminderit perseri!

• Mirembrema
  Unë as nuk e di nëse të jem i lumtur apo jo për një mirënjohje të tillë (po flas për "pa specifika"), por gjithsesi faleminderit.
  Më kujtoi një shaka kur njerëzit po fluturonin me një balonë me ajër të nxehtë dhe humbën dhe pyetën burrin poshtë se ku ishin, për të cilën ai u përgjigj se ishin në një balonë me ajër të nxehtë. Udhëtarët, nga ana tjetër, e kuptuan menjëherë se po flisnin me një avokat, pasi përgjigja e tij ishte e saktë, por e padobishme.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Përshëndetje.
Kam punuar në një organizatë ku të gjithë punonjësit punonin nga distanca, d.m.th. Në qytete të ndryshme. Mënyra e vetme për të komunikuar me menaxhmentin është me email. Me postë, menaxherët na dërguan udhëzime, porosi, memorandume të nënshkruara, etj. Natyrisht në kontrata e punës Nuk e kemi të regjistruar, komunikimi bëhet me email, por tregohet vendi i punës, kjo është adresa e shtëpisë.
Pyetje:
1 Si mund të provoj në gjykatë se emaili ishte i vetmi mjet komunikimi me të gjithë punonjësit.
2 Çfarë mund të sigurohet në gjykatë si provë nga punonjësit e tjerë, sepse ata jetojnë në qytete të tjera.

• Mirembrema
  Kërkoj ndjesë për vonesën në përgjigje.
  Duket se kjo nuk është e këshillueshme për ju procedurë gjyqësore vërtetoni faktin se komunikimi me të gjithë punonjësit kryhej ekskluzivisht përmes postës elektronike. Nuk mund ta imagjinoj se si mund t'ju ndihmojë kjo.
  Sa i përket pyetjes së dytë, edhe unë e kam të vështirë të përgjigjem, pasi tema e mosmarrëveshjes nuk është mjaft e qartë për t'ju rekomanduar diçka specifike.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

1. Mirembrema
   Ju lutemi shpjegoni, a jeni i interesuar për “çfarë të bëni” si punonjës i një organizate apo si përfaqësues i një organizate që ka marrë shërbime me cilësi të dobët?

   Urimet më të mira,
   Avokati Mugin Alexander S.

Mirembrema Situata është kjo: ka pasur një marrëveshje gojore me kontraktorin (ne jemi të dy sipërmarrës individualë). Kushtet për të u diskutuan në akull. Tani ka një mosmarrëveshje dhe ai synon t'i bashkëngjisë një skanim nga kjo korrespondencë çështjes në favor të tij. Cilat janë shanset e mia për të sfiduar këtë korrespondencë? A do të jetë në gjendje të provojë se kam qenë unë që kam kryer këtë korrespondencë dhe jo dikush tjetër nga kompjuteri im ose nga llogaria ime?

• Mirembrema
  Nuk e ke bere pyetjen si duhet. Ka shanse për të sfiduar, por nuk do t'ju them se cilat, nuk ka kritere të qarta. Mund ta provojë apo nuk mundet, unë nuk mund t'ju përgjigjem, gjithçka varet se si do ta bëjë dhe si do t'i vlerësojë gjykata provat.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

2. Mirembrema
   Dhe faleminderit për fjalët tuaja të mira. Edhe unë ju përgëzoj për të gjitha festat.

   Urimet më të mira,
   Avokati Mugin Alexander S.

Bazat e legjislacionit të Federatës Ruse për noterët Kapitulli XX. Dhënia e provave Neni 102 pjesa 2 është bërë e pavlefshme. A do të thotë kjo se një noter mund të vërtetojë korrespondencën me email edhe pasi të ketë filluar shqyrtimi i çështjes në gjykatë?
Faleminderit.

• • Aleksandër, faleminderit për përgjigjen. Çfarë force ligjore ka korrespondenca e noterizuar në formën e pamjeve të faqeve? Në veçanti: a mund të jetë kjo provë në gjykatë në këtë rast, dhe si mund të vërtetohet përmbajtja e një bashkëngjitjeje në një letër në këtë rast? Ju falenderoj paraprakisht.

Mirembrema. Më thuaj, të lutem, a ka ndonjë shans për të fituar në gjykatë? Kjo është situata.
Kam transferuar para nga karta ime bankare në kartën e një personi tjetër.
Një burrë jashtë vendit. Ai duhej të më blinte diçka dhe të ma dërgonte.
Por ai nuk e përmbushi detyrimin e tij. I shpenzoi paratë e mia. Tani më ushqen mëngjesin dhe më premton se do ta kthejë.
E gjithë korrespondenca jonë u krye në Skype. Ka një numër karte me emrin e tij, letrat e tij ku thuhet se i ka shpenzuar paratë e mia.
Nga provat përkatëse mund të marr një deklaratë bankare për transferimin e parave.
Çfarë thoni ju? Nuk ka perspektivë për të shkuar në gjykatë?

• Mirembrema
  Me informacionin tuaj "hyrës", është shumë më e vështirë ta bëni gjykatën të refuzojë të plotësojë kërkesat tuaja. Sigurisht, ju keni çdo shans për të marrë një vendim për të rikuperuar fondet.
  Pyetja e vetme është juridiksioni i mosmarrëveshjes. Nëse "i keqi" juaj nuk ka jetuar kurrë në territorin e Federatës Ruse dhe nuk ka asnjë pronë këtu, atëherë do të duhet të paraqisni një kërkesë në vendbanimin e të pandehurit jashtë vendit, sipas rregullave të përcaktuara nga legjislacioni përkatës. shteti.

  Urimet më të mira,
  Mugin Alexander S.

Përshëndetje. Nëse nuk është e vështirë, ju lutemi përgjigjuni kësaj pyetjeje.
Unë dua të padisë bankën.
U ngarkuan interesa dhe gjoba të mëdha, megjithëse kishte njoftime për problemet e mia të rënda shëndetësore (me email). Unë dua të jap korrespondencë në gjykatë. A duhet ta vërtetoj në noter, duke qenë se më duket e pamundur që banka të mohojë faktin e marrjes së këtyre letrave. A mjafton thjesht printimi i kësaj korrespondence me të gjithë informacionin nga shfletuesi (me datat, adresat...)?
Faleminderit!

• Mirembrema
  Pyetja këtu është se meqenëse provat nuk kanë një forcë të paracaktuar për gjykatën, është e vështirë të përcaktohet se si gjykata do të vlerësojë këtë apo atë provë (të vërtetuara nga noteri ose jo), kështu që është gjithmonë më mirë të jesh “edhe i sigurt se jo.”

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Përshëndetje. Kemi një situatë kaq të vështirë. Djali im ka marrë para hua nga vëllai i gruas së tij, kundrejt faturës, ka kthyer shumën kryesore. Pas divorcit, ky vëllai ka bërë padi. me kërkesën për të shlyer të gjithë borxhin, pasi dyshohet se nuk ishte shlyer fare. Djali im ka ende korrespondencë në rrjetet sociale, ku thuhet se djali im po shlyente borxhin. Dhe sa ka mbetur? Djali im e ktheu pjesën më të madhe të borxhit me para në dorë kundrejt një faturë. , dhe pjesën tjetër e transferoi në kartën e vëllait dhe gruas së tij, pasi ndodheshin në një qytet tjetër. Pyetje: A mund të vërtetohet korrespondenca me email si provë?

• Mirembrema
  Nëse jeni të interesuar vetëm për këtë pyetje, atëherë po, korrespondenca me email mund të vërtetohet si provë, dhe pikërisht për këtë bëhet fjalë artikulli.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Përshëndetje!
Bleva një ruter në Mars 2015 nga një dyqan në internet (1 vit garanci).
Pas blerjes, rezultoi se produkti ishte jofunksional dhe nuk mund të konfigurohej.
Që nga tetori 2015, unë kam qenë në korrespondencë me email me punonjësit e një dyqani në internet që marrin një pozicion kontradiktor: ata ofrojnë të vijnë për një rimbursim, unë vij, punonjësit refuzojnë të pranojnë mallrat, e raportoj këtë në korrespondencë, punonjësit ndryshojnë këndvështrimin e tyre dhe fillojnë të kërkojnë përfundime nga KS, duke injoruar referencat e mia për Art. 18 të ligjit për ZPP.
Pasi kontaktova me Rospotrebnadzor, mora një letër që thoshte se dyqani ishte gati të pranonte mallrat, thjesht duhet të hipni lart.
Ju lutem më tregoni, a mund të konsiderohet emaili im një kërkesë kur shkoj në gjykatë? A mund të arkëtoj një gjobë duke filluar nga data e letrës? A mund të marr kompensim për dëmet morale? Ju është dashur të vini disa herë në dyqan dhe të largoheni pa asgjë?

• Mirembrema
  Pa e ditur përmbajtjen e letrës suaj, nuk mund të them nëse do të konsiderohet pretendim, sepse është gjykata që vlerëson provat. Dënimi përllogaritet nga data e skadimit të afatit për përmbushjen e kërkesës ligjore të konsumatorit. Meqenëse nuk ishte e qartë nëse kërkesa ishte, nuk mund t'i përgjigjem as kësaj pyetjeje. Për sa i përket dëmit moral, mund të them vetëm se mund të kërkoni patjetër dëmshpërblim për të. Por nëse do të mund ta merrni dhe nëse do ta rikuperoni nga shitësi, nuk do ta them pa u njohur me të gjitha materialet e çështjes, kam frikë të jap shpresë të paarsyeshme.
  Kolegët e mi nga ADN Legal merren me çështjet e mbrojtjes së konsumatorit, provoni ta kontaktoni atë.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

3. Mirembrema
   Shkurt, është provë, çështja është se çfarë vlerësimi do të japë gjykata.

   Urimet më të mira,
   Avokati Mugin Alexander S.

Përshëndetje! Ajo paraqiti korrespondencën me email në gjykatë si provë. Gjykatësi tha se ishte një provë e rëndësishme, por duhej të vërtetohej nga një noter. Si të bindni gjykatën se vërtetimi i një dokumenti elektronik nuk është prerogativë ekskluzive e një noteri?

• Mirembrema
  Pyetja juaj është shumë abstrakte, besoj se një përgjigje si “duhet të jesh shumë bindës, të japësh norma ligjore dhe shembuj të praktikës gjyqësore për të mbështetur qëndrimin tënd” nuk do të të përshtatet. Edhe pse në fakt është e nevojshme t'i jepet gjyqtarit një pamje të tillë të botës, në mënyrë që ai të mos ketë dyshime për opsionalitetin e noterizimit të korrespondencës, dhe kjo ndonjëherë është thjesht e pamundur.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Përshëndetje, Aleksandër! Si pjesë e një mosmarrëveshje pune, për të konfirmuar faktin (nuk ka prova të tjera) të përmbushjes së detyrave të punës, e cila mohohet nga punëdhënësi, do të doja t'i bashkangjisja kërkesës një kopje të korrespondencës elektronike me palët e tjera të kompanisë për çështje ekonomike. dhe çështjet financiare. aktivitetet e kompanisë. Korrespondenca u krye nga adresa ime e emailit të korporatës, e hapur falas në Yandex. A duhet të jetë e noterizuar për këtë qëllim? Fakti është se e gjithë korrespondenca për periudhën e punuar arriti në më shumë se 700 letra, përfshirë. me bashkëngjitje. A është e mundur t'i drejtoheni gjykatës që të kërkojë këtë korrespondencë nga Yandex për të shmangur noterizimin? A duhet të përfshihet kërkesa në kërkesë apo të dorëzohet si dokument i veçantë?
Do të isha shumë mirënjohës për përgjigjen tuaj.

• Mirembrema
  Pavarësisht nëse është e nevojshme apo jo, është më mirë të jesh "tepër i sigurt se sa i pasigurt", siç thonë ata. Për më tepër, nëse korrespondenca është prova juaj e vetme, atëherë në përgjithësi do të prisja të shkoja në gjykatë. Këshillohet gjithashtu që të aplikoni për prova duke bashkangjitur dokumente që konfirmojnë se i keni shteruar vetë mundësitë për të marrë prova, për shembull, keni bërë një kërkesë dhe jeni refuzuar ose injoruar. Përndryshe, gjykata ka shumë të ngjarë t'ju refuzojë.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

  • Pershendetje, nese une i jap gjykates korrespondencen per shqyrtim si prove e pandershmerise se nje ish punedhenesi qe nuk me jep dokumente dhe ai mohon perfshirjen e tij ne korrespondence, a mund te paraqese kunderpadi per shpifje/demtim te reputacionit/moralit te biznesit dëmtimi etj. ?

    • Mirembrema
      I pandehuri juaj mund të paraqesë gjithçka, pyetja është nëse gjykata do ta pranojë atë. Dyshoj shumë se gjykata do të pranojë kundërpadi të tilla, ashtu siç dyshoj në perspektivat për plotësimin e kërkesave të tilla.

      Urimet më të mira,
      Avokati Mugin Alexander S.

      Urimet më të mira,
      Avokati Mugin Alexander S.

Një javë më vonë (pas faktit pas gjithë punës së kopjimit që bëra) me email. Unë marr një marrëveshje me postë me kushtet e përdorimit të imazheve. Kushtet nuk më përshtaten (muzeu ka të drejtën ekskluzive të autorit, përdorimin e kufizuar të çdo pjese, gjoba të mëdha, detyrimin për të garantuar sigurinë e kopjeve nga palët e treta, etj.), dhe unë, natyrisht, refuzoj ta nënshkruaj atë . Madje, sipas kontratës, pamjet duhej të skanoheshin nga muzeu dhe jo nga unë, të fotokopjuara me aparat amatore. Ka edhe disa mospërputhje të tjera në marrëveshje. Për shembull, numri i fletëve të kopjuara fotografikisht përshkruhet thjesht, pa përshkruar tekstin në to, numrat dhe pamjet paraprake, përfshirë. kjo vlen për fotografitë.

Unë jam me email. posta ftoi personin (drejtuesin e arkivit me të cilin ai korrespondonte) të hartonte një marrëveshje për shkatërrimin e ndërsjellë të kopjeve ose licencimin e imazheve nga Muzeu për përdorim falas jo-tregtar. përdorim, kërkoi adresën e avokatit të muzeut. Ai propozoi projekt-marrëveshje, teza që më përshtateshin dhe më kërkoi t'ia tregoja avokatit të muzeut. Por menaxheri arkivi e kuptoi qartë gabimin e saj (që ajo nuk më paralajmëroi paraprakisht për rregullat dhe marrëveshjen), dhe tani ajo dëshiron ta mbyllë çështjen dhe nuk dëshiron të ndryshojë marrëveshjen ose të shkatërrojë zyrtarisht kopjet. Megjithatë, ai nuk jep asnjë garanci me shkrim. Në një korrespondencë të gjatë me email nga adresa e muzeut, ajo ofron të mos nënshkruajë kontratën, refuzon pretendimet e pabaza dhe i kërkohet vetëm të tregojë të drejtat e autorit. Ajo thotë se punonjësja bëri një gabim fatal, se nuk kishte të drejtë të më lejonte të punoja pa lidhur kontratë. Por nuk kam ankesa. Në fund të letrës është emri dhe mbiemri i saj, pozicioni. Emri i postimit përmban emrin e muzeut. Por në thelb, kjo është një copë letër nga pikëpamja juridike.

Gjithçka është e ndërlikuar nga fakti që nga momenti i përfundimit të punës në arkiv (ka një hyrje në regjistrin e vizitave) deri në marrjen e kushteve të kontratës me email. postë për nënshkrim (kaluan 3-4 ditë), nga adresa ime e emailit. Kopjet që bëra iu dhanë disa njerëzve. Unë kam besim në integritetin e tyre, por nuk mund të jetë plotësisht i sigurt për asgjë. Nga momenti që ju merrni një kopje të kontratës me email. I shkatërrova të gjitha kopjet në mediat elektronike në internet dhe i dërgova me email. njoftime me postë për marrësit me një kërkesë për të mos publikuar fotokopje dhe për të treguar të drejtën e autorit. Por nuk mund të jem i sigurt për përdorimin e të dhënave nga palët e treta. Në të njëjtën kohë, menaxheri më thotë që mund të përdorni të dhënat, thjesht vendosni një të drejtë autori.

A ka kuptim të vërtetosh këtë email? korrespondencë për të ardhmen, si dhe mesazhe për të drejtën e autorit për palët e treta (adresuesit e mi), apo jo? Dhe pyetja e dytë, nëse është e mundur -

nëse muzeu më paralajmëronte për rregullat e arkivit, autori i tij i jashtëzakonshëm. të drejtat e ekspozitave dhe kushtet e kontratës ekskluzivisht me email. posta, për më tepër, me shumë vonesë në prodhimin e fotokopjeve të ekspozitave nga unë, dhe drejtuesi i arkivit në korrespondencën elektronike refuzon të shkatërrojë fotokopjet dhe të ndryshojë kontratën, sugjeron ta harrojë atë, në rast pretendimesh teorike kundër meje nga muzeu për veprimet e palëve të treta dhe muzeu provon faktin e transferimit të kopjeve të imazheve nga emaili im. postë palëve të treta (në kundërshtim me kushtet e kontratës, të cilat nuk i kam nënshkruar) para ditës që kam marrë kontratën për nënshkrim, a mund t'i referohem faktit që nuk kam qenë i njohur me kushtet e kontratës dhe autorin. të drejtat e muzeut si çlirim nga përgjegjësia ndaj muzeut? Në kuptimin që, duke qenë në errësirë, mund të besoja se autori. të drejtat u takojnë ekskluzivisht personave që kanë botuar dorëshkrimin (eksponentin), dhe ekspozita ndodhet në muze si kopje, dhe pas marrjes së kontratës, kam ndërmarrë të gjitha veprimet në fuqinë time për të korrigjuar situatën brenda mundësive të mia.

Megjithatë, në çdo rast, këto fotokopje nuk kam pasur dhe nuk kam ndërmend t'i përdor për qëllime komerciale, ato janë dashur vetëm për hulumtim historik me botim në jokom. media elektronike në përputhje me të drejtat e autorit.

Apo duhet të kontaktojmë drejtorin e muzeut dhe të kërkojmë zyrtarisht një marrëveshje për asgjësimin e ndërsjellë të kopjeve? Por çfarë të bëjmë atëherë me ato kopje që, në kushtet e përshkruara më sipër, u janë dërguar palëve të treta, nëse ata papritmas nuk i fshijnë, por i shpërndajnë? Ndoshta është më mirë të heshtësh të gjitha këto vërtet... Nuk e kuptoj nëse muzeu në të ardhmen, nëse zbulohet fakti i përdorimit jashtëkontraktor të kopjeve nga palë të treta, mund të bëjë pretendime ndaj meje për shkak të kësaj (pavarësisht fakti që nuk dija për rregullat dhe të drejtat e botimit të muzeut kur bëja kopjim të drejtë), apo vetëm autorët? Nga të gjitha dokumentet që konfirmojnë marrëdhënien tonë - një deklaratë për njohjen me ekspozitën, një nënshkrim në regjistrin e vizitave dhe një kopje të marrëveshjes së pashkruar me email nga drejtori. postë, + korrespondencë me drejtuesin e arkivit. Nga dëshmitarët - 1-2 persona që më panë në punë dhe ishin të pranishëm bisedë telefonike menaxherja, kur në fund të ditës së parë “u kujtua” për kontratën.

Unë nuk kam para për avokatë dhe nuk do të kem kurrë, jam invalid, i sëmurë rëndë, etj. Unë mendoj pak për të ardhmen vetë.

• Mirembrema
  Bazuar në kontributin tuaj, nuk do të shqetësohesha, të jem i sinqertë, pasi është e qartë që nuk i keni shkaktuar asnjë dëm askujt.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Mirembrema
Më thuaj çfarë të bëj në situatën e mëposhtme: kishte një pagë gri. Pas shkarkimit, u premtua se do të shlyhej borxhi në pjesën e zarfit.
Si rrjedhojë, e vetmja dëshmi është korrespondenca me email dhe skype, në të cilat ka shuma, premtime dhe “ejani për një pjesë të borxhit” etj. Nga ana e kompanisë, korrespondenca nga emailet e punës.
A është e mundur të arrihet diçka në bazë të kësaj?
Faleminderit

Mirembrema Ju lutem më tregoni se çfarë të bëj në këtë situatë: një person që unë njoh kërkoi para për të zhvilluar një biznes (ne jetojmë në qytete të ndryshme, rajone të Federatës Ruse), mora një kredi konsumatore nga një bankë dhe i dërgova fonde tek ai kartë, ka rënë dakord verbalisht me kushtin që të kthejë fondet në përputhje me marrëveshjen e kredisë. (d.m.th. më dërgoi shumën e pagesës mujore në kartelë), pagoi për një vit e gjysmë (afati i kredisë është 5 vjet), pastaj mbaruan pagesat nga ana e tij, ai thotë se nuk ka më mundësi të paguaj, dhe ai e refuzoi borxhin. Nuk ka asnjë faturë, ka vetëm dëshminë e gruas së tij, një letër që konfirmon transferimin e fondeve në kartën e tij dhe korrespondencën në Viber. Çfarë këshilloni? A është e mundur të kesh ndonjë levë për të detyruar një person të vazhdojë të më paguajë mua? Është edhe një person tjetër që pranoi të njëjtën kërkesë si unë. një kredi për të zhvilluar biznesin e tij, dhe ai gjithashtu nuk e paguan atë, por ndryshimi i vetëm midis situatave tona është se ai ka një faturë, por unë jo.

• Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

Përshëndetje! Ju lutem më thoni, këtu është një person që përhap informacione të shumta për mua dhe kompaninë time që nuk më paraqet mua dhe kompaninë në dritën më të mirë, se unë nuk i paguaj njerëzit, nuk i kam paguar atij para për punën, në forma e postimeve për njerëz të ndryshëm (shkova në faqen e internetit të klientit nën një llogari administratori dhe bëra një postim). Më pas, duke bërë korrespondencë me këtë person me e-mail, ai pranoi se ishte ai dhe tha se gjoja ua kishte përcjellë njerëzve të vërtetën. Ky është një ish-punonjës i kompanisë sime. Si rrjedhojë kam korrespondencë elektronike me të, të gjitha të dhënat për të (pasaportë, kontrata), gjithashtu një marrëveshje për moszbulimin e informacionit konfidencial.
A mund të shkoj në gjykatë dhe ta burgos?

• Mirembrema
  Unë përgjigjem: ju mund të shkoni në gjykatë, por mund të shkoni në burg - vetëm nëse nuk shkoni në burg!
  Në fakt, çfarë pyetjeje, kjo është përgjigja.

  Urimet më të mira,
  Avokati Mugin Alexander S.

4. Sinqerisht? nuk e di!
   Kur e bëre pyetjen, nuk menduat se do t'ju përgjigjesha: "Epo, sigurisht që mundesh, veçanërisht pasi ai mohon gjithçka".

   Urimet më të mira,
   Avokati Mugin Alexander S.

Përshëndetje! Situata ime është kjo: gjeta një punë të re, bëra një intervistë, më premtuan se do të më punësonin për të zëvendësuar një punonjëse që do të shkonte në pushim të lehonisë, sepse... Kishin mbetur edhe 4 muaj para pushimit të lehonisë, dhe punonjësja në zyrë duhet të punonte vetëm një 5/2, më thanë që deri në pushim të lehonisë do të punonim 2/2, por do të humbnim pak rrogën. Unë u pajtova, punova 2 javë në punën time të vjetër, shkova në trajnim (2 javë) dhe më pas doli që punonjësja refuzoi të punonte sipas këtij orari, tha se do të ankohej në inspektoratin e punës se i shkeleshin të drejtat. , etj. Më ofruan të punoja si punonjës zëvendësues vetëm në fundjavë me një pagë 0.25% të tarifës. Nuk ka asgjë për të bërë, më duhej të pajtohesha me shpresën që kur ajo të shkojë në pushimin e lehonisë, gjithçka do të funksionojë. Dhe tani, një muaj e gjysmë para pushimit të saj të lehonisë, ndodh kjo: fakti është që shefi im dhe unë kemi një diferencë kohore 4 orë, dhe ndonjëherë ata dërgojnë mesazhe zyrtare kur jemi tashmë në shtëpi, tha i njëjti punonjës. që të lidh emailin me celularin dhe të shoh gjithmonë se çfarë po dërgojnë shefat, domethënë ajo nuk tha që duhet ta bëja, por tha se e bëri. Mendova se kjo mund të jetë e dobishme edhe për mua dhe e lidha edhe për veten time. Një mbrëmje vonë pashë mesazhe të tilla që flokët në kokën time filluan të ngriheshin. Drejtori Rajonal, Zëvendës, Këshilli i Sigurimit d.m.th. kopje u dërguan të gjithëve, ku drejtori iu përgjigj raportit (përmbajtja u fshi, ishte e qartë se kjo ishte një përgjigje

Sot, gjykatat shpesh pranojnë korrespondencën elektronike si provë me shkrim. Megjithatë, për ta bërë këtë, ai duhet të ketë fuqi ligjore. Ndërkohë, ende nuk janë zhvilluar rregulla dhe metoda të qarta dhe uniforme për përcaktimin e legjitimitetit të korrespondencës virtuale, gjë që sjell një numër të madh problemesh.

Le të shohim disa mënyra për t'i dhënë email-eve fuqi ligjore.

Kanë ikur kohët kur mjeti i vetëm i komunikimit ishin letrat e shkruara në letër. Zhvillimi i marrëdhënieve ekonomike ndërmjet subjekteve ekonomike nuk është më i imagjinueshëm pa përdorimin e teknologjitë e informacionit. Kjo është veçanërisht e vërtetë kur palët janë të vendosura në qytete apo edhe vende të ndryshme.

Komunikimi përmes komunikimit elektronik ndihmon në uljen e kostove materiale, dhe gjithashtu ju lejon të zhvilloni shpejt një pozicion të përbashkët për çështje specifike.

Megjithatë, një progres i tillë nuk duhet të konsiderohet vetëm në aspektin e anën pozitive. Mes subjekteve të marrëdhënieve ekonomike shpesh lindin mosmarrëveshje të ndryshme, për t'i zgjidhur ato i drejtohen gjykatave. Gjykata merr vendim në bazë të vlerësimit të provave të ofruara nga palët.

Në të njëjtën kohë, analizohet rëndësia, pranueshmëria, besueshmëria e secilës provë veç e veç, si dhe mjaftueshmëria dhe ndërlidhja e provave në tërësinë e tyre. Ky rregull parashikohet si në Kodin e Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse (klauzola 2 e nenit 71), ashtu edhe në Kodin e Procedurës Civile të Federatës Ruse (klauzola 3 e nenit 67). Në procesin e përcaktimit të pranueshmërisë dhe besueshmërisë së provave të ofruara, gjykata shpesh shtron pyetje, zgjidhja e të cilave ndikon ndjeshëm në përfundimin e çështjes.

Përdorimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve në marrëdhëniet midis subjekteve afariste rregullohet nga normat e Kodit Civil të Federatës Ruse. Në veçanti, në paragrafin 2 të Artit. 434 thotë: një marrëveshje me shkrim mund të lidhet duke shkëmbyer dokumente përmes komunikimit elektronik, gjë që bën të mundur vërtetimin e besueshëm se dokumenti vjen nga një palë në marrëveshje.

Në përputhje me paragrafin 1 të Artit. 71 Kodi i Procedurës Civile i Federatës Ruse dhe paragrafi 1 i Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, prova me shkrim është korrespondencë biznesi që përmban informacione rreth rrethanave të rëndësishme për shqyrtimin dhe zgjidhjen e çështjes, e bërë në formën e një regjistrimi dixhital dhe të marrë përmes komunikimit elektronik.

Për të përdorur dokumentet elektronike në proceset gjyqësore duhet të plotësohen dy kushte. Së pari, siç është treguar tashmë, ato duhet të kenë fuqi ligjore. Së dyti, dokumenti duhet të jetë i lexueshëm, domethënë duhet të përmbajë informacion që është përgjithësisht i kuptueshëm dhe i arritshëm për perceptim.

Kjo kërkesë rrjedh nga rregullat e përgjithshme të procedimit ligjor, të cilat presupozojnë menjëhershmërinë e perceptimit të gjyqtarëve të informacionit nga burimet e provave.

Shpesh gjykata refuzon të pranojë si provë në materialet e çështjes korrespondencë elektronike që nuk plotëson kushtet e mësipërme dhe më pas merr një vendim që nuk plotëson kërkesat ligjore të palës së interesuar.

Le të shqyrtojmë mënyrat kryesore për të legjitimuar korrespondencën elektronike para dhe pas fillimit të procedurave.

Puna me një noter

Nëse procedurat nuk kanë filluar ende, më pas për t'i dhënë fuqi ligjore korrespondencës elektronike, duhet të përfshini një noter. Në paragrafin 1 të Artit. 102 i Bazave të Legjislacionit për Noterët (Bazat) thotë se, me kërkesë të palëve të interesuara, noteri siguron provat e nevojshme në gjykatë ose në një organ administrativ, nëse ka arsye për të besuar se sigurimi i provave do të bëhet më pas i pamundur ose i vështirë. Dhe në paragrafin 1 të Artit. 103 i Bazave parashikon që noteri për të siguruar prova kontrollon provat shkresore dhe materiale.

Sipas paragrafit 2 të Artit. 102 Në thelb, noteri nuk ofron prova në një çështje që, në momentin që palët e interesuara kontaktojnë me të, është duke u proceduar nga një gjykatë ose organ administrativ. Përndryshe, gjykatat e njohin korrespondencën elektronike të noterizuar si provë të papranueshme (Rezoluta e AAS-së së Nëntë datë 11 Mars 2010 Nr. 09AP-656/2010-GK).

Vlen të kujtohet se, bazuar në Pjesën 4 të Artit. 103 Bazat, sigurimi i provave pa njoftuar njërën nga palët dhe palët e interesuara bëhet vetëm në raste urgjente.

Për shqyrtimin e provave, përpilohet një protokoll, në të cilin përveç pershkrim i detajuar Veprimet e noterit duhet të përmbajnë gjithashtu të dhëna për datën dhe vendin e inspektimit, noterin që kryen inspektimin, palët e interesuara që marrin pjesë në të, si dhe rendisin rrethanat e zbuluara gjatë inspektimit. Vetë emailet printohen dhe depozitohen me një protokoll, i cili nënshkruhet nga personat pjesëmarrës në inspektim, nga një noter dhe vuloset me vulën e tij. Në bazë të Vendimit të Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 23 Prill 2010 Nr. VAS-4481/10, protokolli noterial për inspektimin e një kutie postare elektronike njihet si provë e përshtatshme.

Aktualisht jo të gjithë noterët ofrojnë shërbime për certifikimin e emaileve dhe kostoja e tyre është mjaft e lartë. Për shembull: një nga noterët në Moskë paguan 2 mijë rubla për një faqe të pjesës përshkruese të protokollit.

Një person i interesuar për të ofruar prova i drejtohet një noteri me një aplikim përkatës. Duhet të tregojë:

• provat që duhen siguruar;
• rrethanat që mbështeten nga kjo dëshmi;
• arsyet për të cilat kërkohen provat;
• në momentin e kontaktimit me një noter, çështja nuk është duke u proceduar nga një gjykatë e juridiksionit të përgjithshëm, një gjykatë arbitrazhi ose një organ administrativ.

Noterët inspektojnë përmbajtjen e një kutie postare elektronike ose nga distanca, d.m.th., ata përdorin qasje në distancë në një server poste (mund të jetë serveri i një ofruesi që ofron një shërbim komunikimi elektronik sipas një kontrate; një server poste i një regjistruesi të emrave të domenit ose një serveri i postës falas në Internet), ose direkt nga kompjuteri i të interesuarit, në të cilin është instaluar një program emaili (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etj.).

Gjatë një kontrolli në distancë, përveç aplikimit, noteri mund të ketë nevojë për leje nga regjistruesi i emrave të domenit ose ofruesi i internetit. E gjitha varet nga kush saktësisht mbështet funksionimin e kutive postare ose një serveri të postës elektronike sipas kontratës.

Vërtetim nga ofruesi

Rezolutat e AAS të Nëntë datë 04/06/2009 Nr.09AP-3703/2009-AK, datë 27.04.2009 Nr.09AP-5209/2009, FAS MO datë 13.05.2010 Nr.KG-A4 -10 përcaktojnë që gjykatat njohin edhe pranueshmërinë e korrespondencës elektronike, nëse ajo është e vërtetuar nga ofruesi i shërbimit të internetit ose regjistruesi i emrave të domain-it, të cilët janë përgjegjës për menaxhimin e serverit të postës.

Ofruesi ose regjistruesi i emrave të domain-it vërteton korrespondencën elektronike me kërkesë të një pale të interesuar vetëm nëse ai menaxhon serverin e postës dhe kjo e drejtë është e specifikuar në marrëveshjen e shërbimit.

Megjithatë, vëllimi i korrespondencës elektronike mund të jetë mjaft i madh, gjë që nga ana tjetër mund të komplikojë procesin e sigurimit të dokumenteve në letër. Në këtë drejtim, gjykata ndonjëherë lejon sigurimin e korrespondencës elektronike në media elektronike. Kështu, Gjykata e Arbitrazhit të Rajonit të Moskës, duke marrë një Vendim të datës 1 gusht 2008 në çështjen nr. A41-2326/08, iu referua pranueshmërisë së korrespondencës elektronike të ofruar në gjykatë në katër CD.

Por gjatë shqyrtimit të çështjes në shkallën e apelit, SHKSH e dhjetë, me vendimin e saj të datës 10.09.2008 në çështjen nr. shembull, duke treguar se pala e interesuar nuk ka paraqitur asnjë dokument të parashikuar nga marrëveshja e lidhur me palët.

Kështu, emailet që kanë të bëjnë me subjektin e mosmarrëveshjes duhet t'i dorëzohen gjykatës me shkrim, dhe të gjitha dokumentet e tjera mund të dorëzohen në media elektronike.

Konfirmimi i përmbajtjes së letrave duke iu referuar atyre në korrespondencën vijuese në letër do të ndihmojë në vërtetimin e fakteve të deklaruara në korrespondencën virtuale. Përdorimi i provave të tjera me shkrim pasqyrohet në Rezolutën e AAS të Nëntë të datës 20 dhjetor 2010 Nr. 09AP-27221/2010-GK. Ndërkohë, gjykata, kur shqyrton çështjen dhe vlerëson provat e siguruara nga palët, ka të drejtë të mos e konsiderojë të pranueshme korrespondencën në letër me lidhje me korrespondencën elektronike.

Ai vetëm e merr parasysh dhe merr një vendim bazuar në një analizë gjithëpërfshirëse të të gjitha provave të paraqitura.

Merrni ndihmë nga një ekspert

Nëse procedurat tashmë kanë filluar, atëherë për t'i dhënë forcë ligjore korrespondencës elektronike është e nevojshme të ushtrohet e drejta e tërheqjes së ekspertit. Në paragrafin 1 të Artit. 82 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse parashikon që për të sqaruar çështjet që lindin gjatë shqyrtimit të një çështjeje që kërkojnë njohuri të veçanta, gjykata e arbitrazhit cakton një ekzaminim me kërkesë të një personi që merr pjesë në çështje, ose me pëlqimin e personave që marrin pjesë në të.

Nëse caktimi i një ekzaminimi parashikohet me ligj ose kontratë, ose kërkohet të verifikohet një kërkesë për falsifikimin e provave të paraqitura, ose nëse është i nevojshëm një ekzaminim shtesë ose i përsëritur, gjykata e arbitrazhit mund të caktojë një ekzaminim me iniciativën e saj. Caktimi i një ekzaminimi për verifikimin e provave të paraqitura parashikohet gjithashtu në Art. 79 Kodi i Procedurës Civile i Federatës Ruse.

Në kërkesën për caktimin e ekspertizës mjeko-ligjore është e nevojshme të tregohet organizata dhe ekspertët specifikë që do ta kryejnë atë, si dhe gamën e çështjeve për të cilat i interesuari vendosi t'i drejtohej gjykatës për të urdhëruar ekzaminimin. Përveç kësaj, duhet të jepet informacion në lidhje me koston dhe kohën e një ekzaminimi të tillë dhe shuma e plotë për të paguar për të duhet të depozitohet në gjykatë. Eksperti i përfshirë duhet të plotësojë kërkesat e përcaktuara për të në Art. 13 i Ligjit Federal "Për veprimtaritë e ekspertëve mjeko-ligjorë shtetërorë në Federatën Ruse".

Bashkëngjitja e materialeve të çështjes si provë e mendimit të ekspertit për vërtetësinë e korrespondencës elektronike konfirmohet nga praktika gjyqësore (Vendimi Gjykata e Arbitrazhit qyteti i Moskës i datës 21 gusht 2009 në çështjen nr. A40-13210/09-110-153; Rezoluta e Shërbimit Federal Antimonopol të Rajonit të Moskës, datë 20 janar 2010 Nr. KG-A40/14271-09).

Në bazë të kontratës

Në paragrafin 3 të Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse vëren se dokumentet e marra përmes komunikimit elektronik njihen si provë me shkrim nëse kjo është e specifikuar në marrëveshjen midis palëve. Prandaj, është e nevojshme të tregohet se palët njohin forcën e barabartë juridike të korrespondencës dhe dokumenteve të marra përmes faksit, internetit dhe mjeteve të tjera elektronike të komunikimit si origjinale. Në këtë rast, marrëveshja duhet të specifikojë adresën e emailit nga e cila do të dërgohet korrespondenca elektronike, dhe informacione për personin e autorizuar të autorizuar për ta kryer atë.

Kontrata duhet të përcaktojë që adresa e caktuar e postës elektronike përdoret nga palët jo vetëm për korrespondencën e punës, por edhe për transferimin e rezultateve të punës, gjë që konfirmohet nga pozicioni i Shërbimit Federal Antimonopol të Rajonit të Moskës në Rezolutën Nr. KG- A40/12090-08 datë 12 janar 2009. Dekreti i AAS i Nëntë i datës 24 dhjetor 2010 Nr. 09AP-31261/2010-GK thekson se kontrata duhet të përcaktojë mundësinë e përdorimit të postës elektronike për të miratuar specifikimet teknike dhe për të bërë pretendime në lidhje me cilësinë e shërbimeve të ofruara dhe punën e kryer.

Përveç kësaj, palët mund të përcaktojnë në marrëveshje që njoftimet dhe mesazhet e dërguara me email njihen prej tyre, por duhet të konfirmohen shtesë brenda një periudhe të caktuar me korrier ose me postë të regjistruar (Rezoluta e SHKSH-së së Trembëdhjetë, datë 25 Prill 2008 Nr. A56 -42419/2007).

Për ta përmbledhur, mund të themi se sot ekziston një praktikë që gjykatat të përdorin korrespondencën elektronike si provë me shkrim. Megjithatë, duke marrë parasysh kërkesat e legjislacionit procedural në lidhje me pranueshmërinë dhe besueshmërinë e provave, korrespondenca virtuale merret parasysh nga gjykata vetëm nëse ka fuqi ligjore.

Në këtë drejtim, lindin një numër i madh problemesh, pasi ende nuk është formuar një metodologji e unifikuar për përcaktimin e legjitimitetit të korrespondencës elektronike. E drejta e një pale të interesuar për të kontaktuar një noter për të siguruar prova është e mbrojtur, por nuk ka asnjë akt rregullator të Ministrisë së Drejtësisë së Federatës Ruse që rregullon procedurën për ofrimin e shërbimeve të tilla nga noterët. Si rezultat, nuk ekziston një qasje e vetme për përcaktimin e vlerës së tyre dhe formimin e një mekanizmi të qartë për zbatimin e kësaj të drejte.

Ka disa mënyra për t'i dhënë forcë ligjore korrespondencës elektronike për ta paraqitur atë si provë në gjykatë: sigurimi i korrespondencës elektronike nga një noter, vërtetimi nga një ofrues interneti, duke iu referuar emaileve në korrespondencën e mëtejshme në letër, si dhe konfirmimi i origjinalitetit të tyre nga ekspertimi mjekoligjor.

Një qasje kompetente për sigurimin në kohë të korrespondencës elektronike si dëshmi me shkrim do t'u lejojë subjekteve afariste të rivendosin plotësisht të drejtat e tyre të shkelura gjatë zgjidhjes së mosmarrëveshjeve.

Çfarë është emaili? Në botën moderne të biznesit, kjo është:

• Fytyra jote. Është me ndihmën e postës elektronike që mund të krijoni një imazh pozitiv në sytë e palës tjetër ose të prishni përshtypjen e parë.
• Mjeti juaj i punës. Shumë komunikim me botën e jashtme ndodh përmes emailit. Prandaj, nëse jeni të aftë në këtë instrument, mund ta bëni jetën tuaj shumë më të lehtë.
• Një shpërqendrim i fuqishëm. Bota e jashtme po përpiqet t'ju godasë, t'ju shpërqendrojë dhe t'ju çojë në rrugë të gabuar përmes emailit.

Nga ky këndvështrim, le të shohim punën me email. Le të fillojmë me diçka të thjeshtë.

Formatimi i një letre

Unë përdor klientin e postës elektronike Mozilla Thunderbird, kështu që do ta përdor si shembull. Le të krijojmë një shkronjë të re dhe të kalojmë nga lart poshtë në listën e fushave.

Kujt. Kopjo. Kopje e fshehur

Disa mund të mos e dinë, por "To" në Mozilla mund të ndryshohet në "Cc" ose "Bcc".

• Kujt: shkruajmë marrësin kryesor ose disa marrës të ndarë me një pikëpresje.
• Kopjo: i shkruajmë dikujt që duhet ta lexojë letrën, por nga i cili nuk presim reagim.
• Kopje e fshehur: po i shkruajmë dikujt që duhet ta lexojë letrën, por duhet të mbetet i panjohur për marrësit e tjerë të letrës. Është veçanërisht e përshtatshme për t'u përdorur për dërgimin masiv të letrave të biznesit, siç janë njoftimet.

E gabuar në postimet masive, tregoni marrësit duke përdorur fushat "Kopjo" ose "Për". Disa herë në vit marr letra që listojnë 50–90 marrës në fushën "Cc". Ka shkelje të privatësisë. Jo të gjithë marrësit tuaj duhet të dinë me kë tjetër po punoni në një temë të ngjashme. Është mirë nëse këta janë njerëz që e njohin njëri-tjetrin. Po sikur të ketë kompani konkurruese në listë që nuk dinë për njëra-tjetrën? Së paku, duhet të përgatiteni për shpjegime të panevojshme, dhe në maksimum, të ndërprisni bashkëpunimin me njërën prej tyre. Mos e bëni në këtë mënyrë.

Lënda e letrës

Shërbimet profesionale të postës shpesh shkruajnë (nganjëherë në mënyrë të arsyeshme) për rëndësinë e linjës së subjektit të postës elektronike në bloget e tyre të korporatës. Por më shpesh po flasim për letrat e shitjes, ku tema e letrës zgjidh problemin "email-i duhet të hapet".

Ne jemi duke diskutuar korrespondencën e përditshme të biznesit. Këtu tema zgjidh problemin "letra dhe autori i saj duhet të identifikohen lehtësisht dhe më pas të gjenden". Për më tepër, zelli juaj do t'ju kthehet në formën e karmës së letrave të shumta përgjigjeje, vetëm me parashtesa Re: ose Fwd, ndër të cilat do të duhet të kërkoni letrën e dëshiruar për temën.

Njëzet letra është vëllimi i korrespondencës njëditore për një menaxher të mesëm. Nuk po flas aspak për sipërmarrësit dhe pronarët e bizneseve; numri i letrave të tyre ndonjëherë shkon jashtë shkallës në 200 ose më shumë në ditë. Prandaj edhe një herë: mos dërgoni email me një temë bosh.

Pra, si të formuloni saktë rreshtin e subjektit të një emaili?

Gabimi numër 1 : Vetëm emri i kompanisë në temë. Për shembull, "Qielli" dhe kaq. Së pari, ndoshta nuk jeni i vetmi nga kompania juaj që komunikoni me këtë palë. Së dyti, një temë e tillë nuk sjell ndonjë kuptim, sepse emri i kompanisë suaj tashmë është i dukshëm nga adresa. Së treti, mendoni se si do të duket kutia juaj postare me këtë qasje ndaj korrespondencës? Diçka si kjo.

A është i përshtatshëm kërkimi për tema të tilla?

Gabimi numër 2 : bie shumë në sy, titull shitës. Është mirë nëse dini të shkruani tituj të tillë. Por a është e përshtatshme të përdoren këto aftësi në korrespondencën e biznesit? Mos harroni qëllimin e subjektit të një emaili biznesi: jo për të shitur, por për të siguruar identifikimin dhe kërkimin.

Teksti i letrës

Ka shumë udhëzues shkrimi për raste të ndryshme. Për shembull, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin dhe mjeshtra të tjerë të fjalëve kanë shumë informacione të dobishme. Unë ju këshilloj të lexoni artikujt e tyre, të paktën për të përmirësuar shkrim-leximin e përgjithshëm dhe për të përmirësuar stilin e përgjithshëm të të folurit të shkruar.

Në procesin e shkrimit të një letre, ne duhet të marrim disa vendime në mënyrë sekuenciale.

Çështje mirësjelljeje . Në fillim të letrës, ju mund të turbulloheni në këndvështrime apo edhe butësi në frymën e "E dashur Rodya, u bënë më shumë se dy muaj që nuk kam folur me ty me shkrim, nga e cila edhe unë vetë kam vuajtur dhe madje nuk kam fjetur pak. netë, duke menduar.” Shumë e sjellshme dhe shumë e kushtueshme, si për sa i përket kohës për të shkruar një hyrje të tillë, ashtu edhe për kohën e bashkëbiseduesit për ta lexuar. Korrespondenca është biznes, mbani mend? Jo një ese në zhanrin epistolar për një konkurs ose një letër drejtuar nënës së Raskolnikov, por korrespondencë biznesi.

Ne respektojmë kohën tonë dhe atë të marrësit!

Ka kuptim vetëm të prezantoni veten dhe të kujtoni rrethanat e njohjes tuaj në letrën e parë të dërguar pas një takimi të shkurtër në një ekspozitë. Nëse kjo është një vazhdimësi e bashkëpunimit ose e korrespondencës së vazhdueshme, në letrën e parë të ditës shkruajmë: "Përshëndetje, Ivan", në të dytin dhe në vijim: "Ivan, ...".

Apelim . Unë kam qenë gjithmonë i shqetësuar për pyetjen se kujt t'i drejtohem në një letër nëse ka disa marrës. Kohët e fundit kam shkruar një letër drejtuar tre vajzave të quajtura Anna. Pa asnjë dyshim, shkrova "Përshëndetje, Anna" dhe nuk u shqetësova. Por një fat i tillë nuk është gjithmonë rasti.

Po sikur të jenë tre apo edhe shtatë marrës dhe ata nuk kanë të njëjtin emër? Ju mund t'i renditni ato me emra: "Mirëdita, Rodion, Pulcheria, Avdotya dhe Pyotr Petrovich." Por është e gjatë dhe kërkon kohë. Ju mund të shkruani: "Përshëndetje, kolegë!"

Për veten time, përdor rregullin e adresimit me emër të personit në fushën "Për". Dhe mos i kontaktoni fare ata në kopje. Ky rregull gjithashtu ju lejon të përcaktoni më saktë (një!) adresuesin e letrës dhe qëllimin e kësaj letre.

Citim . Shpesh korrespondenca është një zinxhir letrash me pyetje dhe përgjigje - me një fjalë, një dialog. Konsiderohet praktikë e mirë të mos fshini historikun e korrespondencës dhe të shkruani përgjigjen tuaj në krye të tekstit të cituar, në mënyrë që kur të ktheheni në këtë korrespondencë një javë më vonë, të mund ta lexoni lehtësisht dialogun nga lart poshtë, duke zbritur sipas datës.

Për disa arsye, cilësimi i paracaktuar në Mozilla është "Vendosni kursorin pas tekstit të cituar". Unë rekomandoj ta ndryshoni atë në menynë "Mjetet" → "Opsionet e llogarisë" → "Përbërja dhe adresimi". Kështu duhet të jetë.

Qëllimi i letrës . Ekzistojnë dy lloje të letrave të biznesit:

• kur thjesht informojmë bashkëbiseduesin (për shembull, një raport për punën e bërë për muajin);
• dhe kur duam diçka nga bashkëbiseduesi. Për shembull, në mënyrë që ai të miratojë faturën e bashkangjitur për pagesë.

Si rregull, ka shumë herë më shumë letra inkurajuese sesa letra raportuese. Nëse duam të arrijmë diçka nga bashkëbiseduesi, është shumë e rëndësishme ta themi këtë me një letër në tekst të thjeshtë. Thirrja për veprim duhet të shoqërohet me një emër dhe të jetë fjalia e fundit në letër.

E gabuar : "Porfiry Petrovich, unë e di se kush e ka hakuar për vdekje gruan e vjetër."

E drejta : "Porfiry Petrovich, isha unë që e vrava plakën, të lutem merr masa për të më arrestuar, jam lodhur nga vuajtjet!"

Pse duhet të mendojë korrespondenti për ju se çfarë të bëjë me këtë letër? Në fund të fundit, ai mund të marrë një vendim të gabuar.

Nënshkrimi në tekst . Ajo duhet të jetë. Për më tepër, gjithçka klientët e emailit ju lejon të konfiguroni zëvendësimin automatik të nënshkrimeve, për shembull klasik "Sinqerisht, ...". Në Mozilla, kjo bëhet në menynë "Tools" → "Account Options".

Shkrimi apo jo i kontakteve në nënshkrim është një çështje personale për të gjithë. Por nëse jeni në ndonjë mënyrë të lidhur me shitjet, sigurohuni që të shkruani. Edhe nëse marrëveshja nuk ndodh si rezultat i komunikimit, në të ardhmen do të gjendeni lehtësisht duke përdorur kontaktet nga nënshkrimi.

Së fundi, një veçori tjetër e trupit të shkronjave për ata bashkëbisedues që nuk u pëlqen (nuk mund, nuk duan, nuk kanë kohë) t'u përgjigjen letrave tuaja. Ju lutemi tregoni parazgjedhjen në trupin e letrës. Për shembull, "Porfiry Petrovich, nëse nuk vini të më arrestoni para orës 12:00 të së premtes, atëherë unë e konsideroj veten të amnistuar." Sigurisht, afati duhet të jetë real (nuk duhet ta dërgoni tekstin nga shembulli të Premten në orën 11:50). Marrësi duhet të jetë fizikisht në gjendje të lexojë dhe të veprojë sipas letrës suaj. Një "heshtje" e tillë ju çliron nga përgjegjësia për dështimin e bashkëbiseduesit për t'u përgjigjur. Si gjithmonë, duhet t'i qaseni përdorimit të kësaj veçorie me mençuri. Nëse një person u përgjigjet letrave tuaja në kohë dhe rregullisht, një ultimatum i tillë, nëse nuk e ofendon, mund ta stresojë pak ose të çojë në një vendim që të mos i përgjigjeni letrës tani, por t'ju detyrojë të prisni deri të premten.

Shtojcat

Letrat shpesh vijnë me bashkëngjitje: rezyme, propozime komerciale, vlerësime, orare, skanime dokumentesh - një mjet shumë i përshtatshëm dhe në të njëjtën kohë një burim i gabimeve popullore.

Gabim : Madhësia e madhe e investimit. Shpesh marr email me bashkëngjitje deri në 20 MB në madhësi. Si rregull, këto janë skanime të disa dokumenteve në formatin TIFF, me një rezolucion prej 600dpi. Programi i emailit të korrespondentit pothuajse me siguri do të ngrijë për disa minuta në një përpjekje të kotë për të ngarkuar një pamje paraprake të bashkëngjitjes. Dhe Zoti na ruajt që marrësi të përpiqet ta lexojë këtë letër në një smartphone...

Personalisht, unë fshij menjëherë letra të tilla. Nuk dëshironi që emaili juaj të përfundojë në kosh para se të lexohet? Kontrolloni madhësinë e investimit. Rekomandohet që të jetë jo më shumë se 3 MB.

Çfarë duhet të bëni nëse tejkalohet?

• Provoni të rikonfiguroni skanerin tuaj në një format dhe rezolucion tjetër. Për shembull, PDF dhe 300dpi prodhojnë skanime mjaft të lexueshme.
• Mendoni për programe të tilla si WinRar ose arkivues 7zip. Disa skedarë kompresohen në mënyrë të përsosur.
• Çfarë duhet të bëni nëse bashkëngjitja është e madhe dhe nuk mund ta ngjeshni atë? Për shembull, një bazë e të dhënave pothuajse e zbrazët e kontabilitetit peshon 900 MB. Ruajtja e informacionit në renë kompjuterike do të vijë në shpëtim: Dropbox, Google Drive dhe të ngjashme. Disa shërbime, të tilla si Mail.ru, konvertojnë automatikisht bashkëngjitjet e mëdha në lidhje për ruajtjen e cloud. Por unë preferoj të menaxhoj vetë informacionin tim të ruajtur në cloud, kështu që nuk e mirëpres automatizimin nga Mail.ru.

Dhe një rekomandim tjetër jo plotësisht i qartë për investimet - të tyre Emri . Duhet të jetë i kuptueshëm dhe i pranueshëm për marrësin. Pasi ne në kompani po përgatisnim një propozim tregtar në emër të... le të jetë Fjodor Mikhailovich Dostoevsky. Mora një letër nga menaxheri me një draft CP për miratim dhe bashkëngjitja përfshinte një skedar të quajtur "ForFedi.docx". Menaxheri që më dërgoi këtë pati një dialog që shkoi diçka si kjo:

I dashur menaxher, a jeni personalisht gati t'i afroheni këtij njeriu të respektuar dhe ta quani Fedya në fytyrë?

Disi, jo, ai është një njeri i respektuar, të gjithë e thërrasin me emrin dhe patronimin e tij.

Pse e emërtuat bashkëngjitjen "Për Fedi"? Nëse ia dërgoj tani, a mendoni se do të blejë sëpata nga ne duke përdorur këtë CP?

Do ta riemëroja më vonë...

Pse të përgatitni një bombë me sahat - refuzimin e një klienti të mundshëm - ose të krijoni punë shtesë për veten tuaj duke riemërtuar skedarin? Pse të mos e emërtoni menjëherë bashkëngjitjen saktë: "Për Fyodor Mikhailovich.docx" ose edhe më mirë - "KP_Sky_Axes.docx".

Pra, ne pak a shumë e kemi renditur emailin si "fytyrë". Le të kalojmë në shikimin e emailit si një mjet. punë efikase dhe le të flasim për komponentin e tij shpërqendrues.

Puna me letra

Email-i është një shpërqendrim i fuqishëm. Ashtu si me çdo shpërqendrim, emaili duhet të trajtohet duke shtrënguar rregullat dhe duke futur oraret e punës.

Së paku, duhet të çaktivizoni TË GJITHA njoftimet për mbërritjet e postës. Nëse klienti i postës elektronike është i konfiguruar si parazgjedhje, do të njoftoheni me një sinjal zanor, një ikonë pranë orës do të pulsojë dhe do të shfaqet një pamje paraprake e letrës. Me një fjalë, ata do të bëjnë gjithçka që së pari t'ju largojnë nga puna e mundimshme, dhe më pas t'ju zhytin në humnerën e letrave të palexuara dhe postimeve të pashikuara - minus një ose dy orë nga jeta juaj.

Disa njerëz kanë vullnet të fortë që u lejon atyre të mos shpërqendrohen nga njoftimet, por njerëzit e zakonshëmËshtë më mirë të mos tundoni fatin dhe t'i fikni ato. Në Mozilla Thunderbird, kjo bëhet përmes menysë "Vegla" → "Cilësimet" → "Të përgjithshme" → "Kur shfaqen mesazhe të reja".

Nëse nuk ka njoftime, si mund ta kuptoni që ka ardhur një letër?

Shume e thjeshte. Ju vetë, me vetëdije, lini kohë për të renditur postën tuaj, për të hapur klientin tuaj të postës elektronike dhe për të parë të gjitha mesazhet e palexuara. Kjo mund të bëhet dy herë në ditë, për shembull, në drekë dhe në mbrëmje, ose gjatë pushimit të detyruar, për shembull, në bllokime trafiku.

Njerëzit shpesh pyesin, po në lidhje me kohën e përgjigjes dhe letrat urgjente? Unë përgjigjem: ju nuk keni letra urgjente në postën tuaj. Nëse nuk punoni në departamentin e mbështetjes së klientit (ky departament ka rregullat e veta për të punuar me postën).

Nëse ka letra urgjente, dërguesi do t'ju njoftojë për këtë përmes kanaleve të tjera - telefon, SMS, Skype. Pastaj ju do të shkoni me vetëdije në klientin tuaj të postës elektronike dhe do të përpunoni postën urgjente. Të gjithë gurutë e menaxhimit të kohës (për shembull, Gleb Arkhangelsky me "Time Drive") deklarojnë një përgjigje standarde në email brenda 24 orëve. Ky është një rregull normal i sjelljeve të mira - mos prisni përgjigje të menjëhershme me email nga bashkëbiseduesi juaj. Nëse ka një letër urgjente, njoftoni për të përmes kanaleve më të shpejta të komunikimit.

Pra, ne çaktivizuam njoftimet dhe tani aktivizojmë klientin e emailit sipas orarit tonë.

Çfarë duhet të bëjmë kur shkojmë në postë dhe përfshihemi në një aktivitet të quajtur "zgjidhja e emailit"? Ku është fillimi dhe fundi i kësaj pune?

Kam dëgjuar shumë për sistemin zero inbox, por, për fat të keq, nuk kam takuar asnjë person të vetëm duke e përdorur atë. Më duhej të rishpikja rrotën time. Ka artikuj mbi këtë temë në Lifehacker. Për shembull, " ". Më poshtë do të flas për sistemin zero inbox në interpretimin tim. Do të isha mirënjohës nëse gurusët e GTD do të komentonin dhe do të shtonin ose përmirësonin sistemin e përshkruar.

Është e rëndësishme të kuptoni dhe pranoni se emaili nuk është një programues detyrash apo arkiv për aktivitetet tuaja. Prandaj, dosja Inbox duhet të jetë gjithmonë bosh. Pasi të filloni të renditni nëpër kutinë tuaj hyrëse, mos u ndalni ose mos u hutoni nga asgjë derisa të keni zbrazur këtë dosje.

Çfarë të bëni me emailet në kutinë tuaj hyrëse? Ju duhet të kaloni nëpër secilën shkronjë në mënyrë sekuenciale dhe ta fshini atë. Po, thjesht theksoni dhe shtypni Fshi në tastierën tuaj. Nëse nuk mund ta detyroni veten të fshini letrën, do të duhet të vendosni se çfarë të bëni me të.

1. Mund t'i përgjigjeni për tre minuta? A duhet t'i përgjigjem? Po, është e nevojshme, dhe përgjigja do të zgjasë jo më shumë se tre minuta, pastaj përgjigjuni menjëherë.
2. Ju duhet të përgjigjeni, por përgatitja e një përgjigje do të zgjasë më shumë se tre minuta. Nëse përdorni një programues detyrash që ju lejon të konvertoni një email në një detyrë, kthejeni emailin në një detyrë dhe harroni atë për një kohë. Për shembull, unë përdor shërbimin absolutisht të mrekullueshëm Doit.im. Kjo ju lejon të gjeneroni një adresë emaili personal: ia dërgoni letrën dhe ajo kthehet në një detyrë. Por nëse nuk keni një planifikues detyrash, zhvendoseni letrën në nënfolderin "0_Run".
3. Pasi t'i përgjigjeni shpejt një letre, ta ktheni atë në një detyrë ose thjesht ta lexoni, duhet të vendosni se çfarë të bëni më pas me këtë mesazh: fshijeni ose dërgoni në një nga dosjet për ruajtje afatgjatë.

Këtu janë dosjet e ruajtjes afatgjatë që kam.

• 0_Ekzekutoni. Unë nuk kam një dosje të tillë, por nëse nuk keni një planifikues, e përsëris, mund të vendosni letra që kërkojnë punë të detajuar këtu. Kjo dosje gjithashtu duhet të pastrohet rregullisht, por me një qasje të menduar në një kohë të caktuar posaçërisht për këtë.
• 1_Ref. Këtu kam vendosur letra me informacion në sfond: letra mirëseardhjeje me hyrje nga shërbime të ndryshme në internet, bileta për fluturimet e ardhshme, etj.
• 2_Projektet. Këtu ruhet një arkiv korrespondence mbi partnerët dhe projektet me të cilat ka marrëdhënie aktuale. Natyrisht, një dosje e veçantë është krijuar për çdo projekt ose partner. Në dosjen e partnerit kam vendosur letra jo vetëm nga punonjësit e tij, por edhe letra nga punonjësit e Neb që lidhen me këtë partner. Shumë i përshtatshëm: nëse është e nevojshme, e gjithë korrespondenca në projekt është në dispozicion me disa klikime.
• 3_Muzeu. Këtu kam vendosur ato letra që do të ishte keq t'i fshini dhe përfitimi i tyre nuk është i dukshëm. Dosjet me projekte të mbyllura nga "2_Projektet". Me pak fjalë, "Muzeu" ruan kandidatët e parë për largim.
• 4_Dokumentet. Këtu janë letra me mostra elektronike të dokumenteve që mund të jenë të dobishme në të ardhmen për kontabilitetin, për shembull, raportet e pajtimit nga klientët, biletat për udhëtimet e marra. Dosja ka shumë ngjashmëri me dosjet "2_Projects" dhe "1_Reference", në të ruhen vetëm informacionet e kontabilitetit dhe informacioni i menaxhimit ruhet në dosjen "2_Projects". Në “4_Documents” ka informacion të vdekur, dhe në “2_Projekte” ka informacion të drejtpërdrejtë.
• 5_Dituria. Këtu vendos vetëm buletinet me të vërtetë të dobishme që dua t'u rikthehem pas një kohe për frymëzim ose për të gjetur zgjidhje.

Ka cilësime të tjera të klientit të postës elektronike që janë të rëndësishme për funksionimin e këtij sistemi. Së pari, si parazgjedhje në Thunderbird ka një kuti kontrolli "Shëno mesazhet si të lexuara". Unë preferoj ta bëj këtë me vetëdije, ndaj poshtë flamurit! Për ta bërë këtë, shkoni te menyja "Tools" → "Cilësimet" → "Avanced" → "Leximi dhe shfaqja".

Së dyti, ne përdorim filtra . Më parë, përdorja në mënyrë aktive filtra që përcillnin automatikisht letrat në dosjet e duhura bazuar në adresën e dërguesit. Për shembull, letrat nga një avokat u zhvendosën në dosjen "Avokat". E braktisa këtë qasje për disa arsye. Së pari: letrat nga një avokat në 99% të rasteve kanë të bëjnë me ndonjë projekt ose partner, që do të thotë se ato duhet të zhvendosen në dosjen e këtij partneri ose projekti. E dyta: Vendosa të shtoj ndërgjegjësimin. Ju vetë duhet të vendosni se ku duhet të ruhet një letër specifike, dhe është më e përshtatshme të kërkoni mesazhe të papërpunuara vetëm në një vend - në kutinë hyrëse. Tani përdor filtra vetëm për organizimin e letrave të rregullta automatike nga sisteme të ndryshme në dosje, domethënë letra që nuk kërkojnë nga unë të marr vendime. Filtrat në Mozilla Thunderbird janë konfiguruar në menynë "Vegla" → "Filtra të mesazheve".

Pra, me qasjen e duhur, emaili duhet të marrë nga 10 deri në 60 minuta në ditë, në varësi të vëllimit të korrespondencës.

Po, dhe një gjë tjetër. A i keni çaktivizuar tashmë njoftimet për mbërritjen e letrave të reja? ;)

Kohët e fundit, posta elektronike ka zënë një vend gjithnjë e më të rëndësishëm në korrespondencën e biznesit. Përparësitë e tij janë të dukshme: efikasiteti, aksesueshmëria dhe lehtësia e përdorimit. Duhet mbajtur mend se korrespondenca elektronike ka nuancat e veta.

Marrja e letrave

1. Kontrolloni emailin tuaj të paktën 2 herë në ditë - në mëngjes dhe pasdite. Përndryshe, ju mund të pengoni punën e njerëzve të tjerë dhe të vononi zgjidhjen e çështjeve;
2. Nëse keni marrë një letër, do të thotë që dikush e dërgoi atë dhe e bëri atë për ndonjë arsye. Prandaj, letrat e marra duhet të lexohen. Natyrisht, spam-i nuk merret parasysh këtu;
3. Nëse jeni menaxher, dita juaj e punës duhet të fillojë duke hapur një klient email që nuk shkarkon gjatë gjithë ditës dhe kontrollon automatikisht postën. Vendosni dorëzimin/marrjen automatike të postës të paktën çdo 10 (ose më mirë 2 - 3) minuta;
4. nëse jeni shumë i zënë dhe keni marrë një letër, vlerësoni nga kush është, temën dhe kaloni nëpër të - kjo do t'ju ndihmojë të kuptoni shpejt nëse letra kërkon një përgjigje urgjente ose mund të presë pak;
5. Mënyra më e thjeshtë dhe më efektive për t'i çuar gjërat përpara dhe për të mos grumbulluar grumbuj postash është t'i përgjigjeni menjëherë letrave. Prandaj, nëse nuk jeni të angazhuar në një bisedë ose aktivitet tjetër që nuk toleron ndërprerjen, përgjigjuni menjëherë letrës.

Fushat "Për", "Cc", "Bcc"

Ju duhet të kuptoni, mbani mend dhe përdorni saktë fushat "Për", "Cc" dhe "Bcc". Veprimet tuaja pas marrjes së letrës ose veprimet e marrësit varen nga kjo.

1. "Kujt". Nëse dërgoni një pyetje, prisni një përgjigje nga adresuesi i specifikuar në fushën "Për". Nëse jeni marrësi, duhet të përgjigjeni. Kjo do të thotë, letra dhe informacioni ose pyetjet që ajo përmban i drejtohen drejtpërdrejt marrësit të specifikuar në këtë fushë.
2. "Kopje". Marrësit në këtë fushë marrin një letër për informacion ose "ftohen si dëshmitarë". Marrësi i kopjeve në përgjithësi nuk duhet t'i përgjigjet letrës. Për më tepër, kur ka një nevojë të tillë, konsiderohet e sjellshme të fillohet me shprehjen "Më falni që ndërhyra".
3. "Kopje e fshehur". Fakti që letra i është dërguar personit të specifikuar në fushën “Bcc” nuk do të jetë i njohur për marrësin kryesor ose ata që janë në kopje. Kjo fushë përdoret gjithashtu për postime masive në mënyrë që libri juaj i adresave të mos jetë i njohur për të gjithë marrësit.

Kur përgjigjeni, mos harroni për butonin "Përgjigju të gjithëve" - ​​kjo do të ruajë kopjet e marrësve të letrave fillestare dhe përgjigja juaj nuk do të kalojë pranë tyre. Mund të hiqni gjithmonë marrës të padëshiruar ose të shtoni të tjerë.

Nëse letra e marrë përmban më shumë se dy marrës në fushën "Për", kjo do të thotë që të dy korrespondentët ose ndonjëri prej tyre duhet të përgjigjen. Vendosni se kush duhet të përgjigjet. Megjithatë, kini kujdes kur dërgoni letra që përmbajnë më shumë se dy marrës në fushën "Për": nëse dërgoni një letër për të gjithë, rrezikoni të mos merrni përgjigje nga askush.

Fusha e lëndës

Ju nuk duhet ta lini këtë fushë bosh. Personat me të cilët korrespondoni mund të marrin qindra email në ditë dhe ta përdorin këtë fushë për të vlerësuar shpejt rëndësinë e përmbajtjes së emailit.

Linja e temës duhet të pasqyrojë shkurtimisht temën e letrës. Tituj si "Pyetje", "Përshëndetje!" ose titujt e zbrazët tregojnë se ju jeni ose fillestar, ose keni mungesë të aftësive bazë në korrespondencën e biznesit.

"Rëndësia e të shkruarit"

Nëse letra përmban informacione për ndryshime urgjente, tekstin e një kontrate ose informacione të tjera që duhet t'i kushtoni vëmendje fillimisht, përdorni rëndësinë "e lartë", kjo do të nxjerrë në pah letrën në kutinë hyrëse.

• Mos përdorni kot rëndësinë "e lartë"!
• Një letër personale drejtuar një korrespondenti biznesi ose një letër me një foto ose lidhje qesharake dhe jo-biznesi duhet të shënohet me rëndësi "të ulët".

Shkrimi i një përgjigjeje

1. Filloni me një përshëndetje, është e sjellshme.
2. Flisni të njëjtën gjuhë me personin. Kjo nuk ka të bëjë vetëm me gjuhën ruse/anglisht, por edhe me formën e tekstit. Një përgjigje jozyrtare ndaj një letre zyrtare është mosrespektim për të paditurin dhe një demonstrim i kulturës së ulët të dikujt.
3. Mos përdorni transliterim, përveç kur dërgoni letra me pajisje celulare. Nëse klienti juaj i emailit nuk e mbështet gjuhën ruse ose i korrupton kodimet, ju lutemi bashkëngjitni tekstin e përgjigjes në bashkëngjitje.
4. Një letër biznesi duhet të jetë e saktë, specifike dhe koncize.
   • Saktësia– tregoni detajet e sakta të cilave po i referoheni (për shembull, data e takimit, pika e rendit të ditës së takimit, data dhe subjekti i një emaili tjetër ose emri i skedarit).
   • Specifikimi– duhet të jetë e qartë nga letra saktësisht se ÇFARË SAKTËSISË kërkohet nga marrësi.
   • Konciziteti. Ai që mendon qartë flet qartë, dhe marrësi juaj e sheh atë. Prandaj, nuk duhet të vendosni në tre faqe atë që mund të shkruhet në tre fjali. Një tekst lakonik biznesi nuk është thatësi, por kursim kohe dhe saktësi e mendimit.
5. Nëse letra përmban disa pyetje, tema ose detyra, strukturojini dhe ndani ato. Një "rrymë sapuni" e vazhdueshme është e vështirë për t'u lexuar dhe ju mund të humbisni, në fakt, pyetjen kryesore të letrës.
6. Përgjigjuni sa më saktë kërkesave të bëra në letër. Përgjigja për një kërkesë ose detyrë është "Le ta bëjmë atë!" jo të plota "Ne do ta bëjmë atë deri në atë datë", "në kaq shumë ditë", "pas një ngjarjeje të tillë" është një përgjigje më e saktë dhe më e saktë.
7. Teksti nuk duhet të përmbajë gabime! Gabimet e shtypit nuk janë të tmerrshme, por nëse i shqiptoni fjalët gabimisht në çdo shkronjë, ato bëhen të dukshme shumë shpejt dhe lënë një gjurmë negative në imazhin tuaj si partner biznesi.
8. Asnjëherë mos dërgoni një letër pa lexuar atë që keni shkruar! Lexoni përgjigjen tuaj dhe sigurohuni që ajo të jetë koncize, e saktë, e qartë, specifike dhe nuk përmban gabime gramatikore. Kontrolloni që të gjithë marrësit e nevojshëm janë treguar dhe se ata janë vendosur saktë në fushat "Për" dhe "Cc". Kontrolloni për gabime gramatikore.
9. Citoni tekstin e letrës origjinale.
10. Kur citoni të plotë (nëse përgjigja juaj është për të gjithë letrën), shkruani tekstin e përgjigjes në FILLIM të letrës, jo në fund!
11. Nëse përgjigjet tuaja janë pikë për pikë, ndani citimin me vija bosh në krye dhe në fund.

Shtojcat

1. Mos bashkëngjitni skedarë në formatet EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR me shkronja - shumë klientë ose serverë të postës elektronike i bllokojnë fort bashkëngjitjet e tilla dhe marrësi nuk do t'i lexojë kurrë. Paketoni ato në një arkiv (zip, rar) si në një guaskë dhe futini në këtë formë.
2. Konsiderohet normale dërgimi i bashkëngjitjeve deri në 2-3 megabajt pa paralajmërim. Nëse dëshironi të dërgoni një bashkëngjitje madhësi më të madhe, kontrolloni me korrespondentin nëse një skedar i tillë do të kalojë përmes serverit të tij ose do të futet në kutinë e tij postare.
3. Përmbahuni nga investimet me përmbajtje të dyshimtë: së pari, korrespondenti juaj mund të mos ndajë shijet tuaja dhe së dyti, ju mund të shkaktoni telashe për një person që punon në një organizatë ku përdoret censura e postës.

Nënshkrimi elektronik

1. Të kesh atë është e dobishme (ka informacionin tuaj të kontaktit) dhe është një formë e mirë që tregon profesionalizmin tuaj.
2. Nënshkrimi nuk duhet të kalojë 5-6 rreshta. Ai duhet të përfshijë, të paktën, emrin dhe mbiemrin tuaj. Për më tepër, këshillohet të tregoni numrin tuaj të telefonit, adresën e emailit, emrin dhe adresën fizike të kompanisë, si dhe adresën e faqes së saj të internetit.
3. Keni dy mundësi për nënshkrim elektronik: për letra iniciative (veta) me nënshkrim të plotë

Një letër biznesi duhet të ketë një strukturë të qartë, avantazhet e së cilës janë:

• duke kursyer kohën tuaj dhe kohën e marrësit;
• garantoni që adresuesi do ta lexojë letrën dhe do ta kuptojë saktë thelbin e saj;
• duke marrë një përgjigje të kuptueshme dhe të qartë.

Struktura e një letre biznesi

Apelim

Ai ndodhet në kokën e letrës dhe përmban pozicionin dhe emrin e plotë të adresuesit. Për korrespondencën zyrtare të biznesit, adresa standarde është "E dashur", e cila shkruhet me shkronjë të madhe dhe në qendër të faqes. Dhe pastaj ka shumë opsione në varësi të asaj që shkruajnë dhe kujt. Kështu, në Rusi është zakon t'u drejtohen njerëzve me emër dhe patronim, në kompani me një kulturë korporative perëndimore - thjesht me emër. Nëse e njihni personalisht partnerin tuaj, mund t'i drejtoheni atij kështu: "I dashur Andrey Petrovich", nëse nuk e dini, "I dashur zoti Smirnov". Meqë ra fjala, kur i drejtohemi një personi, fjala "z." nuk mund të shkurtohet në "z.". Dhe në asnjë rrethanë nuk duhet të shkruani "I nderuar zoti A.P. Smirnov". Ose "Andrey Petrovich" ose "Z. Smirnov".

Nëse nuk po i shkruani familjes mbretërore, përfaqësuesve të besimeve fetare, presidentëve dhe anëtarëve të parlamenteve të vendeve të ndryshme, konsiderojeni veten me fat. Ekzistojnë formula zyrtare të konvertimit për ta, dhe të veçanta për çdo gradë. Para se të dërgoni një letër të tillë, kontrolloni me kujdes nëse mesazhi i zgjedhur korrespondon me statusin e adresuesit. Është shumë më e lehtë të mbani mend se si t'i shkruani personelit ushtarak: "I dashur shok kolonel", edhe nëse ky kolonel është një grua. Por adresa "Zonja dhe zotërinj" është laike, dhe është më mirë ta përdorni, të themi, për një ftesë për hapjen e një salloni rroba në modë. Nëse po ftoni dikë në një prezantim biznesi - për shembull, pajisje të reja shpimi - atëherë, sipas praktikës së vendosur, adresa e zakonshme "Të nderuar Zotërinj" përdoret për të gjithë. Në këtë rast nuk ka rëndësi që në këtë organizatë punojnë edhe femra.

Shembull:

te CEO
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

I dashur Pavel Ilyich!
ose
I nderuar zoti Dobrovolsky!

Preambula

Përbëhet paragrafi i parë i letrës, i cili përcakton qëllimin e saj, arsyen që ju shtyu ta shkruani. Pas leximit të preambulës, adresuesi duhet të kuptojë thelbin e letrës Shembull: Unë po ju shkruaj për të shprehur pakënaqësinë time për cilësinë e lëndëve të para për prodhimin e mobiljeve që na furnizon kompania juaj dhe llogaris në veprimet tuaja. synon ndryshimin e shpejtë të situatës për mirë dhe kompensimin e humbjeve që na janë shkaktuar.

Shembull: Gjatë muajit të kaluar, duke filluar nga data e dytë e qershorit të këtij viti, 10-15% e çdo grupi të lëndëve tuaja të para është me defekt. Këto fakte janë dokumentuar siç duhet nga specialistët e kompanisë sonë. Kopjet e dokumenteve i bashkëngjiten kësaj letre. Humbjet e kompanisë sonë për shkak të marrjes së lëndëve të para me defekt arrijnë në rreth 1 milion rubla. Kemi pesë vjet që bashkëpunojmë me Concord LLC dhe deri më tani nuk kemi pasur arsye të ankohemi. Në këtë situatë, ne këmbëngulim për kompensimin e plotë të humbjeve tona. Nëse është e nevojshme, ne jemi të gatshëm të kryejmë një ekzaminim të përbashkët të lëndëve të para të refuzuara.

konkluzioni

E nevojshme për një përmbledhje të shkurtër të gjithçkaje të shkruar dhe një përfundim logjik të letrës.

Shembull: Jam i sigurt se do ta kuptoni këtë situatë dhe në një të ardhme të afërt bashkëpunimi ynë do të normalizohet.

Nënshkrimi

Letra përfundon me nënshkrimin (pozitën + emrin e plotë) të adresuesit, i cili paraprihet nga forma standarde e sjellshme "Me respekt". Opsionet janë gjithashtu të mundshme: "Sinqerisht tuajat", "Me shpresë për bashkëpunim produktiv", "Me mirënjohje për bashkëpunimin tuaj", etj. Gjatë nënshkrimit të një letre, është e rëndësishme të keni parasysh gradën e adresuesit dhe të adresuarit. Letra drejtuar drejtorit të përgjithshëm duhet të nënshkruhet edhe nga drejtori i përgjithshëm ose së paku zëvendësi i tij. Në këtë rast, nënshkrimi duhet të korrespondojë me dekodimin e tij: situata kur zëvendësdrejtori vendos një të pjerrët pranë mbiemrit të drejtorit dhe nënshkruan me emrin e tij është e papranueshme.

Shembull: Sinqerisht, Drejtori i Përgjithshëm i fabrikës së mobiljeve Zarya A.D. Kiselev

P.S

Postscript (P.S.) - një passhkrim në fund të një letre pas nënshkrimit - përdoret mjaft rrallë në korrespondencën e biznesit. Shërben për të informuar adresuesin për një ngjarje të rëndësishme që ka ndodhur pas shkrimit të letrës, ose për t'i përcjellë atij informacion që lidhet indirekt me temën e letrës.

Shembulli 1: P.S. Ju informoj se përqindja e defekteve në një seri lëndësh të para të marra 3 orë më parë është rritur në 17%!

Shembulli 2: P.S. Shefi i departamentit tonë të pritjes së lëndëve të para do të takohet me specialistët tuaj në ndërmarrjen tuaj nesër në orën 14:00.

Aplikacionet

Bashkëngjitjet janë një shtesë opsionale në tekstin kryesor të letrës dhe për këtë arsye janë hartuar në fletë të veçanta - çdo bashkëngjitje në fletën e vet. Nuk ka rregulla për shkrimin e tyre.

Fraza standarde për korrespondencën e biznesit

Njoftimet

• Ju informojmë se vonesa në dërgesë ka ndodhur për shkak të...
• Ju njoftojmë se menaxhmenti i uzinës ka marrë një vendim...
• Ju njoftojmë se oferta juaj është pranuar.
• Ju njoftojmë se ne...
• Ju njoftojmë se...
• Ju njoftojmë se për fat të keq nuk mund të...

Modele shprehjesh që shpjegojnë motivet (Frazat më të zakonshme në fillim të një letre standarde biznesi)

Në përputhje me protokollin...
• Për të forcuar mbrojtjen e pronës...
• Në përgjigje të kërkesës suaj...
• Për të konfirmuar bisedën tonë telefonike...
• Për të konfirmuar marrëveshjen tonë...
• Për të ofruar asistencë teknike...
• Për shkak të situatës së vështirë...
• Në lidhje me punën e përbashkët...
• Sipas letrës së klientit...

Nëse autori është person juridik, atëherë veprimet transferohen:

1. Veta e tretë njëjës, për shembull:
   • Bima Zarya nuk e ka problem...
   • Ndërmarrja e përbashkët ruso-angleze Soyuz K ofron...
   • Kooperativa Naiv garanton...
2. Nga vetën e tretë shumës, për shembull: Komiteti drejtues dhe sindikal i uzinës Zarya pyet me zell...
3. Veta e parë shumës:
   • Ju lutem...
   • Ne konfirmojmë...
   • Ju informojmë...

Nëse autori është një individ, atëherë veprimet transferohen:

1. Veta e parë njëjës, për shembull:
   • Për informacionin tuaj…
   • Pyet…
   • po ju informoj...
2. Veta e parë shumës, për shembull:
   • Ne miratojmë...
   • Ne kemi marrë telegramin tuaj...
   • urime...
   • Ne mbështesim...

Kërkesë

• Ju lutemi kontrolloni ecurinë e punës...
• Ju lutemi merrni masa…
• Jep të dhënat e performancës...

Dërgimi i dokumenteve ose pasurive materiale

• Ne dërgojmë vizatimet e montimit të makinës...
• Dokumentet që ju interesojnë ju dërgojmë me postë të regjistruar...
• Ju dërgojmë kontratën e nënshkruar nga ne...

Konfirmimi

• Ne pranojmë me mirënjohje marrjen e porosisë tuaj dhe vazhdojmë me zbatimin e tij...
• Ne konfirmojmë marrjen e specifikimeve për...
• Fabrika Zarya konfirmon kushtet e furnizimit të pajisjeve...

Oferta

• Ne mund t'ju ofrojmë…
• Ju ftojmë të blini…
• Ne mund t'ju rekomandojmë...

Ftesë

• Ju ftojmë të merrni pjesë në diskutimin e projektit...
• Ju lutemi merrni pjesë në diskutimin e problemit...
• Ftojmë një përfaqësues të kompanisë suaj të vizitojë…

Refuzimi dhe refuzimi i propozimit (projektit)

• Drafti i titujve që dërguat për projektet e ndërtimit me vlerë... nuk mund të miratohet nga ne për arsyet e mëposhtme.
• Propozimi (projekti) juaj është refuzuar për arsyet e mëposhtme...

Përkujtues

• Ju rikujtojmë se sipas planit të punës së përbashkët duhet...
• Ju rikujtojmë se në përputhje me... Ju duhet të...
• Ju kujtojmë se pagesa juaj e papaguar arrin në...
• Kujtojmë se afati për dorëzimin e dorëshkrimit skadon...

Garancitë

• Ne garantojmë pagesën.
• Ne garantojmë afate.
• Ne garantojmë cilësinë e produkteve.

Interpretimi i pozicionit të vet

• Apelet tona për këtë çështje nuk sollën rezultate pozitive.
• Nuk kemi asnjë kundërshtim për dizajnin.
• Ne nuk mund t'jua dorëzojmë mallrat... për arsyet e mëposhtme:...

Interpretimi i veprimeve të palës tjetër

• Një vonesë e tillë mund të çojë...
• Është krejtësisht e pashpjegueshme pse fabrika juaj po vonon dërgimin e kallëpeve...
• Premtimet që keni bërë nuk mbahen.

Fjalët e fundit

• Shpresojmë që kërkesa jonë të realizohet.
• Presim bashkëpunim të mëtejshëm.
• Me urimin e suksesit.
• Ju lusim të mos e vononi përgjigjen tuaj.
• Ju lutemi na falni për vonesën në përgjigje (për një gabim).

Standardet Etike për Korrespondencën e Biznesit

Korrespondenca e biznesit, si çdo formë tjetër e ndërveprimit njerëzor, bazohet në një sërë rregullash dhe normash etike, kryesore prej të cilave është "KORREKTËSIA DHE RESPEKTI PËR PARTNERIN TUAJ". Edhe nëse qëllimi i letrës është të shprehë një ankesë, teksti i saj nuk duhet të përmbajë fjalë të vrazhda ose shprehje të pasakta që mund të ofendojnë palën tuaj. Duke u kujdesur për të ruajtur dinjitetin e marrësit tuaj, ju ruani në këtë mënyrë dinjitetin tuaj.

• filloni mesazhin me një deklaratë refuzimi. Para së gjithash, duhet të deklaroni motivimin e vendimit të marrë dhe të bëni të qartë se në rrethana të caktuara çështja mund të kthehet në shqyrtim;
• t'i impononi adresuesit rezultatin e pritur të pyetjes, për shembull: "Ju lutemi studioni dhe zgjidhni çështjen pozitivisht" ose "Ju lutemi miratoni këtë kandidaturë"
• inkurajoni adresuesin të nxitojë kur merr një vendim me fjalët "urgjentisht", "menjëherë", "në një periudhë më të shkurtër kohore". Është më mirë të përdorni formulat e mirësjelljes "Unë ju kërkoj të përgjigjeni deri në atë datë", "Ju bëj thirrje që të më informoni menjëherë për vendimin tuaj"
• aludoni adresuesit për pavëmendjen e tij imagjinare, paaftësinë, duke futur në tekstin e letrës një formulim si "Unë propozoj të studioj me kujdes ...".

Për marrësit e letrave të biznesit, kërkesat e detyrueshme, nga pikëpamja e standardeve etike, janë:

• refuzimi i formularit të përgjigjes, në të cilin një letër kërkesë ose një letër oferte i kthehet autorit me informacionin e përgjigjes të vendosur mbi to;
• përgjigje e shpejtë dhe e qartë ndaj organizatës dërguese. Vonesa ose mungesa e përgjigjes mund të konsiderohet jo bashkëpunuese.

Ndjekja e standardeve etike të korrespondencës së biznesit të listuara më sipër nuk do t'ju kërkojë të kryeni një punë dhe me kalimin e kohës do të bëhet e lehtë dhe e zakonshme. Për më tepër, do t'ju sigurojë një reputacion si një person me takt dhe madje do t'ju mësojë se si t'i ktheni kundërshtarët në aleatë.

Rregulla të përgjithshme për të shkruar letra biznesi

Përveç strukturës, një komponent tjetër i rëndësishëm i një letre kompetente biznesi është dizajni i saj i rregullt.

Postë informacioni

Postë informacioni- Kjo është një letër zyrtare që informon adresuesin e informacionit zyrtar.

Gjatësia e buletinit varion nga një paragraf në disa faqe.

Zakonisht, buletinet nënshkruhen nga drejtuesi i organizatës, dhe në rastin e postimeve masive (për shembull, për të gjithë klientët e kompanisë) mund të mos përmbajnë fare një nënshkrim manual.Shpesh letrat informative janë të një natyre standarde.

Një hetim– një letër zyrtare e dërguar për të marrë çdo informacion apo dokument zyrtar.

Në përgjithësi, letrat e kërkesës hartohen në të njëjtën mënyrë si letrat e kërkesës. Letrat e kërkesës zakonisht nënshkruhen nga drejtuesi i organizatës ose një zyrtar i autorizuar zyrtarisht.

Teksti i letrës së kërkesës duhet të përmbajë një arsyetim për nevojën për të ofruar materiale ose informacion dhe deklaratën aktuale të kërkesës.

Një letër kërkese kërkon një letër përgjigje.

Letër përgjigje

Një letër përgjigje është një letër shërbimi që shkruhet si përgjigje ndaj një letre hetimi ose një letre kërkese.

Përgjigja mund të jetë negative (letër refuzimi) ose pozitive.

Teksti i letrës së përgjigjes duhet të përdorë të njëjtën gjuhë dhe fjalor që ka përdorur autori në letrën e nismës, me kusht që letra e kërkesës të jetë shkruar saktë për sa i përket gjuhës.

Ju nuk duhet të përfshini në tekstin e letrës së përgjigjes një lidhje me letrën e marrë (“Në letrën tuaj të datës _______#__…”).

Informacioni në lidhje me letrën e iniciativës përfshihet në numrin e regjistrimit të letrës së përgjigjes. Këshillohet që të filloni një letër refuzimi me një arsyetim për refuzimin: "Në lidhje me...", pasi një përgjigje negative duhet të arsyetohet, nuk mund të thjesht refuzoni një kërkesë pa shpjegim.

Leter konfirmimi

Një letër konfirmimi është një letër zyrtare në të cilën marrësi konfirmon marrëveshjet e arritura më parë, synimet, marrjen e informacionit, dokumenteve ose materialeve të tjera, etj.

Formula kryesore e gjuhës së këtij lloji të letrës është: "Ne konfirmojmë (marrjen e dokumenteve, marrëveshje paraprake, pëlqim për ...)"

Kur konfirmoni një marrëveshje paraprake, teksti i letrës duhet të përshkruajë shkurtimisht thelbin e saj.

Nëse konfirmohet marrja e dokumenteve, duhet t'i emërtoni ato, etj. Letra e konfirmimit mund të përfundojë me një kërkesë, dëshirë ose propozim.

Letër ankese

Një letër ankese është një letër biznesi iniciativë, qëllimi i së cilës është t'i shprehë një ankesë ose pakënaqësi adresuesit.

Në përfundim, duhet të shprehen dëshirat ose propozimet specifike për korrigjimin e situatës.

Leter garancie

Letrat e garancisë kanë për qëllim t'i japin të adresuarit garanci me shkrim për të konfirmuar disa premtime ose kushte, qëllime ose veprime të autorit (organizatës dërguese), në një mënyrë ose në një tjetër që prekin interesat e adresuesit.

Letrat e garancisë i drejtohen një organizate ose një individi. Fjala "garanci" mund të mos përmendet fare në tekstin e letrës, megjithatë, letra do të mbetet një dokument që përmban një garanci.

Mund të garantohet pagesa për punën e kryer, koha e përfundimit të saj, cilësia e punës, cilësia e produktit, koha e dorëzimit, pagesa për produktet e marra etj.. Këto aspekte mund të formojnë përmbajtjen e letrën e plotë ose të përfshihet në tekstin e letrës si përbërës i saj.

Letrat e garancisë kanë natyrë të prerë ligjore, që korrespondojnë në status me dokumentet e natyrës kontraktuale. Më shpesh, letrat e garancisë lëshohen për të konfirmuar pagesën.

Në këtë rast, është e detyrueshme të tregohet numri i kontratës dhe fatura sipas së cilës duhet të bëhet pagesa.

Letrat e garancisë dallohen nga qartësia, saktësia dhe formulimi i paqartë - pasi po flasim për sigurimin e të adresuarit me garanci në emër dhe në emër të një organizate ose zyrtari. Duhet të tregojë llojin e operacionit që do të kryhet.

Letrat e tilla mund të fillojnë me një deklaratë të thelbit të garancive të dhëna adresuesit, për shembull: "Me këtë letër garantoj...".

Në raste të tjera, një letër garancie mund të përmbajë një deklaratë të arsyeve që qëndrojnë pas qëllimit të autorit për të deklaruar gatishmërinë e tij për t'i dhënë të adresuarit garanci të caktuara. Në këtë rast, deklarata përkatëse formulohet në fjalinë përfundimtare, për shembull: "Ne garantojmë pagesën" ose "Unë garantoj pagesën në kohë dhe të plotë".

E veçanta e këtij lloji letrash është prania, së bashku me nënshkrimin e autorit (për shembull, drejtori i një organizate), i nënshkrimit të një zyrtari që është drejtpërdrejt përgjegjës për çështje financiare ose të tjera. Nëse një letër garancie dërgohet si detyrim për të paguar për një blerje, shërbim të kryer etj., atëherë ajo duhet të tregojë të dhënat bankare të organizatës paguese.

Fraza kryesore e letrës së garancisë mund të përfshijë fjalët dhe shprehjet e mëposhtme:

• Ne garantojmë...
• Ne garantojmë që...
• Kompania Partner garanton...
• Ju lutemi dërgoni në adresën tonë para në dorëzim (lloji i garancisë)…
• Ne garantojmë pagesën...
• Me këtë ne garantojmë...

Përmbledhje

Një rezyme është një lloj letre biznesi që synon të sigurojë prezantimin më të plotë dhe më të favorshëm të një specialisti te një punëdhënës.

Kur shkruani një rezyme, duhet të ndiqni rreptësisht një numër rregullash:

1. Prezantohu
2. Arsimi
3. përvojë
4. A duhet të tregoj nivelin e dëshiruar të pagës?
5. A duhet të jap informacion shtesë për veten time?
6. Keni nevojë për detaje personale?
7. Përshtateni CV-në tuaj me kërkesat e punëdhënësit
8. Qëndrimi ndaj udhëtimeve të biznesit
9. Disponueshmëria e rekomandimeve
10. Letër përcjellëse

Nuk ka dhe nuk mund të ketë një rezyme të vetme për të gjitha rastet që mund t'u dërgohet të gjitha kompanive pa ndryshime.

Çdo herë, së pari duhet të mendoni se cilat cilësi do të vlerësohen në një punë të re dhe të modifikoni CV-në tuaj në përputhje me to.Informacioni i paraqitur në rezyme duhet të jetë i besueshëm. Mos lini asnjë pikë bosh në CV tuaj.

Dhe më e rëndësishmja, rezymeja duhet të jetë e shkurtër: jo më shumë se një deri në një faqe e gjysmë. Aftësia juaj për të formuluar qartë dhe për të paraqitur shkurtimisht është një tregues i një niveli të lartë të kulturës së përgjithshme.

Të kesh një foto në CV është e mirëseardhur.

1. Konfirmimi i faktit dhe kushteve të punës në organizatë, informacion i shkurtër për pozicionet e mbajtura dhe përgjegjësitë e kryera (për një letër rekomandimi nga një individ privat, ky paragraf tregon se për çfarë periudhe kohore dhe në çfarë cilësie autori i letrës njeh person i rekomanduar). Lista e përgjegjësive duhet të tregojë kualifikimet e personit të rekomanduar. Nëse personi i rekomanduar mbante pozicione të ndryshme, atëherë të dhëna për pozicionet e mbajtura dhe të kryera përgjegjësitë e punës tregohen për çdo interval kohor. Shembull: Sidorov Vladimir Aleksandrovich ka punuar në kompaninë Vector nga 12 mars 1998 deri më 16 mars 2002, duke përfshirë nga 12 mars 1998 deri më 16 mars 2002 - si menaxher i departamentit të tregtisë dhe blerjeve, nga 17 mars deri më 25 nëntor 2002 - si një menaxher i lartë në të njëjtin departament. Përgjegjësitë e tij si menaxher konsistonin në organizimin e furnizimit të komponentëve, dhe si menaxher i lartë - në organizimin e ndërveprimit midis kompanive që furnizojnë komponentë dhe prodhimit.
2. Një përshkrim i shkurtër i cilësive profesionale, afariste dhe personale të rekomanduara dhe sukseset e arritura gjatë punës së tij në organizatë. Ju duhet të braktisni fjalë të tilla të përgjithshme si të besueshme, kompetente, të ndërgjegjshme, etj., dhe të përqendroheni në fakte specifike që karakterizojnë personin e rekomanduar nga pikëpamja e tij. cilësitë profesionale, aftësia për të përballuar detyra të caktuara Këtu mund të përqendroheni në kategori të tilla si niveli i njohurive dhe puna e palodhur në kryerjen e detyrave bazë, aftësia për të përballuar detyrat jo standarde, zgjuarsia, iniciativa, aftësia për të mësuar, aftësia për t'u përshtatur në të ndryshme situatat, stabiliteti emocional, cilësitë e lidershipit Këtu mund të bëni një krahasim të përafërt të punës së personit të rekomanduar me punën e kolegëve të tij, të tregoni arritjet më domethënëse, projektet e zhvilluara dhe të zbatuara nga ai personalisht. Shembull: Ai zotëroi në mënyrë të pavarur softuerin, zhvilloi në mënyrë të pavarur dhe me sukses negociatat e biznesit, mbikëqyri në mënyrë efektive vartësit e tij, etj.
3. Arsyet për ndryshimin e punës (largimi nga organizata, zhvendosja në një vend tjetër). Ky mund të jetë një ndryshim në profilin e organizatës, mbyllja e një divizioni, ndryshimet e personelit në organizim, ndryshim vendbanimi etj.
4. konkluzione. Një vlerësim i shkurtër dhe specifik i kompetencës, cilësive të biznesit të personit të rekomanduar, potencialit dhe aftësive të tij krijuese rritjen e karrierës. Rekomandime për të zënë një pozicion ose pozicione specifike (në disa raste, këshillohet të tregoni këtu shkallën në të cilën rekomandoni një person për pozicionin e dëshiruar: pa kushte, me forcë, me disa rezerva, mos e rekomandoni). Shembull: Sidorov Vladimir Aleksandrovich flet rrjedhshëm në teknologji... (ka përvojë të gjerë në punë me server software... ose ... mund të punojë në mënyrë të pavarur me klientët e korporatave ... etj.). Unë besoj se z. Sidorov mund të kryejë në mënyrë efektive detyrat e një shefi departamenti, duke punuar si shef departamenti, zëvendësdrejtor i departamentit të informatikës në një ndërmarrje të nivelit të mesëm.
5. Detajet e kontaktit të personit që nënshkruan letrën. Kjo pikë është veçanërisht e rëndësishme për letrat rekomanduese të shkruara nga individë privatë, pasi ka shumë mundësi që një punëdhënës i ri, pasi të lexojë letrën e rekomandimit, të dëshirojë të sqarojë disa detaje.

Njoftimi për shtyp

Një deklaratë për shtyp është një mesazh informues për mediat masmedia, detyra e së cilës është tërheqja e vëmendjes ndaj një ngjarjeje të caktuar (të ndodhur ose të ardhshme) në mënyrë që të mbulohet maksimalisht kjo ngjarje në media.

Deklaratat për shtyp përpilohen dhe dërgohen nga shërbimet e shtypit të kompanive dhe organizatave dhe kanë rregulla të caktuara shkrimi:

• Fjala "Njoftim për shtyp" duhet të tregohet në titullin e dokumentit dhe duhet të tregohet data e shpërndarjes së tij;
• titulli i deklaratës për shtyp duhet të pasqyrojë temën e tij dhe mesazhin e mesazhit informativ sa më qartë që të jetë e mundur;
• thelbi i titullit të njoftimit për shtyp mund të zbulohet më në detaje në nëntitull (megjithatë, prania e tij nuk është e nevojshme);
• paragrafi i parë i deklaratës për shtyp duhet të përmbajë domosdoshmërisht informacionin e mëposhtëm: çfarë, ku dhe kur ka ndodhur (do të ndodhë);
• Vëllimi i njoftimit për shtyp nuk duhet të kalojë një faqe e gjysmë teksti të shtypur me makinë. Në këtë rast, këshillohet që të kufizoheni në një faqe, duke përfshirë nënshkrimin dhe fundet e letrës së organizatës;
• Njoftimi për shtyp mund të përfshijë citate nga krijuesit e lajmeve - folës përgjegjës të organizatës;
• njoftimi për shtyp është hartuar në kokën e organizatës;
• Nënshkrimi në deklaratën për shtyp duhet të tregojë emrin e plotë të personit të kontaktit i cili mund të japë informacion shtesë mbi temën e njoftimit për shtyp, dhe informacionin e kontaktit të tij: telefon (mundësisht celular), e-mail, numrin ICQ.

Letër urimi

Formati "Urime" i përket kategorisë së korrespondencës personale të biznesit.

Është hartuar në një formular përshëndetje ose kartolinë, dhe një qasje krijuese mund dhe duhet të mbizotërojë në përgatitjen e saj. Kjo vlen si për tekstin e letrës ashtu edhe për dizajnin e saj.

Urimet mund të jenë personale (gëzuar ditëlindjen) ose masive (për shembull, Gëzuar Vitin e Ri).

Në rastin e parë, adresa e adresuesit duhet të jetë personale - me emër dhe patronim; në rastin e dytë, mund të jetë e përgjithshme, për shembull, "Të dashur miq!"

Në të dyja rastet, dërguesi duhet të nënshkruajë personalisht urimet (përdoret faksimili kur dërgohen urimet masive).

Urime personale

Urime masive

Ftese

Formati "Ftesë" i përket kategorisë së korrespondencës personale të biznesit.

Ai lëshohet në letër zyrtare ose në një kartolinë dhe ka për qëllim të njoftojë adresuesin për një ngjarje të caktuar të veçantë në të cilën ai është i ftuar të marrë pjesë.

Ftesa duhet të përmbajë informacion për vendin dhe kohën e ngjarjes, si dhe emrin e saj.

Ftesa duhet të tregojë kodin e pranueshëm të veshjes (për shembull, e zezë dhe kravatë), si dhe numrin e personave për të cilët zbatohet ftesa.

Si rregull, një ftesë është personale në natyrë, por gjatë ngjarjeve publike mund të jetë jopersonale.

Ftesë personale

Ftesë masive

Letër mirënjohjeje

Formati "Faleminderit" i përket kategorisë së korrespondencës personale të biznesit dhe ka për qëllim shprehjen e mirënjohjes ndaj adresuesit.

Si rregull, mirënjohja lëshohet në letrën zyrtare të organizatës, por mund të lëshohet si kartolinë.

Teksti letër falenderimi shkruar në një stil konciz, miqësor dhe formal duke iu referuar ngjarjes që e shtyu dërguesin të shprehte mirënjohjen e tij ndaj adresuesit. Nëse dëshironi, mund të renditen edhe merita të tjera të adresuesit. Mirënjohja vërtetohet me nënshkrimin personal të dërguesit dhe në disa raste me vulën e organizatës.

Shembull: Mesazhi i Kryeministrit të Britanisë së Madhe drejtuar Kryetarit të Këshillit të Komisarëve Popullorë të BRSS (25 prill 1942) “Ju jam shumë mirënjohës për mesazhin tuaj të 23 prillit. Sigurisht që do ta mirëpresim vizitën e z. Molotov, me të cilin jam i sigurt se mund të bëjmë shumë punë të dobishme. Më vjen shumë mirë që e keni të mundur të lejoni këtë vizitë, e cila jam i sigurt se do të jetë shumë e vlefshme.”

Letër ngushëllimi

Formati “Ngushëllime” i përket kategorisë së korrespondencës personale të biznesit dhe synon të shprehë ndjeshmërinë dhe mbështetjen ndaj adresuesit në lidhje me ndonjë ngjarje apo humbje tjetër të trishtuar.

Kur shkruani një mesazh ngushëllimi, është shumë e rëndësishme të zgjidhni fjalët e duhura të sinqerta që mund ta mbështesin vërtet marrësin në pikëllimin e tij.

Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të shprehni ndjenjat dhe përvojat tuaja në lidhje me atë që ndodhi.

Ngushëllimet lëshohen në një stil të matur, korrekt në letrën zyrtare ose në një kartolinë të veçantë dhe të vërtetuara me nënshkrimin personal të dërguesit.

Letër Biznesi- një dokument që përdoret për komunikimin, transmetimin e informacionit në distancë midis dy korrespondentëve, të cilët mund të jenë persona juridikë dhe individë.

Për shkak të natyrës së aktiviteteve të tyre, një menaxher ose specialist i menaxhimit duhet të shkruajë shumë letra biznesi.

Letrat e biznesit përfshijnë karakteristika, rezyme, letra rekomandimi, letra kujtese dhe mirënjohjeje, letra ftese për një intervistë ose prezantim, letra refuzimi, deklarata pretendimi, ankesa, etj.

Si të shkruani saktë një letër biznesi

• letra për një letër biznesi duhet të jetë e cilësisë së mirë, absolutisht e pastër, e shkurtuar mjeshtërisht;
• Është e dëshirueshme që formulari i letrës së biznesit të përmbajë logon e organizatës, emrin e saj të plotë, adresat postare dhe telegrafike, telefonin, faksin, emailin dhe detajet bankare;
• letrat zyrtare të biznesit janë të shtypura në anën e përparme të fletës, pa shenja; të gjitha faqet përveç të parës janë të numëruara me numra arabë;
• gjerësia e kufirit në anën e majtë të fletës duhet të jetë së paku 2 cm, paragrafi fillon me një vijë të kuqe me një tërheqje prej pesë intervalesh nga buza e majtë e rreshtit; teksti shtypet në intervale një e gjysmë deri në dy; Këshillohet që të shmanget mbështjellja e fjalëve;
• në këndin e sipërm të djathtë të një letre biznesi, nën adresën e organizatës dërguese, tregohet data, mundësisht e plotë (për shembull, 2 janar 2007);
• në anën e majtë të fletës shkruhet emri i organizatës ose mbiemri dhe adresa e personit të cilit i është dërguar letra e biznesit;
• poshtë, nga buza e rreshtit ose në qendër të fletës, shkruhet një adresë e sjellshme; për shembull, "I dashur Ivan Ivanovich"; Pas një adrese kërkohet një presje, por shpesh përdoret një pikëçuditëse për të filluar frazën tjetër me një vijë të kuqe dhe një shkronjë të madhe;
• letra e biznesit përfundon me fjalë mirënjohjeje për bashkëpunimin dhe shprehjen e shpresave për vazhdimin e tij;
• nënshkrimi vendoset në anën e djathtë fletë, pas frazës së fundit të mirësjelljes, për shembull, "Me respekt...", mbiemri i nënshkruesit shtypet nën nënshkrimin e tij të shkruar me dorë;
• rezolutat për të gjitha llojet e korrespondencës hyrëse duhet të bëhen me laps ose në fletë të veçanta letre; një letër biznesi paloset me tekstin brenda dhe letrat më të rëndësishme të biznesit nuk palosen, për të cilat ato dërgohen në zarfe të mëdhenj të trashë;
• një kërkesë telegrafike duhet të përgjigjet brenda 3 ditëve, një letër biznesi - 10; nëse kërkesa kërkon shqyrtim të hollësishëm, atëherë brenda 3 ditëve duhet të informoni se letra e biznesit është marrë parasysh dhe të jepni një përgjigje përfundimtare brenda 30 ditëve.

• saktësia dhe qartësia e paraqitjes së mendimeve - fjalë të shkurtra, fraza të shkurtra, paragrafë të shkurtër
• aksesi maksimal i tekstit për të kuptuar, përdorimi i frazave të thjeshta që shprehin saktë dhe pa mëdyshje thelbin
• shkrim e këndim
• korrektësi

Gjatë dekadave të fundit, korrespondenca e biznesit me email ka fituar një popullaritet të jashtëzakonshëm dhe është bërë një nga metodat kryesore të komunikimit të biznesit. Sot është e vështirë të gjesh një person që nuk do të përdorte e-mail në praktikën e komunikimeve ndërpersonale. Përkundër kësaj, shumë sot shtrojnë pyetjen: në mënyrë që të ndiqen të gjitha rregullat? Si të përdorni një letër kompetente për të formuar adresuesin përshtypje të mirë në lidhje me dërguesin?

Ky artikull përshkruan rregulloret për korrespondencën e biznesit me e-mail, dhe këshilla praktike Informacioni i paraqitur në artikull do t'ju ndihmojë të mësoni komunikimin e duhur të biznesit kur shkruani email.

Shumë njerëz e fillojnë ditën e tyre të punës duke kontrolluar kutinë e tyre postare për mesazhe të reja. Por, për fat të keq, pavarësisht përhapjes së kësaj metode të shkëmbimit të informacionit, shumë nuk dinë të përdorin saktë gjuhën e korrespondencës së biznesit, duke ngatërruar emailet për një mënyrë informale komunikimi.

Falë shpejtësisë së dorëzimit, ajo thjeshton shkëmbimin e dokumenteve të rëndësishme zyrtare, formularëve, aplikacioneve, por edhe këtu njerëzit gabojnë kur dërgojnë letra. Shumë shpesh ndodh që kur hartoni një email kur shkëmbeni ndonjë skedar, marrësit për ndonjë arsye nuk shkruajnë ese shoqëruese dhe nuk futin tema, gjë që mund të ndërlikojë punën e marrësve. Qëllimi i këtij artikulli është t'i përgjigjet pyetjes: si të dërgoni një letër me e-mail dhe të respektoni të gjitha rregullat e komunikimit me shkrim të biznesit përmes postës elektronike?

Kur shkruani email, duhet të plotësohen të gjitha fushat e dhëna

Rregullat e korrespondencës së biznesit me e-mail detyrojnë dërguesin e letrës të plotësojë të gjitha fushat e dhëna në e-mail, si adresën dhe emrin e marrësit dhe dërguesit të letrës. Duhet të përshkruhet një temë që përshkruan shkurtimisht thelbin e letrës që dërgohet. Shumë shpesh, fati i letrës së dërguar dhe shpejtësia e zgjidhjes së problemit të deklaruar në të varen nga tema e përshkruar saktë. Një email biznesi duhet të fillojë me një përshëndetje - kjo shfaqje e thjeshtë e respektit për marrësin është shumë e rëndësishme kur korrespondon. Pas përshëndetjes, duhet të ketë një tekst që quhet "trupi i letrës", dhe në fund duhet të lihet një nënshkrim, për shembull, "Me respekt, Petr Ivanovich Brisov".

Përshëndetje në korrespondencën e biznesit

Kjo pikë ia vlen të fokusohemi më tej, pasi një gjest respekti është shumë i rëndësishëm në çdo aspekt të komunikimit të biznesit. Fraza optimale përshëndetëse është "Mirëdita" ose "Përshëndetje". Kryerja e korrespondencës së biznesit përmes emailit e kufizon dërguesin të përdorë frazat "Mirëmbrëma" ose "Mirëmëngjes", pasi marrësi mund ta lexojë letrën shumë më vonë sesa ta marrë atë. Gjithashtu nuk është e saktë përdorimi i shprehjeve bisedore të përdorura në përshëndetje.

Pas një fjale ose fraze përshëndetëse, duhet t'i drejtoheni marrësit me emër dhe patronim, dhe nëse emri është i panjohur për dërguesin, ky moment mund të anashkalohet. Më pas mund të vazhdoni me deklarimin e qëllimit të letrës.

Skedarët e bashkangjitur në emailet e biznesit

Nëse qëllimi kryesor i letrës nuk është vetëm një tregim me shkrim dhe prezantimi i thelbit të çështjes, por edhe dërgimi i një skedari, atëherë është më mirë të bashkëngjitni së pari objektin e dërguar. Ndodh shpesh që shumë dërgues, për shkak të pavëmendjes, pasi kanë deklaruar thelbin e çështjes në trupin e letrës, harrojnë të bashkangjisin bashkëngjitjen e nevojshme. Një neglizhencë e tillë mund të ndikojë negativisht në reputacionin e biznesit të dërguesit të një letre biznesi.

Adresa e emailit duhet të jetë e dallueshme dhe koncize

Rregullat e korrespondencës së biznesit me e-mail kërkojnë që dërguesi të ketë një emër elektronik të njohur, i cili duhet të përmbajë informacion të vërtetë për emrin e dërguesit. Letrat dhe ankesat zyrtare duken shumë jokoncize dhe budallaqe kur adresa e emailit përmban shprehje ose fjalë joformale, për shembull, adresën e emailit "limon_petya". Kjo duket shumë e padenjë për një të rritur. Për të kryer korrespondencë biznesi, është më mirë të krijoni një email të veçantë dhe të respektoni etiketën e emailit të biznesit.

Përdorimi i funksionit Përgjigja e shpejtë (Përgjigje) për t'iu përgjigjur emaileve të marra më parë

Funksioni Reply ose Response (në versionin e tij të shkurtuar duket si Re:) ndihmon përdoruesin t'i përgjigjet shpejt mesazheve të dërguara më parë nga dërguesi. Ky funksion ka gjithashtu aftësinë universale për të lexuar korrespondencën e mëparshme me një bashkëbisedues për një temë të caktuar. Por rregullat e korrespondencës së biznesit me e-mail e detyrojnë dërguesin të riemërtojë temën e letrës së biznesit nëse thelbi i diskutimit ndryshon gjatë korrespondencës.

Para se të dërgoni një letër biznesi, duhet të korrigjoni gabimet drejtshkrimore dhe shenjat e pikësimit.

E-mail thjeshton shkëmbimin e informacionit, por gjatë korrespondencës së biznesit nuk duhet të neglizhoni rregullat e gjuhës ruse, pasi një gabim i bërë pa kujdes mund të ndikojë në autoritetin e dërguesit. Para se të dërgoni një letër, duhet ta rishikoni tekstin disa herë dhe ta kontrolloni me kujdes për gabime drejtshkrimore dhe pikësimi. Shumë klientë të postës elektronike kanë një veçori të kontrollit drejtshkrimor, ndaj duhet t'u kushtoni vëmendje fjalëve të nënvizuara me të kuqe. Nëse keni dyshime për drejtshkrimin e saktë, duhet të kërkoni ndihmë në internet ose të kontrolloni drejtshkrimin duke përdorur një fjalor drejtshkrimor.

Fusha e adresuesit duhet të plotësohet e fundit.

Për të shmangur dërgimin e letrave të papërfunduara ose të pa redaktuara, adresa e marrësit të një letre biznesi duhet të futet në momentin e fundit përpara dërgimit. Ky rregull përfshihet gjithashtu në bazat e korrespondencës me email të biznesit. Ndodh që kur plotësoni fushën e adresuesit, emaili mund të ofrojë një listë të marrësve të përdorur më parë; këtu duhet gjithashtu të përqendroni vëmendjen tuaj në mënyrë që të mos dërgoni gabimisht një letër biznesi të përbërë te një adresues i palës së tretë.

Strukturimi i një letre biznesi

Rregullat për strukturimin e tekstit zbatohen jo vetëm për mediat e letrës, por edhe për rregullat e korrespondencës së biznesit përmes postës elektronike. Nuk është gjithmonë e përshtatshme për marrësin të lexojë vëllime të mëdha të tekstit të shkronjave në ekranin e monitorit. Për të thjeshtuar këtë pikë, duhet ta ndani tekstin në paragrafë të vegjël të formuar logjikisht dhe të shmangni fjalitë e ndërlikuara kur shkruani tekstin e letrave të biznesit. Gjatësia optimale e një fjalie në një letër biznesi nuk duhet të jetë më shumë se pesëmbëdhjetë fjalë.

Thelbi i një letre biznesi duhet të shprehet në thelb

Përveç temës së specifikuar të letrës së biznesit, marrësi duhet të interesohet edhe për fjalitë e para dhe të dyta të formuluara qartë të tekstit kryesor. Detyra e dërguesit është të deklarojë në fillim të letrës thelbin e problemit ose çështjes për të cilën ai i drejtohet marrësit. Fjalia e parë duhet të tregojë qëllimin për të cilin po dërgohet letra e biznesit. Shembull: “Ju informojmë se afatet e detyrimit sipas kontratës nr.45, datë 02.01.2017 “Për furnizimin me materiale me shumicë” janë në përfundim. Për të rinovuar kontratën, duhet të dorëzoni një paketë të dytë dokumentesh.” Falë qëllimit të caktuar, marrësi ka mundësinë të thellohet ideja kryesore Letër Biznesi. Nëse teksti i letrës është shumë i madh, atëherë është më mirë të përdorni funksionin e bashkëngjitjes së një objekti si një bashkëngjitje në formën e një dokumenti teksti, por në të njëjtën kohë, në fushën e tekstit, duhet të lini esenë shoqëruese që nxjerr në pah letrën e biznesit. Shembull: "Ne po ju dërgojmë një kopje elektronike të letrës nga kompania Mak-Stroy LLC për shqyrtimin tuaj." Ju kërkojmë të na informoni për vendimin tuaj për çështjen e vazhdimit të kontratës nr.45, datë 02.01.2017 “Për furnizimin me materiale me shumicë” deri në afatin e përcaktuar në shkresë.”

Çdo email biznesi duhet të ketë një përgjigje.

Ka shembuj negativë të korrespondencës së biznesit kur marrësi injoron letrën e biznesit për ndonjë arsye. Ndonjëherë mund të ketë vërtet raste kur një përgjigje nuk mund të jepet për shkak të situatave të caktuara, për shembull, zgjidhja e problemit mund të zgjasë disa ditë ose marrësi është në mendime dhe nuk mund t'i përgjigjet menjëherë pyetjes së parashtruar. Në këtë rast, duhet të jepet një koment i shkurtër për këtë çështje, për shembull, "Përshëndetje, Pyotr Ivanovich. E mora letrën tuaj, por sot e kam të vështirë të përgjigjem, pasi duhet të konsultohem me drejtuesit e lartë. Unë do të raportoj problemin tuaj te CEO kompaninë tonë dhe do të japim një përgjigje zyrtare deri në fund të javës. Sinqerisht, Menaxher i Departamentit të Shitjeve Belov Ivan Gennadievich.

Vlen të kujtohet se nëse një përgjigje nuk është dhënë brenda tre ditëve të punës, atëherë fakti që marrësi i një letre biznesi qëndron i heshtur mund të vlerësohet si injorim dhe refuzim për të komunikuar me dërguesin.

Kur shkruani letra përgjigje, duhet t'u përgjigjeni të gjitha pyetjeve të bëra.

Nëse letra e dërguar marrësit është e një natyre pyetëse, atëherë kur hartoni letrën duhet t'u jepni përgjigje pyetjeve në rendin që është i pranishëm në tekstin e marrë të letrës së biznesit. Nëse janë bërë pyetje, dërguesi shpreson të marrë përgjigje specifike për to. Kur hartoni një letër, nuk duhet t'i numëroni përgjigjet tuaja, thjesht duhet të shprehni mendimet tuaja sipas radhës. Për t'iu përgjigjur të gjitha pyetjeve të parashtruara, së pari duhet të rilexoni letrën e marrë të biznesit disa herë, dhe nëse ka shumë pyetje, është më mirë t'i shkruani ato veçmas për të mos lejuar që ato të mungojnë. Nëse është e pamundur t'i përgjigjemi disa pyetjeve të parashtruara, vlen të theksohet se për momentin për ndonjë arsye përgjigjja nuk mund të jepet.

Mos e teproni me shkurtesat, dizajnin emocional dhe shkronjat e mëdha

Ka shembuj negativë të korrespondencës së biznesit kur dërguesit e hollojnë atë duke përdorur shenja joformale në formën e emoticoneve. Përdorimi i tyre është i popullarizuar gjatë komunikimit në rrjetet sociale, megjithatë, rregullat e korrespondencës së biznesit nuk i mirëpresin manifestime të tilla të emocioneve, pasi marrësi mund të mos e dijë kuptimin e tyre të vërtetë dhe t'i marrë ato për një grup të pakuptueshëm gabimesh pikësimi.

Ju gjithashtu duhet të shmangni shkrimin e tekstit me shkronja të mëdha. Në internet, një grup fjalësh të shkruara me shkronja të mëdha quhen "fraza të ndezura" dhe më shpesh fraza të tilla kanë një konotacion negativ. Marrësi, kur lexon një letër elektronike biznesi, mund ta vlerësojë negativisht një font të tillë, gjë që do të ketë një efekt të dëmshëm në perceptimin e kuptimit. Nëse në një letër biznesi duhet të theksoni rëndësinë e ndonjë pike, është më mirë të përdorni fraza hyrëse, për shembull, "Ju lutemi vini re se duhet të siguroni një paketë dokumentesh për të rinovuar kontratën jo më vonë se 02/10/2017 " ose "Ju lutemi, vini re se dokumentet për zgjatjen e kontratës duhet të dorëzohen deri më 10.02.2017."

Mos transmetoni informacione të ndjeshme përmes emailit

Kur transmetoni informacion personal ose konfidencial, është më mirë të refuzoni kutitë postare elektronike, pasi ekziston një kërcënim që informacioni të përgjohet nga sulmuesit për t'u përdorur për qëllimet e tyre egoiste. Një informacion i tillë mund të përfshijë: numrat e telefonit, fjalëkalimet për kartat bankare, llogaritë personale bankare, etj. Është e rëndësishme të mbani mend se informacioni ruhet në serverin e agjentit të postës dhe mund të vidhet nëse hakerohet.

Nënshkrimi i dërguesit duhet të jetë në fund të letrës.

Siç u përmend më herët, çdo letër e dërguar duhet të përmbajë një nënshkrim specifik. Shpesh, zhvilluesit e kutisë postare prezantojnë një funksion bllokimi të nënshkrimit, në të cilin mund të futni titullin e punës, emrin dhe numrin e telefonit të kontaktit. Më pas, ky bllok do të shfaqet automatikisht në fund të çdo shkronje, gjë që do ta bëjë më të lehtë shtypjen. Është e rëndësishme të shkruani saktë një nënshkrim në mënyrë që marrësi të ketë mundësinë t'i drejtohet saktë dërguesit kur i përgjigjet letrës. Një shembull i një nënshkrimi mund të duket si ky: "Me respekt, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."

Duke nxjerrë përfundime, mund të vërehet se për të kuptuar se si të kryeni korrespondencë biznesi me email, nuk keni nevojë të zotëroni bazat shtesë dhe komplekse. Thjesht duhet t'i përmbaheni rregullave themelore të mirësjelljes dhe të respektoni normat e gjuhës ruse.