અમે કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોને કાગળમાંથી ડિજિટલમાં કન્વર્ટ કરીએ છીએ. અમે HR દસ્તાવેજના પ્રવાહનું "ડિજિટલ" માં ભાષાંતર કરીએ છીએ

રશિયન આર્થિક વિકાસ મંત્રાલયે કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોમાં ઇલેક્ટ્રોનિક ડિજિટલ હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાની શક્યતા પૂરી પાડતું બિલ વિકસાવ્યું છે. લેબર કોડમાં સુધારાના લેખકો અપેક્ષા રાખે છે કે સૂચિત ફેરફારો કામદારોને તેમની કાર્ય પ્રવૃત્તિઓ સાથે સીધી રીતે સંબંધિત દત્તક લીધેલા સ્થાનિક કૃત્યોથી પરિચિત કરવા માટેની પ્રક્રિયાઓને શ્રેષ્ઠ બનાવશે.

મજૂર સંબંધોમાં ઉપયોગમાં લેવાતા દસ્તાવેજો માત્ર કાગળ પર જ નહીં, પણ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરીને હસ્તાક્ષર કરાયેલ ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોના સ્વરૂપમાં પણ દોરવામાં આવી શકે છે, અને કર્મચારી પોતાની જાતને એમ્પ્લોયરના સ્થાનિક નિયમોથી પરિચિત કરી શકે છે તેના પોતાના હસ્તલિખિત હસ્તાક્ષરથી નહીં, પરંતુ તેની સાથે. ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર. આવા નિયમોને રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડમાં "રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડમાં સુધારા પર (ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં દસ્તાવેજોના ઉપયોગ અંગે)" (ત્યારબાદ ડ્રાફ્ટ લો તરીકે ઓળખવામાં આવે છે) દ્વારા રજૂ કરવાની દરખાસ્ત છે. હાલમાં, ડ્રાફ્ટ કાયદાનો ટેક્સ્ટ જાહેર ચર્ચા માટે પોર્ટલ regulation.gov.ru પર પોસ્ટ કરવામાં આવ્યો છે, જે 25 મે સુધી ચાલશે (પ્રોજેક્ટ ID 02/04/03-16/00046833).

ડ્રાફ્ટ કાયદાની સમજૂતી નોંધમાં વિકાસકર્તાઓ નોંધે છે કે ઘણી કંપનીઓ પહેલાથી જ માહિતી પ્રણાલીનો ઉપયોગ માત્ર આંતરિક દસ્તાવેજો મોકલવા માટે જ નહીં, પરંતુ ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વૉઇસેસ, ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં ચલણ દસ્તાવેજો વગેરેની આપલે કરતી વખતે પણ કરે છે. તેથી, એવું માનવામાં આવે છે કે કર્મચારીઓનું ભાષાંતર ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં દસ્તાવેજો માટે વધારાના તકનીકી માધ્યમો (ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરો સહિત) ખરીદવાની જરૂર રહેશે નહીં. અમે એમ્પ્લોયરના અધિકારીઓ દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતી સહીઓ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, કર્મચારીઓની નહીં. જો કે, બિલમાં એમ્પ્લોયર માટે કર્મચારીઓ માટે ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર માટે ચૂકવણી કરવાની આવશ્યક સૂચના નથી. તદુપરાંત, સ્પષ્ટીકરણ નોંધ જણાવે છે કે માહિતી ટેકનોલોજીના ઉપયોગથી સંબંધિત પ્રોજેક્ટ્સમાં રોકાણ કરવા ઈચ્છતા નોકરીદાતાઓ આમ કરી શકે છે (પરંતુ ન જોઈએ).

માત્ર દૂરસ્થ કામદારોને દસ્તાવેજો પર ઓનલાઈન સહી કરવાનો અધિકાર નથી

આર્થિક વિકાસ મંત્રાલયના જણાવ્યા અનુસાર, આધુનિક આર્થિક પરિસ્થિતિઓમાં, ઉત્પાદનની સ્થિર સંપત્તિ સાથે સંબંધિત ન હોય તેવા ખર્ચને ઘટાડવાનું કામ મહત્વપૂર્ણ બની રહ્યું છે. આ ખાસ કરીને એવી કંપનીઓ માટે સાચું છે જે રશિયન ફેડરેશનની ઘણી ઘટક સંસ્થાઓમાં કાર્ય કરે છે અને દરેક શાખા (પ્રતિનિધિ કાર્યાલય) માં કર્મચારી સેવા જાળવવાની ફરજ પાડવામાં આવે છે. કાગળ પર દસ્તાવેજોની પ્રક્રિયા કરતા કર્મચારીઓના કાર્યને ઑપ્ટિમાઇઝ કરીને, કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો જેમાં સંગ્રહિત છે તે વધારાની જગ્યા ભાડે આપવાનો ઇનકાર કરીને, ઓફિસ સપ્લાય માટેના ખર્ચમાં ઘટાડો કરીને, ખાસ કેબિનેટની ખરીદી વગેરે દ્વારા ખર્ચમાં ઘટાડો શક્ય છે. નિષ્ણાતના ડેટા અનુસાર, કાગળના દસ્તાવેજના પ્રવાહ સાથે સંકળાયેલ ખર્ચ કંપનીની કાર્યકારી મૂડીના 10% સુધી પહોંચી શકે છે, અને કુલ દસ્તાવેજ પ્રવાહમાં કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોનો હિસ્સો 50% છે.

આર્થિક વિકાસ મંત્રાલયના જણાવ્યા અનુસાર, ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજો પર સહી કરવાની ક્ષમતા આ સૂચકાંકોને સુધારવામાં મદદ કરશે. દત્તક લીધેલા સ્થાનિક નિયમનકારી અધિનિયમથી તમામ કર્મચારીઓને વારાફરતી પરિચિત કરવાની તકને કારણે, કાયદાના બળ દ્વારા પરિચિત થવું ફરજિયાત છે (ફકરો 10, ભાગ 2, રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના લેખ 22), વ્યક્તિગત પર સમય બગાડ્યા વિના. દસ્તાવેજો મળવા અથવા મોકલવા, તે કામના કર્મચારીઓ-લક્ષી સેવાઓને વધુ કાર્યક્ષમ બનાવશે. કર્મચારીઓનું ઊંચું ટર્નઓવર ધરાવતી કંપનીઓમાં, જ્યાં ચૂકી ગયેલી સમયમર્યાદાને કારણે દસ્તાવેજો પર "પૂર્વવર્તી રીતે" હસ્તાક્ષર કરવાની પ્રેક્ટિસનો સામનો કરવો પડે છે, ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ સંચાલન કાયદાના માળખામાં પરિચિતતા કરવામાં મદદ કરશે.

આ પ્રક્રિયા કર્મચારીઓને અનુકૂળ સમયે મોટા પ્રમાણમાં દસ્તાવેજો સાથે પોતાને પરિચિત કરવાની પણ મંજૂરી આપશે, અને કર્મચારીઓ કે જેમણે કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર કરવા માટે ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર મેળવ્યા છે તેઓ પણ ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે સરકારી સેવાઓ પ્રાપ્ત કરતી વખતે તેનો ઉપયોગ કરી શકશે.

નોંધ કરો કે આ ક્ષણે લેબર કોડ કર્મચારી અને એમ્પ્લોયર વચ્ચે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજના પ્રવાહને ફક્ત ત્યારે જ મંજૂરી આપે છે જો આપણે દૂરસ્થ કાર્ય વિશે વાત કરી રહ્યા હોઈએ (રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડની કલમ 312.1). ત્રણ વર્ષ પહેલાં કોડમાં અનુરૂપ સુધારા કરવામાં આવ્યા હતા (ફેડરલ લૉ નં. 60-FZ તારીખ 04/05/2013).

રશિયન આર્થિક વિકાસ મંત્રાલય અનુસાર, આ પરિસ્થિતિ પ્રમાણભૂત સ્થિતિમાં કામ કરતા કામદારોના અધિકારોનું ઉલ્લંઘન કરે છે, અને તેથી "નિયમિત" મજૂર સંબંધો માટે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોની આપલે કરવાની શક્યતા માટે કાયદામાં પ્રદાન કરવું જરૂરી છે.

તમને ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી આપવામાં આવશે, પરંતુ હંમેશા નહીં

બિલ રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડને નવા ધોરણ - આર્ટ સાથે પૂરક બનાવવાની દરખાસ્ત કરે છે. 8.1, જે અધિકૃત વ્યક્તિ અથવા કર્મચારીની હસ્તલિખિત હસ્તાક્ષરવાળા સ્ટેટસ પેપર દસ્તાવેજો અને ઈલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથેના ઈલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોને લેખિત સ્વરૂપમાં દસ્તાવેજો તરીકે ઓળખી કાઢશે.

ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાની ખૂબ જ સંભાવના અને પ્રક્રિયા, ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે હસ્તાક્ષર કરાયેલ ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોને કાગળ પરના દસ્તાવેજોની સમકક્ષ તરીકે ઓળખવાના કિસ્સાઓ અને કર્મચારી દ્વારા ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાનો ઇનકાર કરવાની પ્રક્રિયા અપનાવવામાં આવેલા સ્થાનિક નિયમનકારી અધિનિયમ દ્વારા સ્થાપિત કરવામાં આવશે. પ્રાથમિક ટ્રેડ યુનિયન સંસ્થાની ચૂંટાયેલી સંસ્થાનો અભિપ્રાય ધ્યાનમાં લેવો.

જો ત્રણ શરતો પૂરી થાય તો તમે ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરી શકો છો:

એમ્પ્લોયર ઉપર ઉલ્લેખિત સ્થાનિક નિયમન અપનાવે છે;

કર્મચારી સહી સામેના આ સ્થાનિક નિયમનકારી અધિનિયમથી પરિચિત છે (આ કિસ્સામાં અમારો અર્થ કાગળ પરના દસ્તાવેજ સાથે ફક્ત વ્યક્તિગત પરિચિતતા છે);

એમ્પ્લોયરએ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવા માટે સંસ્થાકીય અને તકનીકી પગલાં લીધાં છે (ખાસ કરીને, ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર ચકાસવા, ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજો સંગ્રહિત કરવા અને ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે હસ્તાક્ષર કરાયેલ દસ્તાવેજોની અખંડિતતા અને અપરિવર્તનક્ષમતા સુનિશ્ચિત કરવા માટે એક પ્રક્રિયા સ્થાપિત કરવામાં આવી છે).

કર્મચારી, બદલામાં, ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરના ઉપયોગ માટે સંમત ન હોઈ શકે. આ ખાસ કરીને તે કર્મચારીઓ માટે સાચું છે જેમના કામમાં કમ્પ્યુટર શામેલ નથી. આ કિસ્સામાં, કર્મચારીને આ કર્મચારી સાથેના મજૂર સંબંધોમાં ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ ન કરવા માટે લેખિત નિવેદન સબમિટ કરવાનો અધિકાર છે.

જ્યાં સુધી રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડ અથવા અન્ય નિયમનકારી કાનૂની કૃત્યો દ્વારા સ્થાપિત ન થાય ત્યાં સુધી, જ્યારે શ્રમ સંબંધોના પક્ષકારો વચ્ચે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવામાં આવે ત્યારે, રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડમાં સુધારાઓ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી આપે છે. તે જ સમયે, ડ્રાફ્ટ કાયદામાં દસ્તાવેજોની સૂચિ (અને તદ્દન પ્રભાવશાળી) છે જેના અમલીકરણમાં કર્મચારીની ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી નથી. ખાસ કરીને, આવા દસ્તાવેજોમાં શામેલ છે:

ભરતી, નિષ્કર્ષ, ફેરફાર, રોજગાર કરાર સમાપ્ત કરવા સંબંધિત;

• કર્મચારીની નાણાકીય અને શિસ્તની જવાબદારી સાથે સંબંધિત;

સંપૂર્ણ વ્યક્તિગત અથવા સામૂહિક (ટીમ) નાણાકીય જવાબદારી પર કરાર;

• સામૂહિક કરાર; કામ પરથી સસ્પેન્શનનો હુકમ; અરજીઓ કે જે પ્રસૂતિ રજા, બાળ સંભાળ અને અપંગ બાળકોની સંભાળ માટે વધારાના દિવસોની રજા આપવાનો આધાર છે;
• ડાઉનસાઈઝિંગ (સ્ટાફ) (ચેતવણી, ખાલી જગ્યાઓની ઓફર અને અન્ય દસ્તાવેજો) માટેની પ્રક્રિયા સાથેના દસ્તાવેજો;
• વર્ક બુકની નોંધણી માટે કર્મચારીની અરજી, વગેરે.

હાલમાં, અર્થતંત્રના તમામ ક્ષેત્રોમાં પ્રક્રિયાઓનું ઓપ્ટિમાઇઝેશન અને ઓટોમેશન એ નિષ્ણાત સમુદાયમાં સૌથી વધુ ચર્ચિત વિષયોમાંથી એક છે. રાજ્ય પણ તેને ધ્યાનથી વંચિત કરતું નથી: 2017 માં, "માહિતી સોસાયટીના વિકાસ માટેની વ્યૂહરચના રશિયન ફેડરેશન 2017 - 2030 માટે", જે માળખામાં ડિજિટલ ઇકોનોમી પ્રોગ્રામ લાગુ કરવામાં આવી રહ્યો છે.

આ પ્રોગ્રામની પ્રવૃત્તિઓમાંની એક એ કર્મચારીઓ અને નોકરીદાતાઓ વચ્ચે પેપરલેસ ક્રિયાપ્રતિક્રિયામાં સંક્રમણ છે. આનો અર્થ એ છે કે નજીકના ભવિષ્યમાં ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોની જાળવણી માટે પરવાનગી આપતું કાયદાકીય માળખું હોવું જોઈએ.

HR વર્કફ્લોનું ભાવિ કેવું હોવું જોઈએ?

તે સ્વાભાવિક છે કે ભવિષ્યમાં, એમ્પ્લોયર અને કર્મચારી કોઈપણ ઉપકરણથી વિશ્વમાં ગમે ત્યાંથી કોઈપણ કર્મચારી દસ્તાવેજો પર ઈલેક્ટ્રોનિક રીતે સહી કરી શકશે. કાગળના દસ્તાવેજો અને તેમના પર "જીવંત" હસ્તાક્ષરો ધીમે ધીમે વ્યવસાયિક પરિભ્રમણમાંથી બહાર જવા જોઈએ. તે જ સમયે, અલબત્ત, કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિઓની યોગ્ય ઓળખ, તેમજ ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં માહિતીના પ્રસારણ અને સંગ્રહની સુરક્ષાની ખાતરી કરવી આવશ્યક છે.

શા માટે તે મહત્વનું છે?

કર્મચારી અને એમ્પ્લોયર વચ્ચે પેપરલેસ ક્રિયાપ્રતિક્રિયા રજૂ કરવાના ફાયદા સ્પષ્ટ છે:

કર્મચારીના સમયની બચત (અને તેથી કંપનીના નાણાં);

કર્મચારીઓની ગતિશીલતામાં વધારો - દસ્તાવેજો પર વિશ્વમાં ગમે ત્યાંથી લેપટોપ અથવા સ્માર્ટફોનથી સહી કરી શકાય છે;

કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોની મંજૂરી અને સહી કરવાની પ્રક્રિયાઓને વેગ આપવી;

કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર પર દેખરેખ રાખવાની પ્રક્રિયાનું સરળીકરણ;

કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોના પ્રવાહની પારદર્શિતામાં વધારો;

કાગળની તુલનામાં દસ્તાવેજોની સુરક્ષામાં સુધારો;

દસ્તાવેજ સંગ્રહ માટે ઓફિસ/આર્કાઇવ જગ્યા બચાવવી;

કાગળના ખર્ચમાં ઘટાડો અને પર્યાવરણની કાળજી લેવી;

દસ્તાવેજ બનાવટી થવાનું જોખમ ઘટાડવું (ઉન્નત યોગ્ય ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરીને);

દસ્તાવેજ આર્કાઇવની ઝડપી અને સરળ ઍક્સેસ પ્રદાન કરવી;

નિયમનકારી અધિકારીઓને દસ્તાવેજોની ઝડપી રજૂઆતની બાંયધરી.

રાજ્ય કક્ષાએ શું થઈ રહ્યું છે?

કર્મચારી અને એમ્પ્લોયર વચ્ચે પેપરલેસ ક્રિયાપ્રતિક્રિયા રજૂ કરવા માટે, રશિયન શ્રમ મંત્રાલયે પહેલેથી જ શ્રમ સંબંધો પરના કર્મચારી વિશેના દસ્તાવેજો અને માહિતીને ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં રૂપાંતરિત કરવા માટે અનુરૂપ પ્રયોગ શરૂ કર્યો છે.

મોટા રશિયન નોકરીદાતાઓએ પ્રયોગમાં ભાગ લીધો: રશિયન રેલ્વે OJSC, Gazprombank JSC, AVTOVAZ PJSC, ROSBANK PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, Yandex LLC.

પ્રયોગમાં મદદ કરવી જોઈએ:

ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોને જાળવવા માટે એમ્પ્લોયર માટે મિકેનિઝમનું પરીક્ષણ કરો;

અમલીકરણના ખર્ચ અને પરિણામી અસરનું મૂલ્યાંકન કરો;

પેપરલેસ ક્રિયાપ્રતિક્રિયામાં સંક્રમણ કરતી વખતે સમસ્યાઓ અને જોખમોને ઓળખો.

પ્રયોગના પરિણામોના આધારે, મજૂર સંબંધોના ક્ષેત્રમાં એમ્પ્લોયર દ્વારા જાળવવા માટે જરૂરી દસ્તાવેજોને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા તેમજ રશિયન ફેડરેશનના કાયદામાં વિકાસ અને યોગ્ય ફેરફારો કરવા માટેની દરખાસ્તો તૈયાર કરવાની યોજના છે.

2018 ના ચોથા ક્વાર્ટર કરતાં પહેલાં કાયદાકીય ફેરફારોનું આયોજન કરવામાં આવ્યું નથી.

પ્રયોગ યોજના શ્રમ મંત્રાલય

પ્રથમ તબક્કો

પ્રોજેક્ટની તૈયારી અને સંસ્થામાં પ્રયોગ કરવા માટે જરૂરી સ્થાનિક નિયમોની મંજૂરી, જેમાં તેના આચરણ માટેની પ્રક્રિયાઓ, પ્રયોગ કરવા માટે જવાબદાર વ્યક્તિઓની સૂચિ હોય છે;

પ્રયોગમાં ભાગ લેવા માટે કામદારોના અન્ય પ્રતિનિધિઓ સાથે પ્રાથમિક ટ્રેડ યુનિયન સંસ્થા અથવા (પ્રાથમિક ટ્રેડ યુનિયન સંસ્થાની ગેરહાજરીમાં) સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયાનું સંગઠન.

બીજો તબક્કો

કોર્પોરેટ માહિતી પ્રણાલીઓની તૈયારી, તેમજ અન્ય તકનીકી તાલીમ (જો જરૂરી હોય તો);

પ્રયોગ કરવા માટેના સ્થાનિક નિયમોની સ્પષ્ટતા (જો જરૂરી હોય તો).

ત્રીજો તબક્કો

પસંદ કરેલી કંપનીઓમાં પ્રયોગનું અમલીકરણ;

ભૂતકાળના પ્રયોગના પરિણામોના આધારે દરેક સહભાગી દ્વારા સારાંશ અને રશિયન શ્રમ મંત્રાલયને માહિતી મોકલવી જેમાં નાણાકીય ખર્ચ, સમય, પ્રયોગ સાથે સંકળાયેલા જોખમોનું મૂલ્યાંકન, કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોને ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં જાળવવાની અસરોનું વિશ્લેષણ, જેમ કે તેમજ શ્રમ ઉત્પાદકતા અને નિયંત્રણ -સુપરવાઇઝરી પ્રવૃત્તિઓ પર તેમની અસર.

ચોથો તબક્કો

રશિયન શ્રમ મંત્રાલયમાં ભૂતકાળના પ્રયોગના પરિણામોનો સામાન્ય સારાંશ અને મૂલ્યાંકન.

પ્રયોગમાં સમાવિષ્ટ કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો સાથેના કામના પ્રકારો:

રોજગાર કરારના નિષ્કર્ષ;

વ્યવસાયિક પ્રવાસોની ગોઠવણ;

વેકેશનની નોંધણી;

ઘટકો વિશે કર્મચારીઓને સૂચિત કરવું વેતનસંબંધિત સમયગાળા માટે તેમને કારણે;

પ્રથમ નજરમાં, એવું લાગે છે કે મજૂર સંબંધોની નોંધણી અને વધુ નિયમન કરતી વખતે ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરના ઉપયોગથી એચઆર કર્મચારીઓના મજૂર ખર્ચમાં નોંધપાત્ર ઘટાડો થવો જોઈએ. જો કે, શું આ ખરેખર આવું છે, અને નિષ્ણાતોએ કઈ સુવિધાઓ ધ્યાનમાં લેવી જોઈએ, શ્રમ કાયદાના નિષ્ણાત એલેક્ઝાંડર યુઝાલિન સમજાવે છે.

IN આધુનિક વિશ્વત્યાં ઘણી તકનીકી સુવિધાઓ છે જે કામ કરવાનું સરળ બનાવે છે વિવિધ વિસ્તારોકંપની પ્રવૃત્તિઓ. તેમાંથી એક કંપનીના દસ્તાવેજ પ્રવાહ (ખાસ કરીને, કર્મચારી દસ્તાવેજ પ્રવાહ) જાળવી રાખતી વખતે ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાની ક્ષમતા છે.

ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવા માટેના નિયમો 6 એપ્રિલ, 2011ના ફેડરલ લૉ નંબર 63-FZ દ્વારા "ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર પર" (ત્યારબાદ કાયદો નંબર 63-FZ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે) દ્વારા નિર્ધારિત કરવામાં આવે છે. આમ, આ કાયદાની કલમ 5 મુજબ, ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરને આમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે:

• સરળ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર;
• ઉન્નત અયોગ્ય ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર;
• ઉન્નત લાયકાત ધરાવતા ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર.

એક સરળ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર એ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર છે જે, કોડ્સ, પાસવર્ડ્સ અથવા અન્ય માધ્યમોના ઉપયોગ દ્વારા, ચોક્કસ વ્યક્તિ દ્વારા ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરની રચનાની હકીકતની પુષ્ટિ કરે છે..

આવા હસ્તાક્ષર માટે કોઈ વિશેષ આવશ્યકતાઓ નથી, અને અન્ય પ્રકારના ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરોની તુલનામાં, તે ખરેખર સૌથી સરળ તરીકે ઓળખાય છે.

ઉન્નત હસ્તાક્ષરો માટે (લાયક અને અયોગ્ય), કડક નિયમો લાગુ થાય છે. કાયદા અનુસાર, આવી સહી:

1) ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર કીનો ઉપયોગ કરીને માહિતીના ક્રિપ્ટોગ્રાફિક પરિવર્તનના પરિણામે મેળવવી આવશ્યક છે;

2) તમને ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિને ઓળખવાની મંજૂરી આપે છે;

3) તમને તેના હસ્તાક્ષર પછી ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજમાં ફેરફારો કરવાની હકીકત શોધવાની મંજૂરી આપે છે;

4) ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાધનોનો ઉપયોગ કરીને બનાવવું આવશ્યક છે.

લાયક અને અયોગ્ય હસ્તાક્ષરો વચ્ચે એક જ, પરંતુ મૂળભૂત રીતે મહત્વપૂર્ણ તફાવત છે:

ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર ચકાસણી કી લાયક પ્રમાણપત્રમાં ઉલ્લેખિત છે.

એટલે કે, આવા હસ્તાક્ષરની પ્રામાણિકતાને માન્યતા આપવામાં આવે છે જો તેના લેખકત્વની પુષ્ટિ અધિકૃત પ્રમાણપત્ર કેન્દ્ર અથવા ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ બોડી દ્વારા જારી કરાયેલ સત્તાવાર દસ્તાવેજ (ઇલેક્ટ્રોનિક અથવા કાગળ) દ્વારા કરવામાં આવે છે.

તદનુસાર, તેને મેળવવા માટેની પ્રક્રિયાની જટિલતા, તેમજ આવી પ્રક્રિયાની કિંમત, એમ્પ્લોયર કયા હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવા માગે છે તેના પર નિર્ભર છે.

ચાલો આપણે સૈદ્ધાંતિક રીતે, હસ્તલિખિત હસ્તાક્ષરના વિકલ્પ તરીકે આવા હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાની સંભાવના પર વધુ વિગતવાર ધ્યાન આપીએ.

6 ડિસેમ્બર, 2011 ના ફેડરલ કાયદાના કલમ 9 નો ફકરો 5 N 402-FZ “એકાઉન્ટિંગ પર” સ્થાપિત કરે છે કે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ કાગળ પર અને (અથવા) ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર દ્વારા પ્રમાણિત ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજના સ્વરૂપમાં દોરવામાં આવે છે. તેથી, પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો કરી શકો છોઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે પ્રમાણિત.

વધુમાં, તમે કાયદા દ્વારા પ્રતિબંધિત ન હોય તેવા તમામ કેસોમાં ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર જોડી શકો છો.

એ ધ્યાનમાં લેવું અગત્યનું છે કે સરળ અથવા અયોગ્ય ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર દ્વારા પ્રમાણિત ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજને હસ્તલિખિત હસ્તાક્ષર દ્વારા પ્રમાણિત કાગળના દસ્તાવેજની સમકક્ષ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે, જ્યારે આવી શક્યતા સંઘીય કાયદા દ્વારા અથવા સહભાગીઓ વચ્ચેના કરાર દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવે છે. ઇલેક્ટ્રોનિક ક્રિયાપ્રતિક્રિયા(ઉદાહરણ તરીકે, કર્મચારી અને એમ્પ્લોયર વચ્ચે).

તદનુસાર, મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, એમ્પ્લોયરને કર્મચારીઓ સાથે યોગ્ય કરાર કરવાની જરૂર છે, જે સરળ અથવા અયોગ્ય ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવા માટે તમામ જરૂરી શરતોનો ઉલ્લેખ કરે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, ફરજિયાત શરતોમાં સમાવેશ થાય છે (કાયદો નંબર 63-FZ ની કલમ 9):

1) ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિ તેના સરળ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર દ્વારા નક્કી કરવા માટેના નિયમો;

2) બનાવનાર વ્યક્તિની જવાબદારી અને (અથવા) તેની ગુપ્તતા જાળવવા માટે સરળ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર કીનો ઉપયોગ.

વધુમાં, અન્ય શરતો પર સંમત થઈ શકે છે: આવા હસ્તાક્ષર કરતી વખતે દસ્તાવેજોની સૂચિ; ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ વગેરે માટે વધારાની જરૂરિયાતો.

તેથી, અમે નિષ્કર્ષ પર આવીએ છીએ: જ્યારે "લાઇવ" સહી કરવાની જરૂર નથી, ત્યારે મજૂર સંબંધના પક્ષો ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે પરસ્પર જવાબદારીઓની પુષ્ટિ કરી શકે છે.

જો કે, પ્રશ્ન રહે છે: કયા કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો પર આવી સહી જોડવા માટે સખત પ્રતિબંધિત છે?

જ્યારે મજૂર સંબંધોની વાત આવે છે, ત્યારે તે ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે કે શ્રમ કાયદા ધરાવતા ઘણા નિયમનકારી અધિનિયમો માટે માત્ર કાગળના માધ્યમોનો ઉપયોગ જરૂરી છે.

આમ, રશિયન ફેડરેશનનો લેબર કોડ સંખ્યાબંધ કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોની તૈયારી માટે કડક આવશ્યકતાઓ પ્રદાન કરે છે.

રોજગાર કરાર

• આર્ટિકલ 61, રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડ અનુસાર, રોજગાર કરાર તેની તારીખથી અમલમાં આવે છે. હસ્તાક્ષર કર્મચારી અને એમ્પ્લોયર.
• રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના લેખ 67 ના ભાગ એક અનુસાર, રોજગાર કરાર લખાયેલ ફોર્મ, બે નકલોમાં દોરવામાં આવે છે, જેમાંથી દરેક ચિહ્નો પક્ષો

રોજગાર કરાર માટે વધારાના કરારો

• રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના કલમ 57 અને કલમ 72 ના ભાગ ત્રણ અનુસાર, વધારાના કરારોરોજગાર કરારમાં સમાપ્ત થવું આવશ્યક છે લખાયેલ ફોર્મ.

બીજી નોકરીમાં ટ્રાન્સફર કરો

• સાથે જ મંજૂરી છે લખાયેલ કર્મચારીની સંમતિ (રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડની કલમ 72.1)

નોકરી પર નોકરીદાતાનો ઓર્ડર (સૂચના).

• કર્મચારીને જાહેરાત કરીસહી માટે કામની વાસ્તવિક શરૂઆતની તારીખથી ત્રણ દિવસની અંદર.
• કર્મચારીની વિનંતી પર, એમ્પ્લોયર તેને આપવા માટે બંધાયેલા છેયોગ્ય પ્રમાણિત ઉપરોક્ત આદેશ (સૂચના) ની નકલ.

વધુમાં, રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના કલમ 68 અનુસાર, એમ્પ્લોયર, રોજગાર કરાર પૂર્ણ કરતા પહેલા, કર્મચારીને પરિચિત કરવા માટે બંધાયેલા છે.સહી માટે આંતરિક શ્રમ નિયમો સાથે, કર્મચારીની કાર્ય પ્રવૃત્તિઓ સાથે સીધા જ સંબંધિત અન્ય સ્થાનિક નિયમો અને સામૂહિક કરાર.

આમ, જો કાયદો જણાવે છે કે અમુક દસ્તાવેજો માં દોરવામાં આવ્યા છેલખાયેલ ફોર્મ અને સબ્સ્ક્રાઇબ કરો કર્મચારીઓ, પછી "જીવંત હસ્તાક્ષર" આવશ્યક છે.

એકીકૃત દસ્તાવેજ સ્વરૂપો

5 જાન્યુઆરી, 2004 ના રોજ રશિયન ફેડરેશનની સ્ટેટ સ્ટેટિસ્ટિક્સ કમિટિનો ઠરાવ N 1 મજૂર અને તેની ચુકવણીના રેકોર્ડિંગ માટે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના એકીકૃત સ્વરૂપોને મંજૂરી આપે છે. તેમાં સૂચિબદ્ધ મોટાભાગના દસ્તાવેજો એક વિભાગ પ્રદાન કરે છે« કર્મચારીની વ્યક્તિગત સહી " એટલે કે, જો એમ્પ્લોયર ઉપરોક્ત ઠરાવ દ્વારા મંજૂર કરાયેલા નમૂનાઓ અનુસાર કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો દોરે છે, તો કર્મચારીએ તેના પોતાના હાથથી સહી કરવી આવશ્યક છે.

જો કે, તે નોંધવું યોગ્ય છે કે આમાંના મોટાભાગના એકીકૃત સ્વરૂપો આજે ઉપયોગ માટે ફરજિયાત નથી. આનો અર્થ એ છે કે એમ્પ્લોયરને પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજોના સ્વરૂપોને સ્વતંત્ર રીતે વિકસાવવાનો અધિકાર છે, તેમને મુખ્ય પ્રવૃત્તિ માટે સંસ્થાના આદેશ દ્વારા મંજૂર કર્યા છે.

તે ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે કે નવા ફોર્મ્સે ડિસેમ્બર 6, 2011 N 402-FZ "ઓન એકાઉન્ટિંગ" ના ફેડરલ લૉની કલમ 9 દ્વારા નિર્ધારિત આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરવી આવશ્યક છે. તદનુસાર, જો સ્થાનિક દસ્તાવેજોના વિકસિત સ્વરૂપો કર્મચારીની ફરજિયાત હસ્તલિખિત હસ્તાક્ષર માટે પ્રદાન કરતા નથી, અને જો ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ રશિયન ફેડરેશનના કાયદાની આવશ્યકતાઓનો વિરોધાભાસ ન કરે, તો કર્મચારીઓ તેમની સાથે પોતાને પરિચિત કરી શકે છે. ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર.

દૂરસ્થ કામ

સામાન્ય રીતે, દૂરસ્થ કર્મચારીઓ અને નોકરીદાતાઓ ઇન્ટરનેટ દ્વારા ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોની આપલે કરે છે. અને પછી ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરની તાત્કાલિક જરૂરિયાત ખરેખર ઊભી થાય છે.

શ્રમ સંહિતા કર્મચારીઓને ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથેના કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો સાથે માત્ર દૂરસ્થ કાર્યનો ઉપયોગ કરતી વખતે જ પોતાને પરિચિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. આંતરિક શ્રમ નિયમો અને અન્ય સ્થાનિક નિયમો સાથે પરિચિતતા દૂરસ્થ કાર્ય માટે રોજગાર કરાર પૂર્ણ કરતી વ્યક્તિઓ સાથે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોની આપલે કરીને હાથ ધરવામાં આવી શકે છે. (રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના કલમ 312.2 ના ફકરા 5).

પરંતુ ધ્યાન! જો કે કાયદો દૂરસ્થ કર્મચારી સાથે રોજગાર કરાર પૂર્ણ કરવાની મંજૂરી આપે છે ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપ, એમ્પ્લોયર હજુ પણ કાગળ પર કાનૂની સંબંધ દસ્તાવેજી જ જોઈએ! રોજગાર સંબંધની વાસ્તવિક નોંધણીની તારીખથી 3 દિવસની અંદર, દૂરસ્થ કાર્યકરને મેલ દ્વારા (સૂચના સાથે નોંધાયેલ મેઇલ દ્વારા) રોજગાર કરારનું યોગ્ય રીતે દોરેલું પેપર વર્ઝન મોકલવું જરૂરી છે અને ખાતરી કરો કે કર્મચારી પરત આવે છે. કંપનીની બીજી નકલ, તેના પોતાના હસ્તાક્ષર દ્વારા પ્રમાણિત.

અને એક વધુ મહત્વપૂર્ણ સૂક્ષ્મતા.શ્રમ કાયદામાં કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર કરતી વખતે અને (અથવા) સમીક્ષા કરતી વખતે ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરના ઉપયોગ પર સીધો પ્રતિબંધ નથી. જો કે, કેટલાક કિસ્સાઓમાં આ વિકલ્પ તકનીકી કારણોસર શક્ય નથી.

સંભવિત કર્મચારીઓએ સ્થાનિક નિયમોથી પોતાને પરિચિત કરવા જોઈએ પહેલાં રોજગાર કરાર પર હસ્તાક્ષર કરવા, એટલે કે, તેઓને કંપની દ્વારા સત્તાવાર રીતે નોકરીએ રાખવામાં આવે તે પહેલાં. તે તારણ આપે છે કે આંતરિક દસ્તાવેજો સાથેના પદ માટે ઉમેદવારને પરિચિત કરવા માટે, એમ્પ્લોયરને પહેલાથી જ તેના માટે ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર પ્રદાન કરવાની જરૂર છે.

આર્કાઇવલ સંગ્રહ

વધુમાં, આર્કાઇવલ કાયદાના પાલનમાં બધું ખૂબ જ મુશ્કેલ છે. સ્થાનિક નિયમો, ઓર્ડર ચાલુ કર્મચારીઓઅને મુખ્ય પ્રવૃત્તિઓ ચોક્કસ શેલ્ફ લાઇફ ધરાવે છે. તદનુસાર, આ દસ્તાવેજો કાગળ પર બનાવાયેલા હોવા જોઈએ અને મૂળ સહીઓ હોવા જોઈએ.

રશિયન ફેડરેશનના કાયદાની આવશ્યકતાઓને ધ્યાનમાં લેતા, ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરતી વખતે સંભવિત જોખમોને ધ્યાનમાં લેતા, ખાસ કરીને જ્યારે કર્મચારીઓને સ્થાનિક નિયમોથી પરિચિત કરીએ ત્યારે, અમે અંતિમ નિષ્કર્ષ દોરીશું.

1. જો કાયદો લેખિતમાં દસ્તાવેજ બનાવવા અથવા કર્મચારીને હસ્તાક્ષર સામેના દસ્તાવેજથી પરિચિત કરવાની જવાબદારી માટે પ્રદાન કરે છે, તો કર્મચારીના હસ્તલિખિત હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવો જરૂરી છે.
2. તે તાર્કિક છે કે અન્ય કેસોમાં અને કાયદા દ્વારા સીધા જ પૂરા પાડવામાં આવેલ કેસોમાં (ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે દૂરથી કામ કરવું), દસ્તાવેજોને ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે પ્રમાણિત કરી શકાય છે.

અલબત્ત, ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન કાગળના દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા માટે જરૂરી શ્રમ અને સમયના ખર્ચને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડી શકે છે. પરંતુ, કમનસીબે, અમે હજુ સુધી ઓફિસ સિસ્ટમને સંપૂર્ણપણે છોડી શકતા નથી. છેવટે, અપેક્ષિત લાભોને બદલે ઇલેક્ટ્રોનિક સાથેના તમામ સ્થાનિક નિયમોની ઉતાવળથી ફેરબદલ ગંભીર મુશ્કેલીઓમાં પરિણમી શકે છે અને વહીવટી જવાબદારીના આધાર તરીકે સેવા આપી શકે છે.

યુઝાલિન એલેક્ઝાન્ડર, વેલેન્ટિના મિત્રોફાનોવાના જૂથના કંપનીઓના સલાહકાર, મજૂર કાયદા અને કર્મચારીઓના રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટના ક્ષેત્રમાં અગ્રણી નિષ્ણાત

શું કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો (રોજગારના ઓર્ડર, રજાઓ, રોજગાર કરાર, ડીએસ, એમ્પ્લોયરના LND, PVTR, વગેરે સાથે પરિચિતતા) ની તૈયારીમાં એમ્પ્લોયર અને કર્મચારીની ડિજિટલ હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવો શક્ય છે.

જવાબ આપો

સંસ્થાના દસ્તાવેજના પ્રવાહની ઘોંઘાટ: શું એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોમાં ડિજિટલ હસ્તાક્ષરોનો ઉપયોગ કરવો કાયદેસર રીતે માન્ય છે - લેખ વાંચો.

પ્રશ્ન:ડિજિટલ હસ્તાક્ષરના વડા દ્વારા હસ્તાક્ષર કરાયેલ અને કાગળ પર મુદ્રિત દસ્તાવેજો (કર્મચારી અને વ્યવસાયિક આરોગ્ય) માન્ય રહેશે?

જવાબ:ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં માહિતી, ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર દ્વારા સમર્થન, હાથ દ્વારા સહી કરાયેલ કાગળના દસ્તાવેજની સમકક્ષ ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ તરીકે ઓળખાય છે. અપવાદ એવા કિસ્સાઓ છે જ્યારે ફેડરલ કાયદાઓ અથવા તેમના અનુસાર અપનાવવામાં આવેલા નિયમો માત્ર કાગળ પર દસ્તાવેજ બનાવવાની જરૂરિયાત માટે જરૂરિયાત સ્થાપિત કરે છે. એટલે કે, કાયદો એમ્પ્લોયરને મર્યાદિત સંખ્યામાં દસ્તાવેજો (રશિયન ફેડરેશનના લેબર કોડના કલમ 312.1 નો ભાગ ચાર) માટે લાયક ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી આપે છે. તે જ સમયે, લેબર કોડ ફક્ત દૂરસ્થ કામદારો માટે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોના વિનિમયની મંજૂરી આપે છે. એમ્પ્લોયર કાગળના દસ્તાવેજો દોરવા માટે બંધાયેલા છે જેમાં કર્મચારીઓ અને અધિકૃત વ્યક્તિઓની વ્યક્તિગત સહીઓની જરૂર હોય છે. આ વર્ક બુક, રોજગાર કરાર, વ્યક્તિગત કાર્ડ, કર્મચારીઓના ઓર્ડર, નિવેદનો, કામ માટે અસમર્થતાના પ્રમાણપત્રો, એકાઉન્ટિંગ લોગ્સ અને અન્ય છે (આવા દસ્તાવેજોની સૂચિ માટે નીચેનું કોષ્ટક જુઓ). આમ, કર્મચારીઓના તમામ દસ્તાવેજો કે જેના માટે શ્રમ કાયદા માટે કર્મચારીની સંમતિ જરૂરી છે તે અધિકૃત વ્યક્તિઓ અને કર્મચારીની સહીઓ સાથે કાગળ પર સંગ્રહિત હોવા જોઈએ. આવા દસ્તાવેજોમાં કર્મચારી અને અધિકૃત વ્યક્તિની "જીવંત" સહીઓ હોવી આવશ્યક છે. અન્ય કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો (ઉદાહરણ તરીકે, સમયપત્રક)માં અધિકૃત વ્યક્તિ (મેનેજર)ની ડિજિટલ હસ્તાક્ષર હોઈ શકે છે.

એલેક્ઝાંડર સોરોકિન જવાબ આપે છે,

ભલામણો ".

તર્કસંગત

પરિસ્થિતિ:શું ટાઇમશીટને કાગળ પર ફાઇલ કર્યા વિના ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે રાખવી શક્ય છે?

તે શક્ય છે, પરંતુ જો તે ઇલેક્ટ્રોનિક ડિજિટલ હસ્તાક્ષર સાથે પ્રમાણિત હોય તો જ.

કાર્યકારી સમય પત્રક (ફોર્મ નં. T-13 અથવા સ્વતંત્ર રીતે વિકસિત સ્વરૂપમાં) એ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ છે (જુલાઈ 8, 1997 નંબર 835 ના રશિયન ફેડરેશનની સરકારના હુકમનામાની કલમ 2). પ્રાથમિક અને સારાંશ એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો કાગળ અને કમ્પ્યુટર મીડિયા પર સંકલિત કરી શકાય છે. મશીન સ્વરૂપે કામ કરેલા કલાકોના રેકોર્ડ રાખવા માટેનું સંક્રમણ ના અધિનિયમમાં રેકોર્ડ કરવું આવશ્યક છે એકાઉન્ટિંગ નીતિસંસ્થા ().

ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં માહિતી, ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર દ્વારા સમર્થન, હાથ દ્વારા સહી કરાયેલ કાગળના દસ્તાવેજની સમકક્ષ ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ તરીકે ઓળખાય છે. અપવાદ એવા કિસ્સાઓ છે જ્યારે ફેડરલ કાયદાઓ અથવા તેમના અનુસાર અપનાવવામાં આવેલા નિયમો માત્ર કાગળ પર દસ્તાવેજ બનાવવાની જરૂરિયાત માટે જરૂરિયાત સ્થાપિત કરે છે. આ 6 એપ્રિલ, 2011 નંબર 63-એફઝેડના કાયદામાં જણાવવામાં આવ્યું છે. આ કિસ્સામાં, સંસ્થા તેના પોતાના ખર્ચે, વિનંતી પર કાગળ પર આવા દસ્તાવેજોની નકલો બનાવવા માટે બંધાયેલી છે. સરકારી એજન્સીઓ(ડિસેમ્બર 6, 2011 નંબર 402-FZ ના કાયદાના કલમ 9 નો ભાગ 6).

આમ, ટાઇમશીટ ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે જાળવી શકાય છે જો તેમાં ટાઇમશીટની જાળવણી માટે જવાબદાર વ્યક્તિ, માળખાકીય એકમના વડા અને કર્મચારી સેવા કર્મચારીની યોગ્ય રીતે એક્ઝિક્યુટેડ ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર હોય. જો જરૂરી હોય તો, આ ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજના આધારે, એમ્પ્લોયર કાગળ પર સમયપત્રક તૈયાર કરી શકે છે.

રશિયાના નાણા મંત્રાલયના 11 જાન્યુઆરી, 2012 નંબર 03-02-07/1-1 ના પત્રમાં સમાન દૃષ્ટિકોણ સમાયેલ છે.

ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજો સાથે કામ કરવાની સુવિધાઓ

કયા કર્મચારીઓ સાથે ઇન્ટરનેટ દ્વારા રોજગાર કરાર પૂર્ણ કરી શકાય છે?

દૂરસ્થ કામદારો સાથે.

શું એડવાન્સ ટ્રાવેલ રિપોર્ટ ઈલેક્ટ્રોનિક રીતે સબમિટ કરવાની પરવાનગી છે?

હા, તે સ્વીકાર્ય છે.

કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોને ઈલેક્ટ્રોનિક રીતે કેટલા સમય સુધી સંગ્રહિત કરવા જોઈએ?

કાગળની જેમ જ.

રિમોટ વર્ક પર લેબર કોડમાં સુધારાથી ઇન્ટરનેટ દ્વારા મજૂર સંબંધોને ઔપચારિક બનાવવાનું શક્ય બન્યું. સમય સાથે તાલમેલ રાખવા માટે, સંસ્થાઓ ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપનમાં નિપુણતા મેળવવા માટે પ્રયત્નશીલ છે. મુશ્કેલી એ છે કે ઘણા કર્મચારી અધિકારીઓ વર્ચ્યુઅલ દસ્તાવેજો પર વિશ્વાસ કરતા નથી. આવી સાવધાની કેટલી વાજબી છે? ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો માટેની આવશ્યકતાઓ શું છે? તેમાંથી કયું કાગળ પર ડુપ્લિકેટ હોવું જોઈએ?

સંસ્થાને પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજો કાગળ અને ઈલેક્ટ્રોનિક બંને સ્વરૂપે તૈયાર કરવાનો અધિકાર છે (6 ડિસેમ્બર, 2011ના ફેડરલ લૉ નંબર 402-FZ ના કલમ 9 નો ભાગ 5 (ત્યારબાદ કાયદો નંબર 402-FZ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે). વ્યવસ્થાપન હેતુઓ માટે તેનો ઉપયોગ ફક્ત શરતે શક્ય છે કે તેમની પાસે કાનૂની બળ છે (GOST R 51141-98 ની કલમ 2.1.25).

આ હાંસલ કરવા માટે, યોગ્ય દસ્તાવેજો તૈયાર કરીને, એમ્પ્લોયરોએ આની જરૂર છે:
- વર્તમાન કાયદાના ધોરણો પર આધારિત હોવું;
- તમારી યોગ્યતામાં દસ્તાવેજો બનાવો;
- દસ્તાવેજની તૈયારી માટે સ્થાપિત નિયમોનું પાલન કરો.

ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ, સૌ પ્રથમ, ઓફિસના કામના સામાન્ય નિયમો (GOST R 6.30-2003) અનુસાર દોરવામાં આવવો જોઈએ. બીજું, કાગળ પર સમાન દસ્તાવેજ માટે ફરજિયાત વિગતો સ્થાપિત કરો (ભાગ 2, કાયદો નંબર 402-એફઝેડની કલમ 9). આ, ઉદાહરણ તરીકે, દસ્તાવેજનું નામ અને તેની તૈયારીની તારીખ, સંસ્થાનું નામ, દસ્તાવેજનો પ્રકાર, ઘટનાના માપનની તીવ્રતા અને એકમો વગેરે.

દસ્તાવેજો કે જે માત્ર કાગળ પર તૈયાર કરવામાં આવે છે

લાયકાત ધરાવતા ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર સાથે હસ્તાક્ષર કરાયેલ ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજને હસ્તલિખિત હસ્તાક્ષર (ભાગ 1, કાયદો નંબર 63-એફઝેડની કલમ 6) સાથે હસ્તાક્ષરિત કાગળના દસ્તાવેજની સમકક્ષ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. અપવાદ એવા કિસ્સાઓ છે જ્યારે સંઘીય કાયદાઓ અથવા તેમના અનુસાર અપનાવવામાં આવેલા નિયમો માટે જરૂરી છે કે દસ્તાવેજ માત્ર કાગળ પર જ દોરવામાં આવે (નીચેનું કોષ્ટક).

સલાહ

તમને વ્યક્તિગત કાર્ડમાં ડુપ્લિકેટ એન્ટ્રીઓનો અધિકાર છે, જે કાગળ પર રાખવામાં આવે છે, વ્યક્તિગત કાર્ડમાં એન્ટ્રીઓ સાથે, જે ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં રાખવામાં આવે છે.

વ્યવહારમાં, જો કોઈ સંસ્થાએ ઈલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન પ્રણાલી રજૂ કરી હોય તો પણ, કેટલાક દસ્તાવેજો જેના માટે કાયદાને કર્મચારીઓ પાસેથી વ્યક્તિગત સહીઓ મેળવવાની આવશ્યકતા હોય છે તે કાગળ પર દોરવામાં આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, વર્ક બુકની હિલચાલ અને તેમાં દાખલ કરવા માટે એકાઉન્ટિંગ બુક. છેવટે, તેમાં "કાર્યપુસ્તક સ્વીકારનાર અથવા ભરનાર જવાબદાર વ્યક્તિની રસીદ" અને "વર્ક બુક પ્રાપ્ત કરવા માટે કર્મચારીની રસીદ" કૉલમ્સ શામેલ છે. પરંતુ રોજગાર કરારની નોંધણીની જર્નલ ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં રાખવામાં આવે છે.

ભૂલ સુધારવા

ઉન્નત લાયકાતવાળી સહી કેવી રીતે મેળવવી "શ્રમ વિવાદો" વિભાગમાં

તમને કોર્ટનો નિર્ણય મળશે કે રોજગાર સંબંધ સામગ્રી દ્વારા પુષ્ટિ કરી શકાય છે ઇમેઇલ પત્રવ્યવહારજે ભરતી પ્રક્રિયા દરમિયાન હાથ ધરવામાં આવી હતી (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

એક ઉન્નત લાયકાતવાળી હસ્તાક્ષર તમને દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કરનાર કર્મચારીને ઓળખવાની મંજૂરી આપે છે, તેમજ દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કર્યા પછી તે બદલાયો હતો કે કેમ તે નિર્ધારિત કરવાની મંજૂરી આપે છે (કાયદો નંબર 63-FZ ના કલમ 5 નો ભાગ 4). આવી ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર માટેની ચકાસણી કી માન્યતાપ્રાપ્ત પ્રમાણપત્ર કેન્દ્રના વિશિષ્ટ લાયકાત ધરાવતા પ્રમાણપત્રમાં સૂચવવામાં આવે છે. ઉન્નત લાયકાત ધરાવતા હસ્તાક્ષર મેળવવા માટે, સંસ્થાઓ અને કર્મચારીઓએ માન્યતાપ્રાપ્ત પ્રમાણપત્ર કેન્દ્ર (કાયદો નં. 63-FZ ની કલમ 15)નો સંપર્ક કરવો જોઈએ અને જરૂરી દસ્તાવેજોનો સમૂહ સબમિટ કરવો જોઈએ (કાયદો નં. 63-FZ ના કલમ 18 નો ભાગ 2). માન્યતાપ્રાપ્ત પ્રમાણપત્ર કેન્દ્રોની સૂચિ રશિયાના ટેલિકોમ અને માસ કોમ્યુનિકેશન્સ મંત્રાલયની વેબસાઇટ પર પોસ્ટ કરવામાં આવી છે minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (રશિયાની ફેડરલ ફાઇનાન્સિયલ માર્કેટ્સ સર્વિસનો માહિતી પત્ર જૂન 6, 2013 નં. 13-DP-10/21117).

વર્ચ્યુઅલ કર્મચારીઓના દસ્તાવેજો કેટલા અને કેવી રીતે સંગ્રહિત કરવા

સંસ્થા દ્વારા તૈયાર કરવામાં આવેલ તમામ પ્રાથમિક દસ્તાવેજો ઈલેક્ટ્રોનિક રીતે સંગ્રહિત કરી શકાય છે. મુખ્ય વસ્તુ એ છે કે તેઓ લાયક ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર દ્વારા પ્રમાણિત છે. સંસ્થાના ઇલેક્ટ્રોનિક આર્કાઇવ બનાવવા માટેની પ્રક્રિયા આર્કાઇવ્સના સંચાલન માટેના નિયમો દ્વારા સ્થાપિત કરવામાં આવી છે. જો કે, કાયદો ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોને સંગ્રહિત કરવા માટે કોઈ વિશેષ પદ્ધતિઓ માટે પ્રદાન કરતું નથી. કંપનીઓ તેને કમ્પ્યુટર, ફ્લેશ ડ્રાઇવ, ડિસ્ક અથવા કાગળ પર ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર વિશેની નોંધ સાથે પ્રિન્ટેડ સ્વરૂપમાં સંગ્રહિત કરી શકે છે: “દસ્તાવેજ ઇલેક્ટ્રોનિક ડિજિટલ હસ્તાક્ષર સાથે સહી થયેલ છે. છાપ નં.

સલાહ

સંસ્થાને તેનો પોતાનો આર્કાઇવ બનાવવાનો નહીં, પરંતુ રાજ્યના આર્કાઇવમાં કાયમી સંગ્રહ માટે તેના દસ્તાવેજોને સ્થાનાંતરિત કરવાનો અધિકાર છે (ઓક્ટોબર 22, 2004 નંબર 125-FZ ના કાયદાના કલમ 18 ની કલમ 4)

સ્ટોરેજ સિસ્ટમની ખાતરી કરવી મહત્વપૂર્ણ છે જેમાં બાકાત છે:
- માહિતીની ખોટ, વિનાશ અથવા વિકૃતિ. ઉદાહરણ તરીકે, જૂના અપ્રચલિત થઈ જતાં દસ્તાવેજોને નવા માધ્યમો પર ફરીથી લખવા, વગેરે.
- વ્યક્તિગત ડેટાની અનધિકૃત ઍક્સેસ. ઉદાહરણ તરીકે, માં વ્યક્તિગત ડેટાની સુરક્ષા સુનિશ્ચિત કરવા માટે જવાબદાર કર્મચારીઓની નિમણૂક કરો ઇન્ફર્મેશન સિસ્ટમવગેરે. (નવેમ્બર 1, 2012 નંબર 1119 ના રશિયન ફેડરેશનની સરકારના હુકમનામું દ્વારા મંજૂર આવશ્યકતાઓની કલમ 13-16).

પેપર અને ઈલેક્ટ્રોનિક સ્ટાન્ડર્ડ આર્કાઈવલ દસ્તાવેજો માટેનો સંગ્રહ સમયગાળો સમાન છે. તેમની સ્થાપના 25 ઓગસ્ટ, 2010 નંબર 558 ના રોજ રશિયાના સંસ્કૃતિ મંત્રાલયના આદેશ દ્વારા કરવામાં આવી હતી.

મુખ્ય વસ્તુ યાદ રાખો

એમ્પ્લોયર કાગળના દસ્તાવેજો દોરવા માટે બંધાયેલા છે જેમાં કર્મચારીઓ અને અધિકૃત વ્યક્તિઓની વ્યક્તિગત સહીઓની જરૂર હોય છે. આ એક વર્ક બુક, રોજગાર કરાર, વ્યક્તિગત કાર્ડ, કર્મચારીઓના ઓર્ડર, નિવેદનો, કામ માટે અસમર્થતાના પ્રમાણપત્રો, એકાઉન્ટિંગ લોગ વગેરે છે.

ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર પરના કાયદા અને લેબર કોડ વચ્ચે થોડો વિરોધાભાસ છે. ઔપચારિક રીતે, ઇલેક્ટ્રોનિક લાયકાત ધરાવતી હસ્તાક્ષર એ પોતાના હાથથી હસ્તાક્ષર કરેલા દસ્તાવેજની સમકક્ષ છે. જો કે, લેબર કોડ ફક્ત દૂરસ્થ કામદારો માટે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોના વિનિમયની મંજૂરી આપે છે.

આજે, મજૂર કાયદો એમ્પ્લોયરને એવી શરતો પ્રદાન કરતું નથી કે જેના હેઠળ કર્મચારીઓના તમામ દસ્તાવેજો ફક્ત ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં જ સંગ્રહિત કરી શકાય. એક અપવાદ એ દૂરસ્થ કામદારોના મજૂર સંબંધોથી સંબંધિત દસ્તાવેજો છે.

6 ફેબ્રુઆરી, 2002 ના રોજ રોસારખીવના બોર્ડના નિર્ણય દ્વારા (ત્યારબાદ આર્કાઇવ્સના સંચાલન માટેના નિયમો તરીકે ઓળખવામાં આવે છે)

એલેક્ઝાંડર સોરોકિન જવાબ આપે છે,

રશિયાની ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસના ઓપરેશનલ કંટ્રોલ વિભાગના નાયબ વડા

“રોકડ ચુકવણી પ્રણાલીનો ઉપયોગ ફક્ત એવા કિસ્સાઓમાં થવો જોઈએ કે જ્યાં વિક્રેતા ખરીદનારને તેના કર્મચારીઓ સહિત, તેના માલસામાન, કાર્ય અને સેવાઓ માટે ચૂકવણી માટે મુલતવી અથવા હપ્તા યોજના પ્રદાન કરે છે. ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસ અનુસાર, આ કેસો માલ, કામ અને સેવાઓ માટે ચૂકવણી કરવા માટે લોનની જોગવાઈ અને ચુકવણી સાથે સંબંધિત છે. જો કોઈ સંસ્થા રોકડ લોન આપે છે, આવી લોનની ચુકવણી મેળવે છે અથવા પોતે લોન મેળવે છે અને ચૂકવે છે, તો રોકડ રજિસ્ટરનો ઉપયોગ કરશો નહીં. જ્યારે તમારે ચેકને પંચ કરવાની જરૂર હોય, ત્યારે જુઓ