Personalo auditas „pasidaryk pats“: nuoseklios instrukcijos personalo specialistui. Kaip tinkamai audituoti personalo dokumentus

„Biudžetinės įstaigos: finansinės ir ūkinės veiklos auditai ir patikrinimai“, 2008, Nr.2

HR darbo tikrinimas

Personalo apskaita yra viena iš biudžetinės įstaigos finansinės-ūkinės veiklos komponentų, todėl turi tiesioginės įtakos jos rezultatams. Tinkamai organizuotas personalo atrankos, informacijos apie įstaigos personalą rinkimas ir saugojimas leidžia visapusiškai panaudoti organizacijos išteklius įtraukiant aukštos kvalifikacijos specialistus. Tai savo ruožtu padidina biudžeto lėšų panaudojimo efektyvumą.

Tačiau, kaip ir bet kurioje kitoje įstaigos veiklos srityje, tvarkant personalo apskaitą gali būti klaidų ir pažeidimų. Šiame straipsnyje akcentuojami pagrindiniai biudžetinėje įstaigoje atliekamo personalo darbo audito atlikimo dalykai.

Straipsnio pradžioje apibrėžsime pagrindines personalo darbo užduotis ir funkcijas. Pagrindinės funkcijos yra šios:

Personalo formavimas pareigoms užimti;

Įstaigos įsakymų, susijusių su stojimu į valstybės tarnybą, jo įvykdymu, tarnybos sutarties ar darbo sutarties sudarymu, paskyrimu į pareigas, atleidimu iš pareigų, darbuotojo atleidimu iš darbo ir atleidimu iš tarnybos už ilgametę darbo stažą, projektų rengimo organizavimas. , ir atitinkamų sprendimų registravimas;

Darbuotojų darbo apskaitos tvarkymas;

Darbuotojų asmens bylų tvarkymas;

Interesų konfliktų sprendimo komisijos veiklos užtikrinimas;

Organizuoti ir užtikrinti personalo atranką, prireikus rengti konkursus laisvoms pareigoms užimti, darbuotojų įtraukimą į personalo rezervą;

Darbuotojų atestavimo organizavimas ir teikimas;

Darbuotojų profesinio perkvalifikavimo, kvalifikacijos kėlimo ir praktikos organizavimas;

Personalo rezervo formavimas, darbo su personalo rezervu organizavimas ir efektyvus jo panaudojimas;

Darbuotojų darbo vietų augimo užtikrinimas;

Piliečio, kreipiantis dėl darbo, pateiktų asmens duomenų ir kitos informacijos tikslumo tikrinimo organizavimas;

Darbuotojų konsultavimas teisės ir personalo klausimais.

Atkreipiame Jūsų dėmesį į biudžetinėje įstaigoje atliekamo personalo darbo audito atlikimo algoritmą.

1. Įstatymo galios ir norminiai aktai:

Biudžeto kodas;

Administracinių teisės pažeidimų kodeksas;

Darbo kodeksas;

2004 m. liepos 27 d. federalinis įstatymas N 79-FZ „Dėl Rusijos Federacijos valstybės tarnybos“;

2005 m. gegužės 30 d. Rusijos Federacijos prezidento dekretas N 609 „Dėl Rusijos Federacijos valstybės tarnautojo asmens duomenų ir jo asmens bylos tvarkymo nuostatų patvirtinimo“ (toliau – Rusijos Federacijos prezidento dekretas). Rusijos Federacijos prezidentas N 609);

2006 m. gruodžio 28 d. Rusijos Federacijos prezidento dekretas N 1474 „Dėl Rusijos Federacijos valstybės tarnautojų papildomo profesinio mokymo“ (toliau – Prezidento dekretas N 1474);

2003 m. balandžio 16 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas N 225 „Dėl darbo knygų“ (toliau – Dekretas N 225);

2003 m. gruodžio 22 d. Rusijos finansų ministerijos įsakymas N 117n „Dėl darbo knygų“;

Biudžeto apskaitos instrukcijos, patvirtintos Rusijos finansų ministerijos 2006 m. vasario 10 d. įsakymu N 25n (toliau – Instrukcija N 25n);

Rusijos Goskomstato 2004-05-01 nutarimas N 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo apskaitos pirminės apskaitos dokumentų formų patvirtinimo“ (toliau – Goskomstato nutarimas N 1);

Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacijos žinynas, patvirtintas Rusijos darbo ministerijos 1998-08-21 nutarimu N 37 (toliau – Kvalifikacijos žinynas).

2. Personalo darbo tikrinimo užduotys:

Darbo teisės aktų reikalavimų laikymasis atliekant personalo darbą;

Sisteminių dokumentų, susijusių su darbo apmokėjimu (darbo užmokesčio nuostatai, priedų nuostatai, darbo sutartys, etatų lentelės, įsakymai, asmens kortelės, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir kt.) prieinamumas ir jų atitikimas nustatytiems reikalavimams;

Etatų lentelės atitikimas maksimaliam aukštesnės institucijos patvirtintam darbuotojų skaičiui ir faktinio darbuotojų skaičiaus atitikimas etatų lentelei;

Savalaikis ir pilnas personalo lentelės pakeitimų ir papildymų įvedimas;

Kategorijų, koeficientų, tarifų ir atlyginimų nustatymo teisingumas pagal pramonės įsakymus, Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimus ir kitus norminius dokumentus;

Įvairių papildomų įmokų ir apmokėjimų (už darbą nakties, švenčių, viršvalandžių, prastovų ir kt.) nustatymo teisingumą ir atitiktį teisės aktams bei norminiams aktams, taip pat sisteminiams dokumentams;

Kiekvieno darbuotojo įrašų tvarkymas;

Darbo knygų registravimas ir saugojimas pagal Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimus;

Personalo darbo su darbuotojais vykdymas (personalo rezervo formavimas, darbuotojų kvalifikacijos kėlimas ir kt.).

3. Informacijos šaltiniai tikrinant personalo darbą:

Darbuotojų grafikai;

Steigimo dokumentai;

Kolektyvinė sutartis, nuostatos dėl priedų, priedų ir priemokų nustatymo, dėl materialinio skatinimo ir kt.;

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir darbo užmokesčio apskaitos žiniaraščiai;

Darbo sutartys, darbo sutartys;

Darbo įrašai;

Įsakymai dėl priėmimo į darbą, perkėlimo, atostogų suteikimo, rangų suteikimo, atleidimo ir kt.;

Asmeninės kortelės;

Asmeniniai daiktai;

Kiti sistemos dokumentai.

4. Procedūros, kurios gali būti taikomos tikrinant personalo darbą: analizė, dokumentų peržiūra, dokumentų palyginimas, apklausa.

5. Pagrindiniai personalo audito atlikimo momentai.

Visų pirma, personalo darbą įstaigoje vykdo personalo tarnyba. Dėl to audito pradžioje reikėtų susipažinti su personalo skyriaus (personalo skyriaus, personalo tarnybos ir kt.) nuostatais, kuriuos tvirtina biudžetinės įstaigos vadovas, ir nustatyti funkcijas, kurios yra vykdomos. paskirtas šiam skyriui.

Biudžetinės įstaigos personalo apskaitos būklei nustatyti rekomenduojame sudaryti detalų patikrinimo planą, kuriame atsispindėtų pagrindiniai jo klausimai, jų svarstymo laikotarpis ir pagrindiniai tikrinami dokumentai. Pavyzdinis planas parodytas 1 lentelėje.

1 lentelė

HR audito planas

Jei personalo įrašai įstaigoje tvarkomi naudojant programines sistemas, reikia atsižvelgti į šiuos klausimus:

Funkcijų ir žinių sutelkimas: ar su duomenų tvarkymu susiję darbuotojai turi išsamių žinių apie duomenų šaltinių ryšį, jų gavimo, platinimo ir naudojimo procesą;

Programų ir duomenų koncentracija: ar yra galimybė pašaliniams asmenims prieiti prie kompiuterių programų ir grėsmė pakeisti pačias programas ar duomenis;

Nepakankamas dokumento įvedimas: ar pateikiamas rašytinis duomenų įvedimo patvirtinimas?

Leiskite mums išsamiai apsvarstyti programoje siūlomus patikrinimo klausimus.

1. Personalo apskaitos sistemos ir pirminių dokumentų dizaino ir turinio tikrinimas.

Personalo išlaikymo teisėtumas nustatomas pagal etatų grafikus ir personalo standartus. Personalo tvarkaraščiai savo forma ir turiniu turi atitikti Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimus, būtent:

Personalo grafikai sudaromi pagal formą T-3, patvirtintą Valstybinio statistikos komiteto nutarimu Nr. 1;

Personalo lentelėje numatytas personalo vienetų skaičius neturi viršyti aukštesnės organizacijos nustatyto personalo limito;

Darbo užmokesčio fondas personalo lentelėje neturėtų viršyti aukštesnės institucijos patvirtinto darbo užmokesčio fondo;

Pažymėjimai, atlyginimai, papildomi mokėjimai, pašalpos turi atitikti personalo lentelėje nustatytas pareigas ir Rusijos Federacijos įstatymus;

Etatų lentelė tvirtinama tam tikriems metams, jos pakeitimai daromi vadovo įsakymais, kurie suteikia pagrindą atlikti tokius pakeitimus;

Etatų lentelėje numatytos pareigybės turi atitikti įstatymiškai nustatytas pareigybes ir specialybes pagal kvalifikacinius reikalavimus ar kvalifikacijos žinynus, taip pat biudžetinės įstaigos veiklos specifiką ir žinybinius dokumentus.

Be etatų lentelės, biudžetinės įstaigos sudaro personalo apskaitą - darbo dokumentus, kuriuose, be nustatytų pareigų ir specialybių, nurodomi šias pareigas užimančių darbuotojų vardai, pavardės ir inicialai. Paprastai tokių dokumentų forma ir turinys yra nustatomi ministerijų ir departamentų, o kartais ir pačių institucijų patvirtintais įsakymais, metodais ir instrukcijomis. Atliekant asmens bylų, darbuotojų asmeninių kortelių, darbo knygų, darbo laiko apskaitos žiniaraščių patikrinimus rekomenduojame naudoti personalo susitarimus, nes tokiuose susitarimuose esanti informacija leidžia nustatyti patikrinimų struktūrą ir seką, nesikreipiant į personalo tarnybos darbuotojų pagalbą. sudarant patikrinimų sąrašus, kurie kartais užtrunka per ilgai.

Be etatų grafiko, reikia tikrinti ir kitus pagrindinius darbo veiklai dokumentus, tokius kaip kolektyvinė sutartis, darbo sutartys (sutartys), nuostatas dėl darbo apmokėjimo, materialinių paskatų, priedų ir skatinimo, ar jie yra paruošti teisingai ir ar laikomasi darbo sąlygų. jų turinį atitinka Rusijos Federacijos teisės aktai.

Įstatyminė darbo santykių reguliavimo teisinė forma yra kolektyvinė sutartis ar kiti dokumentai (nuostatai, steigimo dokumentai), kuriuose nustatomos visos įstaigos kompetencijai priklausančios darbo apmokėjimo sąlygos.

Darbo kodeksas nustato darbuotojų darbo sąlygų ir darbo teisių apsaugos lygį. Bet kurio Rusijos Federacijos darbo kodekso straipsnio pažeidimas yra šiurkštus neteisėtas veiksmas ir baudžiamas administracine arba baudžiamąja tvarka, todėl jo straipsniuose nustatytų taisyklių laikymasis yra privalomas visiems vadovams ir darbuotojams.

Kiekviena biudžetinė įstaiga turi parengti ir priimti darbo užmokesčio reglamentą pagal kolektyvinę sutartį, sudarytą tarp administracijos ir darbo jėgos atstovų, ir (arba) pagal Rusijos Federacijos įstatymus. Jame numatytos visų kategorijų darbuotojų darbo apmokėjimo formos, įkainiai ir kainos, taip pat kiekvienos kategorijos darbuotojų atlyginimo už darbo rezultatus sistema. Nuostatos turėtų būti grindžiamos principais, pagal kuriuos kiekvienas darbuotojas be prievartos būtų suinteresuotas nuolat didinti darbo našumą.

Auditorius, patikrinęs personalo išlaikymo teisėtumą, tiria darbo apmokėjimo sąlygas, vidaus darbo reglamentus ir kitus Rusijos Federacijos teisės aktuose (arba kolektyvinėje sutartyje, jos prieduose ir atskirose sutartyse) numatytus klausimus.

Personalo darbo tikrinimas apima dokumentų peržiūrą, siekiant užtikrinti jų teisingumą. Personalo apskaitos pirminių apskaitos dokumentų formos yra patvirtintos Valstybinio statistikos komiteto nutarimu Nr. 1, kuriame nustatyta ir jų pildymo tvarka. Automatizuotos personalo apskaitos atveju išvedimo formos taip pat turi atitikti standartus, tačiau galima pridėti reikiamų detalių, kurios neblogina darbuotojų padėties, jei tokios formos yra patvirtintos įstaigos apskaitos politikoje.

Pirminiai darbuotojų ir darbuotojų skaičiaus bei jų judėjimo fiksavimo dokumentai yra įsakymai dėl priėmimo į darbą, atleidimo ar perkėlimo į kitą darbą, atostogų suteikimo.

Pirminiai dokumentai apie priėmimą į darbą, atleidimą, judėjimą organizacijoje, perėjimą iš vienų pareigų į kitas, atostogų suteikimą, darbo laiko panaudojimą pateikti 2 lentelėje.

2 lentelė

Vieningos personalo apskaitos dokumentų formos,

darbo valandas ir atsiskaitymus su personalu už darbo užmokestį

Patikrinimo metu auditorius turi susipažinti su įstaigos darbuotojų asmens bylomis. Asmens bylos yra vertinamos ne tik jų registravimo ir dokumentų įvedimo bei pateikimo į asmens bylas savalaikiškumo, saugojimo teisingumo požiūriu, bet ir atsižvelgiant į jose esančią informaciją, kuri leidžia mums įvertinti darbuotojų lygį ir tinkamumą užimamoms pareigoms. Žinoma, auditorius neturi teisės atskleisti informacijos apie įstaigos darbuotojus ir naudoti ją savo asmeniniais tikslais, šiuo patikrinimu siekiama nustatyti darbuotojų pareigybių nustatymo teisingumą ir Rusijos darbo įstatymų laikymąsi.

Tikrindami asmens bylas, turėtumėte vadovautis dokumentais, reglamentuojančiais jų tvarkymo ir vykdymo tvarką. Taigi, kalbant apie valstybės tarnautojus, Rusijos Federacijos prezidento dekretu Nr. 609 buvo patvirtinti Rusijos Federacijos valstybės tarnautojo asmens duomenų ir jo asmens bylos tvarkymo nuostatai.

Asmeniniuose reikaluose auditorius turi atkreipti dėmesį į su darbuotoju sudarytą darbo sutartį (sutartį). Darbo sutarties samprata atskleista 2 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 56 str., pagal kurį darbo sutartis yra darbdavio ir darbuotojo susitarimas, pagal kurį darbdavys įsipareigoja suteikti darbuotojui darbą tam tikrai darbo funkcijai atlikti, sudaryti jam numatytas darbo sąlygas. Darbo kodeksu, įstatymais ir kitais norminiais teisės aktais. Kolektyvinėse sutartyse, sutartyse, vietiniuose norminiuose aktuose, kuriuose yra darbo teisės normų, reikalaujama, kad darbuotojui darbo užmokestis būtų mokamas laiku ir visiškai, o darbuotojas įsipareigoja asmeniškai atlikti šiose sutartyse apibrėžtą darbo funkciją ir laikytis galiojančių vidaus darbo taisyklių. organizacijoje. Darbo sutartyje turi būti nurodyta:

Darbuotojo, sudariusio darbo sutartį, pavardė, vardas, tėvavardis (pavardė, vardas, darbdavio patronimas – fizinis asmuo);

Darbo vieta (nurodant struktūrinį padalinį);

Darbo pradžios data;

Pareigybės, specialybės, profesijos pavadinimas, nurodantis kvalifikaciją pagal organizacijos personalo lentelę arba konkrečią darbo funkciją.

Be to, jei pagal federalinius įstatymus darbo atlikimas tam tikrose pareigose, specialybėse ar profesijose yra susijęs su išmokų teikimu ar apribojimų buvimu, tada nurodomi šių pareigų, specialybių ar profesijų pavadinimai ir joms keliami kvalifikaciniai reikalavimai. turi atitikti pavadinimus ir reikalavimus, nurodytus Rusijos Federacijos Vyriausybės nustatyta tvarka patvirtintuose kvalifikacijos žinynuose. Šiuo metu tam naudojamas Kvalifikacijos vadovas.

Reikėtų nepamiršti, kad biudžetinėse įstaigose pareigybių pavadinimai paprastai nustatomi padalinių dokumentuose, taip pat remiantis Vieninga darbuotojų pareigybių nomenklatūra ir Vieninguoju darbų ir profesijų tarifų ir kvalifikacijų žinynu bei kiti dokumentai, patvirtinti pagal 2 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 143 str. Rusijos Federacijos Vyriausybė.

Darbo nuostatus įstaigoje nustato vidaus darbo reglamentas. Tai yra vietiniai teisės aktai, kurie pagal Darbo kodeksą ir kitus federalinius įstatymus reglamentuoja darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarką, pagrindines darbo sutarties teises, pareigas ir atsakomybę, darbo valandas, poilsio laikotarpius, darbuotojams taikomas paskatas ir nuobaudas, taip pat kiti reguliavimo klausimai.darbo santykiai biudžetinėje įstaigoje. Vidaus darbo reglamentus tvirtina įstaigos vadovas, atsižvelgdamas į darbuotojams atstovaujančio organo nuomonę, ir paprastai yra kolektyvinės sutarties priedas. Įstaigos vadovas, vadovaudamasis Rusijos Federacijos darbo kodeksu, įstatymais ir kitais norminiais teisės aktais, privalo sudaryti darbuotojams būtinas sąlygas laikytis darbo drausmės.

Taigi auditorius, atlikdamas įstaigos personalo darbo auditą, turėtų susipažinti su dokumentais, reglamentuojančiais darbo reglamentą įstaigoje, visų pirma dėl Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimų laikymosi: darbuotojų padėtis neturėtų būti blogesnis nei numatyta darbo teisės aktuose.

Auditorius audito metu lygina darbo užmokesčio apskaičiavimo pagrindu esančius pagrindžiamuosius dokumentus ir analizuoja jų turinį. Be to, tikrinami dokumentai, surašomi, kai faktiškai dirbtos valandos nukrypsta nuo normos, dirbama naktimis, padidėja darbo apimtys ir pan. Tam surašomi darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, pamainų grafikai, laikinojo neįgalumo pažymėjimai, įstaigų įsakymai. naudotas. Paprastai tokius dokumentus surašo ir saugo įstaigos personalo tarnyba.

Taigi apmokant už darbą švenčių ar savaitgaliais, ar viršvalandinį darbą, būtina pasitikrinti, ar yra įstaigos vadovo užsakymų tokiam darbui atlikti, nurodant priežastis, darbo pradžios ir pabaigos datas, palyginti užsakymą. duomenis su darbo laiko apskaitos žiniaraščiu ir pamainų grafiku, patikrinkite skaičiavimo teisingumą, atsižvelgdami į bendrą konkretaus darbuotojo dirbtų valandų skaičių. Kartu tikrinamas personalo mokamų atostogų trukmės nustatymo teisingumas. Šiuo atveju naudojamos darbuotojų asmeninės kortelės (forma N T-2), teisę į papildomus ir pratęstus atostogas patvirtinantys dokumentai, įstaigos įsakymai.

Atleidžiant darbuotojus kompensacijai už nepanaudotas atostogas išmokėti ypatingas dėmesys skiriamas paskutiniais darbo metais dirbtų pilnų mėnesių skaičiaus nustatymo teisingumui.

Būtina atsižvelgti į galimus duomenų apie dirbtas darbo valandas nepatikimumo atvejus jo naudojimo laiko apskaitos žiniaraščiuose, kai darbo dienų skaičius rodo dienas, sumokėtas už atostogų laikotarpį arba laikinojo neįgalumo pažymėjimus. Todėl visi patikrinimo metu atskleisti dokumentai, prieštaraujantys pranešimo duomenims, bei šio pažeidimo priežastys, turėtų būti tikslinami su konkrečių darbuotojų tiesioginiais vadovais.

Kalbant apie darbo laiko apskaitos žiniaraščio rengimą, jo forma parengta biudžetinėms įstaigoms ir pateikta Instrukcijos Nr. 25n priede Nr. 2.

Privaloma, kad personalo darbo audito laikotarpiu auditorius turi peržiūrėti darbuotojų darbo knygas, kad nustatytų vadinamuosius manekenus. Remdamasis personalo tvarka, darbo užmokesčio lapais, asmens bylomis ir kitais dokumentais, kurie nustato tikrąjį įstaigos darbuotojų skaičių ir nominalią sudėtį, auditorius juos patikrina darbo knygelėmis. Nustačius asmenis, kurie įstaigoje nedirba, bet gauna darbo užmokestį, auditorius visus faktus dokumentuoja, padaro visų šį faktą patvirtinančių dokumentų kopijas, gautą informaciją perduoda teisėsaugos institucijoms.

Be to, peržiūrint darbo knygas, tikrinamas jų užpildymo, vykdymo ir pataisų teisingumas. Darbo knygų ir juose esančių intarpų, taip pat jų formų tvarkymo ir saugojimo taisykles nustato Rusijos Federacijos Vyriausybė. Šiuo metu darbo knygelės registravimo, priežiūros, saugojimo tvarką ir formą nustato nutarimas Nr.225.

Tikrindamas darbo knygas, auditorius turėtų atkreipti dėmesį į įrašus darbo knygelėje (ne vėliau kaip per savaitę nuo įsakymo patvirtinimo ar kito įrašo pagrindo) ir informacijos turinį, pavyzdžiui, darbo vietą. , užimamas pareigas ir atliekamus darbus (Nutarimu Nr. 225 patvirtintų Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių blankų gamybos ir suteikimo darbdaviams taisyklių II skirsnis).

Atkreipkite dėmesį, kad darbo knyga yra sudaryta remiantis Darbo knygelių pildymo instrukcijomis, patvirtintomis Rusijos darbo ministerijos 2003 m. spalio 10 d. nutarimu N 69 (toliau – Nutarimas N 69). Ši instrukcija paaiškina darbo knygelės skyrių pildymo eigą, nustato informacijos apie darbuotoją, darbą įrašymo, darbuotojo atlyginimo, atleidimo ir priėmimo į darbą (įvairiais pagrindais) tvarką, taip pat darbo knygos dublikato išdavimo tvarką. .

Rusijos Federacijos teisės aktai numato atsakomybę už nustatytos darbo knygų tvarkymo, įrašymo, saugojimo ir išdavimo tvarkos pažeidimus. Už nustatytos darbo knygelių tvarkymo, įrašymo, saugojimo ir išdavimo tvarkos pažeidimus pareigūnai atsako LR DK 13 str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 „Darbo ir darbo apsaugos teisės aktų pažeidimas“, būtent paskiriant pareigūnams administracinę baudą nuo 1 000 iki 5 000 rublių; įstaigai - nuo 30 000 iki 50 000 rublių. (arba administracinis veiklos sustabdymas iki 90 dienų). Pakartotinis pažeidimas užtraukia diskvalifikaciją nuo vienerių iki trejų metų.

Pareigūnai, atsakingi už darbo knygelių ir intarpų jose tvarkymo, saugojimo, įrašymo ir išdavimo darbų organizavimą, yra darbdavys (nutarimo Nr. 225 45 p.) ir vadovo įsakymu paskirtas įgaliotas asmuo, atsakingas už tvarkymą, saugojimą, darbo apskaitos knygelių įrašymas ir išdavimas.

Auditorius turėtų nepamiršti, kad pagal Darbo knygelių blankų ir juose esančių intarpų apskaitos taisyklių 40 punktą Kvitų ir išlaidų knygelėje yra vedami apskaitai už darbo knygelių blankus ir intarpus jose bei Apskaitos knygoje. už darbo knygelių ir jose esančių intarpų judėjimą, kurie yra sunumeruoti, suvarstyti, patvirtinti organizacijos vadovo parašu, taip pat užantspauduoti vaško antspaudu arba užantspauduoti. Šių knygų formos patvirtintos nutarimu Nr.69 (priedai Nr. 2 ir 3).

Darbo knygelės blankų ir įdėklų joje įrašymo kvitų ir išlaidų knygelę tvarko įstaigos buhalterija, o darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knygą jose tvarko personalo tarnyba arba kitas įstaigos skyrius, tvarkantis darbuotojų priėmimą į darbą ir atleidimą.

Tikrinant personalo darbą, būtina patikrinti, ar visos darbo knygelės, priimtos iš darbuotojų įėjus į darbą, taip pat darbo knygelės ir jose esantys įdėklai, nurodantys darbuotojams vėl išduotą seriją ir numerį, yra įregistruoti apskaitos knygoje. darbo knygų ir intarpų jose judėjimas. Tokiu atveju darbo knygos, susijusios su atleidimu, gavimas turi būti patvirtintas darbuotojo parašu ne tik šioje apskaitos knygoje, bet ir asmeninėje kortelėje.

Ankstesniame numeryje skaitytojams buvo pateiktos personalo darbo tikrinimo užduotys bei audito planas, susidedantis iš kelių etapų, iš kurių vienas buvo svarstomas. Šiame numeryje baigsime kalbėti apie pirmąjį patikros etapą (sistemos ir pirminių personalo apskaitos dokumentų dizaino ir turinio tikrinimą) ir apsvarstysime likusius etapus.

Taigi, tikrindamas personalo darbą auditorius turi atkreipti dėmesį į keletą klausimų, tokių kaip:

Teisingas įsakymų įstaigoje dėl personalo priėmimo ir atleidimo vykdymas. Tikrinant naudojamas Rusijos Goskomstato 2004-05-01 nutarimas N 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo apskaitos pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo“ (toliau – Goskomstato nutarimas N 1);

Teisingas darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščių įforminimas ir savalaikis pateikimas buhalterijai;

Darbuotojų darbo apskaitos ir jų susirašinėjimo prieinamumas asmenims, išvardytiems darbo užmokesčio ir personalo susitarimuose;

Asmenų, įskaitant dirbančius ne visą darbo dieną, priėmimo, registravimo ir atleidimo teisingumas derinant profesijas ir laikiną pavadavimą;

Esamų ir naujai samdomų įstaigų darbuotojų paskyrimų į tam tikras pareigas atitikimas kvalifikaciniams reikalavimams, taip pat darbo knygelių, asmens bylų ir atestacinės medžiagos naudojimas, lyginamas su kvalifikaciniais reikalavimais (galite naudoti Rusijos Federacijos darbo kodeksą, kai tikrinimas);

Darbuotojų pareigų ir personalo grafikų laikymasis. Naudojami metodai apeiti darbo vietas, analizuoti profesinę specializaciją, naudojant darbo knygeles, išsilavinimo dokumentus, kvalifikacijos medžiagą, pareigybių priėmimo ir įteikimo aktus (materialus turtas, dokumentai), taip pat nustatyti faktinius darbuotojus pagal galiojančius padaliniuose surašytus dokumentus. biudžetinė įstaiga (vykdomos funkcijos lyginamos su tarnybinėmis pareigomis einamoms pareigoms);

Savalaikis ir teisingas vadovų ir specialistų atestavimas, kvalifikacinių kategorijų priskyrimas darbuotojams;

Tikrinamos įstaigos darbuotojų stažo apskaičiavimo teisingumas ir jo sudarymo komisijų protokolų prieinamumas;

Sisteminiais dokumentais (kolektyvine sutartimi, nuostatais ir kt.) parengtų ir patvirtintų sąrašų ir sąrašų, skirtų darbuotojams teikti galiojančių teisės aktų nustatytas išmokas ir kompensacijas, teikti papildomas mokamas atostogas, prieinamumas ir teisėtumas;

Teisingas dokumentų dėl personalo pensijų skyrimo lengvatinėmis sąlygomis ir lengvatiniais dydžiais įforminimas.

1 pavyzdys. 2007 m. lapkričio mėn. buvo atliktas POU Technologijos kolegijos personalo darbo auditas už laikotarpį nuo 2006-01-01 iki 2007-10-01. Patikrinimas nustatė šiuos dalykus.

2006 m. personalo lentelę patvirtino įstaigos vadovas ir suderino su motininės organizacijos - Federalinės švietimo agentūros - vadovu. Pažeidžiant Goskomstato nutarimo Nr. 1 1 punktą, 2006 m. personalo lentelė buvo sudaryta laisva forma (turėjo būti T-3 forma). 2007 m. personalo grafikas buvo sudarytas T-3 forma, patvirtintas laikinai einančio įstaigos vadovo pareigas ir suderintas su Federalinės švietimo agentūros vadovu.

2007-10-01 kolegijoje dirbo 200 darbuotojų, iš jų 10 MOP padalinių ir 4 vairuotojai. Iš tikrųjų užimti 195 vienetai, įskaitant 8,5 vienetų MOP ir 4 vienetus vairuotojų. Pažeidžiant Federalinės švietimo agentūros 2007 m. sausio 12 d. įsakymą N 4-k, į įstaigos personalo lentelę 2007 metams buvo įtraukta biuro patalpų valytojos pareigybė.

Pažeidžiant Goskomstato nutarimo Nr. 1 1 dalį, darbuotojų asmens kortelės (forma T-2) nepildomos: skyriuje nėra darbo knygelių savininkų parašų. 3, 4 formos, pavyzdžiui, Orlova S.I., Volkova O.V., Naryshkina G.I. Patikrinimo metu pažeidimas pašalintas.

Pažeidžiant Goskomstat nutarimo Nr. 1 1 punktą, komandiruočių įsakymai nebuvo išduoti T-9 forma.

Pažeidžiant Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretu N 225 patvirtintų Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių formų gaminimo ir pateikimo darbdaviams taisyklių 10 punktą, kai kurių darbuotojų darbo knygelės įrašai. įstaigos darbuotojai apie perkėlimą ar paskyrimą į pareigas buvo pateikti ne laiku (per savaitę nuo įsakymo išdavimo dienos). Pavyzdžiui, patikrinimo metu buvo įrašyta S.I.Orlovos darbo knygelė. 2007-11-01 įsakymu N 38/07-06 įrašas apie paskyrimą į naujas pareigas nebuvo padarytas. Patikrinimo metu pažeidimas pašalintas.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai buvo vedami kas mėnesį pagal 0504421 formą, patvirtintą kolegijos vadovo. Pažeidimų nenustatyta.

2. Atlyginimų, priedų ir papildomų išmokų nustatymo sistemos patikrinimas

ir kitas darbuotojų materialinio skatinimo priemones

institucijose

Be bendrųjų klausimų, biudžetinėms įstaigoms buvo nustatyti ir specifiniai klausimai:

Aukštesnės organizacijos patvirtinto metinio darbo užmokesčio sąrašo prieinamumas; tarifų (pareiginių atlyginimų) įtraukimo į darbo užmokesčio fondą teisingumą, įskaitant už laisvas pareigas, paaukštinimą, priedų dydžius ir papildomus mokėjimus prie tarifų; patvirtinto darbo užmokesčio fondo patikslinimų per metus savalaikiškumas ir teisingumas; darbo užmokesčio santaupų naudojimo teisėtumas; nustatyti maksimalų atlyginimą aukštos kvalifikacijos darbuotojams; papildomų išmokų už faktinį profesijų derinimą ir kitų numatytų išmokų dėl santaupų darbo užmokesčio fonde nustatymas; per praėjusių metų darbo užmokesčio fondo išlaidų buvimą, priežastis ir už tai atsakingus pareigūnus;

Įstaigos vadovo patvirtintas materialinio skatinimo fondo apskaičiavimo teisingumas ir prieinamumas; parengtos ir patvirtintos kolektyvinės sutarties ar premijų nuostatų buvimas; įstaigos darbuotojų materialinio skatinimo organizavimas (materialinio skatinimo fondo naudojimo kryptys, priedų, skatinamųjų priedų ir materialinės pagalbos mokėjimo rodiklių ir sąlygų laikymasis).

Darbo užmokesčio fondo formavimas taip pat gali būti priskirtas personalo darbui rengiant ir išduodant įsakymus, patvirtinančius šio fondo formavimo ir naudojimo tvarką (nuostatus dėl darbo užmokesčio, priedų, materialinio skatinimo ir kt.).

Į darbo užmokesčio fondą įeina įmonės sukaupto darbo užmokesčio pinigais ir natūra už dirbtas ir nedirbtas valandas sumos, skatinamosios išmokos ir pašalpos, išmokos, susijusios su darbo valandomis ir darbo sąlygomis, premijos ir vienkartinės skatinamosios išmokos, taip pat išmokos už dirbtas ir nedirbtas valandas. maistas, būstas, įprastas kuras.

Į darbo užmokesčio fondą įeina:

1) apmokėjimas už dirbtą laiką (bazinis atlyginimas):

Premijos ir atlyginimai, kurie yra reguliarūs arba periodiniai, nepriklausomai nuo jų mokėjimo šaltinio;

Papildomos išmokos ir priedai prie atlyginimų (už profesinę kompetenciją, profesijų ir pareigų derinimą, galimybę susipažinti su valstybės paslaptimis);

Mėnesio ir ketvirčio priedai už stažą;

Kompensacijos, susijusios su darbo valandomis;

Apmokėjimas už darbą savaitgaliais ir švenčių dienomis;

Apmokėjimas darbuotojams už poilsio dienas (laisvą laiką), suteiktą dirbant po įprasto darbo laiko;

Atlyginimų skirtumo mokėjimas už laikiną pavadavimą;

Atlyginimas asmenims, priimtiems į darbą ne visą darbo dieną;

2) apmokėjimas už nedirbtą laiką (papildomas darbo užmokestis):

Kasmetinių ir papildomų atostogų apmokėjimas;

Apmokėjimas už papildomas atostogas, suteiktas pagal kolektyvinę sutartį;

Lengvatinių valandų apmokėjimas paaugliams;

Apmokėjimas už studijų atostogas;

Apmokėjimas už priverstinį pravaikštą.

Biudžetinėse įstaigose gali būti taikomos darbo laiko priemokos, vienetų ir premijų apmokėjimo sistemos, taip pat apmokėjimo pagal civilinės teisės sutartis sistema. Daugelyje įstaigų yra nustatyta tarifinė darbo apmokėjimo sistema, kuri apima tarifų įkainius (atlyginimą), tarifų grafiką, tarifų koeficientus.

Darbų tarifikavimas ir tarifų kategorijų priskyrimas darbuotojams vykdomas atsižvelgiant į Vieningą darbuotojų darbo ir profesijų tarifų ir kvalifikacijų žinyną, Vieningą vadovų, specialistų ir darbuotojų kvalifikacijų žinyną.

Darbuotojų priemokų sistemoje gali būti numatyti priedai vadovams ir specialistams už pagrindinius ekonominės veiklos rezultatus bei specialūs priedai už tam tikrų, padidintos atsakomybės reikalaujančių darbų atlikimą.

Premijų sistema numato galimybę keisti ir papildyti esamus atidėjimus visų rūšių premijoms, sustabdyti ar pakeisti atskirų premijų atidėjinių galiojimo laiką, taip pat įvesti naujas arba panaikinti esamas nuostatas, atsižvelgiant į jų aktualumą ir finansinę būklę. institucija.

Įstaigos vadovas paprastai turi teisę padalinių vadovų reikalavimu visiškai arba iš dalies atimti atskirus darbuotojus priedus už gamybinius trukdžius jų darbe:

Pravaikštas;

Pasirodymas darbe neblaivus;

Skyriaus vedėjo užduočių nevykdymas;

Saugos, priešgaisrinės saugos taisyklių pažeidimas;

Darbo gamybos drausmės pažeidimas;

Pažeidus nustatytus dokumentų judėjimo terminus.

Visos aukščiau išvardintos ir kitos priežastys, lemiančios priedo dydžio mažinimą ar didinimą, turi būti nurodytos premijavimo nuostatuose ar kitame priedų skyrimo įstaigoje tvarką reglamentuojančiame dokumente.

Norėdami patikrinti priedus už darbą ir materialines darbuotojų paskatas, naudojami šie:

Kolektyvinė darbo sutartis (jei yra);

Premijų nuostatai, nurodant konkrečius priemokų rodiklius kiekvienai pareigybei ir visiems darbuotojams bendrus atvejus, kai priedai neskiriami;

Metinio darbo užmokesčio fondo skaičiavimai;

Priemokų rodiklių įvykdymo kiekvienam struktūriniam padaliniui apskaita;

Dokumentai, nurodantys, kad konkretūs darbuotojai pažeidė premijavimo sąlygas;

Įstaigos vadovo įsakymai dėl priedų mokėjimo ir priemonių, taikomų pažeidėjams;

Materialinio skatinimo fondo panaudojimo apskaita kiekvienam mokėjimo šaltiniui.

Pirmiausia, skiriant materialinės skatinimo ir materialinės pagalbos fondo lėšas, tikrinamas metinių darbo užmokesčio fondų planuojamų materialinės skatinimo ir materialinės pagalbos fondo dydžių apskaičiavimo teisingumas. Jeigu per metus pasikeitė darbo užmokesčio dydis (vienodos darbo jėgos 1 kategorijos atlyginimai ar tarifai, priedų ir priemokų, įtrauktų į darbo užmokesčio fondą), dydis, nuolatinis ar darbo užmokestis darbuotojų skaičius, tada metinio fondo bendros sumos apskaičiavimo pakeitimų ir patikslinimų teisingumas nustatomas atsižvelgiant į atliktų pakeitimų laiką.

Mokėjimų iš fondo už materialinę skatinimą ir finansinę pagalbą teisėtumas tikrinamas taikant konkrečius sisteminiuose dokumentuose įstaigai (nuolat ar tam tikram laikotarpiui) nustatytus kriterijus, skirtus įvertinti darbo įgūdžius ar pasiektus rezultatus, svarbių darbų rūšis, taip pat sąlygas. ir neveikimas darbe, pagal kurį mokami priedai, skatinami neteikiami. Tikrinimui taip pat naudojami įstaigos vadovo įsakymai ir dokumentai, kuriais buvo grindžiamas jų išdavimas (raštiški darbuotojų pareiškimai, struktūrinių padalinių vadovų pažymos ir kt.).

Be pirmiau aptartų mokėjimų rūšių, biudžetinė įstaiga gali teikti:

Už profesijų (pareigų) derinimą, paslaugų srities išplėtimą, laikinai nesančio darbuotojo pareigų atlikimą;

Darbui naktį, vakarinei pamainai;

Už nereguliarias vairuotojų darbo valandas;

Meistras (nuoroda) iš darbuotojų, kurie nėra atleisti nuo pagrindinio darbo, už vadovavimą komandai (nuoroda);

Dėl kenksmingų darbo sąlygų;

Už profesionalumą;

Už ypač svarbių darbų atlikimą jo įgyvendinimo laikotarpiu;

Už aukštus pasiekimus darbe ir aukštą kvalifikaciją vadovams, specialistams ir darbuotojams.

Šių papildomų išmokų dydžius ir sąlygas reglamentuoja susitarimu su profesinėmis sąjungomis patvirtinti nuostatai, įsakymai ir kiti nuostatai.

Biudžetinėse įstaigose atliekamo personalo darbo audito metu tikrinami tam tikri darbo teisės aktų klausimai:

Atitiktis nustatytai sertifikavimo tvarkai;

Nustatytos kolektyvinės darbo sutarties sudarymo ir įgyvendinimo tvarkos bei kitų darbo apmokėjimo nuostatų laikymasis;

Darbo ir poilsio laiko, darbo normų ir saugos laikymasis, žalos, padarytos atliekant pareigas, atlyginimas;

Garantijų, kompensacijų ir lengvatų teikimas tam tikrų kategorijų darbuotojams ir kt.

Atliekant auditą, atsižvelgiama tiek į dokumentais pagrįstus skundus, tiek į darbuotojų prašymus audito metu. Įtraukiami dokumentai iš atestavimo komisijos, profesinių sąjungų organų, tyrimo medžiaga ir kiti dokumentai. Esant poreikiui tam tikrų darbo teisės aktų klausimų išaiškinimas atliekamas per darbo inspekciją.

Tikrinant biudžetinių įstaigų darbuotojų atestavimo teisingumą ir teisėtumą, reikia vadovautis Rusijos darbo ministerijos 1992 m. lapkričio 11 d. nutarimo N 32 „Dėl darbo užmokesčio organizavimo tobulinimo metodinių rekomendacijų patvirtinimo“ reikalavimais. įstaigų, organizacijų ir įmonių darbuotojams, gaunantiems biudžetinį finansavimą, remiantis Vieningo tarifo grafiko atlyginimo taikymu“ ir Rusijos darbo ministerijos 1992 m. spalio 23 d. nutarimu N 27 ir Rusijos teisingumo ministerijos nutarimu N 8/196. „Dėl biudžeto lėšomis finansuojamų įstaigų, organizacijų ir įmonių darbuotojų atestavimo tvarkos pagrindinių nuostatų patvirtinimo“, taip pat atitinkamų ūkio šakų reglamentų ir ministerijų bei departamentų įsakymų, nustatančių atestavimo laiką.

Reikėtų nepamiršti, kad kiekvienam atestuojamam darbuotojui ne vėliau kaip likus dviem savaitėms iki atestavimo pradžios jo tiesioginis vadovas turi parengti pristatymą, kuriame išsamiai įvertinama darbuotojo atitiktis pareigoms keliamiems kvalifikaciniams reikalavimams ir darbo užmokestis. pažymį, jo profesinę kompetenciją, požiūrį į darbą ir darbo pareigų atlikimo kokybę, taip pat informaciją apie praėjusio laikotarpio darbo rezultatus. Atestuojamas darbuotojas turi būti iš anksto (mažiausiai prieš dvi savaites iki atestavimo) supažindintas su atestavimo komisijai pateikta medžiaga. Taigi, peržiūrint atestavimo dokumentus, reikia atkreipti dėmesį į dokumentų datas, jų prieinamumą, taip pat į atestavimo grafiko, kurį tvirtina įstaigos vadovas ir supažindina atestuojamus darbuotojus, teisingumą. .

Atestavimo tvarkaraštyje nurodomas padalinio, kuriame dirba atestuotas asmuo, pavadinimas, pavardė, pareigos, atestavimo ir reikiamų dokumentų pateikimo atestavimo komisijai datos, taip pat už jų rengimą atsakingų darbuotojų pareigos ir vardai. .

Vadovo įsakymu tvirtinama atestacijos komisija, kurią sudaro komisijos pirmininkas, sekretorius ir nariai. Atestavimo komisiją sudaro padalinių vadovai, aukštos kvalifikacijos specialistai ir profesinių sąjungų organizacijos atstovai. Tikrindami galite atkreipti dėmesį į šio užsakymo prieinamumą, savalaikiškumą ir teisingumą.

Kadangi atestavimo rezultatai (vertinimas ir rekomendacijos) įrašomi į atestavimo lapą, kuris surašomas vienu egzemplioriumi, kurį pasirašo balsavime dalyvavęs atestavimo komisijos pirmininkas, sekretorius ir nariai, ir saugomas darbuotojo asmens byla, asmens bylos yra tikrinamos.

Be to, atestavimo rezultatai, juos patvirtinus vadovo įsakymu, įrašomi į darbuotojo darbo knygą. Tai reiškia, kad tikrindami darbo knygas turėtumėte atkreipti dėmesį į įrašus apie sertifikavimą.

Tikrindami sertifikavimo teisingumą ir teisėtumą, galite atsižvelgti į darbuotojų profesionalumo ir verslo savybių vertinimo rodiklius. Šie rodikliai paprastai tvirtinami departamento arba institucijos dokumentais. Tokiu atveju galima nustatyti rodiklių atitiktį šios pramonės šakos teisės aktų reikalavimams pagal kvalifikacinius reikalavimus, taip pat jų objektyvumą.

Tikrinant valstybės tarnautojų atestavimą, reikėtų vadovautis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1999 m. 2004 m. liepos 27 d. federalinio įstatymo N 79-FZ „Dėl Rusijos Federacijos valstybinės valstybės tarnybos“ (toliau – federalinis įstatymas N 79-FZ) 48 str., taip pat Rusijos Federacijos prezidento dekreto reikalavimus. Rusijos Federacijos 2005 m. vasario 1 d. N 110 „Dėl Rusijos Federacijos valstybės tarnautojų atestavimo“ Federacija“.

2 pavyzdys. 2007-11-01 ligoninėje Nr.5 buvo atliktas personalo darbo auditas už laikotarpį nuo 2006-01-01 iki 2007-10-01. Įstaigos etato lygis 2006 metais buvo 155 vnt., 2007 m. - 152 vnt. Patikrinimas nustatė šiuos dalykus.

2006 m. darbo užmokesčio fondas buvo suformuotas aukštesnės organizacijos (Sveikatos apsaugos departamento) 2005 m. gruodžio 13 d. įsakymu N 465. 2007 m. darbo užmokesčio fondas suformuotas aukštesnės organizacijos (Sveikatos apsaugos departamento) įsakymu. 2006 m. gruodžio 1 d. N 800.

Pažeidžiant Sveikatos apsaugos departamento 2005 m. gruodžio 13 d. įsakymo Nr. 465 priedą Nr. 2, darbo užmokesčio fondas 2006 metams buvo skaičiuojamas pagal maksimalų 157 etatų vienetų darbuotojų skaičių (turėjo būti 155 etatiniai vienetai). . Taigi, per didelė suma buvo 35 400 RUB. Skaičiavimas pateiktas patikrinimo akto priede Nr.5.

Nagrinėjamu laikotarpiu priedai buvo mokami pagal aukštesnės organizacijos vadovo įsakymus, įstaigos vadovo įsakymus ir sausio 5 dienos ligoninės darbuotojų premijavimo ir mėnesinių priedų nustatymo tvarkos nuostatas Nr. 23, 2006 Nr.8. Pažeidimų nenustatyta.

Įstaigos darbuotojams finansinės paramos kaupimai ir išmokėjimai buvo vykdomi vadovaujantis aukštesnės organizacijos vadovų įsakymais, įstaigos vadovo įsakymais bei Finansinės pagalbos teikimo VšĮ 5 ligoninės darbuotojams nuostatais su. papildymai ir pakeitimai, patvirtinti įstaigos vadovo 2005-05-12 įsakymu. Pažeidžiant Finansinės paramos teikimo nuostatų 8 punktą, 2006 metais daliai darbuotojų be pagrindo (prašymo skirti finansinę pagalbą ir vadovo įsakymo) buvo suteikta finansinė parama bendrai 25 000 rublių sumai.

3. Darbo vykdymo tikrinimas su įstaigos personalu

Siekiant padidinti darbuotojų susidomėjimą, taigi ir efektyvumą, kiekvienoje biudžetinėje įstaigoje turėtų būti formuojamas personalo rezervas.

Kadangi biudžetinių įstaigų finansinės ir ūkinės veiklos tikrinimo tikslas yra patikrinti biudžeto lėšų panaudojimo pagrįstumą ir efektyvumą, tikrinant personalo darbą, rekomenduotina atsižvelgti į įstaigos personalo rezervo formavimo klausimus, ypač vykdant žinybinį. kontrolė.

Dokumentai, kurių pagrindu formuojamas rezervas, dažniausiai tvirtinami ministerijos, tarnybos ar agentūros viduje. Tačiau pagrindiniai rezervo formavimo principai yra – pažvelkime į juos valstybės tarnybos pavyzdžiu. Tokiu atveju reikėtų vadovautis 1 str. 64 Federalinis įstatymas N 79-FZ.

Taigi personalo rezervas formuojamas atsižvelgiant į suvestinį Rusijos Federacijos valstybės tarnautojų registrą ir konkurso būdu gautus valstybės tarnautojų (piliečių) prašymus užimti valstybės tarnautojų pareigas. Personalo rezervas formuojamas laisvoms valstybės tarnautojo pareigoms toje pačioje ir (ar) kitoje valdžios institucijoje užimti valstybės tarnautojo karjeros pažangos tvarka. Valstybės tarnautojo (piliečio) įtraukimas į valstybės įstaigos personalo rezervą valstybės tarnybos pareigoms užimti vykdomas remiantis konkurso rezultatais.

Taigi, tikrinant personalo rezervo formavimo teisingumą, būtina atsižvelgti į dokumentaciją apie konkursą užimtoms pareigoms, taip pat į šio konkurso rezultatus. Be to, galite pasitikrinti, ar visi konkursą išlaikę darbuotojai yra įtraukti į personalo rezervą ir ar personalo rezervo pareigos atitinka jų potencialų lygį. Peržiūrėtini dokumentai yra įstaigos vadovo įsakymai, asmens byla ir kiti darbuotojo profesinę veiklą patvirtinantys dokumentai (atestavimo rezultatai, personalo paslaugų darbo dokumentai ir kt.).

Auditorius taip pat turi patikrinti, ar formuodamas personalo rezervą laikomasi personalo rezervo valstybės tarnyboje nuostatų (patvirtintų Rusijos Federacijos prezidento ir Rusijos Federaciją steigiančio subjekto norminio teisės akto) reikalavimų.

Įstaigos darbuotojų profesinis ir išsilavinimo lygis turi nuolat tobulėti. Į personalo tarnybos pareigas įeina darbuotojų mokymų organizavimas.

Tikrinant personalo darbą įstaigos darbuotojų kvalifikacijos kėlimo kryptimi, būtina remtis norminiais dokumentais. Pavyzdžiui, kalbant apie valstybės tarnautojus, reikėtų išstudijuoti 2006 m. gruodžio 28 d. Rusijos Federacijos prezidento dekreto N 1474 „Dėl Rusijos Federacijos valstybės tarnautojų papildomo profesinio mokymo“ (toliau – prezidento) nuostatas. Dekretas N 1474), kuriuo patvirtinti Rusijos Federacijos valstybės tarnautojų papildomo profesinio išsilavinimo įgijimo tvarkos nuostatai.

Kadangi valstybės tarnautojo siuntimo mokytis pagal ugdymo programą pagrindas yra valstybės tarnautojo paskyrimas darbo vietų skaičiaus didėjimo tvarka į kitas valstybės tarnybos pareigas konkurso tvarka, valstybės tarnautojo įtraukimas į personalo rezervą valstybės tarnautojui užimti. tarnybos pareigas konkurso tvarka ir atestacijos komisijos sprendimą dėl einamų valstybės tarnautojo pareigų tinkamumo, sėkmingai baigus švietimo programą, tuomet ypač atidžiai turėtų būti tikrinami darbuotojai, kurie patenka į aukščiau nurodytas kategorijas. Kartu būtina atkreipti dėmesį ir į tai, kad valstybės tarnautojo profesinis perkvalifikavimas būtų vykdomas atsižvelgiant į jo išsilavinimo profilį, ypač pasikeitus jo profesinės tarnybos veiklos pobūdžiui.

Be to, ne rečiau kaip kartą per trejus metus vykdomi aukštesniojo lygio valstybės tarnautojų mokymai. Pirmą kartą į valstybės tarnautojo pareigas priimtas valstybės tarnautojas siunčiamas į aukštesniuosius mokymus pasibaigus bandomajam laikotarpiui arba šešiems mėnesiams nuo stojimo į valstybės tarnybą. Galimas ir kitas išplėstinio mokymo tipas – praktika. Stažuotės tikslas – įgyti pažangių, įskaitant užsienio, patirtį ir įtvirtinti teorines žinias, valstybės tarnautojo įgytas profesinio perkvalifikavimo ar kvalifikacijos tobulinimo laikotarpiu, bei įgyti praktinių įgūdžių ir gebėjimų, leidžiančių juos efektyviai panaudoti atliekant savo pareigūno pareigas. pareigas.

Įstaigos personalo tarnyba turi surašyti Prezidento dekreto Nr. 1474 priedo Nr. 1 formos prašymus darbuotojų, pavyzdžiui, valstybės tarnautojų, mokymui, kurie pateikiami per tam tikrą laikotarpį (ne vėliau kaip kovo mėn. 1 metų prieš planuotą) kartu su ataskaitomis apie atliktus darbus.

Taigi personalo skyrius turi turėti įstaigų, įskaitant universitetus, darbuotojų kvalifikacijos tobulinimo planą (grafiką) specialiai organizuojamuose kvalifikacijos kėlimo kursuose, seminaruose katedroje ir už jos ribų arba kitus dokumentus, kuriuose būtų pateikta informacija apie kvalifikacijos tobulinimo kursus. įstaigos darbuotojai.

Be to, visi dokumentai ir (ar) jų kopijos, patvirtinančios darbuotojų išsilavinimą ir profesinį lygį (pažymėjimai, pažymėjimai, pažymėjimai ir kt.), turi būti prieinami personalo skyriuje ir, kaip taisyklė, įrašyti į darbuotojų asmens bylas.

3 pavyzdys. 2007 m. lapkričio mėn. buvo atliktas Federalinės mokesčių tarnybos 1-osios inspekcijos personalo darbo auditas už laikotarpį nuo 2006-01-01 iki 2007-01-10. Audito metu buvo nustatyta, kad pažeidžiant 2009 m. 64 federalinio įstatymo N 79-FZ, asmenys, dirbantys inspekcijoje ir išlaikę konkursą užimti naujas pareigas valstybės tarnyboje, nebuvo įtraukti į valstybės įstaigos personalo rezervą užimti kitas pareigas valstybės tarnyboje, pvz. Vorozhtsova A.A., Kudryavtsev R.O., Malyshev P.A.

Pažeidžiant Rusijos Federacijos valstybės tarnautojų papildomo profesinio išsilavinimo įgijimo tvarkos nuostatų 5 punktą, valstybės tarnautojų kvalifikacijos kėlimas vykdomas rečiau nei kartą per trejus metus (pavyzdžiui, Iljina R. I., Krapivnikova I. A., Raikina 2003 m. spalio mėn. E.O. įgijo kvalifikacijos tobulinimo kursus).

Pagrindiniai pažeidimai, leidžiami įgyvendinimo metu

personalo darbas

Tarp pagrindinių leidžiamų pažeidimų yra šie:

Sisteminių dokumentų, susijusių su darbo užmokesčiu (atlyginimo ir priedų nuostatai, darbo sutartys, personalo lentelės, įsakymai, asmens kortelės, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir kt.) trūkumas ir jų neatitikimas Rusijos Federacijos teisės aktuose nustatytiems reikalavimams;

Personalo lentelės neatitikimas maksimaliam aukštesnės institucijos patvirtintam darbuotojų skaičiui;

Faktinio darbuotojų skaičiaus nuokrypis nuo patvirtinto etatų lentele;

Kategorijų, koeficientų, tarifų, atlyginimų nustatymas pažeidžiant Rusijos Federacijos Vyriausybės reglamentų, pramonės įsakymų ir kitų norminių dokumentų reikalavimus (pervertinimas arba sumažinimas);

Neteisėtas įvairių papildomų priemokų ir išmokų (už darbą nakties, švenčių, viršvalandžių, prastovų ir kt.) nustatymas ir jų dydžių pervertinimas;

Kiekvieno darbuotojo įrašų trūkumas, asmens bylų ir asmens kortelių trūkumas arba jų laikymas pažeidžiant Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimus;

Darbo knygų registravimas ir saugojimas pažeidžiant Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimus;

Neteisingas pirminių dokumentų personalo apskaitai įforminimas (rekvizitai, nepilnai užpildytos formos ir pan.);

Personalo rezervo trūkumas, neteisingas rezervo formavimas ir dokumentacijos apie jį tvarkymas;

Trūksta darbo su įstaigos darbuotojais tobulinant jų įgūdžius, profesinį ir išsilavinimo lygį ir kt.

Apibendrinant pažymime, kad audito apimtį (visą ar atrankinį) paprastai nustato auditorius savarankiškai, priklausomai nuo atliktų operacijų masto ir audito laikotarpio.

Be to, reikia atminti, kad auditas atliekamas privalomai naudojant normatyvinius dokumentus, reglamentuojančius personalo darbo atlikimo tvarką, tuo tarpu būtina atsižvelgti į žinybinius dokumentus, kuriuose išaiškinta tam tikrų norminių aktų taikymo tvarka, atsižvelgiant į atsižvelgti į biudžetinės įstaigos veiklos specifiką. Remdamasis personalo darbo auditu, auditorius daro išvadas, kuriose turi būti nuorodos į norminius dokumentus, nurodant dokumento pavadinimą, numerį ir patvirtinimo datą, taip pat straipsnį, pastraipą, pastraipą, kuri buvo pažeista. Tuo pačiu metu neturėtų būti įtrauktas subjektyvus auditoriaus vertinimas bet kokiais patikrinimo ataskaitoje ar pažymoje nurodytais klausimais.

M.Volčkova

Žurnalų ekspertas

„Biudžetinės institucijos:

auditus ir patikrinimus

finansinė ir ekonominė

veikla“

Pasirašyta antspaudu

Personalo apskaitos tvarkymas yra privalomas bet kuriai įmonei ir apima daugelio dokumentų rengimą. Visi personalo dokumentai turi būti tvarkingi, tokiu atveju įmonė nebijo rizikų, susijusių su darbo įstatymų pažeidimu, pavyzdžiui, valstybinių patikrinimų, baudų, veiklos sustabdymo, nušalinimo, darbo ginčų su darbuotojais. Tačiau ne visi darbdaviai skiria deramą dėmesį personalo apskaitos tvarkymo teisingumui ir personalo dokumentų kokybei, dėl to dokumentai tampa netvarka. Personalo auditas padės nustatyti personalo apskaitos tvarkymo klaidas ir sutvarkyti dokumentus.

Personalo auditas – tai procedūra, skirta įvertinti personalo dokumentų srauto sistemą, susidariusią tvarkant personalo apskaitą, įskaitant visų privalomų personalo dokumentų patikrinimą ir personalo dokumentacijos patikrinimą, ar jie atitinka galiojančius Rusijos Federacijos teisės aktus. sumažinti nuobaudų, susijusių su darbo teisės aktų laikymosi patikrinimu, riziką, taip pat darbo ginčų ir darbuotojų skundų riziką.

Personalo auditas turi būti atliekamas šiais atvejais:

• artėjančio valstybinio patikrinimo metu;
• keičiant personalo specialistą;
• kai gresia auditas atleidus įžeistą darbuotoją (laiku neišmokėtas darbo užmokestis, priedai, atleidimas iš darbo darbdavio iniciatyva);
• kai pasikeičia įmonės vadovybė;
• pasikeitus teisės aktams.

Personalo auditą galite atlikti patys arba patikėti trečiajai šaliai. Yra specializuotos įmonės, atliekančios personalo auditą, jos atliks patikrinimą ir surašys išsamią ataskaitą, kurioje bus nurodytos klaidos ir pažeidimai bei rekomendacijos, kaip juos pašalinti. Bet jų paslaugos brangios, todėl ne visi vadovai sutinka kreiptis į tokias įmones.

Tokiu atveju padės savarankiškai atlikti personalo dokumentų auditą. Norėdami tai padaryti, turite duoti įsakymą atlikti auditą, nustatyti jo tikslus ir laiką, taip pat užregistruoti asmenis, kurie atliks personalo auditą.

Išdavus įsakymą būtina nustatyti personalo audito atlikimo etapus. Iš personalo audito apibrėžimo matyti, kad pirmasis etapas yra visų privalomų personalo dokumentų prieinamumo patikrinimas, o antrasis - personalo dokumentacijos atitikties galiojančiiems teisės aktams patikrinimas. Pažvelkime atidžiau į kiekvieną personalo audito etapą.

Privalomų personalo dokumentų prieinamumo tikrinimas

Darbdavys yra atsakingas už Rusijos Federacijos darbo teisės aktuose nustatytų privalomų personalo dokumentų nebuvimą, todėl atliekant personalo auditą pirmiausia reikia nustatyti tokių dokumentų sąrašą ir patikrinti jų prieinamumą įmonėje.

Privalomus personalo dokumentus galima suskirstyti į dvi grupes:

• dokumentai, kurie yra privalomi visoms įmonėms, nepriklausomai nuo jų teisinės formos ir veiklos srities;
• dokumentus, kurie tam tikromis sąlygomis tampa privalomi.

Pirmoji grupė apima dokumentus, kurie yra privalomi darbo teisės aktuose, pavyzdžiui, vietiniai reglamentai, kuriuos kiekvienas darbdavys parengia savarankiškai ir atspindi darbo sąlygas tam tikroje organizacijoje. Visų šiai grupei priklausančių dokumentų sąrašas pateiktas 1 lentelėje.

1 lentelė Visiems darbdaviams reikalingi personalo dokumentai

Antrajai grupei priskiriami dokumentai, kurie tampa privalomi, esant tam tikroms sąlygoms, kurias gali lemti organizacijos specifika arba jeigu šie dokumentai nurodyti darbo sutartyje, vietiniame reglamente ar kituose dokumentuose. Tokių dokumentų sąrašas pateiktas 2 lentelėje.

2 lentelė Dokumentai, kurie gali tapti privalomi, jei įvykdomos tam tikros sąlygos

Darbdaviai gali patvirtinti ir kitus vietinius teisės aktus, kurių privalomas buvimas neįtvirtintas darbo teisės aktuose, tačiau gali reikšmingai padėti jų darbe, pavyzdžiui, departamentų, personalo, atestavimo ir pan.

Paskutinis pirmojo personalo audito etapo veiksmas yra dokumentų sutikrinimas – kokie dokumentai yra, o kuriuos reikia parengti. Kad būtų patogiau, suderinimo rezultatus galima apibendrinti lentelėje (3 lentelė)

3 lentelė Dokumentų derinimas

Dokumentų nagrinėjimas

Nustačius reikalingų dokumentų sąrašą ir patikrinus jų prieinamumą, būtina patikrinti jų įforminimo teisingumą bei atitiktį teisės aktų reikalavimams.

Taigi šiame etape tikrinamas personalo dokumentų turinys. Patikrinkite visus įmonės turimus dokumentus.

Peržiūrėjus vietinius teisės aktus, būtina patikrinti, ar jie nepablogina darbuotojų padėties, lyginant su darbo teisės aktais, ir atskleisti įmonės darbo sąlygas. Visi darbuotojai turi būti susipažinę su vietinėmis taisyklėmis pasirašytinai. Tikrinant vietines taisykles, būtina vadovautis atitinkamais Rusijos Federacijos darbo kodekso straipsniais.

Kiekvienas darbuotojas turi pasirašyti sutikimą dėl jo asmens duomenų tvarkymo ir perdavimo, jei jo prašymu darbuotojui išduodamos pažymos, tai prie kiekvienos pažymos darbuotojas turi parašyti raštišką sutikimą perduoti jo asmens duomenis trečiajai šaliai.

Atostogų grafike turi būti nurodytos ne tik planuojamos atostogos, bet ir užrašai apie faktines atostogas bei atostogų atidėjimus. Darbuotojai apie atostogų pradžios datą turi būti įspėti raštu prieš dvi savaites.

Organizacija turi turėti naujausią personalo lentelę, kuri tvirtinama įsakymu, jei keičiami etatų lentelės pakeitimai, turi būti duoti įsakymai etatų lentelę keisti.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai turi būti už kiekvieną mėnesį, darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose turi būti pateikta informacija apie visus darbuotojus (atostogos, nedarbingumo atostogos, pravaikštos ir kt.).

Nagrinėjant administracinius dokumentus, būtina patikrinti, ar užsakymai personalui yra saugomi atskirai nuo užsakymų pagrindinėms veikloms. Jeigu įmonė nenaudoja vieningų dokumentų blankų, o yra sukūrusi ir naudoja savo formas, tai šios dokumentų formos turi būti patvirtintos įmonės vadovo įsakymu.

Atliekant darbo įrašų auditą, būtina patikrinti, ar yra pagrindinės veiklos įsakymas, kuriuo paskirtas asmuo, atsakingas už darbo apskaitos tvarkymą. Visos darbo knygelės turi būti įregistruotos darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knygoje, visos knygos turi būti prieinamos ir jose turi būti padaryti visi įrašai (priėmimai, pervedimai, apdovanojimai), intarpai turi būti įsiūti į darbo knygeles. . Darbdavys privalo pats įsigyti darbo knygelių ir įdėklų blankus ir įrašyti juos į kvitų ir išlaidų knygelę, skirtą darbo knygelių ir įdėklų formoms apskaityti. Darbo knygelių ir intarpų blankai turi būti saugomi buhalterijoje, kuri veda kvitų ir išlaidų knygelę, blankų perdavimas personalo skyriui vykdomas pagal vidinius užrašus ar už darbo knygelių tvarkymą atsakingo asmens prašymus. Darbuotojams pagal jų prašymus išduodamos naujos darbo knygos ir intarpai.

Su kiekvienu darbuotoju turi būti sudaromos darbo sutartys, darbo sutarties turinys turi atitikti Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnį, tai yra, darbo sutartyje turi būti nurodyta bent šiame straipsnyje numatyta informacija ir sąlygos. straipsnis.

Atkreipkite dėmesį į teisingą darbuotojų asmeninių kortelių užpildymą, jose turi būti naujausia informacija, kortelės turi būti kiekvienam darbuotojui. Asmens kortelėje turi būti nurodyti kodai ir darbuotojas turi būti susipažinęs su visa informacija apie priėmimą ir pervedimus prieš parašą.

Visi personalo žurnalai turi būti sunumeruoti, susiūti ir užantspauduoti įmonės vadovo antspaudu ir parašu bei darbo knygelių ir intarpų judėjimo juose registravimo knygelė bei darbo knygelių formų apskaitos kvitų ir išlaidų knygelė bei įdėklai juose užsandarinami arba užsandarinami vaško sandarikliu.

Personalo audito rezultatų registravimas

Remdamiesi personalo audito rezultatais, auditą atlikę asmenys surašo audito rezultatų ataskaitą. Personalo audito ataskaitoje pateikiamos nustatytos klaidos ir priemonės, reikalingos šioms klaidoms pašalinti, daromos išvados apie personalo įrašų būklę ir rizikas, su kuriomis susiduria įmonė.

Ataskaitą galima suskirstyti į du blokus.

Pirmame bloke apibūdinkite įmonės privalomų personalo dokumentų audito rezultatus (vietiniai nuostatai, įsakymai dėl pagrindinės veiklos, personalo grafikai, atostogų grafikai ir kt.).

Antrame bloke surašykite kiekvieno darbuotojo atvejo dokumentų (darbo sutarties, asmens kortelės, susipažinimo su vietiniais teisės aktais, darbo knyga) patikrinimo rezultatus.

Atvejo analizė:

Remiantis personalo audito, kurį atlikome pas mūsų įmonės klientą, rezultatais, buvo nustatyti tam tikri personalo apskaitos pažeidimai ir rizikos situacijos:

• Nėra jokių privalomų vietinių taisyklių.
• Ant personalo lentelės dokumentų nėra.
• Atostogų grafiko nėra.
• Darbo laiko apskaitos žiniaraščių nėra.
• Privalomų personalo žurnalų nėra.
• Pagrindinės personalo apskaitos veiklos įsakymų nėra.
• Jokių užsakymų personalui nėra.
• Asmeninių darbuotojo kortelių nėra.
• Nėra dokumentų, patvirtinančių susipažinimą su vietiniais teisės aktais.
• Sutikimo tvarkyti ir perduoti asmens duomenis nėra.
• Tinkamai surašytų darbuotojų pareigybių aprašymų nėra, nors darbo sutartyje yra nuoroda į pareigybės aprašymą.
• Bendrovės atsakingi asmenys nebuvo patikrinti dėl nušalinimo.
• Darbo sutarčių turinyje buvo padarytos klaidos, pvz.: nėra darbuotojo paso duomenų ir darbdavio TIN, nenumatytas darbuotojų privalomasis draudimas, nenurodytas darbo užmokesčio mokėjimo dažnumas ir datos, 2012 m. darbo pradžios data nenurodyta.
• Darbuotojų darbo knygos tvarkomos netinkamai, o būtent: daugelyje darbo knygų nėra įrašų apie priėmimą ir perkėlimą, o įrašai knygose daromi neteisingai.

Norėdami pašalinti šiuos pažeidimus, surašėme išsamią personalo audito rezultatų ataskaitą ir pateikėme nurodymus dėl kiekvieno pažeidimo taisymo. Dėl to klientas, vadovaudamasis išsamiomis rekomendacijomis, greitai sutvarkė dokumentus.

Neabejotina, kad personalo auditas yra svarbiausias įrankis, mažinantis riziką, susijusią su personalo apskaitos pažeidimais. Daugelis vadovų mano, kad personalo auditas yra nereikalinga ir brangi procedūra, tačiau tai klaidinga nuomonė, nes personalo audito atlikimas padės nustatyti tikrąją reikalų būklę, nustatyti pažeidimus ir klaidas. Personalo audito būtinybę rodo ypatingi darbo teisės aktų pokyčiai, jų teisingo taikymo sudėtingumas, dažnesni darbo inspekcijos ir kitų reguliavimo institucijų atliekami darbdavių patikrinimai, sugriežtinta atsakomybė už darbuotojų darbo teisių pažeidimus. Personalo auditą galima atlikti ir savarankiškai, o šiame straipsnyje aprašyta jo atlikimo tvarka.

Personalo skyriaus darbo audito inicijavimo priežastys gali būti įvairios, pavyzdžiui, pasikeitus personalo pareigūnui ar vadovybei, ruošiantis VMI patikrinimui. Tokiu atveju pačią procedūrą gali atlikti trečiųjų šalių įmonės ar specialistai arba savarankiškai. Jei priimamas sprendimas dėl antrojo varianto, turite išstudijuoti svarbius klausimus: kokias medžiagas rinkti, ką patikrinti ir apskritai, kaip atlikti personalo auditą. Be to, auditas turi būti atliktas kokybiškai, nes už personalo pareigūno ar tarnautojo klaidas įmonė atsako pinigais, taigi ir dalimi pelno.

Pagrindiniai klausimai

Personalo audito atlikimas – tai viso personalo skyriaus ar konkrečios srities veiklos įvertinimas. Prieš pradėdami procedūrą, turite nuspręsti, kokios patikros reikia: išsamios ar atrankinės.

Jei yra skundų dėl konkretaus personalo skyriaus skyriaus darbo, galite apsiriboti atsitiktine patikra, tai yra, jums reikia tik patikrinti šios dalies darbą. Jei audito priežastis yra vadovybės pasikeitimas ar artėjantis planinis valstybinės darbo inspekcijos patikrinimas, reikia patikrinti viso personalo skyriaus darbą.

Taip pat turite išsiaiškinti, ką patikrinti:

• apskaitos tvarkymo teisingumas;
• personalo įdarbinimas.

Personalo įdarbinimo atitikties įmonės poreikiams tikrinimas – gana rimta procedūra, reikalaujanti didelio dėmesio. Tokio patikrinimo atlikimo tvarka yra paskelbta atskirame leidinyje, čia mes išsamiai apsvarstysime, kaip patikrinti personalo dokumentus, ar jie atitinka įstatymus.

Kur pradėti

Personalo audito išeities taškas yra įsakymo išdavimas( ). Užsakyme
Būtina nurodyti audito (atrankinio ar išsamaus) tikslus, komisijos trukmę ir sudėtį. Į komisiją turi būti įtraukta:

• personalo pareigūnas (ir OK vadovas, jei toks štabo padalinys yra);
• teisininkas;
• buhalteris;
• administracijos atstovas.

Įvykdžius užsakymą, audito algoritmą sudarys trys etapai:

• metodinių ir teisinių dokumentų parinkimas;
• reikiamų dokumentų ir bylų prieinamumo tikrinimas;
• ataskaitos rengimas.

Parenkame mokymo medžiagą

Norint pradėti auditą, reikia parengti norminę bazę: personalo apskaitos tvarkymą (teisingą personalo dokumentų įforminimą) reglamentuojančius įstatymus ir aktus. Į sąrašą turi būti įtrauktos naujausios versijos:

• Darbo kodeksas;
• Kultūros ministerijos nutarimas Nr.558 (dėl saugojimo terminų);
• Vyriausybės nutarimas Nr. 225 (dėl darbo knygelių);
• nutarimas Nr.69 (darbo knygelių rengimo instrukcijos).

Šį darbą galima patikėti įmonės teisininkui, o aktualias teisės aktų versijas rasite ATP „Konsultantas+“ svetainėje.

Tikriname biuro dokumentus

Norint užfiksuoti dokumentų buvimą ir būklę, būtina surašyti pareiškimą, į
kuriuos vėliau turėsite metodiškai įvesti duomenis. Pareiškimo tituliniame puslapyje turi būti:

• pavadinimas („Personalo dokumentų patikrinimo aktas“);
• pagrindas (užsakymo detalės);
• komisijos sudėtis;
• audito laikotarpis.

Pats teiginio turinys turi būti suformatuotas kaip lentelė su stulpelių pavadinimais:

• "serijos numeris";
• „Trūksta dokumento“;
• „Dokumentas yra, bet jį reikia pakeisti“;
• „Dokumentas atitinka įstatymą“.

Svarbu

Informacija apie asmens dokumentus įrašoma į kiekvieno darbuotojo išrašą, pavyzdžiui 1. Ivanovo darbo sutartis I. I., 2. Petrovo darbo sutartis P.P. ir tt

Pareiškime turi būti visi dokumentai, kurie turėtų būti OK failuose:

Dokumentų sąrašas

• darbo sutartys, susitarimai, sutartys ir papildomi susitarimai prie jų;
• Darbo knygos;
• personalo grafiką;
• knyga ar žurnalas darbo įrašų judėjimui fiksuoti;
• atostogų grafikas;
• laiko apskaitos žiniaraštis;
• asmeninės kortelės;
• įsakymai įdarbinti;
• įsakymai dėl perkėlimo, atleidimo iš darbo;
• įsakymai dėl drausmės, komandiruočių, atostogų;
• užsakymai pagrindinei veiklai (susiję su OK);
• Asmeniniai daiktai;
• darbuotojų pareiškimai (gali būti pateikti su įsakymais);
• vidinės tvarkos taisyklės;
• nuostatos: dėl mokėjimo, dėl komercinių paslapčių, dėl asmens duomenų apsaugos;
• darbo apsaugos instrukcijos;
• susipažinimo su LNA žurnalai;
• kolektyvinė sutartis (jei yra);
• pareigybių aprašymai (jei sutartyse tiesiogiai nenumatytos pareigos);
• ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų pareigybių sąrašas;
• pamainų grafikai;
• susitarimai dėl finansinės atsakomybės (komandinė, individuali).

Be dokumentų, OC bylose turi būti registracijos žurnalai:

• Darbo knygų ir intarpų formos;
• patikrinimų apskaita;
• darbo sutartys;
• įsakymai dėl personalo ir pagrindinės veiklos;
• pareiškimus.

Kiekvienas dokumentas turi būti patikrintas, ar jis atitinka įstatymus, pavyzdžiui:

• ar sutartyse yra įtrauktos privalomos sąlygos, ar atlyginimas ne mažesnis už minimalų atlyginimą, ar gauta kopija;
• ar visi asmens dokumentai ir įsakymai yra pasirašyti;
• ar teisingai užpildytos darbo knygos?
• Ar registracijos žurnalai susiūti ir užantspauduoti?
• Ar laikomasi dokumentų ir pan. saugojimo terminų?

Užpildytą formą turi pasirašyti visi komisijos nariai., o pagal jo užbaigimo rezultatus surašomas aktas.

Ruošiame ataskaitą

Paskutinis personalo audito etapas – ataskaitos parengimas.. Jis yra sudarytas laisvos formos ir gali turėti struktūros elementų:

• dokumento pavadinimas ir data;
• informacija apie personalo dokumentų būklę (ar tvarkinga, ar yra trūkumų);
• duomenys apie nustatytus trūkumus (trumpai);
• rekomendacijos, kuriose nurodomos sankcijos nesiėmus priemonių (žr. pavyzdį čia).

Pareiškimo kopija pridedama prie ataskaitos.

svarbu

Jei audito priežastis buvo personalo pareigūno pasikeitimas, pareiškimas gali būti naudojamas kaip priedas prie bylų priėmimo ir perdavimo akto, o tai žymiai supaprastins naujo darbuotojo priėmimą į pareigas.

Pagaliau patarimas : jei nuspręsite tokius patikrinimus atlikti reguliariai, galite parengti ir patvirtinti taisykles ar instrukcijas, kuriame nustatytos pagrindinės taisyklės, kaip atlikti personalo auditą, audito dažnumas ir algoritmas.

Dmitriščiukas Svetlana (žmogiškųjų išteklių administravimo skyriaus vadovas)

Organizacijose ji atliekama daugiausia siekiant patikrinti personalo dokumentacijos atitiktį teisės aktų reikalavimams ir vidaus reglamentams, nustačius pažeidimus, nustatyti rizikas ir priimti sprendimą jas pašalinti, kad būtų išvengta materialinių ir kitokių nuostolių įvykus darbo ginčai.
Tačiau auditoriui gali būti keliami ir kiti tikslai, pavyzdžiui: pasirengti kontrolės ir priežiūros institucijų auditui, nustatyti problemines personalo apskaitos tvarkymo ir biuro darbo vietas, nubrėžti būdus, kaip jas pašalinti ir optimizuoti personalo sistemą. apskaitą ir kanceliarinį darbą, nustatyti personalo specialistų požiūrį į savo pareigas vesti personalo apskaitą, siekiant imtis tam tikrų priemonių ir kt.
Galima naudoti tiek tęstinį metodą – visos personalo (kartais susijusios) dokumentacijos, apskaitos dokumentų analizę, tiek atrankinį metodą – dalies personalo dokumentacijos analizę su išvadų ir rezultatų paskirstymu visai tomui. Galima derinti metodus skirtingoms dokumentų grupėms.

Norėdami atlikti auditą, turite paprašyti pagrindinių dokumentų ir informacijos:

1. Darbuotojų darbo knygelės, darbo knygelių judėjimo fiksavimo knygelė ir įdėklai jose.
2. Darbo sutartys, sutartys dėl finansinės atsakomybės.
3. Asmeninės kortelės.
4. Administraciniai dokumentai (įsakymai dėl personalo, atostogų ir kt.)
5. Atostogų grafikas.
6. Užsakymų žurnalai.
7. Asmeniniai reikalai.
8. Personalo lentelė, įsakymai dėl jo tvirtinimo ir pakeitimų.
9. Vietos nuostatai, organizacijoje galiojančios kolektyvinės sutartys.
10. Patikrinimo datai galiojančių darbuotojų sąrašas su šiais paaiškinimais
- darbuotojai pagrindinėje darbo vietoje,
- Tuo pačiu metu
Dirba:
- darbas ne visą darbo dieną,
- pagal terminuotą darbo sutartį,
- nepilnamečiai,
- turintis neįgalumo grupę,
- moterys su vaikais iki 3 metų,
- darbas pagal grafiką;
- dirbantys naktinį darbą,
- dirbti derinant pareigas.

11. Buhalterijoje reikia prašyti išrašų už darbo užmokestį už nagrinėjamą laikotarpį.
12. Nagrinėjamo laikotarpio darbo laiko apskaitos žiniaraščiai.
13. Įsakymai dėl pagrindinės veiklos, reglamentuojantys personalo apskaitą organizacijoje. Įsakymas, patvirtinantis darbo užmokesčio žiniaraščio formą.
14. Informacija apie darbuotojų profesinės sąjungos buvimą arba darbuotojams atstovaujančio organo buvimą.
15. Informacija apie regioninius trišalius susitarimus ir pramonės susitarimus, galiojančius tam tikrame Rusijos Federacijos subjekte.
Personalo audito atlikimo etapai.
1. Už personalo dokumentų tvarkymą atsakingo asmens nustatymas, turimų identifikavimas
įgaliojimai (pareigos aprašymas), darbuotojo supažindinimas su juo.
2. Patikrinimas prieinamumą, atitiktį teisiniams reikalavimams ir vidaus
organizacijos nuostatai, galiojančių vietinių taisyklių priėmimo ir patvirtinimo tvarka:
- Vidaus darbo reglamentai (atkreipti dėmesį į darbo grafiko reglamentavimą – lyginant su sąlygomis darbo sutartyse (susitarimai dėl darbo sutarties sąlygų pakeitimo), darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir darbo grafikai, darbo užmokesčio mokėjimo terminai – lyginant su darbo užmokesčio mokėjimo lapeliai ir mokėjimo pavedimai, pareigybių, kurių darbo laikas nereguliarus, sąrašas, darbo kelionės pobūdis).
Darbuotojų susipažinimą su jais tikriname prieš parašą, atsižvelgdami į darbuotojų samdymo ir LNA priėmimo terminus.

Vietos taisyklės dėl atlyginimų (premijų)
(atkreipiame dėmesį, kad Nuostatuose nurodytos visos organizacijoje veikiančios apmokėjimo sistemos: darbo užmokestis, valandinis įkainis – lyginant su sąlygomis darbo sutartyse (sutartys dėl darbo sutarties sąlygų pakeitimo), etatų lentelė, darbo užmokesčio apskaita, taip pat visi atliekamų įmokų rūšys (priemokos, priemokos, premijos, apmokėjimas už darbą savaitgaliais, nakties apmokėjimas - lyginant su darbo laiko apskaitos žiniaraščiais ir grafikais), darbuotojų supažindinimas su juo pasirašytinai, atsižvelgiant į darbuotojų įdarbinimo ir LNA priėmimo terminus .

Asmens duomenų apsaugos nuostatai (atkreipkite dėmesį į asmenų, turinčių teisę dirbti su asmens duomenimis, sąrašą – lyginant su personalo lentele, su jais pasirašytų neatskleidimo sutarčių buvimą, darbuotojo sutikimo šablono buvimą, pasirašytą darbuotoją sutikimai), supažindinimas su juo darbuotojams pasirašytinai nuo atsižvelgus į darbuotojų priėmimo į darbą ir LNA priėmimo laiką.

Pareigybių aprašymai, pareigybių pavadinimų atitikimas etatų lentelėje, juose nurodytų kvalifikacinių reikalavimų patikrinimas su faktiniu darbuotojų išsilavinimu ir darbo stažu (remiantis asmens byloje esančių dokumentų kopijomis, informacija asmens kortelėje), supažindinimas. su darbuotojų parašais, pažyma apie kopijos įteikimą.
- Atostogų grafikas. (Atkreipkite dėmesį į patvirtinimo datą) Tikrinama, ar laikomasi faktinės atostogų suteikimo tvarkos grafiko. Atostogų perkėlimo įregistravimas ir atitinkamų grafiko pakeitimų atlikimas.
- Personalo grafikas, įsakymai dėl jo tvirtinimo ir pakeitimų.

3. Darbo sutartis su organizacijos vadovu, sutarties sąlygų (įskaitant jos terminą) atitikimas organizacijos steigimo dokumentams.

4. Darbo sutarčių (susitarimų dėl darbo sutarties sąlygų pakeitimo) tikrinimas, ar laikomasi teisės aktų reikalavimų, nustatytų vidinių darbo reglamentų, darbo režimų - lyginant su darbo laiko apskaitos žiniaraščiais ir grafikais, konkretus apmokėjimas - lyginant su darbo užmokesčiu, ar yra sąlygų. apie ypatingą darbo pobūdį.
Ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų sutarčių tikrinimas.
Tinkamas terminuotų darbo sutarčių vykdymas (termino formuluotė, skubos pagrindo patikrinimas)

5. Personalo užsakymų vykdymo tikrinimas:
- atitikties įsakymų formai, patvirtintai pagal 2011 m. gruodžio 6 d. federalinio įstatymo Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“ reikalavimus.
- užpildymo tvarkos, pagrindo teisingumas,

- darbuotojų supažindinimas su užsakymais,
- įsakymai dėl priėmimo ir perkėlimo (darbo sutarties sąlygų laikymasis, susitarimas pakeisti darbo sutarties sąlygas, įrašai darbo knygelėje, asmens kortelė).

6. Darbo ne visą darbo dieną nustatymo dokumentų tikrinimas (įsakymas, susitarimas pakeisti darbo sutarties sąlygas - lyginant su darbo laiko apskaitos žiniaraščiais ir darbo užmokesčio žiniaraščiais).

7. Dokumentų dėl įsitraukimo į darbą poilsio ir viršvalandžių tikrinimas (raštiški darbuotojų sutikimai, įsakymai, lyginant su darbo laiko apskaitos žiniaraščiais ir darbo užmokesčio žiniaraščiais). Atkreipkite dėmesį į tai, kad yra įspėjimas apie teisę atsisakyti dirbti viršvalandinį darbą, naktinį darbą ir darbą savaitgaliais bei gauti iš jų parašą dėl susipažinimo - neįgaliesiems, nepilnamečiams, moterims, turinčioms vaikų iki 3 metų. Jei reikia, gaukite būtiną pirminės profesinės sąjungos organizacijos sutikimą.

8. Dokumentų dėl pareiginės algos keitimo, priedų nustatymo ar keitimo, priedų mokėjimo, kitų išmokų tikrinimas (įsakymas, darbo sutartis, susitarimas dėl darbo sutarties sąlygų pakeitimo – lyginant su etatų lentele, vietiniais darbo apmokėjimo (priedų) reglamentais) ir darbo užmokesčio apskaičiavimas).

9. Darbo sutarčių nutraukimo (nutraukimo) tvarkos patikrinimas (atkreipti dėmesį į atleidimo priežasčių formuluotę įsakyme, reikiamų pranešimų buvimą, terminų laikymąsi, susitarimą su profesinės sąjungos organizacija – jei reikia, pildyti asmeninių kortelių išrašymas, darbo knygelių išdavimas, neišdavimo atveju - laiško išsiuntimo darbuotojui fakto patvirtinimas tą pačią dieną, supažindinimas su įsakymais, jei nesusipažino, atitinkamo įrašo įsakyme surašymas ir aktas) .
10. Atostogų registracijos tikrinimas:
įsakymų formos, patvirtintos pagal 2011 m. gruodžio 6 d. federalinio įstatymo Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“ reikalavimus, laikymasis.
- teisinga pildymo tvarka, pagrindas,
- registracija pagal organizacijos nustatytus reikalavimus,
- darbuotojo pranešimas apie atostogų pradžią,
- atostogų grafiko laikymasis
- perkėlimo įregistravimas, atostogų pratęsimas (atkreipkite dėmesį į žymą
atostogų grafikas),
- pastabos jūsų asmeninėje kortelėje (laikotarpis, datos, atostogų pavadinimas)
11. Įsakymų formavimo bylose tikrinimas pagal organizacijoje patvirtintą bylų nomenklatūrą. Užsakymų saugojimas, atsižvelgiant į saugojimo terminus, nustatytus Standartinių tvarkymo archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo terminus, patvirtintus Rusijos Federacijos kultūros ministerijos rugpjūčio 25 d. , 2010 N2 558
12. Darbuotojų siuntimo tvarkos laikymosi tikrinimas.
13. Darbo laiko apskaitos tvarka:
- tikrinti, ar užpildytas darbo laiko apskaitos žiniaraštis,
- turimi apskaitinio laikotarpio darbo grafikai (pagal PVTR, darbo sutarčių sąlygas), darbuotojų parašai, susipažinimo data ne vėliau kaip prieš mėnesį iki įsigaliojimo.

14. Darbo knygų tvarkymo, saugojimo, įrašymo ir išdavimo tvarka:
- įsakymo, kuriuo paskirtas asmuo, atsakingas už darbo apskaitos tvarkymą, buvimas, faktas, kad darbuotojas su juo susipažino prieš parašą,
- darbo knygų skaičiaus suderinimas su esamu darbuotojų sąrašu (pagal
pagrindinė darbo vieta),
- darbo knygelių ir jų intarpų registravimas Eismo žurnale
darbo knygos ir jų įdėklai (palyginti su įdarbinimo datomis),
- tikrinti darbo knygelių atitiktį teisiškai patvirtintai formai, taip pat knygos (intarpo) formą, priklausomai nuo išdavimo datos (po užpildymo datos tituliniame puslapyje 2004 m. sausio mėn. - reikalinga nauja forma),
- laiku įvesti reikiamus įrašus (palyginti su asmeniniais
kortelės ir atitinkami užsakymai);
- darbo įrašų saugojimas (turi būti laikomas ugniai atspariame seife),
- darbo knygelių ir jų intarpų apskaitos ir judėjimo knyga (prašome
dėmesys patvirtintai formai, puslapių numeracijai, programinei įrangai, sertifikavimo antspaudui - parašui ir antspaudui, antspaudui, atleidžiamų darbuotojų ženklų buvimui (data, parašas), teisingas darbuotojų pavardžių pakeitimų registravimas
(perbraukta ir parašyta kieno ir kokiu pagrindu), darbo knygelių skaičiaus sutikrinimas su pagrindinėje vietoje dirbančiųjų registruotų darbo knygelių skaičiumi patikrinimo dieną.
15. Asmens kortelių pildymo ir visų reikiamų duomenų įvedimo teisingumo ir savalaikiškumo patikrinimas. Atkreipiame dėmesį į informacijos apie išsilavinimą, kur darbuotojui reikalinga tam tikra kvalifikacija, įvedimą, informaciją apie perkėlimus (lyginant su užsakymais ir darbo knygelėmis), atostogų suteikimą (palyginti su atostogų įsakymais).
16. Sutarčių dėl visiškos individualios (kolektyvinės) finansinės atsakomybės rengimas įstatymų nustatyta tvarka.
17. Dokumentai drausminėms nuobaudoms įregistruoti (terminų laikymasis, darbuotojo reikalavimo rašytinio pasiaiškinimo dėl drausminio nusižengimo padarymo priežasčių faktas, faktas, kad darbuotojas susipažino su įsakymu, ar yra reikiamų aktų). ).
18. Papildomo darbo (derinimo, atlikimo) registravimo dokumentai
nesančio darbuotojo pareigos ir pan.) lyginant su darbo užmokesčiu.
19. Kompensacijos už nepanaudotas atostogas apskaičiavimo patikrinimas (išskaitymas) atleidžiant iš darbo.
20. Esant poreikiui patikrinti darbo santykių su darbuotojais – užsienio piliečiais įregistravimo dokumentus.

Remiantis gautais rezultatais, surašomas audito aktas, kuriame nurodomi visi nustatyti pažeidimai, nurodomi atitinkamus pažeidimus turinčių dokumentų rekvizitai, pateikiamos nuorodos į pažeistus norminius teisės aktus.
Ataskaitoje turi būti pateiktas rizikos, kylančios dėl šių teisės normų pažeidimų, įvertinimas, rekomendacijos vadovui ir kitiems organizacijos pareigūnams.

Žurnalas "HR Directory" Nr. 2, 2014 (pilna versija)

Savarankiškas personalo dokumentų auditas
Personalo dokumentai yra ta personalo valdymo veiklos dalis, kurioje visada turi būti tvarka.

Personalo dokumentų tvarkymas pagal nustatytas taisykles suteikia bendrovei apsaugą nuo baudų iš tikrinimo įstaigų ir nuo darbo ginčų su darbuotojais. Personalo auditas apima ekspertinį personalo dokumentų srauto teisingumo įvertinimą, įskaitant konkretaus dokumento teksto analizę dėl atitikimo darbo teisės aktų reikalavimams ir sankcijų skyrimo rizikos patikrinimų metu ir darbo atveju. konfliktas. Personalo audito metu bus nustatyta, kokių dokumentų personalo skyriuje dar nėra, tačiau jie turėtų atsirasti, kurie turi būti sutvarkyti, o kuriuos galima palikti nepakeistus.

Kada reikalingas patikrinimas?

Paprastai įmonės personalo dokumentų būklę tikrina šiais atvejais:

10.1 tema. Personalo audito tikslai, uždaviniai, principai

Personalo audito samprata. Personalo audito atlikimo tikslai, uždaviniai, principai. Personalo audito komponentai ir parametrai.

Auditas amžių sandūroje jau turi gana ilgą istoriją. Pirmieji nepriklausomi auditoriai pasirodė XIX a. Europos akcinėse bendrovėse. Žodis „auditas“ skirtingais vertimais reiškia „jis girdi“ arba „klauso“.

Personalo auditas – tai priemonių visuma, apimanti įmonės personalo dokumentų teisinio ir kanceliarinio teisingumo diagnostiką, rekomendacijas ir darbų įgyvendinimą, siekiant pašalinti įmonės padarytas klaidas personalo dokumentuose.

HR auditas susideda iš trijų pagrindinių etapų:

Organizacijos žmogiškųjų išteklių atitikties jos tikslams ir plėtros strategijai vertinimas;

Personalo sukeltų problemų priežasčių diagnostika;

Personalo audito objektas yra visi personalo valdymo proceso komponentai.

Personalo auditas leidžia išanalizuoti esamą įmonės personalo būklę ir kompetentingai suformuluoti personalo tobulinimo strategiją bei taktiką.

Sunku tikėtis efektyvių rezultatų iš darbuotojo, jei jis nesidomi darbu arba nemato savo darbo rezultatų. Yra žinoma, kad net ir efektyvus darbuotojas niekada neatsisakys savo interesų vardan savo mylimos įmonės interesų. Vienas žmogus gali lemti nusistovėjusio verslo struktūros veikimo mechanizmo žlugimą. Konkretūs asmenys priima sprendimus, nulemiančius tolesnio verslo plėtros strategiją, daro ekonominius sukčiavimus ir nusikaltimus – įmonė veikia tik kaip techninė priemonė. Verslo saugumas dažnai priklauso nuo konkrečių asmenų, su kuriais dirbate, charakterio, polinkių ir įpročių žinojimo.

Žodžiu, tai parodo visos įmonės personalo politikos tinkamumą. Veiksmingos personalo politikos vykdymas reikalauja lankstumo nustatant veiklos sričių prioritetus ir atsižvelgiant į esamą situaciją.

Personalo auditu (žmogiškųjų išteklių panaudojimo efektyvumu) siekiama nustatyti įmonės personalo sistemos kokybę, personalo procedūrų įgyvendinimo lyginamąją svarbą įmonės plėtrai, taip pat žmogiškųjų išteklių valdymo plėtros seką. sistema.

Jis pagrįstas pagrindinių žmogiškųjų išteklių valdymo funkcijų tyrimu, siekiant pateikti nepriklausomą profesionalų nuomonę apie žmogiškųjų išteklių valdymo sistemos išsivystymo laipsnį ir atitikimą organizacijos poreikiams.

Personalo audito etape, kuris apima žmogiškųjų išteklių valdymo sistemos analizę, naudojami dokumentų analizės metodai, ekspertiniai struktūriniai pokalbiai, personalo valdymo sistemos (HRVS) pagrindinių ir pagalbinių procedūrų nustatymas ir analizė. Remiantis vadybos sistemos būklės diagnoze, nustatomi pagrindiniai trūkumai ir potencialas žmogiškųjų išteklių valdymo plėtrai įmonėje, parengtos preliminarios rekomendacijos jo optimizavimui, atsižvelgiant į strateginius ir taktinius organizacijos tikslus.

Atliekant personalo auditą sprendžiamos šios užduotys:

Pirma, atliekamas personalo valdymo sistemos įvertinimas, apimantis valdymo sistemos organizacinės ir funkcinės struktūros analizę, pagrindinių procedūrų įgyvendinimo žmogiškųjų išteklių valdymo rėmuose schemas, personalo dokumentacijos tvarkymą pagal galiojančius standartus ir kt. .;

Antra, vertinamas organizacijos personalo potencialas – vadybinis (įmonės vadovybės pasirengimas įgyvendinti strateginius ir taktinius tikslus), kvalifikacija (žinių ir įgūdžių lygio atitikimas atliekamoms profesinėms užduotims), inovatyvumas (pasirengimas pokyčiams), asmeninis. , kūrybingas;

Trečia, diagnozuojama formalios ir neformalios darbuotojų sąveikos struktūra, informacijos mainų kanalai, socialinis-psichologinis klimatas padaliniuose, probleminių ir konfliktinių situacijų šaltiniai, alternatyvūs lyderiai ir grupės.

Personalo audito komponentai yra šie personalo procesai.

1) Proceso auditas

Personalo vadovui, atliekančiam personalo auditą, svarbu suprasti, kokios veiklos sritys organizacijoje vykdomos ir kokiu efektyvumu.

Kitas personalo audito atlikimo etapas siejamas su būtinybe suformuoti personalo potencialo prognozę, įvertinant būsimą personalo procesų atitikimą organizacijos strategijai ir plėtros tikslams.

Tam yra kuriama rodiklių sistema, kuriamas personalo procesų stebėjimo mechanizmas.

Tarp procesų, kurie daro didelę įtaką žmogiškųjų išteklių potencialo formavimui, yra šie:

Profesinio tobulėjimo procesas;

Vidaus komunikacijos procesai;

Valdymo procesai.

Profesinio tobulėjimo procesas, priklausomai nuo organizacijoje naudojamos technologijos, gali vykti pagal iš esmės skirtingas schemas:

organizacija gali būti suinteresuota savo darbuotojų specializacija, reikalaudama gilinti žinias ir įgūdžius konkrečiose veiklos srityse;

Organizacija gali būti suinteresuota ugdyti darbuotojų profesionalumą, didinti jų gebėjimą dirbti įvairiose srityse, gebėjimus keisti veiklos sritį, dirbti kelių naujų krypčių sankirtoje, t.y., ugdyti darbuotojų universalumą;

Neigiamas profesinio tobulėjimo polius gali būti kai kuriems darbuotojams būdingi deprofesionalizacijos procesai, profesinių įgūdžių ir profesinės etikos praradimas.

Siekiant įvertinti personalo procesų srityje vyraujančias tendencijas, rekomenduojama išanalizuoti šiuos profesionalizacijos procesų rodiklius:

Specializacijos ar universalizacijos vyravimas;

Pusiausvyra tarp technologijų ir kūrybiškumo, t.y. aprašytų ir formalizuotų problemų sprendimo metodų naudojimas arba poreikis kurti naujus, kūrybiškus sudėtingų problemų sprendimus, neturinčius standartinių sprendimų;

Įvairių atlikėjų sąveikos metodai darbo procese, kurie gali atsirasti bendradarbiavimo arba konkurencijos pagrindu.

Įmonės vidaus komunikacijos proceso analizė leidžia įvertinti organizacijai būdingus komunikacijos modelius, sritis ir principus, kuriais grindžiama korporacinė kultūra ir įmonės filosofija. Norėdami apibūdinti komunikaciją organizacijoje, turėtumėte išanalizuoti:

Informacijos perdavimo schemos, esamos technologijos ir grįžtamojo ryšio schemos, transliavimo schemų ar partnerystės sąveikos schemų vyravimas;

Esamas normas įmonės vidaus komunikacijos srityje, įvertinti formalizavimo ar spontaniškumo laipsnį;

2) Įdarbinimas

Informacijos apie personalo poreikius skleidimo metodų ir naudojamų įdarbinimo metodų aprašymas. Įdarbinimo rezultatų vertinimas (finansinis ir kokybinis). Perspektyvaus kandidatų į darbą sąrašo įvertinimas, laisvų darbo vietų pasiūla su kandidatais

3) Personalo atranka

Parengtos vertinimo procedūrų programos efektyvumo vertinimas. Organizacijos žmogiškųjų išteklių potencialo pokyčių analizė

4) skatinimo sistemos kūrimas

Darbo užmokesčio struktūros, bazinių ir priedų normų dalies analizė, schemų, kurios individualizuoja išmokas pagal efektyvumą, prieinamumas. Sukurtų principų, atlyginimų struktūros ir išmokų atitikimo darbo rinkos sąlygoms, organizacijos produktyvumo ir pelningumo vertinimas. Lyginamųjų tyrimų atlikimas, efektyvios atlygio sistemos nustatymas

5) Personalo adaptacija

Naudotų adaptacijos procedūrų aprašymas, jų efektyvumo įvertinimas (per šešis mėnesius atleistų darbuotojų skaičius, vieneri metai, konfliktai naujokų skyriuose). Adaptacijos laikotarpiu iškylančių problemų aprašymas

6) Personalo mokymas

Naudojamų mokymo tikslų ir formų analizė. Apmokytų asmenų skaičiaus įvertinimas (pagal temas). Informacijos apie mokymo programas organizacijoje rinkimo ir sklaidos proceso analizė. Mokymo efektyvumo vertinimo sistemos analizė (išryškinami vertinimo parametrai: išlaidų, personalo skaičiaus, praktinio programų orientavimo, faktinių rezultatų, darbo motyvacijos ir socialinio-psichologinio klimato pokyčių ir kt.)

7) Darbo veiklos įvertinimas

Sertifikavimo įvertinimas, jo vykdymo dažnumas, pateikti rezultatai ir sprendimai, priimti remiantis sertifikavimo rezultatais

8) Paaukštinimas, pažeminimas, perkėlimas, atleidimas

Naudojamos personalo stebėsenos sistemos efektyvumo įvertinimas, personalo stebėjimo kompiuterinių metodų pritaikymas. Karjeros planavimo metodų efektyvumo vertinimas

9) Valdymo personalo mokymas

Valdymo veiklos organizacijoje analizė ir projektavimas. Valdymo potencialo įvertinimas ir vadovaujančio personalo mokymo poreikio nustatymas

10) Socialinės-psichologinės situacijos stebėjimas ir komunikacijos organizavimas įmonėje

Personalo procesų ir socialinio-psichologinio klimato diagnostika, socialinės įtampos lygio organizacijoje įvertinimas. Organizacijos kultūros diagnostika, valdymo komandos tipas, jų atitikties kitiems organizacijos elementams lygio (tikslai, struktūra, technologija, finansai, valdymo sistema, personalas) įvertinimas. Organizacinio bendravimo plėtojimo programų rengimo ir įgyvendinimo poreikio nustatymas - dominuojančios temos, kuriomis vyksta komunikacija, fiksacijos prie veiklos temos laipsnis, galimybė peržengti tiesioginę veiklą ir orientacija į partnerių interesus.

Organizacijos valdymo procesų analizė leidžia įvertinti valdymo sistemos raidos tendencijas ir personalo padėtį, susijusią su valdymo sprendimų priėmimo procedūromis.

Personalo vadovas, atlikdamas organizacijos ir personalo auditą, turi išspręsti svarbų klausimą: ar organizacija turi pakankamai žmogiškųjų išteklių funkcionavimui ir pokyčiams, ar personalas pajėgus dirbti pakankamai efektyviai ir pagal pasirinktą strategiją? Norėdami tai padaryti, būtina įvertinti tikrąją personalo sudėtį, taip pat paties personalo savybes, profesionaliai svarbių savybių ir savybių buvimą.

Personalo įvertinimas turėtų apimti:

Personalo lygio vertinimas apskritai ir pagal valdymo lygius, įskaitant viso technologinio proceso personalo lygio vertinimą;

Personalo pasirengimo lygio atitikties veiklos reikalavimams vertinimas;

Personalo struktūros analizė pagal technologijų reikalavimus ir pareigybių klasifikaciją;

Personalo struktūros analizė pagal socialines-demografines charakteristikas;

Personalo kaitos vertinimas.

Personalo ir personalo potencialo auditas leidžia nustatyti:

Personalo ir personalo poreikių lygis;

Kokybinė vadovaujančio personalo struktūra (vaidmenų ir psichologinės struktūros);

Mokymų poreikiai;

Valdymo stiliai;

Socialinis-psichologinis klimatas;

Inovacijų potencialas;

Pagrindiniai pasipriešinimo pokyčiams šaltiniai;

Personalo pasiskirstymas organizacijos viduje (pagal hierarchijos lygius ir funkcines sritis).

Taigi pirmaujančių įmonių patirtis rodo, kad personalo audito metodų, technikų, patikrintų ir patikrintų procedūrų naudojimas labai reikšmingai padeda personalo valdymo procese efektyviai įgyvendinti organizacijos strategiją ir misiją.

Žinios ir gebėjimas darbe panaudoti teigiamus ir neigiamus personalo valdymo veiksnius reikšmingai prisideda prie socialinio-psichologinio klimato įmonėje stiprinimo, užtikrina darbo našumo didėjimą, o galiausiai ir gamybos pelningumą.

Klausimai savikontrolei:

1. Apibrėžkite personalo audito sąvoką.

Užsakymas atlikti personalo auditą (užpildymo pavyzdys)

Kokie yra pagrindiniai personalo audito tikslai?

3. Apibūdinkite personalo audito užduotis?

4. Kokie yra personalo audito atlikimo principai?

5. Išvardinti ir apibrėžti likusius personalo audito parametrus?